【ノーコードで実現】Outlookのタスク作成を自動化する方法

メールの受信内容からOutlookタスクを自動作成する

メールでの依頼や問い合わせを、Outlookに手入力でタスクを登録するには時間がかかりますよね。この自動化を利用すれば、GmailやZoho Mailで特定の件名や送信者からのメールを受信した際に、自動でOutlookにタスクを作成します。メールの内容を転記する手間が省けるため、迅速な対応につながります。

フォームの回答内容からOutlookタスクを自動作成する

GoogleフォームやYoomフォームなどで受け付けた問い合わせや依頼内容を、担当者にタスクとして割り振る作業も自動化できます。
フォームが送信されると、その回答内容に基づいてOutlookにタスクが自動で作成されるため、担当者へのスムーズな情報連携とタスク割り当てが実現可能です。

投稿されたメッセージを元にOutlookタスクを作成する自動化フローを作ってみよう

ここでは例として、「Slackの投稿内容をもとにOutlookタスクを作成する」自動化の流れを解説します。‍

Yoomを使えば、画面の指示に従って設定するだけで、専門知識がなくても簡単に自動化フローを構築できます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

作成の流れは大きく分けて以下です。

• SlackとOutlookをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Slackのトリガー設定およびOutlookのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：SlackとOutlookをマイアプリ連携

SlackとOutlookをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

【Slackのマイアプリ連携】

YoomにログインしたあとYoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、右の新規接続を選択します。

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右上の検索窓にSlackと入力し、表示された候補からSlackを選択します。

以下の画面が表示されたら、チャンネルを選択後、赤枠の「許可する」をクリックします。

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これで、Slackのマイアプリ連携は完了です！

【Outlookのマイアプリ連携】

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

先ほどと同様に、YoomにログインしたあとYoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、右の新規接続を選択します。
右上の検索窓にOutlookと入力し、検索結果からOutlookを選択します。

以下の画面が表示されたら、使用するアカウントでログインします。

詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター

マイアプリにSlackとOutlookが表示されていれば、登録完了です。

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ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

‍ステップ3：Slackのトリガー設定

最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。

クリックすると、以下の画面が表示されます。ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
連携するアカウント情報が間違いないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。

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続いて、以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」と「チャンネルID」を入力します。

「トリガーの起動間隔」は、5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。

「チャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。

入力が完了したら、指定したチャンネルにメッセージを送ってから「テスト」を押してください。テストが成功すると、画面下に「取得した値」が表示されます。

間違いがないか確認し、問題がなければ「保存」をクリックしましょう。
これで、Slackのトリガー設定が完了しました！

ステップ4：テキストからデータを抽出する設定

ここでは、テキストからデータを抽出する設定を行います。以下の赤枠をクリックしてください。

変換タイプはデータの文字数やタスク数を考慮したうえで選択し、次に進みましょう。

詳細設定の画面が表示されたら、「対象のテキスト」を設定します。
今回は、ボックスをクリックして表示される「取得した値」から「メッセージ本文」を選択しました。

次に、「抽出したい項目」を入力しましょう。
ここでは、対象のテキストから抽出したい項目をカンマ(,)で区切り、指定します。入力を終えたら「テスト」を実行します。

成功したら、画面下に表示される「取得した値」に指定した通りの項目が抽出されているかを確認しましょう。
問題がなければ「保存する」をクリックします。

これで、テキストからデータを抽出する設定は完了です！

ステップ5：Outlookのアクション設定

いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。

こちらの画面では、特に操作は不要です。
連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックしてください。

続いて、API接続設定画面が表示されたら、必須項目を設定してください。
各項目は、入力欄をクリックして表示される候補から選択が可能です。

※以下の画面は、「タスクリストID」の項目で、入力欄をクリックして表示される候補から設定したものです。

入力が完了したら、「テスト」を実行しましょう。テストが完了したら、「保存する」をクリックしてください。
これで、すべての設定が完了しました。最後にOutlookにタスクが作成されているか確認しましょう。

以上、「Slackの投稿内容をもとにOutlookタスクを作成する」方法でした！お疲れ様でした。

ステップ6:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。

あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

Outlookを活用したその他の自動化例

Yoomでは、様々なOutlook連携の自動化テンプレートを提供しています。
業務に合わせて、便利な自動化を見つけてみましょう。

まとめ

この記事では、Outlookのタスク作成を自動化する方法についてご紹介しました。チャットツールやメール、フォームなど、様々なツールからの依頼をきっかけに、自動でOutlookにタスクを作成することで、以下のようなメリットが期待できます。

• タスクの登録漏れや見落としを防ぐ
• 手作業でのタスク入力の手間を削減する
• 依頼からタスク実行までのスピードを向上させる
• 複数のツールに散らばる依頼情報を一元管理しやすくなる

これまで手作業で行っていたタスク登録業務を自動化することで、本来注力すべきコア業務に集中しやすくなるでしょう。
Yoomではプログラミングの知識が不要で、今回ご紹介したような自動化フローを簡単に構築することが可能です。日々のタスク管理をもっと効率的にしたいと感じている方は、ぜひこの機会に自動化を検討してみてはいかがでしょうか。