日々の業務で、メールやチャットでの依頼をOutlookのタスクに登録する作業、意外と手間がかかっていませんか？「後でタスクに登録しよう」と思って忘れてしまったり、わざわざOutlookを開いて入力するのが面倒だったり…。
特に、複数のツールから依頼が来る場合、タスクの登録漏れや二重登録といったミスも起こりがちです。
このような手入力によるタスク登録は、時間的なロスだけでなく、重要な依頼の見落としにも繋がりかねません。
この記事では、プログラミングの知識がなくてもOutlookのタスク作成を自動化する方法を解説します。
チャットツールでのメンション、特定のメール受信、フォームへの回答送信などをきっかけに、自動でOutlookにタスクが作成される仕組みを構築して、タスク管理の手間を減らしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookのタスク作成を自動化できるテンプレートが用意されています。すぐに試したい方は、以下のバナーからをチェックしてみましょう！
Slackの投稿内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Slackの投稿内容をもとに、Outlookにタスクを作成する」フローは、チームのコミュニケーションから効率的にタスク管理を行う業務ワークフローです。
Slackで共有された重要な情報や依頼を自動的にOutlookタスクに反映させることで、見落としや手動での転記作業を減らし、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを日常的に活用しており、そこでの情報管理に課題を感じているチームリーダーの方
・Outlookでのタスク管理を効率化したいビジネスマンやプロジェクトマネージャーの方
・複数のツール間での情報連携を自動化し、業務の効率化を図りたい企業のIT担当者
・手動でのタスク作成に時間を取られ、もっと重要な業務に集中したいと考えている社員の方
■注意事項
・Slack、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookのタスク作成を自動化する様々な方法
チャットツール、メール、フォームなど、普段お使いの様々なツールからOutlookへのタスク作成を自動化できます。
ここでは、業務を効率化するための具体的な例をいくつか紹介していきます。これらのテンプレートを使えば、面倒な手作業でのタスク登録から解放され、依頼の見落としを防ぐことが可能です。
気になる自動化例をクリックして、設定を始めてみませんか？
チャットツールの投稿からOutlookタスクを自動作成する
SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールで発生したタスク依頼。「あとでOutlookに登録しよう」と思って忘れてしまうことはありませんか？
この自動化を設定すれば、特定のチャンネルやキーワードを含む投稿があった際に、自動でOutlookタスクが作成されるので、タスクの登録漏れを防ぎ、スムーズな業務の実現をサポートします。
Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでタスクを作成する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでタスクを作成する」フローは、コミュニケーションとタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Microsoft Teamsでの重要なメッセージや指示を見逃さないようにするためには、タスクとして管理することが有効です。
このフローを利用することで、Microsoft Teamsのチャンネルに投稿された内容が自動的にOutlookのタスクとして作成されるため、情報の整理やフォローアップが容易になります。
これにより、チーム内の情報共有がより効率的に行えるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとOutlookを日常的に活用しているビジネスプロフェッショナルの方
・チーム内のコミュニケーション内容をタスクとして管理したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
・情報の見逃しやタスクの漏れを防ぎ、業務効率を向上させたいと感じているチームリーダーの方
・Microsoft TeamsとOutlookの連携を強化し、業務ワークフローを自動化したいIT担当者の方
■注意事項
・Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Slackの投稿内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Slackの投稿内容をもとに、Outlookにタスクを作成する」フローは、チームのコミュニケーションから効率的にタスク管理を行う業務ワークフローです。
Slackで共有された重要な情報や依頼を自動的にOutlookタスクに反映させることで、見落としや手動での転記作業を減らし、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを日常的に活用しており、そこでの情報管理に課題を感じているチームリーダーの方
・Outlookでのタスク管理を効率化したいビジネスマンやプロジェクトマネージャーの方
・複数のツール間での情報連携を自動化し、業務の効率化を図りたい企業のIT担当者
・手動でのタスク作成に時間を取られ、もっと重要な業務に集中したいと考えている社員の方
■注意事項
・Slack、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールの受信内容からOutlookタスクを自動作成する
メールでの依頼や問い合わせを、Outlookに手入力でタスクを登録するには時間がかかりますよね。この自動化を利用すれば、GmailやZoho Mailで特定の件名や送信者からのメールを受信した際に、自動でOutlookにタスクを作成します。メールの内容を転記する手間が省けるため、迅速な対応につながります。
Gmailで特定の件名のメールを受信したらOutlookでタスクを自動作成する
試してみる
■概要
「Gmailで特定の件名のメールを受信したらOutlookでタスクを自動作成する」フローは、メールとタスク管理を効率化する業務ワークフローです。
Gmailで重要な件名のメールが届くと、自動的にOutlookにタスクが作成されるため、手動での入力や確認作業が不要になります。
これにより、メール対応の漏れを防ぎ、日々の業務をスムーズに進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとOutlookを日常的に使用しており、連携を強化したいビジネスパーソン
・メールの内容に基づいてタスクを管理したいプロジェクトマネージャー
・手動でのタスク作成に時間を取られ、業務効率化を図りたい方
・複数のSaaSアプリを活用しているが、連携がうまくいかずに悩んでいるIT担当者
・メールからのタスク管理を自動化し、ミスを減らしたいチームリーダー
■注意事項
・Gmail、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoho Mailで受信した内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Zoho Mailで受信した内容をもとに、Outlookにタスクを作成する」業務ワークフローです。
YoomのAPI連携やAI、OCR、RPA機能を活用し、メールからタスクへの変換をスムーズに行います。
これにより、日々の業務効率が向上し、手動でのタスク管理の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho MailとOutlookを日常的に使用しているビジネスパーソン
・メールからタスクを手動で作成する作業に時間を取られている管理者
・業務の自動化を進めて、効率化を図りたいチームリーダー
・API連携やRPAを活用して業務フローを改善したいIT担当者
・メール内容を迅速にタスク化し、フォローアップを効率化したい営業担当者
■注意事項
・Zoho Mail、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームの回答内容からOutlookタスクを自動作成する
GoogleフォームやYoomフォームなどで受け付けた問い合わせや依頼内容を、担当者にタスクとして割り振る作業も自動化できます。
フォームが送信されると、その回答内容に基づいてOutlookにタスクが自動で作成されるため、担当者へのスムーズな情報連携とタスク割り当てが実現可能です。
Googleフォームの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Googleフォームの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する」フローは、フォームで収集した情報を自動的にOutlookのタスクとして整理する業務ワークフローです。
これにより、手動でのタスク入力や情報転記の手間を省き、効率的な業務運営をサポートします。YoomのAPI連携機能を活用し、GoogleフォームからOutlookへスムーズにデータを移行します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使って業務データを収集しているが、タスク管理に手間がかかっている方
・Outlookを主にタスク管理ツールとして使用しており、他ツールとの連携を強化したい方
・業務プロセスの自動化を通じて、日常業務の効率化を図りたいビジネスパーソン
・手動でのデータ入力によるヒューマンエラーを減らしたい管理者の方
■注意事項
・Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
試してみる
■概要
「フォームの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する」ワークフローは、入力フォームのデータを活用して自動的にOutlookタスクを生成する業務ワークフローです。
これにより、手動でタスクを登録する手間を省き、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを利用して業務依頼を管理している担当者の方
・Outlookでのタスク管理を効率化したいビジネスパーソン
・手動でのタスク作成に時間を取られているチームリーダー
・業務フローの自動化を検討しているIT担当者
・ヒューマンエラーを減らし、正確なタスク管理を実現したい経営者の方
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
投稿されたメッセージを元にOutlookタスクを作成する自動化フローを作ってみよう
ここでは例として、「Slackの投稿内容をもとにOutlookタスクを作成する」自動化の流れを解説します。
Yoomを使えば、画面の指示に従って設定するだけで、専門知識がなくても簡単に自動化フローを構築できます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
- SlackとOutlookをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Slackのトリガー設定およびOutlookのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Slackの投稿内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Slackの投稿内容をもとに、Outlookにタスクを作成する」フローは、チームのコミュニケーションから効率的にタスク管理を行う業務ワークフローです。
Slackで共有された重要な情報や依頼を自動的にOutlookタスクに反映させることで、見落としや手動での転記作業を減らし、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを日常的に活用しており、そこでの情報管理に課題を感じているチームリーダーの方
・Outlookでのタスク管理を効率化したいビジネスマンやプロジェクトマネージャーの方
・複数のツール間での情報連携を自動化し、業務の効率化を図りたい企業のIT担当者
・手動でのタスク作成に時間を取られ、もっと重要な業務に集中したいと考えている社員の方
■注意事項
・Slack、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：SlackとOutlookをマイアプリ連携
SlackとOutlookをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
【Slackのマイアプリ連携】
YoomにログインしたあとYoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、右の新規接続を選択します。
右上の検索窓にSlackと入力し、表示された候補からSlackを選択します。
以下の画面が表示されたら、チャンネルを選択後、赤枠の「許可する」をクリックします。
これで、Slackのマイアプリ連携は完了です！
【Outlookのマイアプリ連携】
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
先ほどと同様に、YoomにログインしたあとYoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、右の新規接続を選択します。
右上の検索窓にOutlookと入力し、検索結果からOutlookを選択します。
以下の画面が表示されたら、使用するアカウントでログインします。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
マイアプリにSlackとOutlookが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Slackの投稿内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Slackの投稿内容をもとに、Outlookにタスクを作成する」フローは、チームのコミュニケーションから効率的にタスク管理を行う業務ワークフローです。
Slackで共有された重要な情報や依頼を自動的にOutlookタスクに反映させることで、見落としや手動での転記作業を減らし、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを日常的に活用しており、そこでの情報管理に課題を感じているチームリーダーの方
・Outlookでのタスク管理を効率化したいビジネスマンやプロジェクトマネージャーの方
・複数のツール間での情報連携を自動化し、業務の効率化を図りたい企業のIT担当者
・手動でのタスク作成に時間を取られ、もっと重要な業務に集中したいと考えている社員の方
■注意事項
・Slack、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Slackのトリガー設定
最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると、以下の画面が表示されます。ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
連携するアカウント情報が間違いないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
続いて、以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」と「チャンネルID」を入力します。
「トリガーの起動間隔」は、5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「チャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。
入力が完了したら、指定したチャンネルにメッセージを送ってから「テスト」を押してください。テストが成功すると、画面下に「取得した値」が表示されます。
間違いがないか確認し、問題がなければ「保存」をクリックしましょう。
これで、Slackのトリガー設定が完了しました！
ステップ4：テキストからデータを抽出する設定
ここでは、テキストからデータを抽出する設定を行います。以下の赤枠をクリックしてください。
変換タイプはデータの文字数やタスク数を考慮したうえで選択し、次に進みましょう。
詳細設定の画面が表示されたら、「対象のテキスト」を設定します。
今回は、ボックスをクリックして表示される「取得した値」から「メッセージ本文」を選択しました。
次に、「抽出したい項目」を入力しましょう。
ここでは、対象のテキストから抽出したい項目をカンマ(,)で区切り、指定します。入力を終えたら「テスト」を実行します。
成功したら、画面下に表示される「取得した値」に指定した通りの項目が抽出されているかを確認しましょう。
問題がなければ「保存する」をクリックします。
これで、テキストからデータを抽出する設定は完了です！
ステップ5：Outlookのアクション設定
いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
こちらの画面では、特に操作は不要です。
連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックしてください。
続いて、API接続設定画面が表示されたら、必須項目を設定してください。
各項目は、入力欄をクリックして表示される候補から選択が可能です。
※以下の画面は、「タスクリストID」の項目で、入力欄をクリックして表示される候補から設定したものです。
入力が完了したら、「テスト」を実行しましょう。テストが完了したら、「保存する」をクリックしてください。
これで、すべての設定が完了しました。最後にOutlookにタスクが作成されているか確認しましょう。
以上、「Slackの投稿内容をもとにOutlookタスクを作成する」方法でした！お疲れ様でした。
ステップ6:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Outlookを活用したその他の自動化例
Yoomでは、様々なOutlook連携の自動化テンプレートを提供しています。
業務に合わせて、便利な自動化を見つけてみましょう。
Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
「Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する」ワークフローは、顧客のフォローアップを迅速化します。
顧客情報が登録されたと同時に自動でメールが送信されるので、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを利用して営業活動を行っている方
・Salesforceに登録されたリード情報を迅速に確認し、迅速に行動に移したいと考えている方
・メールクライアントとしてOutlookを活用している企業
・リード情報が登録された際に、手動でメールを送信する手間を省きたい方
・営業チーム全体でリード情報を効率的に共有し、スピーディに対応したい方
・新しい営業リードを逃さず、営業機会を最大化したいと考える方
■注意事項
・SalesforceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信
試してみる
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信するフローです
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。
この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
・チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
・請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■注意事項
・OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
Outlookで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローです。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
試してみる
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
まとめ
この記事では、Outlookのタスク作成を自動化する方法についてご紹介しました。チャットツールやメール、フォームなど、様々なツールからの依頼をきっかけに、自動でOutlookにタスクを作成することで、以下のようなメリットが期待できます。
- タスクの登録漏れや見落としを防ぐ
- 手作業でのタスク入力の手間を削減する
- 依頼からタスク実行までのスピードを向上させる
- 複数のツールに散らばる依頼情報を一元管理しやすくなる
これまで手作業で行っていたタスク登録業務を自動化することで、本来注力すべきコア業務に集中しやすくなるでしょう。
Yoomではプログラミングの知識が不要で、今回ご紹介したような自動化フローを簡単に構築することが可能です。日々のタスク管理をもっと効率的にしたいと感じている方は、ぜひこの機会に自動化を検討してみてはいかがでしょうか。
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