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「請求書の作成から解放されたい！」
「あれ、あの請求書どこに保管したっけ？」
こんな風に請求書の作成や管理に悩まされていませんか？
手作業による請求書の作成や保存、共有は手間と時間が大きくかかりますよね。
その問題はkintoneのデータを基に請求書を作成し、Google Driveに自動格納する自動化を導入すれば、解決できそうですね！
これにより、請求書の作成と保存が自動化され、作業負担を軽減できます。
さらに、請求書作成後にSlackやGmailで送信することもできるため、通知漏れも防げるでしょう。
本記事では、便利な自動化の設定方法やおすすめのテンプレートを他にもご紹介します。
一緒に設定を行って、業務をスマートに進めましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要 このワークフローでは、kintoneに新しいレコードが登録されると、自動的に請求書が作成されてGoogle Driveに保存されます。これにより、手動での請求書作成や保存作業が不要となり、業務のスピードと正確性が向上します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
・kintoneへのレコード登録だけで請求書作成から保存まで自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。
・自動化によりヒューマンエラーを減少させ、正確な請求書管理が可能になります。
・請求書の作成から保存までの流れを一つのワークフローで管理でき、業務の見える化が図れます。
kintoneで請求書を自動で作成する様々な方法
いろいろな方法で、kintoneで請求書を自動で作成することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにkintoneの自動更新を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
kintoneのデータをストレージサービスに自動で送信・転送する
kintoneのデータをGoogle Driveなどのストレージサービスに自動で書き込み・転記するフローです。自動で作成したファイルをストレージに格納できるので、ファイル管理の効率化が期待できます。
■概要 このワークフローでは、kintoneに新しいレコードが登録されると、自動的に請求書が作成されてGoogle Driveに保存されます。これにより、手動での請求書作成や保存作業が不要となり、業務のスピードと正確性が向上します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■概要 kintoneで管理している顧客情報や案件情報をもとに、都度請求書を作成してOneDriveへ保存する作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか？このワークフローを活用すればkintoneにレコードが登録されるだけで、Googleドキュメントのテンプレートを元にした請求書の自動作成からOneDriveへの保存までを完結できるため、毎月の請求業務の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
・kintoneへのレコード登録だけで請求書作成から保存まで自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。
・自動化によりヒューマンエラーを減少させ、正確な請求書管理が可能になります。
・請求書の作成から保存までの流れを一つのワークフローで管理でき、業務の見える化が図れます。
kintoneのデータをチャットツールに自動で送信・転送する
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
kintoneのデータをDiscordなどのチャットツールに自動で送信・転送するフローです。請求書の作成をスムーズに共有できるので、効率よく情報を共有できます。
■概要 kintoneに案件情報を登録して請求書を手作業で作成し、Discordで関係者に共有するといった一連の作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すればkintoneへのレコード登録をトリガーに、Googleドキュメントを用いた請求書の自動発行からDiscordへのファイル送信までをシームレスに連携し、手作業による時間やミスの課題を解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 kintoneに登録した案件情報をもとに、手作業で請求書を作成して関係者にSlackで共有する作業は、手間がかかる上にミスが許されない重要な業務です。このワークフローを活用すればkintoneにレコードを登録するだけで、Googleドキュメントのテンプレートから自動で請求書を発行して指定したSlackチャンネルへ送信できます。定型的な請求書発行業務を自動化し、作業の効率化を実現しましょう。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
kintoneのデータをメールで自動送信・転送する
kintoneのデータをGoogleドキュメントなどのメールで自動送信・転送するフローです。作業時間を短縮し、請求書の作成漏れを防止できます。
■概要 毎月の請求書発行業務において、kintoneに登録された情報を元に手作業で請求書を作成し、Gmailで一件ずつ送信する作業は手間がかかりませんか？特に件数が多い場合、作業負荷だけでなく入力ミスや送信漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すればkintoneへのレコード登録をトリガーに、請求書の作成からGmailでの送信までを自動化できるため、こうした課題を解消して業務の正確性と効率を向上させます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 kintoneで顧客情報や案件情報を管理しているものの、請求書の発行やメール送付は手作業で行っていて手間や時間がかかっていませんか？また、手作業による金額の転記ミスや宛先間違いは、ビジネスにおいて避けたいリスクの一つです。このワークフローを活用すればkintoneにレコードを登録するだけで、Googleドキュメントでの請求書作成からOutlookでのメール送付までを自動化し、これらの課題を解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
kintoneで請求書を自動で作成するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にkintoneで請求書を自動で作成するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、kintoneでレコードが登録されたら請求書を作成し、Google Driveに保存するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要 このワークフローでは、kintoneに新しいレコードが登録されると、自動的に請求書が作成されてGoogle Driveに保存されます。これにより、手動での請求書作成や保存作業が不要となり、業務のスピードと正確性が向上します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
・kintoneへのレコード登録だけで請求書作成から保存まで自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。
・自動化によりヒューマンエラーを減少させ、正確な請求書管理が可能になります。
・請求書の作成から保存までの流れを一つのワークフローで管理でき、業務の見える化が図れます。
ステップ1：kintoneとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
まずは、kintoneとGoogleドキュメントをマイアプリ連携します。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。
【kintoneの場合】
(1)「kintone」と検索し、アプリ一覧からkintoneを選択します。
(2)kintoneのアカウント設定を入力します。
サブドメイン・クライアントID・クライアントシークレットを入力しましょう。
アカウント設定入力後、「追加」をクリックします。
※kintoneのアプリ連携については、ヘルプページをご確認ください。
(3)Yoomに許可する項目の確認画面が表示されるので、「許可」をクリックします。
kintoneのマイアプリ連携は完了です。
【Googleドキュメントの場合】
(1)検索窓で「ドキュメント」と検索し、アプリ一覧に表示されるGoogleドキュメントを選択します。
(2)YoomとGoogleドキュメントの連携画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックします。
(3)Yoomと連携したいGoogleドキュメントのメールアドレス・パスワードを入力します。
【Yoomにログイン】の画面で「次へ」をクリックしましょう。
(4)「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」の「すべて選択」をチェックし、「続行」をクリックします。
すでにYoomと連携しているGoogleアプリがある場合は、赤矢印のようにアクセス権限の付与がされているメッセージが表示されます。
以上で、Googleドキュメントのマイアプリ連携は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要 このワークフローでは、kintoneに新しいレコードが登録されると、自動的に請求書が作成されてGoogle Driveに保存されます。これにより、手動での請求書作成や保存作業が不要となり、業務のスピードと正確性が向上します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
・kintoneへのレコード登録だけで請求書作成から保存まで自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。
・自動化によりヒューマンエラーを減少させ、正確な請求書管理が可能になります。
・請求書の作成から保存までの流れを一つのワークフローで管理でき、業務の見える化が図れます。
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
ステップ3：kintoneのトリガー設定
(1)まずは、フローボットの起動対象となるGoogleドキュメントの受信設定を行います。
テンプレートの1番上にある「レコードが登録されたら」をクリックしましょう。
(2)「kintoneと連携するアカウント情報」で、フローの運用に使用したいkintoneのアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
(3)今回のフローでは、Webhookによる設定を行います。
まずは、WebhookURLを赤枠をクリックしてコピーしましょう。
(4)次に、kintoneのトリガー対象となるアプリを開き、歯車マークの「設定」をクリックしましょう。
(5)設定ページに移動したら、タブの一番右にある「設定」から「Webhook」をクリックしましょう。
(6)次のページで「+追加する」をクリックします。
(7)(3)でコピーしたWebhookURLの「https://」を除いた「yoom.fun～」以降のURLを貼り付けます。
「このWebhookを有効にする」にチェックを入れ、「保存」をクリックします。
(8)Webhookが追加されたことを確認したら、「アプリ設定」に戻ります。
(9)右上にある「アプリを更新」をクリックします。
(10)以上でWebhookの設定が完了です。
対象のアプリにレコードを追加し、Yoomのフローでテストを実行してみましょう。
テストが成功し、「取得した値」にアプリやレコードの情報が正常に抽出されているか確認します。
問題がなければ「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ4：レコードを取得する設定
(1)次に、kintoneのアプリからレコードを取得する設定を行います。
テンプレートの「レコードを取得する」をクリックしましょう。
(2)「kintoneと連携するアカウント情報」で、ステップ3で設定したkintoneのアカウントを選択します。
「アプリID」にステップ3で設定したアプリのIDを入力し、「次へ」をクリックします。
(3)「取得したいレコードの条件」で、左に「レコード番号」、中央に「=」を選択し、右に取得したいレコード番号を入力しましょう。
「取得したい値」の「レコードが登録されたら」から、ステップ3で取得したレコードIDを引用できます。
※取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。取得した値は、この後のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に値は変動します。詳しくはこちらをご参照ください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてテストを実行します。
(4)テストが成功し、「取得した値」に設定したレコードの情報が抽出されているか確認しましょう。
正しく抽出できていることが確認できたら、「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ5：Googleドキュメントのアクション設定
(1)最後に、Googleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに格納する設定を行います。
テンプレートの「書類を発行する」をクリックしましょう。
(2)「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」で運用したいGoogleドキュメントのアカウント情報を選択します。
(3)「ドキュメントのファイルID」に請求書のひな形が作成されたGoogleドキュメントのファイルIDを入力します。
今回は、以下のような請求書のひな形を作成しました。
請求書のひな形の作成については、ヘルプページもご参照ください。
(4)「格納先のGoogle DriveのフォルダID」に発行書類を格納するフォルダIDを入力します。
「出力ファイル名」にkintoneの請求書発行日や企業名を活用すれば、自動的にファイル名が作成されます。
(6)「置換条件を再取得」をクリックし、請求書のひな形から項目を取得します。
項目を取得したら、「置換後の文字列」に対象の項目を設定しましょう。「取得した値」から、ステップ4で取得した情報を引用できます。
(7)すべての設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
(8)テストが成功すると、実際に設定した内容で請求書が作成されます。
「ダウンロード」をクリックして、実際に請求書が作成されているか、Google Driveにファイルが格納されているか確認しましょう。
問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ6：トリガーをONにして動作チェック
以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！
kintoneを使ったその他の自動化例
kintoneを使った便利な自動化例
kintoneでレコードが登録されたら自動でフォルダ作成やZoomミーティングの作成が可能です。
Salesforceにリードが登録されたら自動でkintoneのデータに反映できます！
■概要 Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 kintoneで顧客情報や案件を管理する中で、新しいレコードが追加されるたびに手動でZoomミーティングを作成し、URLを発行する作業に手間を感じていないでしょうか。この繰り返し作業は時間を要するだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけでZoomミーティングが自動で作成され、こうした課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 kintoneに登録した顧客情報や案件情報をもとに、ChatGPTでメールの文面や報告書を作成する際、手作業でのコピー＆ペーストに手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されるだけで、ChatGPTが自動でテキストを生成し、指定のフィールドに内容を反映させることが可能です。生成AIを活用した定型文の作成業務を自動化し、作業時間を短縮します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 kintoneに顧客情報や案件情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手作業で作成していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、フォルダの命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 kintoneで管理している顧客情報を、Sansanへ手作業で転記する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはないでしょうか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をトリガーに、Microsoft SharePointへ任意のフォルダを自動で作成し、こうした定型業務の手間やミスを削減できます。
これらの情報はビジネスにおいて重要であるため、正確かつ迅速に処理する必要があります。
このワークフローを活用すれば、kintoneに新規レコードが登録されると、自動でSansanにもデータが登録されるため、二重入力の手間やヒューマンエラーを解消できます。
終わりに
本記事では、kintoneのデータを基に請求書を作成し、Google Driveに格納する自動化を解説しました。
これにより、手動で行っていた請求書の作成や格納が省け、作業負担と時間を大幅に軽減できるでしょう。
また、ヒューマンエラーが減り、正確に請求書を作成できます。
毎月請求業務に追われて他の業務に手が回らないという方に、特におすすめの自動化です。
「導入を検討したい！」「実際に操作してみたい！」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録できます！
Yoomのテンプレートを活用すれば、簡単に自動化の設定ができるため、他の作業の邪魔になるようなことはありません。
