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「請求書の作成から解放されたい！」
「あれ、あの請求書どこに保管したっけ？」
こんな風に請求書の作成や管理に悩まされていませんか？
手作業による請求書の作成や保存、共有は手間と時間が大きくかかりますよね。
その問題はkintoneのデータを基に請求書を作成し、Google Driveに自動格納する自動化を導入すれば、解決できそうですね！
これにより、請求書の作成と保存が自動化され、作業負担を軽減できます。
さらに、請求書作成後にSlackやGmailで送信することもできるため、通知漏れも防げるでしょう。
本記事では、便利な自動化の設定方法やおすすめのテンプレートを他にもご紹介します。
一緒に設定を行って、業務をスマートに進めましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
このワークフローでは、kintoneに新しいレコードが登録されると、自動的に請求書が作成されてGoogle Driveに保存されます。これにより、手動での請求書作成や保存作業が不要となり、業務のスピードと正確性が向上します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用して請求業務を行っているが、手動作業に時間がかかっている方
・請求書の作成や保存にミスが発生しやすいと感じている事務担当者の方
・業務の効率化を図り、より戦略的な業務に時間を割きたい経営者の方
・Google Driveを利用して請求書を一元管理したい方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務プロセスを自動化したい方
■注意事項
・kintoneとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneで請求書を自動で作成する様々な方法
いろいろな方法で、kintoneで請求書を自動で作成することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにkintoneの自動更新を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
kintoneのデータをストレージサービスに自動で送信・転送する
kintoneのデータをGoogle Driveなどのストレージサービスに自動で書き込み・転記するフローです。自動で作成したファイルをストレージに格納できるので、ファイル管理の効率化が期待できます。
■概要
このワークフローでは、kintoneに新しいレコードが登録されると、自動的に請求書が作成されてGoogle Driveに保存されます。これにより、手動での請求書作成や保存作業が不要となり、業務のスピードと正確性が向上します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用して請求業務を行っているが、手動作業に時間がかかっている方
・請求書の作成や保存にミスが発生しやすいと感じている事務担当者の方
・業務の効率化を図り、より戦略的な業務に時間を割きたい経営者の方
・Google Driveを利用して請求書を一元管理したい方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務プロセスを自動化したい方
■注意事項
・kintoneとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
このワークフローでは、kintoneに新しいレコードが追加されるたびに自動的に請求書が作成され、OneDriveに安全に保存されます。これにより、手作業での請求書作成や保存の手間を省き、業務プロセスをスムーズに進めることが可能です。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用して請求管理を行っているが、手動作業に時間を取られている方
・請求書作成や保存のプロセスを自動化したい経理担当者の方
・請求業務の効率化を図り、ミスを減らしたい中小企業の経営者の方
・OneDriveを既に利用しており、他のアプリケーションとの連携を検討中の方
・業務フローの自動化に興味があり、RPAやAIを活用したい方
■注意事項
・kintone、Googleドキュメント、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneのデータをチャットツールに自動で送信・転送する
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
kintoneのデータをDiscordなどのチャットツールに自動で送信・転送するフローです。請求書の作成をスムーズに共有できるので、効率よく情報を共有できます。
■概要
このワークフローでは、kintoneに新しいレコードが追加されると自動で請求書が生成され、その請求書がDiscordに送信されます。これにより、手動での請求書作成や情報共有の手間を削減し、業務の効率化を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用して請求管理を行っており、手動作業を減らして業務を効率化したい経理担当の方
・請求書の作成や送信に時間を取られているチームリーダーや担当者の方
・複数のツール間での情報共有をスムーズに行いたいビジネスチームのメンバーの方
・業務ワークフローの自動化に興味があり、Yoomを活用して業務改善を図りたい方
■注意事項
・kintone、Googleドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
このワークフローでは、kintoneに新しいレコードが追加されると、自動的に請求書が生成されて指定のSlackチャンネルに送信されます。これにより、手作業による請求書作成の手間を省き、漏れのない正確な請求プロセスを実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して請求管理を行っており、手動での請求書作成に時間を取られている経理担当者の方
・請求情報の登録から通知までの一連の流れを自動化したい中小企業の経営者の方
・請求書作成時のヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を向上させたいチームリーダーの方
・Slackを活用してチーム内のコミュニケーションを円滑にし、リアルタイムで請求状況を共有したい方
・業務ワークフローの効率化を図り、他の重要な業務に集中したいビジネスプロフェッショナルの方
■注意事項
・kintone、Googleドキュメント、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneのデータをメールで自動送信・転送する
kintoneのデータをGoogleドキュメントなどのメールで自動送信・転送するフローです。作業時間を短縮し、請求書の作成漏れを防止できます。
■概要
このワークフローでは、kintoneでレコードが登録されたら請求書を自動作成し、Gmailで送信することが可能です。この自動化により、日常の請求業務がスムーズに進み、作業の効率化が図れます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用して請求書管理を行っている事務担当者の方
・請求書の作成や送信に時間を取られているビジネスパーソンの方
・手作業による請求業務のミスを減らしたい経営者の方
・業務ワークフローの自動化に興味がある方
・複数の顧客への請求対応を効率化したい方
■注意事項
・kintone、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
このフローは、kintone上でのデータ管理から請求書の作成、そしてOutlookを使った自動送信までを一貫して行う業務ワークフローです。手動で行っていた請求業務を自動化することで、作業時間の短縮やミスの防止を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用して請求管理を行っているが、手作業が多く非効率に感じている経理担当者の方
・請求書の作成や送信に時間がかかり、他の業務に割く時間が不足しているビジネスパーソン
・請求業務の自動化を検討中で、信頼性の高いワークフローを導入したい中小企業の経営者の方
・請求データの入力ミスや送信漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■注意事項
・kintone、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneで請求書を自動で作成するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にkintoneで請求書を自動で作成するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、kintoneでレコードが登録されたら請求書を作成し、Google Driveに保存するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
このワークフローでは、kintoneに新しいレコードが登録されると、自動的に請求書が作成されてGoogle Driveに保存されます。これにより、手動での請求書作成や保存作業が不要となり、業務のスピードと正確性が向上します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用して請求業務を行っているが、手動作業に時間がかかっている方
・請求書の作成や保存にミスが発生しやすいと感じている事務担当者の方
・業務の効率化を図り、より戦略的な業務に時間を割きたい経営者の方
・Google Driveを利用して請求書を一元管理したい方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務プロセスを自動化したい方
■注意事項
・kintoneとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：kintoneとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
まずは、kintoneとGoogleドキュメントをマイアプリ連携します。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。
【kintoneの場合】
(1)「kintone」と検索し、アプリ一覧からkintoneを選択します。
(2)kintoneのアカウント設定を入力します。
サブドメイン・クライアントID・クライアントシークレットを入力しましょう。
アカウント設定入力後、「追加」をクリックします。
※kintoneのアプリ連携については、ヘルプページをご確認ください。
(3)Yoomに許可する項目の確認画面が表示されるので、「許可」をクリックします。
kintoneのマイアプリ連携は完了です。
【Googleドキュメントの場合】
(1)検索窓で「ドキュメント」と検索し、アプリ一覧に表示されるGoogleドキュメントを選択します。
(2)YoomとGoogleドキュメントの連携画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックします。
(3)Yoomと連携したいGoogleドキュメントのメールアドレス・パスワードを入力します。
【Yoomにログイン】の画面で「次へ」をクリックしましょう。
(4)「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」の「すべて選択」をチェックし、「続行」をクリックします。
すでにYoomと連携しているGoogleアプリがある場合は、赤矢印のようにアクセス権限の付与がされているメッセージが表示されます。
以上で、Googleドキュメントのマイアプリ連携は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要
このワークフローでは、kintoneに新しいレコードが登録されると、自動的に請求書が作成されてGoogle Driveに保存されます。これにより、手動での請求書作成や保存作業が不要となり、業務のスピードと正確性が向上します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用して請求業務を行っているが、手動作業に時間がかかっている方
・請求書の作成や保存にミスが発生しやすいと感じている事務担当者の方
・業務の効率化を図り、より戦略的な業務に時間を割きたい経営者の方
・Google Driveを利用して請求書を一元管理したい方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務プロセスを自動化したい方
■注意事項
・kintoneとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
ステップ3：kintoneのトリガー設定
(1)まずは、フローボットの起動対象となるGoogleドキュメントの受信設定を行います。
テンプレートの1番上にある「レコードが登録されたら」をクリックしましょう。
(2)「kintoneと連携するアカウント情報」で、フローの運用に使用したいkintoneのアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
(3)今回のフローでは、Webhookによる設定を行います。
まずは、WebhookURLを赤枠をクリックしてコピーしましょう。
(4)次に、kintoneのトリガー対象となるアプリを開き、歯車マークの「設定」をクリックしましょう。
(5)設定ページに移動したら、タブの一番右にある「設定」から「Webhook」をクリックしましょう。
(6)次のページで「+追加する」をクリックします。
(7)(3)でコピーしたWebhookURLの「https://」を除いた「yoom.fun～」以降のURLを貼り付けます。
「このWebhookを有効にする」にチェックを入れ、「保存」をクリックします。
(8)Webhookが追加されたことを確認したら、「アプリ設定」に戻ります。
(9)右上にある「アプリを更新」をクリックします。
(10)以上でWebhookの設定が完了です。
対象のアプリにレコードを追加し、Yoomのフローでテストを実行してみましょう。
テストが成功し、「取得した値」にアプリやレコードの情報が正常に抽出されているか確認します。
問題がなければ「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ4：レコードを取得する設定
(1)次に、kintoneのアプリからレコードを取得する設定を行います。
テンプレートの「レコードを取得する」をクリックしましょう。
(2)「kintoneと連携するアカウント情報」で、ステップ3で設定したkintoneのアカウントを選択します。
「アプリID」にステップ3で設定したアプリのIDを入力し、「次へ」をクリックします。
(3)「取得したいレコードの条件」で、左に「レコード番号」、中央に「=」を選択し、右に取得したいレコード番号を入力しましょう。
「取得したい値」の「レコードが登録されたら」から、ステップ3で取得したレコードIDを引用できます。
※取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。取得した値は、この後のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に値は変動します。詳しくはこちらをご参照ください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてテストを実行します。
(4)テストが成功し、「取得した値」に設定したレコードの情報が抽出されているか確認しましょう。
正しく抽出できていることが確認できたら、「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ5：Googleドキュメントのアクション設定
(1)最後に、Googleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに格納する設定を行います。
テンプレートの「書類を発行する」をクリックしましょう。
(2)「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」で運用したいGoogleドキュメントのアカウント情報を選択します。
(3)「ドキュメントのファイルID」に請求書のひな形が作成されたGoogleドキュメントのファイルIDを入力します。
今回は、以下のような請求書のひな形を作成しました。
請求書のひな形の作成については、ヘルプページもご参照ください。
(4)「格納先のGoogle DriveのフォルダID」に発行書類を格納するフォルダIDを入力します。
「出力ファイル名」にkintoneの請求書発行日や企業名を活用すれば、自動的にファイル名が作成されます。
(6)「置換条件を再取得」をクリックし、請求書のひな形から項目を取得します。
項目を取得したら、「置換後の文字列」に対象の項目を設定しましょう。「取得した値」から、ステップ4で取得した情報を引用できます。
(7)すべての設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
(8)テストが成功すると、実際に設定した内容で請求書が作成されます。
「ダウンロード」をクリックして、実際に請求書が作成されているか、Google Driveにファイルが格納されているか確認しましょう。
問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ6：トリガーをONにして動作チェック
以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！
kintoneを使ったその他の自動化例
kintoneを使った便利な自動化例
kintoneでレコードが登録されたら自動でフォルダ作成やZoomミーティングの作成が可能です。
Salesforceにリードが登録されたら自動でkintoneのデータに反映できます！
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？
二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方
・データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方
■注意事項
・Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「kintoneでレコードが追加されたら、Zoomミーティングを作成する」ワークフローは、予定の作成作業が効率化します。
Zoomに直接アクセスすることなく、kintone上で会議の作成が完了するため、作業効率が向上するでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して社内のデータ管理や業務プロセスを効率化している方
・迅速にZoomでのミーティングをセットアップし、対応力を高めたいと考えている方
・業務の効率化や時間短縮を目指している方
・スピーディな対応が求められる業務を担当している方
・手動でミーティングを設定する手間を省きたいと感じている方
・リモートワークを行っており、迅速な情報共有とコミュニケーションを重視している方
■注意事項
・kintoneとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneに新規レコードが登録されたら、ChatGPTでテキストを生成して、作成されたテキストをkintoneのデータベースに格納するフローです。
kintoneに新しく取引先のレコードが登録されたら、Microsoft SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成するフローです。
■概要
「kintoneの新規レコードをSansanに登録する」ワークフローは、kintoneとSansan間の情報連携を自動化し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
kintoneで新しいレコードが作成された際に、その情報をSansanに自動で登録します。
これにより手動でのデータ入力を省略し二重管理や入力ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneとSansanを活用しているが、データ連携に手間を感じている担当者の方
・業務効率化を目指し、手動でのデータ入力を減らしたい企業のIT管理者の方
・kintoneで管理している情報をSansanに自動的に反映させたい営業チームの方
・データの一貫性を保ちつつ、業務フローを自動化したい経営者の方
■注意事項
・kintone、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
終わりに
本記事では、kintoneのデータを基に請求書を作成し、Google Driveに格納する自動化を解説しました。
これにより、手動で行っていた請求書の作成や格納が省け、作業負担と時間を大幅に軽減できるでしょう。
また、ヒューマンエラーが減り、正確に請求書を作成できます。
毎月請求業務に追われて他の業務に手が回らないという方に、特におすすめの自動化です。
「導入を検討したい！」「実際に操作してみたい！」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録できます！
Yoomのテンプレートを活用すれば、簡単に自動化の設定ができるため、他の作業の邪魔になるようなことはありません。
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