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「Wixのフォームで受け付けた問い合わせ情報を、Googleドキュメントで作成した見積書や申込書に反映させたい」
「フォームの内容を手作業でコピー＆ペーストして書類を作成しているため、時間がかかるしミスも起こりがち…」
このように、WixとGoogleドキュメントを併用する中で、手作業でのデータ連携に限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Wixのフォームが送信されたタイミングで、その内容がGoogleドキュメントに自動で反映され、書類が作成される仕組み</span>があれば便利ですよね。
これらの悩みから解放され、顧客への迅速な対応が可能になるだけでなく、入力ミスによる手戻りを防ぎ、より重要な業務に割く時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の定型業務にかかる手間や時間を削減できるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">WixとGoogleドキュメントを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
WixとGoogleドキュメントのAPIを連携すれば、Wixのフォームで受け付けた情報を元に、Googleドキュメントで任意の書類を自動で作成することが可能になります。
これにより、これまで手作業で行っていたデータ転記や書類作成のプロセスを自動化し、業務の効率化に繋がります。
ここでは、具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Wixで公開しているWebサイトのフォームから問い合わせや申し込みがあった際に、その情報を手動でGoogleドキュメントに転記して見積書や申込書を作成する作業は、手間がかかる上にミスが発生しやすい業務です。
この連携を利用することで、<span class="mark-yellow">Wixフォームの送信をトリガーに、入力された情報がGoogleドキュメントのテンプレートに自動で反映され、書類が作成されます。</span>
これにより、書類作成にかかる時間を短縮し、ヒューマンエラーをなくすことで、顧客への迅速かつ正確な対応を実現します。
Wixのフォームで「資料請求」や「見積もり依頼」など、複数の選択肢を用意している場合、手動で内容を確認し、それぞれに応じた書類を作成するのは非常に煩雑です。
この連携では、<span class="mark-yellow">フォームの回答内容に基づいて処理を自動で分岐させ、適切なGoogleドキュメントのテンプレートを用いて書類を作成</span>することができます。
例えば、「Aプランの申し込み」であればAプラン用の契約書を、「Bプランの申し込み」であればBプラン用の契約書を自動で生成するため、より複雑な業務プロセスにも柔軟に対応し、手作業による判断ミスを防ぎます。
それでは、実際にWixとGoogleドキュメントを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでWixとGoogleドキュメントの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Wix／Googleドキュメント／Gmail
[Yoomとは]
今回は「Wixでフォームが送信されたら、Googleドキュメントで書類を作成し担当者に送信する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Wixのマイアプリ連携】
それでは、Wixのマイアプリ連携を行っていきます。
まずは、検索窓にWixと入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」に任意の名称を設定してください。
続いて、アクセストークンとアカウントIDを取得するため、Wixにログインしましょう。
アカウント設定（APIキー）で「APIキーを生成する」をクリック。
続いて、以下の画面で、名前に任意の名称を入力します。
アクセス権は「すべてのアクセス権」を選択後、「キーを生成する」をクリックします。
送信される認証コードを入力し、「認証してキーを生成する」をクリック。
「トークンをコピーして閉じる」をクリックしましょう。
これ以降、トークンは確認できなくなってしまうため、コピーしたトークンを必ず保存してください。
APIキーを生成すると、アカウントIDが表示されます。
「IDをコピー」をクリック。
Yoomのマイアプリ画面に戻り、「アクセストークン」に先ほど取得したトークンを設定。
「アカウントID」も同様に先ほどコピーしたIDを設定します。
「サイトID」はWixのダッシュボードURLから取得できるIDを設定してください。
最後に「追加」をクリック。
以上で、Wixのマイアプリ連携が完了です！
【Google ドキュメントのマイアプリ連携】
次に、Google ドキュメントをマイアプリに登録します。
先ほどと同様に、検索窓にGoogle ドキュメントと入力し、選択してください。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら「次へ」をクリックし、次の画面で「続行」をクリックしましょう。
【Gmailのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
最初の設定です！
ここから「Wixでフォームが送信されたら、Googleドキュメントで書類を作成し担当者に送信する」フローの設定をしていきます。
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックして進みましょう！
続いて、以下の画面が表示されたら、注意事項を参照して設定を行ってください。
まずは、赤枠部分をクリックし、WebhookURLをコピーします。
Wixのダッシュボード画面に移動したら、サイドメニューの「オートメーション」をクリックします。
右上の＋新規オートメーションをクリックし、トリガーに「フォームが提出された時」を選択。
アクションは「HTTPリクエストを送信」を選択してください。
続いて、アクションをクリックして表示される以下の画面で、「Webhook URL」に先ほどコピーしたURLをペーストしてください。
最後に「適用する」をクリックして設定を完了します。
これにより、フォームが提出されると自動的にWebhookが実行されます。
続いて、動作チェックのためのテストを行うため、実際にフォームを送信しましょう！
送信後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、「取得した値」に表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
取得した値が表示されたら、「保存する」をクリックします。
これで、Wixのトリガー設定が完了です。
続いて、以下の赤枠をクリックしましょう。
事前に書類の雛形を作成しておいてください。
作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
API接続設定の画面が表示されるので、設定していきましょう！
テスト用に以下の雛形書類をあらかじめ準備しています。
今回は「問い合わせに対応する担当者」が受け取る設定で作成していますが、「問い合わせをしたお客様」が受け取る「問い合わせ確認書」として作成することも可能です。
実際の運用に合わせて、設定してみてください！
次に、「発行書類」の項目を設定していきます。
設定後、「次へ」をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、赤枠の「設定方法」を参照し、置換条件の設定を行います。
置換条件を取得できたら、各項目を設定していきます。
入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので、各項目に該当する値を選択して設定しましょう。
入力完了後、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、取得した値とダウンロードボタンが表示されます。
最後に、先ほど指定したフォルダに書類が発行されているか確認してください。
※ダウンロードボタンをクリックすると、Google Driveに格納された書類の確認が可能です。
無事に発行されましたね。
問題がなければ、Yoomの画面で「保存する」をクリックしましょう！
いよいよ最後の設定です！
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
タイトルは任意で編集し、画面を下にスクロールしましょう！
すると、以下の画面が表示されます。
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
入力が完了後、「次へ」をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認し、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックしましょう！
最後にGmailの画面に移り、通知されたか確認をします。
通知されましたね。
以上で【Wixでフォームが送信されたら、Googleドキュメントで書類を作成し担当者に送信する】フローボットの完成です！
ここまでお疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
WixやGoogleドキュメントのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、数ある中から複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
データベースと連携することで、Wixのフォームで送信された情報を自動で登録できます。
テンプレートを設定するだけでフォームの回答の登録漏れを防げるため、人為的ミスを削減したいときにおすすめです！
Google Meetなどのミーティングツールと連携することで、会議情報の文字起こしと記録を自動化できます。
これにより、議事録の作成を自動化できるため、業務を効率化したいときは、以下のテンプレートを利用してみてください！
WixとGoogleドキュメントの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">フォームからの情報転記や、それに基づく書類作成の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は単純なデータ入力作業から解放され、顧客への迅速なフォローアップや、より付加価値の高いコア業務に集中できるはずです！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携の途中でエラーが起きたらどうなりますか？
A：Yoomのフローボットでは、処理中にエラーがおきた場合、ダッシュボード上で詳細が確認できます。
また、アカウント発行時に登録したアドレスにメールが送信されます。
自動再実行は行われませんが、実行履歴から手動で再実行できるため、すぐに対応可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：Google スプレッドシートに転記することも可能ですか？
A：はい、可能です。
「Google スプレッドシートに行を追加する」アクションを設定することで、自動的に転記されます。
Google スプレッドシート上では、Wixフォームの質問項目に対応する列を作成しておくと、回答内容がきれいに整理されます。
フローボット内にある「＋」ボタンから該当するオペレーションを追加してください。
Q：フォームの回答内容で書類を分岐させる方法は？
A：分岐や進行先を切り替える機能を利用することで、フォームの回答に応じて作成書類を分けることができます。
たとえば、フォームの回答に「見積」や「請求」といったキーワードが含まれている場合に条件分岐させることで、「見積書の発行」と「請求書の発行」を分けて自動化できます。
分岐や進行先を切り替える設定の方法は、フローボットのトリガー直下にある「＋」ボタンから「分岐する」オペレーションを追加します。
※分岐、進行先を切り替えるオペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
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