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「Zoho Writerで作成したドキュメントを、手作業でチャットツールに共有するのが面倒…」
「フォームで受け付けた内容を、一つ一つZoho Writerに転記してドキュメントを作成するのに時間がかかっている…」
このように、ドキュメントの作成や共有に関する手作業に多くの時間を費やしていませんか？
もし、Zoho Writerのドキュメント更新を自動でチャットツールに通知したり、フォームの送信内容からドキュメントを自動生成したりできる仕組みがあれば、これらの定型業務から解放され、より創造的なコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して日々の業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoho Writerのドキュメント管理業務を自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Zoho Writerと他アプリの連携を自動化する方法
普段お使いの様々なツールとZoho Writerを連携させ、ドキュメント作成や共有のプロセスを自動化する方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します。
この自動化により、手作業による情報転記の手間やミスを削減し、業務全体のスピードと正確性を向上させることが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
チャットツールと連携する
Zoho Writerでドキュメントが更新されたといったアクションをトリガーに、Microsoft Teamsなどのチャットツールへ自動でメッセージを送信することで、関係者への情報共有を迅速かつ漏れなく行えるため、チーム内のコミュニケーションが円滑になります。
フォームの送信内容をZoho Writerに連携する
各種フォームサービスで情報が送信された際に、その内容を基にZoho Writerでドキュメントを自動で作成することができるので、問い合わせ管理や申込内容のドキュメント化といった作業の手間を大幅に削減し、対応の迅速化を実現します。
データベースの情報をZoho Writerに連携する
指定したスケジュールでZoho Writerからドキュメントの一覧を取得し、Google スプレッドシートなどのデータベースに自動で記録することで、ドキュメントの棚卸しや管理台帳の作成といった業務を効率化できるため、常に最新の状態で情報を管理できます。
Zoho WriterとMicrosoft Teamsを連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Zoho Writerでドキュメントが更新された際に、Microsoft Teamsのチャネルにメッセージを自動で送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho Writer／Microsoft Teams
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：Zoho WriterとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．Zoho Writerのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでZoho Writerと検索し対象アプリをクリックしてください。
画面の注釈に沿ってドメインURLを入力しましょう。
設定後「追加」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、任意の方法でサインインしてください。
アクセス権限の画面が表示されるので、内容を確認しチェックボックスにチェックを入れ、「承認する」をクリックします。
2．Microsoft Teamsのマイアプリ連携
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3： Zoho Writerのトリガー設定
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「ドキュメントが更新されたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Zoho Writerと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてZoho Writerでドキュメントを更新しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で更新しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でZoho Writerをチェックし、トリガーとなるアクション（今回はドキュメントの更新）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Zoho Writerで更新されたドキュメントに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値はこの後のステップで利用することが可能です。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
ステップ4： Microsoft Teamsのアクション設定
いよいよ最後のステップです！
前のステップでZoho Writerから取得した値を利用して、Microsoft Teamsでメッセージを送信しましょう。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
チームIDとチャネルIDは、入力欄をクリックするとマイアプリ連携をしたアカウントから候補が表示されるので、対象の項目をそれぞれ選択しましょう。
メッセージ
送信するメッセージの内容を設定します。
入力欄をクリックすると、前のステップでZoho Writerから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じメッセージがMicrosoft Teamsで通知されてしまうので注意が必要です。
なお、Microsoft Teamsではメッセージにメンションを設定することも可能です。
設定手順については以下のヘルプページをご確認ください。
その他の項目もお好みで設定可能です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した送信先にメッセージが正しく届くか確認しましょう。
テストが成功すると、送信されたメッセージの情報が表示されます。
Microsoft Teamsを開いて、指定した内容でメッセージが届いているか確認してみましょう。
今回は下記の通り通知されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
ステップ5： トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Zoho Writerでドキュメントが更新されたタイミングで、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ自動でメッセージが送信されるようになります。
実際にZoho Writerのドキュメントを更新し、Microsoft Teamsに通知が届くかを確認してみましょう。
Zoho Writerを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Zoho WriterのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
定期的な文書管理やフォーム入力内容の文書化を人手を介さずに行えます。
これにより、業務ドキュメントの更新漏れ防止や作成負荷の軽減に効果的な自動化体系が実現するでしょう。
まとめ
Zoho Writerと様々なアプリの連携を自動化することで、ドキュメントの更新を手動で通知したり、他ツールから情報を転記したりする手間を削減し、情報共有の迅速化とヒューマンエラーの防止を実現します。
これにより、担当者は単純な繰り返し作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Microsoft Teams以外のチャットツールとも連携できますか？
A：
はい、Microsoft Teams以外のチャットツールとも連携できます。
フローボット内で設定しているMicrosoft Teamsの「メッセージを送信」アクションを削除し、代わりにSlackなど、通知したいアプリを選択します。
そのうえで、選択したアプリの「メッセージを送信」「通知を送信」といったアクションを設定することで、Microsoft Teamsの場合と同様に、他のチャットツールへ自動で通知を送ることが可能です。
Q：連携が失敗した場合はどうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：ドキュメントの新規作成をきっかけに自動化できますか？
A：
はい、ドキュメントの新規作成をきっかけに自動化を開始することも可能です。
本記事ではZoho Writerの「ドキュメントが更新されたら」をトリガーとして設定していますが、このトリガーアクションを「新しいドキュメントが作成されたら」に変更することで、新規作成時にMicrosoft Teamsへの通知やタスク作成などを自動で実行できます。
