■概要
Zoho Writerで作成したドキュメントが増えるにつれて、その管理に手間を感じていませんか。定期的にドキュメントの一覧を作成する作業は、手作業では時間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。
このワークフローは、Zoho WriterのAPIを利用した連携により、指定したスケジュールで自動的にドキュメントの一覧を取得し、Google スプレッドシートに記録するため、こうした課題を解消し、効率的なドキュメント管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho WriterのAPIを活用して、ドキュメント管理業務を自動化したいと考えている方
- 定期的に発生するドキュメントの棚卸しや一覧作成の作業を効率化したい方
- Google スプレッドシートを用いて、様々な情報を一元的に管理している方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的に処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたドキュメント一覧の作成にかかる時間を削減できます。
- 手動での情報転記が不要になることで、コピー＆ペーストのミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとZoho WriterをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい任意のスケジュールを設定します。
- オペレーションでZoho Writerの「ドキュメント一覧取得」アクションを設定し、ドキュメントの情報を取得します。
- 次に、Google スプレッドシートの「値を削除する」アクションを設定し、シート内の既存のデータをクリアします。
- 「処理繰り返し」のオペレーションを使い、取得したドキュメント情報を1件ずつ処理できるようにします。
- 最後に、繰り返しの処理の中でGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、ドキュメントの情報を追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、日次、週次、月次など、ドキュメントの一覧を更新したい任意の実行タイミングを設定してください。
- Zoho Writerの「ドキュメント一覧取得」アクションでは、取得対象とするドキュメントの条件などを任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートの各アクションでは、ドキュメント一覧を記録したい任意のスプレッドシートID、およびシート名を設定してください。
■注意事項
- Zoho Writer、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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