Zoho Writerでドキュメントが更新されたら、Microsoft Teamsのチャネルにメッセージを送る

■概要

Zoho Writerで作成したドキュメントの更新情報を、関係者にその都度手動で共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
また、共有漏れが発生すると、業務に支障をきたす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Zoho Writer APIを利用した連携により、ドキュメントが更新された際に自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知を送ることができ、情報共有の漏れや遅れといった課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho WriterとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有を効率化したいと考えている方
• ドキュメントの更新通知を手作業で行っており、連絡漏れなどのミスをなくしたいチームリーダーの方
• Zoho Writer APIの活用を含め、ノーコードで様々な業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Writerでドキュメントが更新されると、自動でMicrosoft Teamsに通知が飛ぶため、手作業での共有にかかっていた時間を削減できます。
• システムが自動で通知を行うことで、手作業による通知のし忘れや共有先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとZoho WriterをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho Writerを選択し、「ドキュメントが更新されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ドキュメントの更新情報を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先としたい任意のチームID、チャネルIDを設定してください。
• 通知するメッセージ内容は、トリガーで取得したドキュメントのタイトルやURLといった値を含めるように設定することで、より分かりやすい通知が可能です。

■注意事項

• ‍‍Zoho Writer、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。