.avif)
・
「Calendlyで新しい予約が入るたびに、Airtableの管理表に手で情報をコピー＆ペーストしている…」
「手作業だから時間がかかるし、たまに入力ミスや転記漏れが起きてしまう…」
このように、CalendlyとAirtable間のデータ連携に関する手作業に、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Calendlyで受け付けた予約情報を、一切手間をかけることなく自動でAirtableのデータベースに登録する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、ヒューマンエラーの心配なく、より重要な顧客対応や戦略的な業務に集中できる貴重な時間を生み出せるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
ぜひこの機会に導入して、面倒な手作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">CalendlyとAirtableを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
CalendlyとAirtableのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた多くの情報連携プロセスを自動化できます。
例えば、Calendlyで新しい予約が作成された際に、その予約情報をAirtableの指定したテーブルに自動で追加することが可能になり、手作業によるデータ入力の手間やミスを削減し、業務全体の効率を向上させます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Calendlyで特定の担当者のカレンダーに新しい予定が登録された際に、その予約情報を自動的にAirtableのレコードとして追加する連携です。
この自動化により、<span class="mark-yellow">予約情報の転記作業が不要となり、入力ミスや対応漏れを防ぎながら、顧客情報をリアルタイムで一元管理</span>できます。
Calendlyで作成された予定の中から、「商談」や「デモ」といった特定の条件に合致するものだけを抽出し、Airtableのレコードとして自動で追加する連携です。
手動でのフィルタリングや振り分け作業が一切不要になるため、<span class="mark-yellow">重要なリード情報や特定のイベント参加者リストなどを効率的に、かつ間違いなく管理</span>できます。
それでは、さっそく実際にCalendlyとAirtableを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでCalendlyとAirtableの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Calendly／Airtable
[Yoomとは]
今回は「Calendlyで特定ユーザーのカレンダーに予定が登録されたら、Airtableにレコードを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
以下の「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたらテンプレートのコピーが完了です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。OKを押して設定を進めていきましょう。
以下の画面で、「特定のユーザーのカレンダーに予定が登録されたら(webhook起動)」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
組織uri・ユーザーuriを入力します。
入力欄をクリックすると選択肢が表示されますので、候補から選びましょう。
すべて入力できたらテストを実行します。
テストが成功したら次へ進みましょう。
この後の連携テストで使う予定を、Calendlyで作成しておきましょう。
今回は以下の予定を作成してみました。
準備ができたら、テストを実行してみましょう。
テストが成功したら「取得した値」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に「保存」をクリックし、アプリトリガーの設定完了です！
次に、Airtableにレコードを作成するアクションの設定を進めていきましょう。
赤枠の「レコードを作成」をクリックします。
連携アカウントとアクションは、先ほどと同様に確認して次へ進んでください。
画面の案内に沿って、ベースIDとテーブルIDを入力します。
フィールド情報を入力します。
フィールド名の欄には、設定したいフィールドを入力しましょう。
値の欄にはフィールド名に指定したフィールドに対応する項目を選択します。
値は入力欄をクリックすると表示される、取得した値の中から選びましょう。
もう一つのフィールド情報も同様に入力します。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
すべて入力できたらテストを実行してみましょう。
テストが成功すると、Airtableにレコードが追加されていますので確認してみてください。
確認できたら、Yoomの画面に戻り「保存する」をクリックします。
お疲れさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上ですべての設定が完了です！
今回ご紹介した連携以外でも、CalendlyやAirtableのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
予定が登録されたら、データベースやタスク管理ツールに情報を自動記録したり、チャットツールへ通知します。
逆に、フォームやCRM、ヘルプデスク、メール配信からの情報をトリガーに予定を自動作成することも可能です。
顧客対応や営業活動の質とスピードを向上させます。
レコードが登録・更新されたら、メールやチャットツールに通知したり、オンラインストレージにフォルダを自動作成します。
また、ステータス更新をトリガーに請求書を自動作成します。
手動でのデータ転記や通知漏れがなくなり、情報共有と業務処理のスピードが向上します。
CalendlyとAirtableの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた予約情報のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に最新かつ正確な情報に基づいて迅速に業務を進められるようになり、本来注力すべき商談準備や顧客とのコミュニケーションといったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：予約が変更・キャンセルされた場合の挙動は？
A：今回のフローでは特にレコードが更新されたりしません。
ですが、Calendlyのトリガーを「特定のユーザーのカレンダーの予定がキャンセルされたら」に、Airtableのアクション設定で「レコードを更新」を選択したフローを作成することで、キャンセルされた場合の更新も可能です。
Q：Calendlyのカスタム質問の項目も連携できますか？
A：はい、可能です。
Airtableで該当するフィールドを作成しておくことで、Airtableのアクション設定の際にQ&Aの回答も連携できます。
Q：連携が失敗した場合の通知や対処法は？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
.avif)
.webp)
.webp)
