.png)
・
「Airtableで管理しているタスクの更新を、毎回手動で関係者に通知するのが面倒…」
「新しいレコードが追加されるたびに、他のツールにもタスクを転記する作業に時間がかかってしまう…」
このように、Airtableを使ったタスク管理において、手作業での情報共有や転記に手間や抜け漏れのリスクを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Airtableに新しいレコードが登録されたことをきっかけに、自動で関係者へ通知を送信したり、タスク管理ツールにも情報を登録したりできる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されますよね！
そのうえ、より迅速で正確なタスク管理を実現し、本来注力すべきコア業務に集中できるはずです！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もほとんどかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Airtableのレコードを活用してタスク管理を行う業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Airtableにレコードが登録された際にOutlookで通知してタスクを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Airtable／Outlook
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Airtableをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Outlookをマイアプリ連携
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以下の手順をご参照ください。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
レコードが登録されたらをクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
次に、Airtableに移動して使用したいテーブルにレコードを追加します。
今回ご紹介するテンプレートは、Airtableにレコードが登録されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うには、Airtableにレコードを登録する必要があるのです。
今回は以下のようにレコードを追加しました。
※今回ご紹介するテンプレートでは、レコードのタイトル、内容（説明）、期日を使用します。
Airtableの先ほど開いていたテーブルのURLをコピーし、Yoomの画面に戻ります。
ベースIDとテーブルIDを設定します。
先ほどコピーしたURLから、注釈を確認しながらベースIDとテーブルIDとなる箇所をコピーし、それぞれ入力してください。
再度Airtableに戻ります。
テーブルにはCreated Timeというデフォルトで用意されているカラムが追加されている必要があるので、無い場合は追加してください。
設定できたらYoomの画面に戻り、Created Timeのフィールド名を設定します。
注釈を確認しながら入力してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示されます。
次に、取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
また、今回使用しているAirtableは自由にカラムを設定できるため、特定の取得した値が設定されていません。
使用したい値が表示されていない場合は追加する必要があります。
※今回ご紹介するテンプレートでは、レコードのタイトル、内容（説明）、期日を使用します。
取得した値に追加してください。
追加に成功すると、以下のように取得した値に値が表示されます。
不要な項目は削除しても大丈夫です。
確認できたら忘れずに保存するをクリックしましょう。
メールを送るをクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。
To（宛先）を設定します。
任意のメールアドレスを設定してください。
※To、CC、BCCに直接メールアドレスを入力すると、入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのメールが送信されますのでご注意ください。
もしAirtableにタスクの担当者のメールアドレスを登録しておくと、取得した値を利用して、担当者にメールを送ることも可能です。
件名を設定します。
件名は自由に設定できます。
入力欄をクリックし、取得した値から設定することも可能です。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
また、直接入力した際は入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して送信される全てのメールに反映されますのでご注意ください。
本文を設定します。
件名と同様に、自由に設定可能です。
取得した値の利用、直接入力のどちらも可能ですが、直接入力した値は件名と同様に固定値となりますのでご注意ください。
ここまで設定できたら、次へをクリックします。
メールの送信内容を確認します。
内容を確認し、問題なければテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際にメールが送信されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら保存するをクリックしましょう。
また、実際にメールが送信されますので確認しておきましょう。
タスクを作成する（リマインド設定対応）をクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ4と同様のアカウントになっていることを確認したら、次へをクリックしてください。
ユーザーIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいものを選択してください。
候補は、マイアプリ連携したアカウントに紐づいて表示されます。
タスクリストIDを設定します。
こちらも入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいものを選択してください。
タスクのタイトルを設定します。
デフォルトで設定されているため今回はそのまま使用しますが、変更したい場合は以下のように取得した値から選択することも可能です。
※入力欄に不要な文字が入力されている場合は削除してください。
タスクの詳細を設定します。
タスクのタイトルと同様にデフォルトで設定されていますが、入力欄をクリックすることで取得した値から設定することも可能です。
期限、リマインド日時を設定します。
タスクのタイトル、タスクの詳細と同様に、デフォルトで設定されています。
今回はそのまま使用しますが、取得した値から設定することも可能です。
その他の項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認しご入力ください。
※入力欄に直接記入すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのタスクに適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際にタスクが作成されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら保存するをクリックしましょう。
また、実際にOutlookにタスクが作成されますので確認してください。
先ほどのYoomの画面で保存するをクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！
ここまでで設定は完了です！
以上がAirtableにレコードが登録された際にOutlookで通知してタスクを自動で作成するフローでした！
Yoomを利用することで、Airtableを使ったさまざまな業務を自動化することができます。
例えば、プロジェクト管理ツールや他のデータベースと連携することで、Airtableでタスクを一元管理できます。
テンプレートを設定するだけで、タスクの更新作業や更新ミスを削減できるため、業務の効率化が課題のときにおすすめです！
AirtableとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたレコード情報の転記やタスク作成依頼の手間を削減し、ヒューマンエラーや対応漏れを防ぐことができます。</span>
これにより、チームメンバーはタスクをスムーズに把握でき、より素早く業務を遂行できるはずです！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：レコード追加時以外をトリガーにできますか？
A：はい、可能です。
Airtableのトリガーアクションには、レコードが更新されたらもあります。
有料プランでのみ利用できる分岐機能をトリガーの直下に追加することで、ステータスが特定の状態に更新されたときのみ連携することができます。
Airtableで行えることについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
また、Airtableのトリガーアクションを変更する際は、以下のように、ステップ3の連携アカウントとアクションを選択画面のプルダウンメニューから選択してください。
Q：メールではなくSlackやMicrosoft Teamsに通知を送れますか？
A：はい、可能です。
アプリを追加する際はフローボットの+をクリックし、使用したいアプリ名を検索、選択し設定を行ってください。
※新しいアプリを追加する際は、ステップ1で行ったようにマイアプリ連携が必要となりますのでご注意ください。
また、使用しないアクションは右上に表示される…をクリックすることで削除することも可能です。
Q：Airtableの担当者に応じて通知先を変えられますか？
A：はい、可能です。
担当者に応じて通知先を変えるには分岐や進行先を切り替える機能の追加が必要です。
先ほどと同様にフローボットの+をクリックすることで追加可能です。
分岐と進行先を切り替える機能はミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
各機能について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
.avif)
.webp)
.webp)
