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「普段はOutlookを使っているけど、特定のプロジェクトではGmailも使っていて管理が大変…」
「Gmailに届いた重要なメールをOutlookに手動で転送しているけど、手間がかかるし忘れることもある…」
このように、複数のメールサービスを併用する中で、情報の分断や手作業による非効率さを感じていませんか？
そんな時におすすめなのが、<span class="mark-yellow">Gmailで受信したメールを自動でOutlookに通知する仕組み</span>！
メールの見落としを防ぎ、アカウントを切り替える手間なく情報を一元管理できるようになるため、より迅速かつ正確な対応が可能になり、コア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にでき、日々のメール管理業務を効率化します。
ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとOutlookを連携し、様々な業務フローを自動化できる</span>テンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーにある「試してみる」をクリックして、さっそくスタートしましょう！
GmailとOutlookのAPIを連携すれば、一方のサービスで受信したメールをもう一方のサービスに自動で通知したり、内容を加工して連携したりすることが可能になります。
これにより、複数のメールボックスを常にチェックする必要がなくなり、重要な情報の見落としを防ぎ、対応漏れなどのミスを削減することが期待できます。
ここでは具体的な自動化例をいくつか紹介していきます。
気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてくださいね！
特定のキーワードを含むメールなど、Gmailで受信した特定のメールの情報をOutlookに自動で通知するフローです。
この連携により、<span class="mark-yellow">普段メインで使っているOutlookの受信ボックスを見るだけでGmailの重要なお知らせにも気づける</span>ようになるため、複数のアカウントを確認する手間を省き、対応の迅速化をサポートします。
Gmailで受信した長文のメールマガジンやレポートなどの内容を、AIを活用して自動で要約し、その要点だけをOutlookに通知するフローです。
この仕組みを導入することで、<span class="mark-yellow">メールを開いて全文を読む時間を大幅に縮し、必要な情報だけを素早くインプットできる</span>ため、日々の情報収集の効率が格段に向上するでしょう。
それでは、さっそく実際にGmailとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailでメールを受信したら、Outlookに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
検索窓にGmailと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックして、Yoomと連携するGmailアカウントにログインしたら連携完了です！
※認証時に、Gmailへの権限を全て許可してください。
先ほど同様に検索窓にOutlookと入力し、表示された候補から選択しましょう。
Yoomと連携するMicrosoftアカウント情報を入力すると、自動的にYoomとの連携が完了します。
※Microsoft 365（旧称 Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
詳しくはこちらをご確認ください。
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用しています。以下のバナーにある「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、特定のキーワードに一致するメールを受信した際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。
タイトルは自由に編集できるので必要であれば変更し、連携するアカウント情報がフローで使用するもので間違いないかを確認しましょう。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
次にアプリトリガーのAPI接続設定を行います。
トリガーの起動間隔を、プルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、速やかなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「キーワード」に、フローを起動するきっかけとなるキーワードを設定します。
「至急」や「依頼」など、フローを活用する業務内容に合わせて自由に設定してくださいね！
ここで設定したキーワードに一致するメールを受信した際に、フローボットが起動するようになります。
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
先ほど「キーワード」に設定したテキストを含むメールを送信してください。
メールを送信したらYoomの画面に戻って「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、先ほどテスト送信したメールの内容が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認してくださいね！
アウトプットは後の設定で利用します。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、Gmailに受信したメールをOutlookに送信する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
先ほど同様に、タイトルは任意で編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するものであるか確認しましょう。
次に、メール送信の詳細設定です。
「To」にメール送信先のアドレスを設定し、「CC」「BCC」は必要に応じて設定しましょう。
「件名」はフローを活用する業務内容に合わせて自由に設定してみてくださいね！
「メッセージ」には、送信するメールの内容を設定していきます。
「Gmailに以下のメールを受信しました。」など定型的な文章は直接手入力し、「件名」など、Gmailの情報を引用する部分はアウトプットを用いて設定してください。
Outlookのメール本文のアウトプットを組み込めば、Gmailを見るだけでOutlookのメールも確認できるようになります。
設定が完了したら「次へ」をクリックし、設定したメールの内容を確認します。
内容に問題がなければ「テスト」をクリックして、動作チェックを行いましょう。
この際、実際に「To」に設定したメールアドレス宛にメールが送信されるため、テスト用のメールを送信しても差し支えのないメールアドレスに一旦変更しておいてくださいね！
「テスト成功」と表示されると、「To」に設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみましょう。
Gmailに受信したメールの情報が反映された状態で、設定したメッセージの通りにメールが届いていますね！
確認後、Yoomの画面に戻って「保存」を押したら設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が、「Gmailでメールを受信したら、Outlookに通知する」フローの作成手順でした！
今回はGmailからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
普段はGmailをメインで利用している方向けに、Outlookで受信した特定のメール情報をGmailに自動で通知する連携です。
このフローにより、<span class="mark-yellow">たまにしか確認しないOutlookアカウントの重要なメールを見逃すことを防ぎ</span>、すべての情報をGmailで一元的に管理できるようにサポートします。
Outlookで受信した外国語のメールをAIが自動で日本語に翻訳し、その翻訳結果をGmailに通知する連携です。
この仕組みを活用すれば、<span class="mark-yellow">海外のクライアントやパートナーからの問い合わせにも言語の壁を感じることなく、内容をスムーズに理解して迅速に対応できる</span>ようになり、グローバルなコミュニケーションを円滑に進めることが期待できます。
今回ご紹介した連携以外でも、GmailやOutlookのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
これらの自動化は、情報伝達とデータフローを効率化します。
受信メールの自動転送からファイル保存、アポイント時の資料送付、フォームへの自動返信、支払い後の感謝メールまで、顧客接点を最適化。
手動作業を削減し、コミュニケーションの迅速性・正確性・質を向上させることで、チーム全体の生産性を高められるはずです。
受信メールのデータ化、カレンダー予定の他システムへの自動登録、AIによる情報抽出と共有、そしてプロジェクト管理ツールやデータベースとの連携を通じて、手動での情報転記や確認作業を削減します。
これにより、業務プロセス全体の効率性と正確性を向上させ、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を創出できるでしょう。
いかがでしたか？
GmailとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたサービス間の情報転記や、複数アカウントの確認といった手間のかかる作業をなくし、重要なメールの見落としというヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に最新の情報を一元的に把握でき、迅速かつ正確な判断を下せるようになるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
Yoomを使えば、このような自動通知設定がノーコードで誰でも簡単にできちゃいます！
「本当に設定は簡単なの？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。
登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限に広がります。自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね！
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
業務効率の改善は小さな改善の積み重ね。まずは本記事を参考に、GmailとOutlookの連携からぜひスタートしてみてください。
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