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「Gmailで受け取った重要なメールを、すぐにMicrosoft Teamsの担当チャネルに共有したい」
「お客様からの問い合わせメールを、いちいちコピペしてMicrosoft Teamsに投稿するのが面倒で、共有漏れも心配…」
日々の業務でGmailとMicrosoft Teamsの両方を利用していると、このような手作業での情報連携に手間やストレスを感じることはありませんか？
特に、重要な情報を扱う場面では、手作業による遅延やヒューマンエラーが業務のボトルネックになりがちですよね。
そこで便利なのが、<span class="mark-yellow">Gmailで受信したメールの内容を自動的にMicrosoft Teamsの指定したチャネルに通知する仕組み</span>です。
情報共有のスピードと正確性が向上し、チーム全体のコミュニケーションを円滑化するだけでなく、これまで情報転記にかけていた時間を、より創造的で重要な業務に充てることが可能になるでしょう。
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々のコミュニケーションをより効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとMicrosoft Teamsを連携し、様々な業務フローを自動化できる</span>テンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
GmailとMicrosoft TeamsのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化できます。
例えば、特定のメールを受信した際に、その内容をMicrosoft Teamsのチャネルに自動投稿するといったことが可能になり、チーム内の情報共有の速度と精度を向上させることができるでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
Yoomのアカウント登録（30秒で完了）後、バナーをクリックするだけですぐに自動化を体験できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックして試してみてくださいね！
Gmailで新しいメールを受信した際に、そのメールの件名や本文、送信者といった情報を自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知するフローです。
<span class="mark-yellow">重要な問い合わせや通知メールの見落としを防ぎ、チーム全体で迅速に対応状況を把握できる</span>ようになるでしょう。
Gmailで受信したメールの中から、「特定のキーワードが件名に含まれる」「特定のドメインから送信された」といった条件に合致するものだけを抽出し、Microsoft Teamsに通知する設定も可能です。
<span class="mark-yellow">緊急性の高いアラートや特定プロジェクトに関する連絡など、本当に重要な情報のみをチームに共有</span>でき、無関係な通知による混乱を防ぎ、コミュニケーションの質の向上に期待できます。
それでは、さっそく実際にGmailとMicrosoft Teamsを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとMicrosoft Teamsの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailでメールを受信したら、Microsoft Teamsに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Gmailのマイアプリ登録】
検索窓にGmailと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomとの連携を進めていきましょう！
Googleのアカウント選択画面に遷移するので、Yoomと連携するアカウントを選択してください。
もしフローで使用したいアカウントが表示されていない場合は、「別のアカウント使用」を押して、該当のアカウントにログインしてくださいね！
YoomがGoogleアカウントにアクセスすることに対する権限許可画面が表示されるので、「続行」を押します。以上でGoogleアカウントとYoomの連携は完了です！
※画面右上にある青枠部分に「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合は、「すべて選択」にチェックを入れてください。
【Microsoft Teamsのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、表示された候補から選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoftのサインイン画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウントのメールアドレスか電話番号（またはSkype）の情報を入力し、「次へ」をクリックしてください。
すでにMicrosoftアカウントにログイン済みの場合は、下図のようなアカウント選択画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウントを選択してくださいね！
Microsoftアカウントにサインイン（またはアカウント選択）後、自動的にYoomとの連携が完了します。
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを活用しています。
以下のバナーをクリックして、まずはテンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Gmailの特定のラベルにメールを受信した際に、フローが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
タイトルは自由に編集できるので、必要であれば変更してご利用ください。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携した情報が反映されていますが、フローで使用するものであることを再確認しておきましょう。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押します。
次にアプリトリガーのAPI接続設定を行います。
トリガーの起動間隔を、プルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、スムーズなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをオススメします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「ラベル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。
候補はYoomと連携しているGmailアカウントに紐づいて表示されますよ！
ここで設定したラベルが付与されたメールを受信した際に、フローボットが起動するようになります。
この後のテスト操作で、特定のラベルに該当するメールを受信している必要があります。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「Yoom連携テスト」というラベルに振り分けられるように設定しました。
メール受信とともにラベルが付与されるように設定することで、受信後にラベルを手動で付与する手間を省けます。
設定が完了したら連携チェックのためにテストを行いますので、テスト用のメールをGmailに送信してください。
送信後、Gmailでテストメールの受信を確認しましょう。
ラベルを付与したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほどテスト送信したメールの情報がアウトプットとして「取得した値」に抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、Gmailで特定のラベルのメールを受信したことを、Microsoft Teamsに通知する設定をしていきます。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであるかを確認しましょう。
アクションは変更せず、「次へ」を押してください。
最後に、API接続設定を行います。
各設定項目について、それぞれ下記のように設定していきましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、指定したチャネルに、設定した通りのメッセージが届いていることを確認してみてくださいね！
確認後はYoomの画面に戻り、「保存する」を押したら設定完了です。
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にすると設定したフローボットが起動するので、正常に動作するか確認してみてくださいね！
以上が、「Gmailでメールを受信したら、Microsoft Teamsに通知す」フローの作成手順でした。
今回はGmailからMicrosoft Teamsへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft TeamsからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft Teamsの特定のチャネルに新しいメッセージが投稿されたタイミングで、その内容をGmail経由で指定のメールアドレスに送信するフローです。
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsを常に開いていなくても重要な議論やメンションを見逃すことを防ぎ</span>、外出先などでも迅速な確認と対応が可能になるでしょう。
Microsoft Teamsのチャネルに投稿されたメッセージの中から、「至急」や「要確認」といった特定のキーワードを含むものだけをトリガーとして、Gmailで通知を受け取るフローです。
<span class="mark-yellow">膨大なメッセージの中から対応必須のタスクだけをメールで受信し、タスク管理ツールのように活用して対応漏れを防ぐ</span>ことが期待できます。
今回ご紹介した連携以外でも、Gmail・Microsoft TeamsのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！"
受信した内容をトリガーに、プロジェクト管理ツールにタスクを自動作成したり、ドキュメントでマニュアルを作成したりします。
また、特定のキーワードを含むメールを受信したら、データベースに内容を追加する連携も可能です。
これにより、手動でのデータ入力や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。
チャットに投稿があったら、メールを自動送信したり、カレンダーに予定を作成したりします。
また、メッセージ送信をトリガーにプロジェクト管理ツールに課題を追加することも可能です。
チーム内のコミュニケーションやタスク管理を効率化し、手動でのデータ入力や情報共有の手間を削減しましょう。
いかがでしたか？
GmailとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容の転記やチャットでの共有依頼といった手間を省き、タイムリーな情報共有</span>をサポートします。
これにより、メールの見落としや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者は情報伝達の遅延を気にすることなく、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
Yoomを使えば、便利な自動化の仕組みがノーコードで手間をかけず簡単に構築できるのも魅力ですよね。
「本当に誰でも設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
フローは自由にカスタマイズできるので、様々な業務内容に合った最適なフローを構築できるのもポイント！
業務効率化の第一歩としてまずは1つ、本記事を参考にGmailとMicrosoft Teamsの連携からスタートしてみてくださいね。
Q：Gmailの添付ファイルもMicrosoft Teamsに自動投稿できますか？
A：はい、可能です。
Gmailのトリガーで取得できるアウトプットには添付ファイルも含まれています。
アウトプットを活用することで、添付ファイルもMicrosoft Teamsに投稿することができます。
Q：Microsoft Teamsの通知で、特定の人にメンションを付けられますか？
A：はい、特定の人に通知するように設定することも可能です。
Microsoft Teamsの通知設定時の「メッセージ」内で設定できるので、設定欄下に記載されている注釈を参考に設定してみてくださいね！
Q：Outlookメールでも同じような連携はできますか？
A：はい、可能です。
Outlookでのメール受信をトリガーとすることもできるので、普段の業務で使用しているメールアプリがOutlookの方でも活用頂けるフローとなっています。
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