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フローボット活用術

2025-10-23

【簡単設定】kintoneのデータをスマレジに自動的に連携する方法

Suguru Nakazawa
Suguru Nakazawa

■概要

kintoneでレコードが登録されたら、スマレジに新規の商品情報を登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.自社の在庫を管理し、商品の受注発注の業務の担当者

・店舗運営の責任者

・事務職員やオフィスマネージャー


2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務自動化を目指している中小企業の経営者

・データの正確性を高めたい事務職員

■このテンプレートを使うメリット

・kintoneのレコード登録だけでスマレジに商品登録が完了するため、入力の手間を省き業務を効率化できます。

・kintoneの情報と紐付けることで商品管理の精度が上がります。

■注意事項

・kintone、スマレジのそれぞれとYoomを連携してください。

・レコードを取得するのアクションでオペレーションに使用するアウトプットを取得しています。

「kintoneとスマレジを使っていて、それぞれのデータを連携したい!」
「kintoneに登録された情報をスマレジに手動で登録しており、実際に手間がかかっている...」
このように、手作業でのデータ連携に限界を感じていませんか?

もし、kintoneのデータを自動的にスマレジに登録したり、更新したりする仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、日々の入力作業の負担を軽減し、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます!

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかかりません。自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう!

とにかく早く試したい方へ

Yoomにはkintoneとスマレジの連携を自動化できるテンプレートが用意されています。

今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!


■概要

kintoneでレコードが登録されたら、スマレジに新規の商品情報を登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.自社の在庫を管理し、商品の受注発注の業務の担当者

・店舗運営の責任者

・事務職員やオフィスマネージャー


2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務自動化を目指している中小企業の経営者

・データの正確性を高めたい事務職員

■このテンプレートを使うメリット

・kintoneのレコード登録だけでスマレジに商品登録が完了するため、入力の手間を省き業務を効率化できます。

・kintoneの情報と紐付けることで商品管理の精度が上がります。

■注意事項

・kintone、スマレジのそれぞれとYoomを連携してください。

・レコードを取得するのアクションでオペレーションに使用するアウトプットを取得しています。

kintoneとスマレジを連携してできること

kintoneとスマレジのAPIを連携すれば、kintoneのデータをスマレジに自動的に連携することが可能になり、これまで手作業で行っていたデータ入力や更新作業の時間を大幅に削減し、入力ミスを防ぐことにも繋がります!

気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにkintoneとスマレジの連携を実際に体験できます。

登録はたったの30秒で完了します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!

kintoneでレコードが登録されたら、スマレジに商品情報を登録する

kintoneに新しい顧客情報や商品情報などがレコードとして登録された際に、その情報を基にスマレジへ自動で情報を登録することができます。

この連携により、登録漏れや入力ミスを防ぎながら、スマレジへの手動入力を不要にし常に両システムの情報を最新に保てます。

この連携は、kintoneのデータをスマレジに直接連携するパターンです。


■概要

kintoneでレコードが登録されたら、スマレジに新規の商品情報を登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.自社の在庫を管理し、商品の受注発注の業務の担当者

・店舗運営の責任者

・事務職員やオフィスマネージャー


2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務自動化を目指している中小企業の経営者

・データの正確性を高めたい事務職員

■このテンプレートを使うメリット

・kintoneのレコード登録だけでスマレジに商品登録が完了するため、入力の手間を省き業務を効率化できます。

・kintoneの情報と紐付けることで商品管理の精度が上がります。

■注意事項

・kintone、スマレジのそれぞれとYoomを連携してください。

・レコードを取得するのアクションでオペレーションに使用するアウトプットを取得しています。

kintoneの在庫情報が更新されたらスマレジも更新する

kintoneで管理している在庫情報(在庫数、仕入れ状況など)が更新されたタイミングで、その変更をスマレジの在庫情報へ自動的に反映させることができます。

これにより、kintoneとスマレジ間での在庫数の差異をなくし、常に正確な在庫状況を把握できるようになるため、販売機会の損失を防ぎ、適切な在庫管理を実現します。

この連携も、kintoneのデータをスマレジに直接連携するパターンです。


■概要

kintoneの在庫情報が更新されたらスマレジも更新するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.kintoneでデータ管理を行う方

・kintoneで在庫情報の管理をしている方

・kintoneのデータを他のシステムにも連携している方

2.業務でスマレジを利用する方

・店舗の売上や在庫の管理でスマレジを活用している方

・スマレジへの在庫情報の更新を自動化したい方


■このテンプレートを使うメリット

kintoneは商品ごとの在庫情報を一元管理することができ、最新の在庫情報を把握することができます。
しかし、kintoneの在庫情報をスマレジに手動で連携する場合、毎回の更新情報の把握や更新作業が手間だと感じているかもしれません。

このテンプレートは、kintoneの在庫情報のレコードが編集されるとスマレジの在庫情報も自動で更新することができます。
kintoneによる更新情報の把握や手動で行うスマレジの更新作業が不要となるため、ツール間の連携がシームレスになり、業務効率を向上させることが可能です。

また、ツール間の在庫情報の整合性が保たれるため、管理業務をスムーズに進めることができます。

■注意事項

・kintone、スマレジのそれぞれとYoomを連携してください。

・スマレジのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。

kintoneとスマレジの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にkintoneとスマレジを連携したフローを作成してみましょう!

今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとスマレジの連携を進めていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回はkintoneでレコードが登録されたら、スマレジに商品情報を登録するフローを作成していきます!

作成の流れは大きく分けて以下です。

  • kintoneとスマレジをマイアプリ連携
  • テンプレートをコピー
  • kintoneのトリガー設定およびスマレジのアクション設定
  • トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

■概要

kintoneでレコードが登録されたら、スマレジに新規の商品情報を登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.自社の在庫を管理し、商品の受注発注の業務の担当者

・店舗運営の責任者

・事務職員やオフィスマネージャー


2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務自動化を目指している中小企業の経営者

・データの正確性を高めたい事務職員

■このテンプレートを使うメリット

・kintoneのレコード登録だけでスマレジに商品登録が完了するため、入力の手間を省き業務を効率化できます。

・kintoneの情報と紐付けることで商品管理の精度が上がります。

■注意事項

・kintone、スマレジのそれぞれとYoomを連携してください。

・レコードを取得するのアクションでオペレーションに使用するアウトプットを取得しています。

ステップ1:kintoneとスマレジをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Yoomにログインしてメニューにあるマイアプリを選択し、新規接続をクリックします。

アプリ一覧から連携したいアプリを選択します。
検索窓に連携したいアプリ名を入力すると簡単に見つかりますよ。

kintoneの場合

アプリ一覧からkintoneを選択すると以下の画面が表示されます。
必須項目を入力して追加をクリックします。

続く画面でYoomへのアクセスを許可すると連携が完了です。

スマレジの場合

アプリ一覧画面でスマレジを選択すると、以下の画面が表示されます。
アカウント名と契約IDを入力し、追加すると連携が完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

それではフローボットを作っていきます!
簡単に設定できるようにテンプレートが用意されているので、まずはコピーしましょう。
Yoomにログインし、バナーの「試してみる」をクリックしてください。


■概要

kintoneでレコードが登録されたら、スマレジに新規の商品情報を登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.自社の在庫を管理し、商品の受注発注の業務の担当者

・店舗運営の責任者

・事務職員やオフィスマネージャー


2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務自動化を目指している中小企業の経営者

・データの正確性を高めたい事務職員

■このテンプレートを使うメリット

・kintoneのレコード登録だけでスマレジに商品登録が完了するため、入力の手間を省き業務を効率化できます。

・kintoneの情報と紐付けることで商品管理の精度が上がります。

■注意事項

・kintone、スマレジのそれぞれとYoomを連携してください。

・レコードを取得するのアクションでオペレーションに使用するアウトプットを取得しています。

コピーが成功すると、以下の画面が表示されるので、OKをクリックしましょう。

ステップ3:kintoneのトリガーアクション設定

テンプレートがコピーされたら、一番上の赤枠をクリックしてkintoneの設定を進めます。

タイトルを任意で設定し、連携するアカウントを確認します。
トリガーアクションは変更せず、次へ進みましょう。

WebhookURLをコピーして、kintoneの対象アプリに設定します。
これにより、kintoneの対象アプリに商品情報が追加されたことを、フローボットが確認します。

WebhookURLの設定が完了したら、テスト用に商品情報をkintoneに追加し、テストを行います。
今回は、テスト用に下記の商品を登録しました。

テストが成功すると、kintoneの情報が取得されるので、保存して進みましょう。
取得した値は、以降の設定で利用できます。

ステップ4:kintoneのアクション設定

続いて、kintoneから商品の詳細情報を取得する設定を行います。
真ん中の赤枠の設定をクリックしましょう。

タイトルを任意で設定し、連携するアカウントを確認します。
実行アクションは変更せず、そのままにしておきます。
アプリIDに、商品を追加するアプリのIDを入力して次へ進みましょう。

アプリIDは、候補から選択することもできます。

取得したレコードの条件を設定します。
ここで指定する条件をもとに、kintoneから商品情報の詳細を取得します。
設定は以下のように、「左枠:レコード番号」「中央枠:=」「右枠:レコードID」とします。
設定が完了したらテストを行いましょう。

テストが成功すると、レコードIDをもとに取得した商品の詳細情報が取得されます。
確認して保存しましょう。
もし、取得した項目名がアプリの項目名と異なる場合は、こちらを参考にして変更してください。(取得した値の項目名の変更方法

ステップ5:スマレジのアクション設定

次にスマレジの設定を行います。
一番下の赤枠をクリックしましょう。

これまで同様に、タイトルやアカウント情報・アクションを確認してください。

続いて、スマレジへ登録する情報を設定します。まず契約IDの設定です!

部門IDは、候補から設定できます。

kintoneに登録された情報は、取得した値を元にスマレジ側の項目に設定され、動的に反映されます。

必要な箇所を設定したらテストを行います。

__wf_reserved_inherit

テストが成功すると、スマレジに商品が追加されるので確認しましょう。

問題がなければ設定を保存します。

ステップ6:トリガーをONにして起動準備完了

最後に、フローボットを起動します。
スマレジの設定を保存すると、以下の画面が表示されるので、トリガーをONにしましょう!

以上が、kintoneでレコードが登録されたら、スマレジに商品情報を登録する方法です!

スマレジのデータをkintoneに連携したい場合

今回はkintoneからスマレジへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にスマレジからkintoneへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

これにより、スマレジ側で発生した取引情報や商品情報をkintoneに自動で集約し、顧客管理や売上分析などに活用できます。

スマレジで取引が発生したらkintoneに追加する

スマレジで新しい取引(売上)が発生した際に、その取引情報を自動的にkintoneの指定アプリにレコードとして追加することができます。

この連携により、売上データを手動でkintoneに入力する手間が不要となり、リアルタイムで売上情報を一元管理できるようになるため、迅速な経営判断や顧客対応に繋がります。

この連携は、スマレジのデータをkintoneに直接連携するパターンです。


■概要

スマレジで取引が発生したらkintoneに追加するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.POSレジを導入している店舗

・スマレジを利用して販売処理を行う店舗

・販売処理の効率化でスマレジを活用している店舗

2.kintoneで管理業務を担当している方

・各店舗の売上データをkintoneで一元管理している方

・kintoneでデータ分析やレポート作成を担当している方


■このテンプレートを使うメリット

スマレジは多様な業種に対応できるPOSシステムで、店舗の販売処理の効率化に寄与します。
しかし、店舗ごとの売上データをkintoneで一元管理している場合、スマレジのデータを手動で連携するのは時間がかかり非効率的です。

このテンプレートは、スマレジで取引が発生すると自動でkintoneに取引情報を追加できるため、スマレジからのデータ連携を効率化できます。
kintoneへのデータ追加が自動化されることで、各店舗からスマレジのデータを手動で連携する必要が無くなるため、データ分析やレポート作成をスムーズに進めることが可能です。

また、kintoneへの誤入力や登録漏れを防止することができ、データの正確性を向上させることができます。

■注意事項

・スマレジ、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。

・スマレジのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。

スマレジで登録された商品情報をkintoneに同期する

スマレジに新しい商品が登録されたり、既存の商品情報が更新されたりした際に、それらの情報を自動でkintoneの商品マスタアプリなどに同期することができます。

これにより、両システム間での商品情報の一貫性を保ち、手作業によるkintoneへの情報登録・更新作業をなくすことができるため、正確な商品情報に基づいた業務運営が可能になります。

この連携も、スマレジのデータをkintoneに直接連携するパターンです。


■概要

スマレジに新しい商品情報を登録する際、その情報をkintoneにも手動で入力するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。特に複数のSaaSを利用していると、同じ情報を何度も入力する作業は大きな負担となり得ます。このワークフローを活用すれば、スマレジへの商品情報登録をトリガーにkintoneへ自動でデータが同期されるため、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

  • スマレジとkintone間で商品情報の手動同期に手間を感じている店舗運営者の方
  • データ入力の正確性を高め、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている担当者の方
  • 商品管理業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • スマレジに商品情報が登録されると、自動でkintoneへデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
  • 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、スマレジとkintoneをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでスマレジを選択し、「商品情報が登録されたら(Webhook起動)」というアクションを設定します。
  3. その後、オペレーションでスマレジの「商品情報を取得」アクションを設定し、登録された商品詳細を取得します。
  4. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した商品情報を基にkintoneへ新しいレコードを追加します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • kintoneで「レコードを追加する」アクションを設定する際、スマレジから取得したどの商品情報をkintoneのどのフィールドにマッピングするかを、ユーザーの運用に合わせて任意で設定してください。例えば、商品名、価格、商品コードなどを対応するkintoneのフィールドに設定できます。

■注意事項

  • スマレジ、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。

kintoneやスマレジを活用したその他の自動化テンプレート

kintoneやスマレジを活用すれば、日々のデータ管理や取引作業を自動化し、業務の手間を大幅に減らせます。

面倒な手作業から解放されて、スムーズな業務フローを実現してみませんか?

kintoneを使った便利な自動化例

kintoneを使えば、さまざまな情報を一元管理しながら、他のサービスと連携して業務を効率化できます。

素早い情報共有やドキュメント作成の自動化により、転記や集計のミスも防げます。


■概要

kintoneで管理している請求情報を元に、freeeで請求書を作成します。

kintone内のサブテーブルで明細情報を管理し、その情報をもとに請求書の明細まで作成できます。

■作成方法

①アプリトリガーでkintoneのステータスが更新されたら(Webhook起動)アクションを選択し、以下の設定をして保存します。

・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。

・実際にステータス変更を実施し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。

※トリガーはステータス変更後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。

※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5974741

②トリガー下の+マークを押し、分岐するオペレーションを選択して、以下の設定後保存します。

・オペレーション:①で設定したトリガーを選択します。

・アウトプット:ステータスを選択します。

・条件:値と等しくない、を選択します。

・値:請求書送付など今回フローを動かしたいステータス名を入力します。

※このようにすることで、設定したステータスに等しい場合のみ次のフローに進み、そうでない場合はフローがその時点で終了します。

③+マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定を行いテスト・保存します。

・検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。 ※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

④+マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、特定のレコードの複数のサブテーブルを取得するアクションを選択後、指定のアプリIDと対象のサブテーブルのフィールドコードを候補から選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。

・対象のレコード条件はレコードIDが等しいとして、値に①のトリガーで取得したレコード番号を{{レコード番号}}のように埋め込みます。

・取得したいサブテーブルの行の条件は、必ず値がある列(品目名など)が空でないと設定し、対象のテーブルデータがすべて取得できるように設定します。

⑤+マークを押し、アプリと連携するオペレーションからfreee会計、取引先の検索アクションと選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。

・事業所ID:候補から指定の事業所のIDを選択します。

・検索キーワード:③のレコード取得で取得した企業名を埋め込みます。

⑥+マークを押し、アプリと連携するオペレーションからfreee請求書、請求書の作成(明細行をリストで指定)アクションと選択し、以下の設定を行ってテスト・保存し設定完了です。

・事業所ID:候補から指定の事業所のIDを選択します。

・取引先ID:⑤の取引先検索で取得した取引先IDを埋め込みます。

・明細情報(品目など):④のテーブル情報取得で取得した品目や単価情報をそれぞれ埋め込みます。

※その他任意の項目も必要に応じて直接入力やkintoneから取得した内容を埋め込んでください。

■注意事項

事前にfreeeに取引先を登録しておく必要があります。

・今回社名を使ってkintoneとfreeeの情報を照合するため、kintone上の取引先名とfreee上の取引先名が一致させてください。


■概要

kintoneで管理している顧客事例や製品情報をWordPressに投稿する際、手作業での転記に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー&ペーストによるミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報をもとにWordPressへ新規投稿を自動で作成できます。定型的な情報発信を効率化し、より創造的な業務に時間を使いましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

  • kintoneとWordPressを使い、手作業でコンテンツを作成しているWeb担当者の方
  • kintoneのデータを活用した定期的な情報発信の効率化を目指すマーケティング担当者の方
  • データ転記のミスをなくし、コンテンツ制作のフローを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • kintoneのレコード情報から直接WordPressに投稿が作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮することができます。
  • システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー&ペーストでの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、kintoneとWordPressをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでkintoneのクローム拡張機能を利用し、「レコード詳細ページから起動」を設定します。
  3. その後、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したレコードの情報を取得します。
  4. 最後に、オペレーションでWordPressの「新規投稿を作成」アクションを設定し、取得した情報を本文などに埋め込んで投稿します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • WordPressで新規投稿を作成する際に、タイトルや本文の各項目に、前のステップで取得したkintoneのレコード情報を変数として設定できます。これにより、kintoneのフィールド情報をWordPressの投稿に自動で反映させることが可能です。

注意事項

  • kintoneとWordPressのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。

■概要

kintoneで管理している案件や顧客情報に関連するファイルを、Microsoft SharePointで管理しているものの、フォルダの作成は手動で行っているため、手間がかかると感じていないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの不徹底といった課題が発生することもあります。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報をもとに、ワンクリックでMicrosoft SharePoint上に指定のフォルダを自動で作成でき、ファイル管理における非効率やミスを解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • kintoneとMicrosoft SharePointで情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
  • 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の不統一といったヒューマンエラーを防止したいと考えている方
  • kintoneの情報を起点としたファイル管理業務の効率化と標準化を目指しているチームリーダーやマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • kintoneの画面から直接フォルダが作成されるため、都度Microsoft SharePointを開いて手作業をする時間を短縮することができます。
  • kintoneのレコード情報を基にフォルダ名が自動で設定されるため、手作業による命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。

  1. トリガーとして「Chrome拡張機能」を選択し、「レコード詳細ページから起動」を設定します。
  2. 次に、オペレーションで再度「Chrome拡張機能」を選択し、起動したkintoneのレコードページの情報を取得します。
  3. 続いて、オペレーションで「kintone」の「レコードを取得する」アクションを設定し、前のステップで取得した情報をもとに詳細なレコード内容を取得します。
  4. 最後に、オペレーションで「Microsoft SharePoint」の「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したkintoneのレコード情報を利用してフォルダを自動で作成します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • このワークフローはYoomのChrome拡張機能を利用するため、事前にご利用のブラウザへインストールしてください。
  • フローボットは、kintoneのレコード詳細ページを開いた状態でブラウザの拡張機能メニューから実行します。
  • 本テンプレートはGoogle Chromeでのみご利用いただけますので、ご注意ください。
  • Microsoft SharePointとの連携には、一般法人向けプラン(Microsoft 365 Businessなど)のご契約が必要です。ご契約プランによっては認証に失敗する可能性があります。

■概要

kintoneで管理している顧客情報をもとに、見積書を作成してOutlookで送付する作業は、定型的でありながらもミスが許されない重要な業務ではないでしょうか。手作業での情報転記やメール作成は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、kintone上の操作をきっかけに見積書の作成からOutlookでの送付までを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • kintoneのデータから手作業で見積書を作成している営業担当者の方
  • 見積書作成とOutlookでのメール送付業務の効率化を目指す営業事務の方
  • 営業プロセスの自動化によって、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • kintoneの情報をもとに見積書が自動で作成・送付されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
  • 手作業によるデータの転記ミスやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、kintone、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、kintoneの特定のレコード上でフローを起動するように設定します。
  3. 続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したレコードの詳細情報を取得します。
  4. さらに、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに見積書を発行します。
  5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成しておいた任意のレイアウトの雛形ファイルを使用します。これにより、報告書や議事録など、用途に合わせた書類を作成することも可能です。
  • Outlookでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを、実際の運用に合わせて任意の内容に設定してください。

■注意事項

  • kintone、Google スプレッドシート、OutlookとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。

■概要

Jotformで集めたアンケートや問い合わせの回答を、手作業でkintoneに一つひとつ転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Jotformに新しい回答が送信されると同時に、その内容がkintoneのレコードとして自動で追加されるため、こうした課題を解消し、データ管理を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Jotformとkintoneを併用し、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
  • フォームからの問い合わせや申し込み対応を迅速化し、リード管理を効率化したい方
  • 手作業による入力ミスを防ぎ、データベースの正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Jotformに回答が送信されるとkintoneへ自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
  • システムが自動で処理を行うため、転記時の入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、JotformとkintoneをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
  3. 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信された回答内容を取得します。
  4. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得した情報を基にkintoneへレコードを追加します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Jotformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で選択してください。
  • kintoneへ転記したい情報に合わせて、Jotformのフォーム内の質問項目や回答形式は自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

  • Jotform、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
  • JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。

スマレジを使った便利な自動化例

スマレジと他サービスを連携させることで、売上データや商品情報の集約・共有がスムーズになります。

記録や報告の作業を自動化することで、スタッフの負担を軽減し、リアルタイムでの情報把握が可能になります。


■概要

Yoomデータベースで管理している商品情報を元に、スマレジに商品を登録します。

■設定方法

スマレジとYoomを連携してください。(マイアプリ連携)

・「データベースから対象のレコードを選択する」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。

・スマレジの「商品情報を登録」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、商品名、価格、在庫数などの商品情報を設定してください。

・該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定して、フローボットを起動してください。

・商品がスマレジに登録されます。

■注意事項

・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。

・Yoomで商品情報・在庫情報を管理するデータベースを作成してご利用ください。

・スマレジの設定情報は任意の値に置き換えてご利用ください。


■概要

スマレジの商品情報をBASEに同期するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.スマレジを業務で活用している方

・商品情報の管理を行う方

・取引に関連する情報の登録を行い情報の一元管理を行う方

2.BASEを活用してオンラインビジネスを行う方

・ECサイトで販売を行う方

■このテンプレートを使うメリット

スマレジは販売に関連する情報の一元管理を行うことで、取引に関連する業務の効率化を行います。
さらにBASEを活用することで、オンライン販売の効率化にもつながります。
しかし、スマレジで登録された商品の情報を手作業でBASEに登録をしなければならないのは、ヒューマンエラー発生のリスクがあります。

このフローを活用することで、スマレジで登録された商品情報をBASEに自動で同期することができます。
同期する内容は引用することができるため、手入力によるヒューマンエラーを回避して正確な情報を共有することができます。
またこれまで手作業で行なっていた登録作業を省くことで、かかっていた時間を大幅に削減し他の業務に充てることで、生産性向上へとつなげます。

■注意事項

・スマレジ、BASEのそれぞれとYoomを連携してください。

・スマレジのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。


■概要

スマレジで取引が登録されたらGoogleスプレッドシートにも自動的に情報を格納するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.取引情報の管理を頻繁に行う必要がある方

  • 小売店や飲食店の店長や管理者
  • 財務担当者や会計士
  • ビジネスオーナーやフランチャイズ運営者

2.手動でのデータ入力作業を減らし、自動化したいと考えている方

  • 業務効率化を目指している中小企業の経営者
  • データ管理や報告の正確性を高めたいビジネスアナリスト
  • 定期的に取引データを分析するマーケティング担当者

3.スマレジとGoogleスプレッドシートを日常的に活用している方

  • スマレジを使用して取引管理を行っている店舗経営者
  • Googleスプレッドシートを活用してデータ分析やレポート作成を行っている担当者

■このテンプレートを使うメリット

・Googleスプレッドシートに取引情報が自動的に格納されることで、関係者はリアルタイムで取引の状況や推移を確認することができます。

・必要な情報を素早く把握することで、迅速な意思決定や業務の調整が可能となります。

注意事項

・スマレジ、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。


■概要

前日のスマレジでの日時締め情報(売上情報)を毎日Googleスプレッドシートに格納するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.売上情報の管理を頻繁に行う必要がある方

  • 小売店や飲食店の店長や管理者
  • 財務担当者や会計士
  • ビジネスオーナーやフランチャイズ運営者

2.手動でのデータ入力作業を減らし、自動化したいと考えている方

  • 業務効率化を目指している中小企業の経営者
  • データ管理や報告の正確性を高めたいビジネスアナリスト
  • 定期的に売上データを分析するマーケティング担当者

3.スマレジとGoogleスプレッドシートを日常的に活用している方

  • スマレジを使用して売上管理を行っている店舗経営者
  • Googleスプレッドシートを活用してデータ分析やレポート作成を行っている担当者

■このテンプレートを使うメリット

・Googleスプレッドシートに日時締め情報を格納することで、売上情報を一元管理しやすくなります。

・スプレッドシートの機能を活用してデータを整理・集計し、必要なレポートや可視化を行うことができ、経営判断や業務改善に役立つ洞察を得ることができます。

注意事項

・スマレジ、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。


■概要

freee会計で支払い依頼が作成されるたびに、スマレジへ手作業で取引情報を入力していませんか?
この繰り返し作業は時間を要するだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、freee会計で特定条件の支払い依頼が作成された際、スマレジへ自動で取引が作成されるようになり、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • freee会計とスマレジ間で、支払い情報を手入力で転記している経理担当者の方
  • 支払い依頼から取引登録までの処理を自動化し、業務効率を改善したい方
  • 手作業によるデータ入力ミスを減らし、正確な会計処理を目指す事業者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • freee会計で支払い依頼が作成されると、自動でスマレジへ取引が登録されるため、手作業によるデータ入力の時間を短縮できます。
  • 手作業での情報転記に伴う入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、会計処理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、freee会計とスマレジをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでfreee会計を選択し、「経費申請・各種申請・支払い依頼が作成・更新されたら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致する場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
  4. 続いて、オペレーションでfreee会計の「特定の支払依頼情報を取得」アクションを設定し、トリガーで検知した支払い依頼の詳細情報を取得します。
  5. 最後に、オペレーションでスマレジの「取引を登録」アクションを設定し、取得した情報をもとにスマレジに新しい取引を作成します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 分岐機能では、スマレジに取引を作成する条件(支払依頼の申請者のユーザーIDなど)を任意で設定してください。
  • freee会計の「特定の支払依頼情報を取得」アクションでは、対象となる事業所IDをYoomの候補から選択し、支払依頼IDはトリガーから取得したIDを動的に設定するなど、任意で設定してください。
  • スマレジの「取引を登録」アクションでは、契約ID、取引区分、小計、合計など、freee会計から取得した情報を元に、スマレジへの登録に必要な項目を任意で設定してください。

■注意事項

  • freee会計、スマレジのそれぞれとYoomを連携してください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
  • スマレジのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435753
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

まとめ

kintoneとスマレジの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたkintoneとスマレジ間のデータ転記作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。

これにより、担当者は日々の繰り返し作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進めることができます。その結果、顧客満足度の向上や売上拡大といった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです!

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。

もしkintoneとスマレジの連携をはじめとする業務自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!

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Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
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この記事を書いた人
Suguru Nakazawa
Suguru Nakazawa
個人ブログを5年以上運営してきました。 執筆時は、読者様が知りたい情報をわかりやすく解説することを大切にしています。 ブログ運営で学んだライティング経験をもとに、複雑な業務もノーコードで自動化できるYoomの使い方や魅力をわかりやすくご紹介します。
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