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「Outlookで受信した問い合わせメールの内容を、管理のためにMicrosoft Excelへ一つひとつ転記している…」
「カレンダーに入力したアポイント情報を、報告用にMicrosoft Excelへ手作業でまとめるのが面倒…」
このように、日常的に利用するOutlookとMicrosoft Excelの間で発生する手作業でのデータ連携に、多くの時間と手間を費やしてはいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで特定のメールを受信したり、カレンダーに予定が登録されたりしたタイミングで、自動的にMicrosoft Excelの指定のシートへ情報が追記される仕組み</span>があれば、こうした面倒な手作業から解放され、入力ミスもなくなり、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
ぜひこの機会に導入して日々の業務をさらに効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとMicrosoft ExcelのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた情報転記やデータ入力を完全に自動化できます！これにより、<span class="mark-yellow">日々の定型業務にかかる時間を大幅に削減し、入力ミスを防ぐことが可能になります。</span>
ここでは、具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
問い合わせや注文通知など、特定の件名で受信するOutlookのメール内容を、都度手作業でMicrosoft Excelの管理表に転記している業務を自動化します。
このフローでは、<span class="mark-yellow">メール本文から必要な情報のみを自動で抽出し、Microsoft Excelの特定の行に追記</span>するため、転記作業の手間が完全になくなり、ヒューマンエラーの心配もありません！
Outlookカレンダーに新しいイベントが登録されるたびに、その情報を手動でMicrosoft Excelのプロジェクト管理表や活動記録簿に反映させている場合に最適です。
<span class="mark-yellow">イベント情報が自動的にMicrosoft Excelへ追加されるので、転記の手間と記入漏れをなくし</span>、常に最新の状態でスケジュールを管理できます。
それでは、実際にOutlookとMicrosoft Excelを連携したフローを作成してみましょう！
今回は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を使い、プログラミング不要で連携フローを構築していきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Outlookで特定件名のメールを受信したら、Microsoft Excelに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
検索ボックスにOutlookと入力し、対象のアイコンをクリックします。
連携したいアカウントを選択してください。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
先ほどと同様に、検索ボックスにMicrosoft Excelと入力し、対象のアイコンをクリックします。
こちらも、同じように連携したいアカウントを選択してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
ここでは、Outlookで特定の件名のメールを受信したら、何分後にこのフローボットを起動させるか設定していきます。
設定が完了したら、テスト操作の前にトリガー対象となるOutlookにメールを送信してみましょう。
先ほど設定したOutlookのフォルダに、件名に指定キーワードを含むメールが届くよう、テストメールを送信してください。(テストなので、架空の情報（「テスト株式会社」など）でOKです!)
今回は下記のような見積依頼のメールを送信しました。
Outlookの準備が整ったら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど送信したメール情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されます。データの反映が確認できればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
続いて、Outlookで受信したメール本文から特定のデータを抽出する設定を行いましょう。赤枠の「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
アクションの選択画面になるので、「タイトル」を修正したい場合は分かりやすい名前に変更してOKです。
「アクション」は、デフォルトで「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」が選択されています。表記されている文字数だけプロンプトが設定できます。
文字数と消費タスク量に注意し、必要に応じて変更してください。
設定が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
ここでは、AIに対して具体的な指示を設定していきます。
「対象のテキスト」の入力欄をクリックすると、下記のようにアウトプットが表示されます。今回は、メール本文からデータを抽出したいので「本文」を選択しましたが、運用したい内容に合わせて設定しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
「抽出したい項目」には、入力欄下の注釈を参考に抽出項目を入力しましょう。
今回のテスト操作では「会社名,担当者名,希望サービス,想定利用人数」を抽出したいと思います。
「指示内容」について、AIに対して特別な指示がある場合は入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。テストが成功したら、先ほど設定した内容の通りデータが抽出されているか確認してください。
下記のように、指示通りのデータが抽出されていれば成功です!
最後に、「保存する」を選択して次のステップへ進みましょう。
続いて、AIで抽出したデータを、Microsoft Excelにレコード追加する設定をしましょう。赤枠の「レコードを追加する」をクリックしてください。
画面が遷移するので、操作するMicrosoft Excelについて設定しましょう!
まだ、対象のMicrosoft Excelを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなMicrosoft Excelファイルを作成したので、こちらにレコードを追加するように設定していきたいと思います。
Microsoft Excelの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
まずは、タイトルとアクションを前のステップと同じように任意で修正・確認してください。
画面を下に進み、データベースの連携欄を入力していきましょう。下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
※データベースを操作するオペレーションの設定に関して、詳しくはこちらをご覧ください。
各項目を入力したら、「次へ」を押して進みましょう。
こちらの画面では、先ほど設定したMicrosoft Excelに追加するレコードを設定していきます。
「追加するレコードの値」の、それぞれの項目欄をクリックすると下記のようなアウトプットが表示されます。それぞれの項目を入力してください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、Microsoft Excelにレコードが追加されているはずなので確認してください。下記のように指定したデータが反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回ご紹介した連携以外でも、 OutlookやMicrosoft ExcelのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
メール業務とファイル管理を大幅に自動化します。
受信メールのSlackへの自動通知や添付ファイルのクラウドストレージへの保存により、情報共有とデータ管理を効率化し、重要なファイルの散逸を防ぎます。
さらに、月末の定型メール送信やSalesforceからのリード登録に伴う自動メール送信で、コミュニケーションプロセスを円滑に。
これにより、手作業を削減し、業務全体の生産性を向上させるでしょう。
情報の自動集約と共有をスムーズにします。
予算報告の自動化から、アンケート結果、タスク、ファイル情報、顧客データといった多岐にわたる情報の手動入力を削減。
これにより、データの正確性を向上させ、チーム間の情報共有をシームレスにすることで業務全体の生産性を最大化できそうです。
本記事では、OutlookとMicrosoft Excelを連携し、日々の業務を自動化する方法について解説しました。
これまで手作業で行っていたOutlookからMicrosoft Excelへのデータ転記作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">定型業務にかかる時間を大幅に削減できるだけでなく、面倒な作業に伴う入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを根本からなくすことができます。
</span>これにより、担当者はより付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整い、業務全体の質を向上させることが可能です！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作のみで簡単に実現できます。
もし本記事を読んで自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
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