「Outlookで受信した問い合わせメールの内容を、管理のためにMicrosoft Excelへ一つひとつ転記している…」
「カレンダーに入力したアポイント情報を、報告用にMicrosoft Excelへ手作業でまとめるのが面倒…」
このように、日常的に利用するOutlookとMicrosoft Excelの間で発生する手作業でのデータ連携に、多くの時間と手間を費やしてはいませんか？
もし、Outlookで特定のメールを受信したり、カレンダーに予定が登録されたりしたタイミングで、自動的にMicrosoft Excelの指定のシートへ情報が追記される仕組みがあれば、こうした面倒な手作業から解放され、入力ミスもなくなり、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
ぜひこの機会に導入して日々の業務をさらに効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Outlookで特定件名のメールを受信したら、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信したお問い合わせや通知メールの内容を、都度Microsoft Excelに手作業でコピー＆ペーストしていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや漏れが発生する原因にもなり得ます。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Microsoft Excelの指定したファイルへデータを追加します。日々の報告や情報集約にかかる手間を減らし、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとMicrosoft Excel間でのデータ転記作業に、多くの時間を費やしている方
・手作業による情報入力のミスをなくし、データ管理の精度を高めたいと考えている方
・メールでの問い合わせ内容などをチームで共有しており、その管理業務を効率化したい方
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OutlookとMicrosoft Excelを連携してできること
OutlookとMicrosoft ExcelのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた情報転記やデータ入力を完全に自動化できます！
これにより、日々の定型業務にかかる時間を大幅に削減し、入力ミスを防ぐことが可能になります。
ここでは、具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookで特定件名のメールを受信したら、Microsoft Excelに追加する
問い合わせや注文通知など、特定の件名で受信するOutlookのメール内容を、都度手作業でMicrosoft Excelの管理表に転記している業務を自動化します。
このフローでは、メール本文から必要な情報のみを自動で抽出し、Microsoft Excelの特定の行に追記するため、転記作業の手間が完全になくなり、ヒューマンエラーの心配もありません！
Outlookで特定件名のメールを受信したら、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信したお問い合わせや通知メールの内容を、都度Microsoft Excelに手作業でコピー＆ペーストしていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや漏れが発生する原因にもなり得ます。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Microsoft Excelの指定したファイルへデータを追加します。日々の報告や情報集約にかかる手間を減らし、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとMicrosoft Excel間でのデータ転記作業に、多くの時間を費やしている方
・手作業による情報入力のミスをなくし、データ管理の精度を高めたいと考えている方
・メールでの問い合わせ内容などをチームで共有しており、その管理業務を効率化したい方
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookのカレンダーにイベントが登録されたら、Microsoft Excelに追加する
Outlookカレンダーに新しいイベントが登録されるたびに、その情報を手動でMicrosoft Excelのプロジェクト管理表や活動記録簿に反映させている場合に最適です。
イベント情報が自動的にMicrosoft Excelへ追加されるので、転記の手間と記入漏れをなくし、常に最新の状態でスケジュールを管理できます。
Outlookのカレンダーにイベントが登録されたら、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookのカレンダーでスケジュールを管理し、その内容を別途Microsoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか？手作業での入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや漏れが発生する原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、自動でMicrosoft Excelの指定したシートに情報が追加されます。OutlookとMicrosoft Excelの連携を自動化し、こうした日々の定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookのカレンダーとMicrosoft Excelを用いてスケジュール管理を行っている方
・Outlookで管理しているアポイント情報をMicrosoft Excelに手作業で転記している営業担当の方
・チームのスケジュール共有をより効率化し、生産性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OutlookとMicrosoft Excelの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にOutlookとMicrosoft Excelを連携したフローを作成してみましょう！
今回はノーコード自動化ツール「Yoom」を使い、プログラミング不要で連携フローを構築していきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Microsoft Excel
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Outlookで特定件名のメールを受信したら、Microsoft Excelに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- OutlookとMicrosoft Excelをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定、AIによるデータ抽出設定、Microsoft Excelのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Outlookで特定件名のメールを受信したら、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信したお問い合わせや通知メールの内容を、都度Microsoft Excelに手作業でコピー＆ペーストしていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや漏れが発生する原因にもなり得ます。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Microsoft Excelの指定したファイルへデータを追加します。日々の報告や情報集約にかかる手間を減らし、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとMicrosoft Excel間でのデータ転記作業に、多くの時間を費やしている方
・手作業による情報入力のミスをなくし、データ管理の精度を高めたいと考えている方
・メールでの問い合わせ内容などをチームで共有しており、その管理業務を効率化したい方
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：OutlookとMicrosoft Excelのマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作を行えるようにしていきます。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合、認証ができない可能性があります。
【Outlookのマイアプリ登録】
以下の手順をご覧ください。
【Microsoft Excelのマイアプリ登録】
以下の手順をご覧ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Outlookで特定件名のメールを受信したら、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信したお問い合わせや通知メールの内容を、都度Microsoft Excelに手作業でコピー＆ペーストしていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや漏れが発生する原因にもなり得ます。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Microsoft Excelの指定したファイルへデータを追加します。日々の報告や情報集約にかかる手間を減らし、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとMicrosoft Excel間でのデータ転記作業に、多くの時間を費やしている方
・手作業による情報入力のミスをなくし、データ管理の精度を高めたいと考えている方
・メールでの問い合わせ内容などをチームで共有しており、その管理業務を効率化したい方
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Outlookのトリガー設定
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
ここでは、Outlookで特定の件名のメールを受信したら、何分後にこのフローボットを起動させるか設定していきます。
- トリガーの起動間隔：プルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できます。特にこだわりがなければ、最短の起動間隔を選ぶのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- メールフォルダID：どのフォルダに受信したメールをトリガーの対象にしたいか設定します。
該当欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択してください。
- キーワード：ここで設定したキーワードを含むメール受信で、フローボットが起動します。
今回は件名に「見積」というキーワードが含まれている場合としましたが、業務内容に合わせてカスタマイズしてください!
設定が完了したら、テスト操作の前にトリガー対象となるOutlookにメールを送信してみましょう。
先ほど設定したOutlookのフォルダに、件名に指定キーワードを含むメールが届くよう、テストメールを送信してください。(テストなので、架空の情報（「テスト株式会社」など）でOKです!)
今回は下記のような見積依頼のメールを送信しました。
Outlookの準備が整ったら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど送信したメール情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されます。データの反映が確認できればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ4：AIによるデータ抽出設定
続いて、Outlookで受信したメール本文から特定のデータを抽出する設定を行いましょう。赤枠の「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
アクションの選択画面になるので、「タイトル」を修正したい場合は分かりやすい名前に変更してOKです。
「アクション」は、デフォルトで「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」が選択されています。表記されている文字数だけプロンプトが設定できます。
文字数と消費タスク量に注意し、必要に応じて変更してください。
設定が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
ここでは、AIに対して具体的な指示を設定していきます。
「対象のテキスト」の入力欄をクリックすると、下記のようにアウトプット（取得した値）が表示されます。今回は、メール本文からデータを抽出したいので「本文」を選択しましたが、運用したい内容に合わせて設定しましょう。
※アウトプット（取得した値）とは
