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「Outlookで管理しているタスクを、すぐにチームへ共有したい！」
「重要なタスクの通知をTelegramに手入力で投稿しているけど、手間がかかるし、たまに忘れてしまう…」
日常的にOutlookとTelegramの情報連携を手動で行っていると、非効率だと感じる方は少なくないと思います。
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで新しいタスクが作成されたら、その内容が自動でTelegramの指定チャンネルに通知される仕組み</span>があれば、手間のかかる作業から解放され、優先度の高い他の業務に集中できる時間を確保できるようになるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
ぜひこの記事を参考に、面倒な繰り返し作業をなくし、チームのコミュニケーションを円滑にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとTelegramを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとTelegramのAPIを連携させると、これまで手作業で行っていたタスク情報の共有を完全に自動化できます。
例えば、Outlookでタスクが作成された際に、その詳細をTelegramの特定のチャンネルやグループに素早く通知する、といったことが可能になり、チーム内の情報共有のスピードと正確性を格段に向上させます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookに新しいタスクが作成されるたびに、その件名や担当者、期限などの情報を自動で抽出し、指定したTelegramのチャンネルやグループに通知します。
<span class="mark-yellow">タスクの共有漏れや確認の遅れをなくし、チーム全体の対応スピード向上が見込める</span>ため、プロジェクトの進行がよりスムーズになりそうです。
Outlookで作成されたタスクの中から「優先度：高」や「特定のプロジェクトに関連するもの」など、あらかじめ設定した条件に合致するタスクのみをTelegramに自動で通知します。
<span class="mark-yellow">本当に重要な通知だけをチームに共有できるため、情報のノイズを減らし、メンバーが他のタスクに集中できる環境を整える</span>ことができるはずです。
それでは、実際にOutlookとTelegramを連携するフローを作成してみましょう。今回は、プログラミング知識が不要なノーコード業務自動化ツール「Yoom」を使って設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Outlookでタスクが作成されたら、Telegramに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からOutlookを検索してください。
Outlookのアプリアイコンをクリック後、サインイン画面に移行します。
使用したいアカウントの情報を入力して「次へ」をクリックしてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まずは、1つ目のOutlookが接続できました。
先ほどと同様の操作でTelegramのアプリアイコンを検索し、クリックしましょう。
注釈に沿って「アカウント名」と「アクセストークン」を入力します。
詳細な発行方法はこちら
情報入力後、[追加]をクリックしてください。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Outlookでタスクが作成されたら、Telegramに通知する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
まずは、トリガーとなる「タスクが作成されたら」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「タスクリストID」は、、連携したアカウントから引用した情報を『候補』で確認できます。
対象としたいIDを選択して設定しましょう。
情報を入力した後に、Outlookでタスクを作成しましょう。
その後フローボットに戻り、[テスト]をクリックします。
テストに問題ないことを確認して『完了』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
（以下の画像はアウトプット情報の取得例です。）
最後に、2つ目の「メッセージを送信」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次の画面で「チャットID」に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた内容が『候補』として展開されますので、こちらから情報を選択できます。
「メッセージ内容」でも先ほどと同様、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。
今回は固定文も含め、以下のように設定しました。
情報を入力した後、［テスト］をクリックし、通知結果に問題がなければ『完了』をクリックしましょう。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
今回はOutlookからTelegramへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にTelegramからOutlookへのデータ連携を実施したい場合も、Yoomなら簡単に自動化できます。
やり取りから生まれたタスクを漏れなく確実にチェックするために、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
<span class="mark-yellow">チャット上の自然な会話から「誰が」「いつまでに」「何を」といったタスク情報をAIが読み取り、Outlookのタスクとして自動作成</span>します。
依頼事項の対応漏れといったミスを低減できそうです。
Telegramの投稿に「#タスク」や「#依頼」といった特定のキーワードが含まれている場合にのみ、その投稿内容をもとにOutlookへタスクを自動作成します。
<span class="mark-yellow">タスク化すべき投稿だけをフィルタリングし、必要な依頼だけを効率的にOutlookで管理できる</span>ため、チャットツールの利便性とタスク管理ツールの確実性を両立させることが可能です。
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやTelegramのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Outlookと他アプリの情報連携を自動化し、日々の業務を効率化します。
受信メールの添付ファイルを自動保存したり、カレンダーのイベントをチームへ通知したり、外部サービスで登録された情報をOutlookに集約したりすることで、手動でのデータ処理や情報共有の手間を削減。
これにより、情報の抜け漏れを防ぎ、チーム全体の生産性を向上させ、より重要な業務に集中できる時間を生み出します。
Telegramをコミュニケーションの中心に据え、多様な情報連携を自動化します。
受信メッセージのリアルタイム翻訳や、他ツールからの通知をTelegramに集約することで、言語の壁や情報のサイロ化を解消。
手動での情報転記や確認の手間を削減し、チーム内の迅速な情報共有と意思決定を促進するでしょう。
OutlookとTelegramの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスクの共有作業にかかる時間を削減できるため、通知漏れなどのヒューマンエラーが減るでしょう。</span>
タスクが発生してからメンバーへ認知するまでのタイムラグがほぼゼロになり、担当スタッフは迅速に業務に着手できるようになるはずです。
プロジェクト全体の生産性が向上することで、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整いそうですね。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの専門知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に構築できます。
もし日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の世界を体験してみてください！
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