【ノーコードで実現】様々なツールの更新をOutlookに自動で通知する方法

チャットツールのメッセージをOutlookに通知する

<span class="mark-yellow">Telegramなどのチャットツールに特定のメッセージが投稿された際に、その内容をOutlookに自動で通知する</span>ことも可能です。

チャットでの重要なやり取りを見逃すことなく、必要な情報をOutlookで一元的に管理し、コミュニケーションの抜け漏れを防ぎながら、チーム内の情報共有を円滑に進めることができるでしょう。

決済ツールの情報をOutlookに通知する

<span class="mark-yellow">Stripeのような決済ツールで新規顧客が作成された際に、その情報をOutlookに自動で通知する</span>こともできます。

新しい顧客の情報を速やかに関係者へ共有し、迅速なフォローアップやウェルカムメッセージの送信などを自動化することで、顧客エンゲージメントの向上や関連業務の効率化をサポートします。

HubSpotのコンタクト作成をOutlookに通知するフローを作ってみよう

それではここから例として、「HubSpotで新しいコンタクトが作成された際に、その情報をOutlookに自動で通知する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• OutlookとHubSpotのマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• HubSpotのトリガー設定とOutlookのアクション設定
• トリガーをONにしてフローの動作確認

ステップ1：OutlookとHubSpotのマイアプリ登録

はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！

マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。

【Outlookのマイアプリ登録】

検索窓にOutlookと入力し、表示された候補からOutlookを選択します。

Yoomと連携するMicrosoftアカウント情報を入力すると、自動的にYoomとの連携が完了しますよ！
※Microsoft 365（旧称：Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合にはYoomとの連携が失敗する可能性があるので、ご注意ください。

‍【HubSpotのマイアプリ登録】

先ほど同様に、検索窓にHubSpotと入力し、表示された候補から選択します。

「Sign in to your HubSpot account」をクリックしてください。

Yoomと連携するアカウントを選択したら連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！

ステップ3：HubSpotのトリガー設定

最初の設定です！
まずは、HubSpotに新しいコンタクトが作成されたらフローボットが起動するように、アプリトリガーの設定を行います。

コピーしたテンプレートの、「新しいコンタクトが作成されたら」をクリックしてください。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
HubSpotの画面に移り、テスト用に新しくコンタクトを作成しましょう！

今回は下図のようなコンタクトを作成してみました。
テスト用なので、架空の情報（「テスト太郎」や「テスト株式会社」など）でOKです！

コンタクトを作成したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、「取得した値」に先ほど作成したコンタクト情報がアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう！

アウトプットについて | Yoomヘルプセンター

確認後は「保存する」をクリックして、次の設定に進みます。

ステップ4：Outlookのメール送信設定

続いて、ステップ3で取得したコンタクト情報を、Outlookでメール送信する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。

先ほど同様に、タイトルは任意で編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するもので合っているか確認しましょう。

次に、メール送信の詳細設定です。
「To」にはたとえば、社内共有用として活用する場合、それ用のメールアドレスを設定します。

新規コンタクトへのフォローアップメールの自動送信として活用する場合は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから、下図のように「メールアドレス」を選択して設定してくださいね！

「CC」「BCC」は必要に応じて設定し、「件名」を活用シーンに合わせて設定しましょう。
今回は社内共有用に活用することを想定して、「【共有】 HubSpot_新規コンタクト情報」と設定してみました！

「メッセージ」には、メールを送信する内容を設定していきます。
「HubSpotにコンタクトが新しく作成されました。」など、定型的な文章は直接手入力し「会社名」や「氏名」など、HubSpotの情報を引用したい部分はアウトプットを用いて設定しましょう！

設定が完了したら「次へ」をクリックし、設定したメールの内容を確認します。
内容が問題なければ「テスト」をクリックして、動作チェックを行いましょう！
この際、実際に「To」に設定したメールアドレス宛にメールが送信されるため、テスト用のメールを送信しても差し支えのないメールアドレスに一旦変更しておくことをおすすめします。

「テスト成功」と表示されると、「To」に設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみてくださいね！

HubSpotのコンタクト情報が反映された状態で、設定したメッセージの通りにメールが届いていました！

確認後はYoomの画面に戻って「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5：トリガーをONにしてフローの動作確認

これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！

以上が、「HubSpotで新しいコンタクトが作成された際に、その情報をOutlookに自動で通知する」フローの作成手順でした！

Outlookを使ったその他の便利な自動化例

今回ご紹介したHubSpotとの連携以外にも、様々なツールと連携することで多様な業務フローを自動化することが可能です。
たとえば、Outlookで受信したメッセージをチャットツールに自動通知したり、添付ファイルをクラウドストレージに自動アップロードすることもできます。
また、他のデータベースの情報を基に、メールを自動送信することもできちゃいます！

テンプレートは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に近いテンプレートを探して、最適なフローを構築してみてください。

まとめ

様々なツールの更新情報をOutlookに自動で通知することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報確認や転記の手間を大幅に削減し、重要な情報の見逃しを防ぎ、迅速な対応が可能になる</span>でしょう。

これにより、各アプリケーション間での情報連携がスムーズになり、業務全体の生産性向上に繋がります。
また、チーム内での情報共有も円滑になるため、より戦略的な業務に集中できる時間も増えるはずです。

Yoomを使えば、このような自動通知設定がノーコードで誰でも簡単にできちゃいます！
「本当に設定は簡単なの？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！
その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。

👉 今すぐ無料でアカウントを発行する

Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。業務効率の改善は小さな改善の積み重ねです。

まずは本記事を参考に、Outlookへの自動通知からぜひスタートしてみてくださいね！