「各ツールのデータ更新をいちいち確認するのは手間だし、Outlookに通知を集約できないかな…」
このように、日々の業務で使用する様々なツールの更新情報を、手作業でOutlookに転記したり、都度確認したりする作業に時間を取られていませんか？
重要な情報を見逃してしまったり、対応が遅れてしまうこともありますよね。
もし、HubSpotのコンタクト作成やStripeの新規顧客登録といった各ツールの更新情報を、自動的にOutlookに通知できる仕組みがあるとどうでしょう？
情報連携の手間や確認漏れのリスクから解放され、より迅速かつ確実に情報共有を行い、本来集中すべき業務に時間を使えるようになるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで誰でも簡単にできるとてもシンプルな方法です。手間や時間もかからないので、この機会に自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには各ツールの更新情報をメールで受け取る業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
HubSpotでコンタクトが作成されたら、Outlookに自動で通知する
試してみる
■概要
「HubSpotでコンタクトが作成されたら、Outlookに自動で通知する」ワークフローは、営業やマーケティング担当者の業務効率を高める業務ワークフローです。HubSpotで新しいコンタクトが登録された際に、自動的にOutlookに通知が届くため、重要な情報を見逃すことなく迅速に対応できます。これにより、手動での確認作業を減らし、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを活用して顧客管理を行っている営業担当者の方
・新しいコンタクト情報を迅速に把握したいマーケティングチームの方
・HubSpotとOutlookを連携させて業務効率化を図りたいビジネスオーナーの方
・手動での通知作業に時間を取られている営業サポートスタッフの方
■注意事項
・HubSpot、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookへの通知を自動化する方法
ここでは、普段お使いの様々なツールから、Outlookへの通知を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使ってご紹介します。これらの自動化を活用することで、情報共有のスピードと確実性を高め、業務効率の向上に繋げることができるでしょう。
気になるテンプレートがあれば、気軽にクリックして試してみてくださいね！
データベース/CRMサービスの新規情報をOutlookに通知する
HubSpotのようなCRMサービスでコンタクトが作成された際に、その情報をOutlookに自動で通知することが可能です。
顧客情報の変更をタイムリーに把握し、迅速な対応や情報共有を実現することで、営業活動の効率化や顧客満足度の向上に期待できます。
HubSpotでコンタクトが作成されたら、Outlookに自動で通知する
試してみる
■概要
「HubSpotでコンタクトが作成されたら、Outlookに自動で通知する」ワークフローは、営業やマーケティング担当者の業務効率を高める業務ワークフローです。HubSpotで新しいコンタクトが登録された際に、自動的にOutlookに通知が届くため、重要な情報を見逃すことなく迅速に対応できます。これにより、手動での確認作業を減らし、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを活用して顧客管理を行っている営業担当者の方
・新しいコンタクト情報を迅速に把握したいマーケティングチームの方
・HubSpotとOutlookを連携させて業務効率化を図りたいビジネスオーナーの方
・手動での通知作業に時間を取られている営業サポートスタッフの方
■注意事項
・HubSpot、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
チャットツールのメッセージをOutlookに通知する
Telegramなどのチャットツールに特定のメッセージが投稿された際に、その内容をOutlookに自動で通知することも可能です。
チャットでの重要なやり取りを見逃すことなく、必要な情報をOutlookで一元的に管理し、コミュニケーションの抜け漏れを防ぎながら、チーム内の情報共有を円滑に進めることができるでしょう。
Telegramにメッセージが投稿されたら、Outlookに自動で通知する
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■概要
「Telegramにメッセージが投稿されたら、Outlookに自動で通知する」ワークフローは、チーム内のコミュニケーションを効率化し、重要な情報を見逃さないための自動化ソリューションです。
Telegramでのやり取りは迅速ですが、情報が集中しやすく見逃してしまうことがあります。Outlookに通知を送ることで、メールと連携しつつ重要なメッセージを確実に確認できます。
Yoomを活用したこの業務ワークフローは、AIやRPA機能を駆使し、手間なく情報の一元管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Telegramを日常的に使用しているが、重要なメッセージを見逃しがちなビジネスパーソン
・Outlookを主要なメールツールとして活用しており、他アプリとの連携を強化したい方
・チーム内のコミュニケーション効率を向上させたい管理職やプロジェクトリーダー
・業務プロセスの自動化を検討しており、簡単に導入できるワークフローを探しているIT担当者
・通知の見逃しによる業務の遅延を防ぎたい企業の経営者
■注意事項
・Telegram、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
決済ツールの情報をOutlookに通知する
Stripeのような決済ツールで新規顧客が作成された際に、その情報をOutlookに自動で通知することもできます。
新しい顧客の情報を速やかに関係者へ共有し、迅速なフォローアップやウェルカムメッセージの送信などを自動化することで、顧客エンゲージメントの向上や関連業務の効率化をサポートします。
Stripeで新規顧客が作成されたら、Outlookに自動で通知する
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■概要
「Stripeで新規顧客が作成されたら、Outlookに自動で通知する」ワークフローは、Stripeでの顧客登録時に自動的にOutlookへ通知を送る仕組みです。
これにより、営業チームや関連メンバーがリアルタイムで新規顧客情報を把握でき、迅速な対応が可能になります。
YoomのAPI連携やRPA機能を活用し、業務の効率化と情報共有のスムーズ化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Stripeを利用しており、新規顧客の管理を効率化したい事業者の方
・Outlookでの情報共有を自動化し、チーム内のコミュニケーションを円滑にしたい方
・新規顧客通知を手動で行っているため、作業負担を軽減したい担当者の方
・業務プロセスの自動化を推進し、生産性向上を目指す経営者の方
・API連携やRPAツールを活用して、既存システムの連携を強化したい技術担当の方
■注意事項
・Stripe、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・【Stripe】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
HubSpotのコンタクト作成をOutlookに通知するフローを作ってみよう
それではここから例として、「HubSpotで新しいコンタクトが作成された際に、その情報をOutlookに自動で通知する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OutlookとHubSpotのマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- HubSpotのトリガー設定とOutlookのアクション設定
- トリガーをONにしてフローの動作確認
HubSpotでコンタクトが作成されたら、Outlookに自動で通知する
試してみる
■概要
「HubSpotでコンタクトが作成されたら、Outlookに自動で通知する」ワークフローは、営業やマーケティング担当者の業務効率を高める業務ワークフローです。HubSpotで新しいコンタクトが登録された際に、自動的にOutlookに通知が届くため、重要な情報を見逃すことなく迅速に対応できます。これにより、手動での確認作業を減らし、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを活用して顧客管理を行っている営業担当者の方
・新しいコンタクト情報を迅速に把握したいマーケティングチームの方
・HubSpotとOutlookを連携させて業務効率化を図りたいビジネスオーナーの方
・手動での通知作業に時間を取られている営業サポートスタッフの方
■注意事項
・HubSpot、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：OutlookとHubSpotのマイアプリ登録
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Outlookのマイアプリ登録】
検索窓にOutlookと入力し、表示された候補からOutlookを選択します。
Yoomと連携するMicrosoftアカウント情報を入力すると、自動的にYoomとの連携が完了しますよ！
※Microsoft 365（旧称：Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合にはYoomとの連携が失敗する可能性があるので、ご注意ください。
【HubSpotのマイアプリ登録】
先ほど同様に、検索窓にHubSpotと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in to your HubSpot account」をクリックしてください。
Yoomと連携するアカウントを選択したら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
HubSpotでコンタクトが作成されたら、Outlookに自動で通知する
試してみる
■概要
「HubSpotでコンタクトが作成されたら、Outlookに自動で通知する」ワークフローは、営業やマーケティング担当者の業務効率を高める業務ワークフローです。HubSpotで新しいコンタクトが登録された際に、自動的にOutlookに通知が届くため、重要な情報を見逃すことなく迅速に対応できます。これにより、手動での確認作業を減らし、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを活用して顧客管理を行っている営業担当者の方
・新しいコンタクト情報を迅速に把握したいマーケティングチームの方
・HubSpotとOutlookを連携させて業務効率化を図りたいビジネスオーナーの方
・手動での通知作業に時間を取られている営業サポートスタッフの方
■注意事項
・HubSpot、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
ステップ3：HubSpotのトリガー設定
最初の設定です！
まずは、HubSpotに新しいコンタクトが作成されたらフローボットが起動するように、アプリトリガーの設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「新しいコンタクトが作成されたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
HubSpotの画面に移り、テスト用に新しくコンタクトを作成しましょう！
今回は下図のようなコンタクトを作成してみました。
テスト用なので、架空の情報（「テスト太郎」や「テスト株式会社」など）でOKです！
コンタクトを作成したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、「取得した値」に先ほど作成したコンタクト情報がアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
確認後は「保存する」をクリックして、次の設定に進みます。
ステップ4：Outlookのメール送信設定
続いて、ステップ3で取得したコンタクト情報を、Outlookでメール送信する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
先ほど同様に、タイトルは任意で編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するもので合っているか確認しましょう。
次に、メール送信の詳細設定です。
「To」にはたとえば、社内共有用として活用する場合、それ用のメールアドレスを設定します。
新規コンタクトへのフォローアップメールの自動送信として活用する場合は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから、下図のように「メールアドレス」を選択して設定してくださいね！
「CC」「BCC」は必要に応じて設定し、「件名」を活用シーンに合わせて設定しましょう。
今回は社内共有用に活用することを想定して、「【共有】 HubSpot_新規コンタクト情報」と設定してみました！
「メッセージ」には、メールを送信する内容を設定していきます。
「HubSpotにコンタクトが新しく作成されました。」など、定型的な文章は直接手入力し「会社名」や「氏名」など、HubSpotの情報を引用したい部分はアウトプットを用いて設定しましょう！
設定が完了したら「次へ」をクリックし、設定したメールの内容を確認します。
内容が問題なければ「テスト」をクリックして、動作チェックを行いましょう！
この際、実際に「To」に設定したメールアドレス宛にメールが送信されるため、テスト用のメールを送信しても差し支えのないメールアドレスに一旦変更しておくことをおすすめします。
「テスト成功」と表示されると、「To」に設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみてくださいね！
HubSpotのコンタクト情報が反映された状態で、設定したメッセージの通りにメールが届いていました！
確認後はYoomの画面に戻って「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：トリガーをONにしてフローの動作確認
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が、「HubSpotで新しいコンタクトが作成された際に、その情報をOutlookに自動で通知する」フローの作成手順でした！
Outlookを使ったその他の便利な自動化例
今回ご紹介したHubSpotとの連携以外にも、様々なツールと連携することで多様な業務フローを自動化することが可能です。
たとえば、Outlookで受信したメッセージをチャットツールに自動通知したり、添付ファイルをクラウドストレージに自動アップロードすることもできます。
また、他のデータベースの情報を基に、メールを自動送信することもできちゃいます！
テンプレートは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に近いテンプレートを探して、最適なフローを構築してみてください。
Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
「Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する」ワークフローは、顧客のフォローアップを迅速化します。
顧客情報が登録されたと同時に自動でメールが送信されるので、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを利用して営業活動を行っている方
・Salesforceに登録されたリード情報を迅速に確認し、迅速に行動に移したいと考えている方
・メールクライアントとしてOutlookを活用している企業
・リード情報が登録された際に、手動でメールを送信する手間を省きたい方
・営業チーム全体でリード情報を効率的に共有し、スピーディに対応したい方
・新しい営業リードを逃さず、営業機会を最大化したいと考える方
■注意事項
・SalesforceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信
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Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信するフローです
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。
この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
・チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
・請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■注意事項
・OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
Outlookで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローです。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
試してみる
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
まとめ
様々なツールの更新情報をOutlookに自動で通知することで、これまで手作業で行っていた情報確認や転記の手間を大幅に削減し、重要な情報の見逃しを防ぎ、迅速な対応が可能になるでしょう。
これにより、各アプリケーション間での情報連携がスムーズになり、業務全体の生産性向上に繋がります。
また、チーム内での情報共有も円滑になるため、より戦略的な業務に集中できる時間も増えるはずです。
Yoomを使えば、このような自動通知設定がノーコードで誰でも簡単にできちゃいます！
「本当に設定は簡単なの？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！
その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
👉 今すぐ無料でアカウントを発行する
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に。業務効率の改善は小さな改善の積み重ねです。
まずは本記事を参考に、Outlookへの自動通知からぜひスタートしてみてくださいね！
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