「建設設計図から必要な情報を抜き出して、管理用のGoogle スプレッドシートにまとめる作業が大変…」
「一枚一枚図面を確認しながら手入力するのは時間がかかるし、入力ミスも起こりがちで困っている…」
日々の業務の中で、建設設計図に関する情報のデータ化や管理業務に多くの時間を費やしていませんか？
もし、指定のフォルダに建設設計図のファイルをアップロードするだけで、図面内の情報をAIが自動で解析し、Google スプレッドシートに整理された形で記録できる仕組みがあればどうでしょう。
手作業から解放されることで、専門的な設計業務やプロジェクト管理などのコア業務に集中する時間を今まで以上に確保できるようになるのではないでしょうか！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからない方法です。
ぜひ自動化を導入して作業をもっとラクにしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには建設設計図から必要な情報を自動で抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google Driveにアップロードされた建設設計図を解析してGoogleスプレッドシートに自動反映する
試してみる
■概要
建設現場で日々やり取りされる建設設計図の情報を、手作業でGoogleスプレッドシートに転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveにアップロードされた建設設計図から必要な情報を自動で読み取り、Googleスプレッドシートへ反映させることができます。煩雑なデータ入力作業を自動化し、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで建設設計図を管理し、手作業での情報転記に手間を感じている方
- Googleスプレッドシートを用いたプロジェクト管理の入力作業を自動化したい方
- 建設業務における定型的なデータ入力作業を効率化し、生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 建設設計図のアップロードを起点にGoogleスプレッドシートへの情報反映が自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力時間を短縮できます。
- システムが自動で文字情報を抽出・転記するため、手作業による入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、特定の条件に合致する場合のみ処理を進めるよう、分岐を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 続いて、OCR機能の「OCRで文字を抽出」を設定し、ダウンロードした建設設計図のファイルから必要な情報を読み取ります。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ファイル名などに応じて処理を制御したい場合、分岐条件を任意で設定できます。例えば、特定のプロジェクト名のファイルのみを処理対象とすることが可能です。
- OCR機能で抽出する文字は、図面番号や作成日、担当者名など、管理したい項目に応じて任意に指定してください。
- Google スプレッドシートへのレコード追加では、情報を反映させたいファイルやシート、列を任意で設定できます。
■注意事項
- Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
建設設計図の情報をGoogle スプレッドシートに自動反映するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Driveにアップロードされた建設設計図のファイルをAIが解析し、抽出した情報をGoogle スプレッドシートに自動で反映するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google Driveのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google Driveにアップロードされた建設設計図を解析してGoogleスプレッドシートに自動反映する
試してみる
■概要
建設現場で日々やり取りされる建設設計図の情報を、手作業でGoogleスプレッドシートに転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveにアップロードされた建設設計図から必要な情報を自動で読み取り、Googleスプレッドシートへ反映させることができます。煩雑なデータ入力作業を自動化し、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで建設設計図を管理し、手作業での情報転記に手間を感じている方
- Googleスプレッドシートを用いたプロジェクト管理の入力作業を自動化したい方
- 建設業務における定型的なデータ入力作業を効率化し、生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 建設設計図のアップロードを起点にGoogleスプレッドシートへの情報反映が自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力時間を短縮できます。
- システムが自動で文字情報を抽出・転記するため、手作業による入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、特定の条件に合致する場合のみ処理を進めるよう、分岐を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 続いて、OCR機能の「OCRで文字を抽出」を設定し、ダウンロードした建設設計図のファイルから必要な情報を読み取ります。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ファイル名などに応じて処理を制御したい場合、分岐条件を任意で設定できます。例えば、特定のプロジェクト名のファイルのみを処理対象とすることが可能です。
- OCR機能で抽出する文字は、図面番号や作成日、担当者名など、管理したい項目に応じて任意に指定してください。
- Google スプレッドシートへのレコード追加では、情報を反映させたいファイルやシート、列を任意で設定できます。
■注意事項
- Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ステップ1：Google DriveとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではアプリごとの連携方法について解説していきます。
Google DriveとYoomの連携方法
Google Driveのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomとの共有に関する画面が表示されたら内容を確認の上「次へ」を押します。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックします。
これで、Google Driveのマイアプリ連携が完了です！
