とにかく早く試したい方へ 「すぐにでもOutlookの自動返信を試してみたい！」という方へ。
Yoomには「Outlook メール 自動返信」を実現するためのテンプレートが用意されています。
気になる方は、以下のボタンからテンプレートをチェックしてみてください！
Slackで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する
試してみる
「この問い合わせ、毎回手作業で返信してるけど…もっとラクにならないかな？」
そんな状況に悩まされている方は必見です！もし、SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツール、Gmailやフォームからの問い合わせに対して、Outlookで定型文を自動返信できたらどうでしょうか？やり取りの抜け漏れがなくなって、一次対応のスピードも上がるので、業務効率が良くなるはずです。
たとえば、Slackに届いた問い合わせに対して、Outlookから「受け付けました」とすぐに返信したり、フォームに入力されたメールアドレス宛に、「受付完了」の連絡を自動で送ったりできます。
この記事では、Outlookを使ったメール自動返信の具体的な方法 を、チャット・メール・フォームそれぞれのパターンでご紹介していきます。忙しい日々の中でも、対応の質を落とさずに業務を効率化したい方は、ぜひ参考にしてみてください。
Outlookで自動返信する基本的な方法
Outlookでの自動返信設定は、基本的には「自動応答（不在時）」機能を活用することで簡単に実現できます。Exchangeアカウントでは、Outlookの設定から自動返信を有効にし、返信メッセージをカスタマイズできます。IMAPやPOPアカウントでも、仕分けルールを活用することで同様の自動返信を設定可能です。
設定後、注意すべき点としては、自動返信の期間設定や、外部からのメールにどのように対応するかを確認しておくことが大切です。また、場合によっては自動返信が届かないなどのトラブルも発生しがちなので、そうした問題の解決策を理解しておくことも重要です。
さらに、ノーコードで他のツールと連携し、Outlookの自動返信を一層効率的に運用したい 場合には、Yoomを活用するのも一つの方法です。
Outlookを使ったメール自動返信の様々な方法
Outlookを使ったメールの自動返信は、いろいろな場面で活躍します。
ここでは、問い合わせのきっかけとなるツール別に、Outlookでメールを自動返信する具体的な方法を、Yoomのテンプレートを例にご紹介します。
チャットツールからの問い合わせにOutlookで自動返信する SlackやMicrosoft Teamsで受け取った特定のメッセージやメンションをきっかけに、Outlookから自動で定型文メールを返信します。
Slackで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する
試してみる
Microsoft Teamsで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する
試してみる
メールツールからの問い合わせにOutlookで自動返信する
GmailやOutlookで特定の条件（差出人、件名、本文のキーワードなど）に合うメールを受信した際、自動でメールを返信します。
Gmailで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する
試してみる
Outlookで特定の問い合わせを受信したら、定型文を自動返信する
試してみる
フォームからの問い合わせにOutlookで自動返信する
Webサイトに設置したGoogleフォームやYoomのフォームに回答が送信されたタイミングで、入力されたメールアドレス宛にOutlookから自動で受付完了メールやサンクスメールなどを送信します。
フォームで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する
試してみる
Googleフォームで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する
試してみる
問い合わせにOutlookで自動返信するフローを作ってみよう
ここでは例として、Slackで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信するフローの作成手順を解説します。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
SlackとOutlookのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Slackのトリガー設定とOutlookのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Slackで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する
試してみる
ステップ1:SlackとOutlookのマイアプリ連携 マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
Slackのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
うまくいかない場合、こちら を確認してください。
Outlookのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する 可能性があります。
ステップ2:テンプレートのコピー ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Slackで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する
試してみる
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
ステップ3:Slackのトリガー設定 それでは、アプリトリガーを設定していきます。メッセージがチャンネルに投稿されたら 」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を設定します。
トリガーの起動間隔 :ご利用プラン によって起動間隔の選択内容が変わります。
チャンネルID :該当欄をクリックするとメニューが表示されます。
ここで先ほど指定したチャンネルに、以下のようなテスト投稿をします。
フローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットにメッセージ内容が表示されます。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター ここまでできたら保存しましょう。
ステップ4:分岐する設定 続いて特定の問い合わせの場合にのみフローを先に進める設定を行うため、「コマンドオペレーション
今回は下記のように設定しました。
・分岐は一部有料プラン以上で利用いただける機能（オペレーション）です。
・一部有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
ステップ5:テキストからデータを抽出する設定 続いて投稿内容からメールアドレスを取得するため「テキストからデータを抽出する 」をクリックしましょう。
変換タイプを以下から選択し、次に進みます。「タスク実行数」のカウント方法について
項目は既に設定されているので。変更せずテストしましょう。
アウトプットに抽出結果が表示されたら保存します。
ステップ6:Outlookでメールを送る設定 続いて、抽出したメールアドレスを活用してメールを送る設定を行うため、「メールを送る
To :下記のようにアウトプットから選択してください。 ※ここに固定のメールアドレスを設定してしまうと、フロー起動時に毎回そのメールアドレスに送信されてしまうので、アウトプットから必ず選択してください。
設定が完了したら次に進み、内容を確認しましょう。
問題なければテストし、保存します。
実際に送信したメールを確認してみましょう。
無事に内容が反映していますね。
ステップ7:トリガーをONにして起動準備完了 以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
以上が「Slackで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する 」方法でした。
OutlookのAPIを使ったその他の自動化例 OutlookのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Outlookを使った自動化例 Salesforceでリード情報が登録されたらOutlookで自動メールを送信したり、Outlookで受信した添付ファイルをDropboxやOneDriveに保存したりすることができます。また、Typeformの回答をもとにOutlookにタスクを作成したり、Outlookの予定をNotionのデータベースに自動追加することも可能です。
Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
Outlookで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加する
試してみる
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
Typeformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
試してみる
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
まとめ この記事では、「Outlookで問い合わせの自動返信をする方法」 について、プログラミング不要で実現できる具体的なフローをご紹介しました。Outlookを使ったメールの自動返信は、チャットツールやフォーム、他のメールサービスと連携することで返信漏れを防ぎ、迅速な一次対応が可能です。
Yoomには、今回ご紹介したようなOutlookを活用した自動返信だけでなく、様々な業務を効率化するテンプレートが多数そろっています。 たとえば、特定の条件に応じてメールを送信したり、ファイルを自動保存したりと、日常業務を支える自動化を簡単に始められるのが特徴です。「対応が追いつかない」「抜け漏れをなくしたい」「少しでも業務負担を減らしたい」 と感じている方は、ぜひテンプレートを活用してみてください。複雑な設定は一切不要で、すぐに業務を効率化できますよ。
まずはテンプレートを試して、その効果を体験してみませんか？今すぐ無料でアカウントを発行する
よくあるご質問 Q：返信メールの内容を動的に変えられますか？
A：可能です。
Q：問い合わせに添付されたファイルはどうなりますか？
A：Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションで添付画像やファイルを自動処理することが出来ます。
また、分岐機能を活用してファイル添付の有無を判別しフローを進めることも可能です。
詳しい分岐の設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
・ 「分岐」の設定方法
Q：フローが途中で止まった場合の原因と対処法は？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
・ Yoomヘルプセンター ・ Yoomお問い合わせ窓口
.avif)
.png)
