とにかく早く試したい方へ 「すぐにでもOutlookの自動返信を試してみたい！」という方へ。
Yoomには「Outlook メール 自動返信」を実現するためのテンプレートが用意されています。
気になる方は、以下のボタンからテンプレートをチェックしてみてください！
Slackで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する
試してみる
■概要
「Slackで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する」フローは、迅速な対応と業務効率化を実現する業務ワークフローです。Slack上で特定のキーワードや問い合わせを検出すると、自動的にOutlookであらかじめ設定した定型文を送信します。これにより、繰り返し発生する問い合わせへの対応がスムーズになり、チームの負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackを主なコミュニケーションツールとして活用し、頻繁に同じ問い合わせを受けるサポート担当者の方 Outlookでのメール管理を効率化し、定型返信を自動化したいビジネスパーソンの方 チームの対応スピードを上げ、顧客満足度を向上させたい企業の管理職の方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackで特定の問い合わせを受信したら、自動的にOutlookで定型文が返信されるため、手動での問い合わせ対応が不要になります。
「この問い合わせ、毎回手作業で返信してるけど…もっとラクにならないかな？」
そんな状況に悩まされている方は必見です！もし、SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツール、Gmailやフォームからの問い合わせに対して、Outlookで定型文を自動返信できたらどうでしょうか？やり取りの抜け漏れがなくなって、一次対応のスピードも上がるので、業務効率が良くなるはずです。
たとえば、Slackに届いた問い合わせに対して、Outlookから「受け付けました」とすぐに返信したり、フォームに入力されたメールアドレス宛に、「受付完了」の連絡を自動で送ったりできます。
この記事では、Outlookを使ったメール自動返信の具体的な方法 を、チャット・メール・フォームそれぞれのパターンでご紹介していきます。忙しい日々の中でも、対応の質を落とさずに業務を効率化したい方は、ぜひ参考にしてみてください。
Outlookで自動返信する基本的な方法
Outlookでの自動返信設定は、基本的には「自動応答（不在時）」機能を活用することで簡単に実現できます。Exchangeアカウントでは、Outlookの設定から自動返信を有効にし、返信メッセージをカスタマイズできます。IMAPやPOPアカウントでも、仕分けルールを活用することで同様の自動返信を設定可能です。
設定後、注意すべき点としては、自動返信の期間設定や、外部からのメールにどのように対応するかを確認しておくことが大切です。また、場合によっては自動返信が届かないなどのトラブルも発生しがちなので、そうした問題の解決策を理解しておくことも重要です。
さらに、ノーコードで他のツールと連携し、Outlookの自動返信を一層効率的に運用したい 場合には、Yoomを活用するのも一つの方法です。
Outlookを使ったメール自動返信の様々な方法
Outlookを使ったメールの自動返信は、いろいろな場面で活躍します。
ここでは、問い合わせのきっかけとなるツール別に、Outlookでメールを自動返信する具体的な方法を、Yoomのテンプレートを例にご紹介します。
チャットツールからの問い合わせにOutlookで自動返信する SlackやMicrosoft Teamsで受け取った特定のメッセージやメンションをきっかけに、Outlookから自動で定型文メールを返信します。
Slackで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する
試してみる
■概要
「Slackで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する」フローは、迅速な対応と業務効率化を実現する業務ワークフローです。Slack上で特定のキーワードや問い合わせを検出すると、自動的にOutlookであらかじめ設定した定型文を送信します。これにより、繰り返し発生する問い合わせへの対応がスムーズになり、チームの負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackを主なコミュニケーションツールとして活用し、頻繁に同じ問い合わせを受けるサポート担当者の方 Outlookでのメール管理を効率化し、定型返信を自動化したいビジネスパーソンの方 チームの対応スピードを上げ、顧客満足度を向上させたい企業の管理職の方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackで特定の問い合わせを受信したら、自動的にOutlookで定型文が返信されるため、手動での問い合わせ対応が不要になります。
Microsoft Teamsで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsに届く様々な問い合わせに対して、一件ずつ内容を確認し、手作業で返信するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に定型的な一次対応に時間を取られてしまうと、本来集中すべきコア業務が後回しになりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ受信をきっかけに、Outlookから定型メールを自動で送信できます。これにより、問い合わせ対応の初動を自動化し、迅速かつ漏れのない対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsでの問い合わせに、手作業で一次対応を行っている担当者の方 Outlookを使った定型文の返信作業を効率化し、対応漏れなどを防ぎたい方 問い合わせに関する定型業務を自動化して、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへの問い合わせを検知して自動で一次対応メールを送るため、これまで手作業での確認や返信に費やしていた時間を短縮できます。 定型的な一次対応をシステムが自動で行うことで、対応漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、応対品質の安定化に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、受信したメッセージの内容に応じて、後続の処理に進むかどうかを判断するための条件を指定します。 次に、オペレーションで「OCR機能」を設定し、メッセージの本文からメールアドレスや氏名など、必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、抽出した情報を用いて作成した定型文メールを自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガーでは、監視対象とするチームIDやチャネルID、フローの起動間隔を任意で設定してください。 分岐機能では、取得したメッセージの内容に応じて「特定のキーワードを含む場合」など、後続の処理に進むための条件を自由に設定できます。 OCR機能では、対象とするテキスト（Microsoft Teamsのメッセージなど）から、抽出したい項目（氏名や会社名など）を任意で指定してください。 Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に設定可能です。前のステップで取得した情報を埋め込み、パーソナライズした内容にできます。 ■注意事項
Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールツールからの問い合わせにOutlookで自動返信する
GmailやOutlookで特定の条件（差出人、件名、本文のキーワードなど）に合うメールを受信した際、自動でメールを返信します。
Gmailで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する
試してみる
■概要
Gmailで受信する特定のお問い合わせに対し、一件ずつOutlookを開いて手動で返信するのは手間がかかるのではないでしょうか。定型的な返信にも関わらず、対応漏れがないか常に気を配る必要があり、本来の業務を圧迫してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、Outlookから定型文を自動で返信できます。メールの一次対応を自動化し、スムーズな業務進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとOutlookを使って、顧客や社内からの問い合わせ対応を行っている方 手動での定型メール返信に時間を取られ、コア業務に集中したいと考えている方 対応漏れや返信遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質を安定させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailに特定のメールが届くと自動で一次返信が完了するため、これまで手作業で行っていた定型的なメール対応の時間を短縮します。 自動化によって、多忙な際の返信漏れや定型文のコピー＆ペーストミスといった、人為的なミスの発生を防ぐことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を利用し、受信したメールの内容に応じて後続の処理を分けるための条件を設定します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、自動返信するメールの宛先や本文を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを自動化の対象とするか、またフローを起動する間隔を任意で指定できます。 分岐機能では、受信したメールの件名や本文に含まれる特定の文字列などを条件として設定し、条件に合致した場合のみメールを送信する、といった制御が可能です。 Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に設定できます。また、トリガーで取得した差出人のアドレスや名前などを本文に含めることも可能です。 ■注意事項
Gmail、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで特定の問い合わせを受信したら、定型文を自動返信する
試してみる
■概要
Outlookで受信する特定の問い合わせに対し、毎回同じ内容を手作業で返信することに手間を感じていませんか。こうした定型的な業務は、時間を要するだけでなく、返信の遅れや漏れといったミスにつながる可能性もあります。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookでの問い合わせ対応で、手作業での返信に手間を感じているご担当者様 定型文の自動返信を導入し、顧客対応の効率化や迅速化を図りたいと考えている方 問い合わせ対応の属人化を防ぎ、チーム全体の業務品質を安定させたい管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookで特定のメールを受信すると自動で返信処理が実行されるため、これまで手作業での返信に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。 手作業による返信対応で起こりがちな、対応漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、顧客満足度の維持に繋げることが可能です。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動返信の対象としたいメールの条件を指定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のメール送信アクションが実行されるようにします。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、あらかじめ作成した定型文が自動で送信されるように設定します。 ■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、メールの送信者や件名に含まれる特定のキーワードなど、自動返信を実行するための条件を任意で設定することが可能です。 Outlookのメール送信アクションでは、返信するメールの本文に固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで受信したメールの情報（件名や送信者名など）を変数として差し込むこともできます。 ■注意事項
OutlookとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームからの問い合わせにOutlookで自動返信する
Webサイトに設置したGoogleフォームやYoomのフォームに回答が送信されたタイミングで、入力されたメールアドレス宛にOutlookから自動で受付完了メールやサンクスメールなどを送信します。
フォームで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する
試してみる
■概要
Webサイトのフォームからの問い合わせ対応に、多くの時間を費やしていませんか。一件ずつ内容を確認し、手動でメールを作成するのは手間がかかり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信された際に、問い合わせ内容に応じてOutlookから自動で一次返信メールを送信できるため、顧客対応の迅速化と業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Webサイトのフォームからの問い合わせに一件ずつ手動で返信しているご担当者の方 問い合わせ内容に応じた一次対応を自動化し、迅速な顧客対応を実現したい方 手作業による返信漏れや対応遅延を防ぎ、業務の品質を安定させたいチームの方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム受信から一次対応のメール送信までを自動化できるため、手作業での返信業務に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による返信漏れや内容の誤りを防ぎ、全ての問い合わせに対して均一で迅速な対応を実現し、顧客満足度の向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」を設定して、問い合わせ受付用のフォームを作成します。 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、フォームで受け付けた問い合わせ内容に応じて処理を分けるよう設定します。 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで、分岐条件に応じた定型文メールを自動で送信するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーの設定では、自社の運用に合わせて問い合わせフォームの質問項目を自由に追加・修正できます。 分岐機能の設定では、「お問い合わせ種別」などフォームから取得した値をもとに、返信するメールの内容を分けるための条件を任意で設定してください。 Outlookでメールを送信するアクションでは、件名や本文を自由に編集できます。フォームで取得した氏名や会社名などを本文に差し込むことも可能です。 ■注意事項
OutlookとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせに対し、一件ずつ内容を確認して定型文メールを返信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、特定の問い合わせには迅速な一次対応が求められるため、対応漏れや遅延は避けたいものです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに特定の回答が送信されると、Outlookから定型文メールが自動で返信されます。これにより、課題を迅速に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け付けた問い合わせ対応に、多くの時間を費やしている担当者の方 Outlookを使い、手作業で定型文のメールをコピー＆ペーストして返信している方 問い合わせへの一次対応を自動化し、顧客満足度を向上させたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの特定の回答をトリガーに、Outlookから自動でメールが送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による返信時の対応漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、均一な品質での対応を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のGoogleフォームを指定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、フォームの特定の回答内容を条件に、後続のアクションを実行するように設定します。 最後に、オペレーションでOutlookを選択して「メールを送信する」アクションを設定し、フォームの回答内容を含んだ定型文メールが自動で送信されるようにします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能の設定では、Googleフォームのどの質問項目に対する、どの回答を条件にフローを起動させるかを任意で設定してください。例えば「お問い合わせ種別」が「資料請求」の場合のみメールを送信する、といった設定が可能です。 Outlookで送信するメールの宛先、件名、本文を任意で設定してください。本文には、Googleフォームの回答内容（氏名や会社名など）を差し込んで、パーソナライズした内容にすることもできます。 ■注意事項
Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
問い合わせにOutlookで自動返信するフローを作ってみよう
ここでは例として、Slackで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信するフローの作成手順を解説します。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
SlackとOutlookのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Slackのトリガー設定とOutlookのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Slackで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する
試してみる
■概要
「Slackで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する」フローは、迅速な対応と業務効率化を実現する業務ワークフローです。Slack上で特定のキーワードや問い合わせを検出すると、自動的にOutlookであらかじめ設定した定型文を送信します。これにより、繰り返し発生する問い合わせへの対応がスムーズになり、チームの負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackを主なコミュニケーションツールとして活用し、頻繁に同じ問い合わせを受けるサポート担当者の方 Outlookでのメール管理を効率化し、定型返信を自動化したいビジネスパーソンの方 チームの対応スピードを上げ、顧客満足度を向上させたい企業の管理職の方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackで特定の問い合わせを受信したら、自動的にOutlookで定型文が返信されるため、手動での問い合わせ対応が不要になります。
ステップ1:SlackとOutlookのマイアプリ連携 マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
Slackのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
うまくいかない場合、こちら を確認してください。
Outlookのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する 可能性があります。
ステップ2:テンプレートのコピー ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Slackで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する
試してみる
■概要
「Slackで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する」フローは、迅速な対応と業務効率化を実現する業務ワークフローです。Slack上で特定のキーワードや問い合わせを検出すると、自動的にOutlookであらかじめ設定した定型文を送信します。これにより、繰り返し発生する問い合わせへの対応がスムーズになり、チームの負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackを主なコミュニケーションツールとして活用し、頻繁に同じ問い合わせを受けるサポート担当者の方 Outlookでのメール管理を効率化し、定型返信を自動化したいビジネスパーソンの方 チームの対応スピードを上げ、顧客満足度を向上させたい企業の管理職の方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackで特定の問い合わせを受信したら、自動的にOutlookで定型文が返信されるため、手動での問い合わせ対応が不要になります。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
ステップ3:Slackのトリガー設定 それでは、アプリトリガーを設定していきます。メッセージがチャンネルに投稿されたら 」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を設定します。
トリガーの起動間隔 :ご利用プラン によって起動間隔の選択内容が変わります。
チャンネルID :該当欄をクリックするとメニューが表示されます。
ここで先ほど指定したチャンネルに、以下のようなテスト投稿をします。
フローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットにメッセージ内容が表示されます。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター ここまでできたら保存しましょう。
ステップ4:分岐する設定 続いて特定の問い合わせの場合にのみフローを先に進める設定を行うため、「コマンドオペレーション
今回は下記のように設定しました。
・分岐は一部有料プラン以上で利用いただける機能（オペレーション）です。
・一部有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
ステップ5:テキストからデータを抽出する設定 続いて投稿内容からメールアドレスを取得するため「テキストからデータを抽出する 」をクリックしましょう。
変換タイプを以下から選択し、次に進みます。「タスク実行数」のカウント方法について
項目は既に設定されているので。変更せずテストしましょう。
アウトプットに抽出結果が表示されたら保存します。
ステップ6:Outlookでメールを送る設定 続いて、抽出したメールアドレスを活用してメールを送る設定を行うため、「メールを送る
To :下記のようにアウトプットから選択してください。 ※ここに固定のメールアドレスを設定してしまうと、フロー起動時に毎回そのメールアドレスに送信されてしまうので、アウトプットから必ず選択してください。
設定が完了したら次に進み、内容を確認しましょう。
問題なければテストし、保存します。
実際に送信したメールを確認してみましょう。
無事に内容が反映していますね。
ステップ7:トリガーをONにして起動準備完了 以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
以上が「Slackで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する 」方法でした。
OutlookのAPIを使ったその他の自動化例 OutlookのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Outlookを使った自動化例 Salesforceでリード情報が登録されたらOutlookで自動メールを送信したり、Outlookで受信した添付ファイルをDropboxやOneDriveに保存したりすることができます。また、Typeformの回答をもとにOutlookにタスクを作成したり、Outlookの予定をNotionのデータベースに自動追加することも可能です。
Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、Outlookを開いて手作業でフォローメールを送るのは手間がかかりませんか。また、対応が遅れたり、宛先を間違えたりといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をきっかけに、Outlookから指定した内容のメールを自動で送信でき、リードへの迅速なアプローチが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
Salesforceのリード情報を基に、Outlookでメールを手動作成・送信している方 リード獲得後の初回アプローチの速度と正確性を向上させたいと考えている営業担当者の方 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方 ■このテンプレートを使うメリット
Salesforceへのリード登録後、即座にメールが自動送信されるため、対応時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。 手作業によるメールの作成や送信が不要になるため、宛先間違いや内容の記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。 トリガーでSalesforceを選択し、「アプリトリガー」を設定して、リードが新規作成されたことを検知できるようにします。 次に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。 最後に、Salesforceから取得したリードのメールアドレスや氏名などの情報を活用し、送信するメールの宛先や本文を設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Salesforceのトリガー設定では、ご利用の環境に合わせてマイドメインURLや、対象となるオブジェクトのAPI参照名（例: Lead）を設定してください。 Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に編集が可能です。Salesforceから取得した会社名や担当者名などを本文に差し込むことで、パーソナライズされたメールを送信できます。 ■注意事項
SalesforceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加する
試してみる
■概要
Outlookで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加するフローボットです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Outlookを用いて予定の登録をされている方
2.Notionでデータベース管理をされている方
■このテンプレートを使うメリット
OutlookはMicrosoft365のサービスの中でもメール利用やスケジュール管理など様々な活用が可能です。Notionをデータベースとして使用している場合、Outlook内の予定をNotionに記録し、チーム内の情報を一元管理するといったこともできます。
■注意事項
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方 チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方 請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信からDropboxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動での保存作業がなくなることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。 さらに、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダを「受信トレイ」や特定のサブフォルダなど、候補から任意で選択することが可能です。 Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズでき、ファイル名には固定のテキストだけでなく、メールの件名や受信日時などの情報を変数として設定できます。 ■注意事項
OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Typeformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
試してみる
■概要
Typeformで収集した問い合わせやアンケートの回答を、都度Outlookでタスク化していませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると同時にOutlookにタスクを自動作成するため、こうした課題を解消してスムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Typeformで受けた問い合わせや依頼内容をOutlookでタスク管理している方 手作業でのデータ転記による対応漏れや入力ミスを防ぎたいと考えているチーム フォームからのリード情報を迅速かつ確実に担当者へ割り振りたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Typeformへのフォーム送信後、自動でOutlookにタスクが作成されるため、手作業での転記やタスク作成にかかる時間を削減できます。 手動での対応で起こりがちなタスクの作成漏れや、内容の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、TypeformとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、Typeformから取得した情報をもとにタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Typeformのトリガー設定で、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。 Outlookのタスク作成オペレーションでは、件名や本文、期日などの各項目に、固定のテキストやTypeformで取得した回答内容などを自由に設定できます。 ■注意事項
Typeform、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信するメールの添付ファイル管理に手間を感じていませんか？重要なファイルを一つずつ手作業でダウンロードし、OneDriveにアップロードするのは時間がかかり、保存忘れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoftのメールに届いた添付ファイルを自動でOneDriveにアップロードできるため、手作業による手間やミスを減らし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、手動でOneDriveに保存している方 Microsoft製品を中心に業務を行い、メールの添付ファイルの自動アップロードに関心がある方 ファイルの保存漏れや手作業によるミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでメールを受信すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業での保存にかかっていた時間を削減できます。 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。 トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。 オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、そのフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。 OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。 アップロードするファイル名は、受信日時や送信元メールアドレスなどの情報と組み合わせて、任意の名称に設定することが可能です。 ■注意事項
OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
まとめ この記事では、「Outlookで問い合わせの自動返信をする方法」 について、プログラミング不要で実現できる具体的なフローをご紹介しました。Outlookを使ったメールの自動返信は、チャットツールやフォーム、他のメールサービスと連携することで返信漏れを防ぎ、迅速な一次対応が可能です。
Yoomには、今回ご紹介したようなOutlookを活用した自動返信だけでなく、様々な業務を効率化するテンプレートが多数そろっています。 たとえば、特定の条件に応じてメールを送信したり、ファイルを自動保存したりと、日常業務を支える自動化を簡単に始められるのが特徴です。「対応が追いつかない」「抜け漏れをなくしたい」「少しでも業務負担を減らしたい」 と感じている方は、ぜひテンプレートを活用してみてください。複雑な設定は一切不要で、すぐに業務を効率化できますよ。
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よくあるご質問 Q：返信メールの内容を動的に変えられますか？
A：可能です。
Q：問い合わせに添付されたファイルはどうなりますか？
A：Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションで添付画像やファイルを自動処理することが出来ます。
また、分岐機能を活用してファイル添付の有無を判別しフローを進めることも可能です。
詳しい分岐の設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
・ 「分岐」の設定方法
Q：フローが途中で止まった場合の原因と対処法は？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
・ Yoomヘルプセンター ・ Yoomお問い合わせ窓口
