フォームへの回答をトリガーにする
Webフォームからの問い合わせや申し込みがあった際に、その内容に応じてメールを自動送信する仕組みです。
例えば、イベント申し込みフォームが送信されたら、データベースに記載された参加者情報を元に、受付完了メールや詳細案内メールを自動で送ることができ、迅速かつパーソナライズされた対応が可能となるため顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
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Microsoft Excelにまとめた顧客リストやタスクリストをもとに、一件一件メールを作成して送信する作業は意外と時間がかかってしまいますよね…。定期的な報告メールやイベントの案内メール、請求書送付のお知らせなど内容は少しずつ違っても、同じような作業の繰り返しは面倒ですし、手作業による宛先や内容の入力ミス、送信漏れといったヒューマンエラーのリスクがどうしても発生してしまうことに悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
もし、Microsoft Excelのデータを活用して、これらのメール送信作業を自動化できたら、大きな時間短縮とミスの削減につながると思いませんか？
この記事では、プログラミングの知識がなくても、Microsoft Excelのデータを元にして、メールを自動送信する具体的な方法やそのメリットについてご紹介します。
Yoomには「Microsoft Excelデータをもとにメールを自動送信する」業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft Excelのデータを活用したメール送信は、様々な場面で活躍します。
Yoomを使えば、特定のスケジュールに合わせたり、フォームが送信されたタイミングで、あるいはチャットツールでの指示をきっかけにするなど、多様なトリガーでメール送信プロセスを自動化できます。ここでは、具体的な自動化の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
毎日、毎週、毎月といった定期的なタイミングでメールを送る必要がある業務に最適な自動化です。
例えば、週次のレポート送付や、月末の請求に関するリマインダーなどを自動化できます。
データベースにリスト化された宛先や内容から、指定した時間に自動でメールを送信することで、手作業による繰り返しの手間や送信忘れを防ぐのに役立ちます。
Webフォームからの問い合わせや申し込みがあった際に、その内容に応じてメールを自動送信する仕組みです。
例えば、イベント申し込みフォームが送信されたら、データベースに記載された参加者情報を元に、受付完了メールや詳細案内メールを自動で送ることができ、迅速かつパーソナライズされた対応が可能となるため顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
チャットツールでのコミュニケーションを起点として、メール送信を自動化します。
例えば、チャットで特定のキーワードを含むメッセージが投稿されたら、関連するデータベースの情報を検索し、指定された宛先にメールを送信するといったフローを実現できます。
ここでは、例として「指定日時にMicrosoft Excelから情報を取得してOutlookで定型文を送信する」フローの作成手順を簡単にご紹介します。
今回はYoomを使用して、ノーコードで Microsoft ExcelとOutlookの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomと連携させたいアプリを「マイアプリ」として登録します。
注：「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Yoomにログインしたら、マイアプリをクリックし、新規接続を選択してください。
アプリ一覧はMicrosoft Excelを選択してください。
検索窓を活用すると、スムーズに見つけられます！
連携するアカウント名をクリックします。
パスワードを入力し、サインインをクリックしましょう。
これでMicrosoft Excelのマイアプリ登録ができました。
マイアプリをクリックし、新規接続を選択してください。
アプリ一覧は検索窓を活用し、Outlookを選択します。
ここからの手順はMicrosoft Excelと同様に、連携するアカウント名をクリックします。
パスワードを入力し、サインインをクリックしましょう。
これでOutlookのマイアプリ登録ができました。
次にYoomのサイトから、テンプレートをコピーしましょう！
基本的なフローは構築済みなので、あとはそれに沿って詳細を設定するだけで簡単にフローボットを作成できます。
それでは下のバナーをクリックしましょう。
「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
「OK」をクリックします。
これでテンプレートのコピーができました！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートを選択し、「指定したスケジュールになったら」をクリックしてください。
タイトルはコピーした時に入力されていますが、変更することができます。
スケジュール設定を設定します。
ここでは日付指定を使い、毎月1日の9時にフローボットを起動するように設定しています。
Cron設定を使えば、より細かく設定することも可能です。
→詳しくはこちらを確認してください。
設定できたら、保存しましょう。
次に「複数のレコードを取得する」をクリックしてください。
タイトルは変更OKです。
Microsoft Excelと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「複数のレコードを取得する」を選択します。
ファイルの保存場所を選択しましょう。
ドライブIDは候補から連携したいIDを選択してください。
アイテムIDは候補から連携したいデータベースを選択しましょう。
シート名は候補から選択してください。
テーブル範囲を設定しましょう。
設定したら、次へをクリックしてください。
契約期限が間近の会社情報を取得したいので、「契約期限」「等しい」を選択し、日付から「翌月末日」を選択してください。
設定したら、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、Microsoft Excelの情報が取得できたら、保存してください。
次に「対象の顧客情報を1件ずつ取得する」をクリックしましょう。
タイトルは変更OKです！
繰り返し対象の取得した値を設定します。
オペレーションは「複数のレコードを取得する」、取得した値は「会社名」を選択しましょう。
「取得した値を追加」から項目を増やし、次のOutlookでメールを送信するアクションで使用する「担当者名」や「連絡先」を設定してください。
設定できたら、保存しましょう。
最後の設定ステップとなりました！
「メールを送る」をクリックして、設定を完成させましょう。
タイトルは変更できます。
Outllookと連携するアカウント情報を確認しましょう。
Toは「対象の顧客情報を1件ずつ取得する」の取得した値から「連絡先のループ変数」を選択しましょう。
件名を入力しましょう。
メッセージ内容は、取得した値を活用して作成します。
例えば、「会社名のループ変数」「氏名のループ変数」を活用することで、メール送信時に値を都度入力する手間を省けます。
契約期限を設定したい場合は、添付画像のように「日付」の項目から「翌月末」を選択することも可能です。
取得した値を活用せずにメッセージ作成した場合、同じ内容が送信され続けることになりますので注意しください。
詳細はこちらを確認してください。
設定したら、次へをクリックしましょう。
メールの内容を確認したら、テストを実行してください。
メッセージが届いたら、保存してください。
最後にトリガーをONにして動作をチェックしましょう。
これでフローボットの設定ができました。
Microsoft ExcelのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Microsoft Excelは、さまざまな外部ツールと連携して情報を自動で記録できます。たとえば、タスクや商談、アンケート結果、契約情報などが別ツールで登録・完了したタイミングで、Microsoft Excelのシートに自動追加することが可能です。
この記事では、「Microsoft Excelからメールを自動送信する方法」について、プログラミング不要で実現する具体的なアプローチをご紹介しました。
Microsoft Excelのデータを活用したメール送信の自動化は、単純な繰り返し作業にかかる時間を削減するだけでなく、宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぐ上でも効果的です。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したメール送信の自動化以外にも、様々な業務を効率化するためのテンプレートが豊富に用意されています。</span>特定のスケジュールやフォーム送信、チャットでの依頼など、業務フローに合わせた自動化を選択できる点は嬉しいポイントです。
「毎日の報告メール作成の負担が大きい」「問い合わせへの返信を迅速化したい」「手作業によるミスをなくしたい」といった課題をお持ちなら、ぜひYoomのテンプレートを活用した自動化をぜひ検討してみてください。難しい設定は不要で、すぐに始めることができますよ！
まずはテンプレートを試してみて、その便利さを実感してみませんか？
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