【プログラミング不要】Microsoft Excelの情報をもとにOutlookでメールを自動送信する方法

■概要

フォームで受け付けた依頼内容から請求書を発行し、メールで送信するといった作業は手間がかかりますよね。
この定型的なプロセスは時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。
このワークフローなら、Googleフォームへの回答送信をきっかけにMicrosoft Excelで請求書を発行し、Outlookで送信するまでを自動化できます。
手作業による入力ミスや対応漏れといった課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとMicrosoft Excelを活用した請求書発行業務を効率化したい方
• 手作業によるデータ入力やメール送信でのヒューマンエラーを防止したい経理担当者の方
• 毎月の定型的な請求業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答から請求書発行、メール送付までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を別の業務に充てられます。
• 手動でのデータ転記や宛先設定が不要になるので、金額の入力ミスや送付間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. Googleフォーム、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに請求書を発行します。
4. オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書を添付して指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象とするフォームを指定してください。
• Microsoft Excelでの書類発行では、請求書の雛形となるファイルを指定し、雛形内の変数部分にGoogleフォームから取得した値を埋め込みます。
  また、発行する書類のファイル名や格納先のフォルダも自由に設定可能です。
• Outlookでのメール送信では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、フォームの回答内容などの変数を本文に差し込むことも可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
  一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なります。
• Microsoft Excelの請求書の雛形を準備する必要があります。詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
• Microsoft Excelの雛形書類の連携については、下記の「各項目について」をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

■概要

Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、Outlookでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Notionを業務に活用している企業

・顧客情報をデータベースで管理している方

・見積の詳細内容を管理している方

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2.Microsoft Excelを業務に活用している企業

・帳票類作成のための雛形を業務に活用している方

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3.Outlookを主なコミュニケーションツールとして活用している企業

・顧客企業との連絡手段に活用している方

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■このテンプレートを使うメリット

Notionは顧客情報や取引に関連する情報の一元管理のプラットフォームとして有効なツールです。
しかし、見積書を作成し送付するたびにNotionの情報を手作業で入力するのは、従業員の能力を最大限に活かすことを妨げる可能性があります。

このフローを活用すると、Microsoft Excelの見積書の雛形に自動でNotionの情報を追加して帳票を作成し、メールで送付します。
入力の手作業を省くことで、人の手によるヒューマンエラーを回避することにつながります。
正確性の高い見積書を素早く取引先に送付できるため、生産性向上に繋げることができます。

■概要‍

Yoomフォームの情報でMicrosoft Excelの雛形から納品書を作成してOutlookで送付するフローです。

取得した納品書の情報を、手作業でMicrosoft Excelへ転記しPDF発行を行う必要がなく、フォームに回答されただけですべての工程を自動的に行うことができます。

そのため、手間が省ける他入力ミスと言った管理エラーを無くすこともできます。

■注意事項

・Microsoft Excel、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

◼️概要‍

毎月の請求書送付業務を自動化するフローです。

顧客管理をExcelはじめ各種データベースで行っており、Microsoft Excelで請求書フォーマットを作成されている場合に実施可能です。‍

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◼️事前準備‍

・請求書を発行するための雛形書類をMicrosoft Excelで作成します。

・Yoomデータベースに顧客の基本情報および明細情報、請求対象がわかる項目を設定しておきます。

・フローボットで使用しているExcelシート(閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。)
https://yoominc-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/demoyoominconmicrosoftcom/EW1ehdQKAudBtHDSCqJ0U4IB2uMwf6gMwEbpOc_WrIWsw?e=UuE3Wd

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◼️作成方法

①スケジュールトリガーを選択し、以下の設定を行い保存します。

・スケジュール設定：日付指定

・日：任意の日付(1や10のように半角数字で入力)

・時刻：任意の時刻(9や15のように半角数字で入力)

※日付指定では分までは設定できません。

※スケジュールトリガーの詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/7983075

②トリガー下の＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからYoomを選択して、以下設定しテスト・保存します。

・実行アクション：複数のレコードを取得する（最大500件）

・プロジェクト/データベース/テーブル：事前に用意した対象のテーブルがあるプロジェクトやデータベースなどの階層を設定します。

・取得したいレコードの条件：次ページで左の枠からデータベースの項目を選択し、その項目が○○に等しいなどで対象レコードを検索します。

・詳細設定：「条件に一致するレコードが見つからない場合はオペレーションをエラーにする」をOFFにしてください。

③＋マークを押し、分岐するオペレーションを選択して以下設定し保存します。

・オペレーション：②のオペレーションを選択します。

・アウトプット：②で取得したアウトプットのいずれかを設定します。

・条件：アウトプットが空であるという条件にします。

・値：空白のままにします。このように設定することで、対象が存在しない場合にフローボットが終了します。

※分岐するオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5464146

④＋マークを押し、同じ処理を繰り返すオペレーションを選択して、以下設定し保存します。

・オペレーション：②のオペレーションを選択します。

・アウトプット：②で取得したユニークの値(IDなど重複しない値)を設定します。YoomDBを使用する場合は、YoomレコードIDが必ずユニークIDになるので、そちらを使用してください。

※同じ処理を繰り返す設定の詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6265153

⑤ループ方面の＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからYoomを選択して、以下設定しテスト・保存します。

・実行アクション：レコードを取得する

・プロジェクト/データベース/テーブル：②と同じテーブルを選択します。

・取得したいレコードの条件：次ページで左の枠は④で設定したユニークの値の項目(YoomDBであればYoomレコードID)にし、④で取得した{{〇〇のループ変数}}というアウトプットと等しいという設定でレコードを取得します。このようにすることで、④で取得したユニークの値を用いて1つずつレコードを再取得します。

⑥＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからMicrosoft Excelを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。

・ファイルの保存場所：対象のMicrosoft Excelが格納されているOneDriveかSharePointを選択します。

・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、SharePointの場合はサイトIDを選択します。

・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいMicrosoft Excelの雛形を選択します。

・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。

・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。

・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。

・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、④で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、④で取得した値を埋め込みます。‍

※設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765

※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

※SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

④＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択して、以下設定を行い保存します。

・To：欄をクリックし、④のレコード取得で得たアドレスを埋め込みます。

・件名/本文：任意の値を入力します。これまで同様に④で取得した値を埋め込むことも可能です。

・添付ファイル：添付ファイルを追加を押し、アウトプットを使用として、発行した書類を候補から選択します。

・テスト：次のページで反映された内容を確認しテストを行うこともできます。(実際に送付されるのでご注意ください)

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◼️注意点

・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。

※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779

■概要

フォームに入力された内容を用いて、Excelの見積書雛形で書類を発行します。

またその後発行した書類を相手先にメールで送付するところまでを行います。

書類の発行はExcel以外に、Googleスプレッドシート、Googleドキュメントでも実施可能です。

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■事前準備

・書類発行を行うための、雛形書類(Excel)を用意します。

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■実際に使用しているExcel（閲覧権限のみとなります。使用したい場合はコピーしてください）

https://yoominc-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/demoyoominconmicrosoft_com/EVC6m0E6HSlNmdXypTevGXEB1fgCihZnzjGnTgAbsWqTsw?e=nOQHGw

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■作成方法

①フローボットを新規作成して、はじめから作成を選択します。

②トリガーからフォームトリガーを選択して、以下の設定を行い保存します。

・フォームタイトル：任意のタイトルをつけます。回答者にはこのタイトルが表示されます。

・各質問項目：書類発行や相手へメールを送付する際に必要な情報を設定します。※質問の追加を押すと質問を増やすことができます。

・取得した値：次のページで、設定した質問にデモの値をいれることができます。後のテストで使用するのでデモ値を入力します。

※フォームの設定方法についてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267

③＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからエクセルを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。

・ファイルの保存場所：対象のExcelが格納されているOneDriveかSharePointを選択します。

・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、SharePointの場合はサイトIDを選択します。

・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいエクセルの雛形を選択します。

・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。

・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。

・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。

・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、②で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）

・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②で取得した値を埋め込みます。

※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765

※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

※SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

④＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択して、以下設定を行い保存します。

・To：欄をクリックし、②のトリガーで取得したアドレスを埋め込みます。

・件名/本文：任意の値を入力します。これまで同様に②で取得した値を埋め込むことも可能です。

・添付ファイル：添付ファイルを追加を押し、アウトプットを使用として、発行した書類を候補から選択します。

・テスト：次のページで反映された内容を確認しテストを行うこともできます。(実際に送付されるのでご注意ください)

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■注意点

・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。

※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。

https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779

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■概要

毎月の予算報告など、定期的なレポート作成と送付業務に手間を感じていませんか？
手作業でのデータ集計やメール作成は時間がかかるだけでなく、数値の転記ミスや送付漏れといったリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから最新の予算データを自動で取得し、PDFとして発行後、Outlookから関係者へ送付する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft ExcelとOutlookを使い、定期的な予算報告を手作業で行っている方
• 毎月のレポート作成業務における入力ミスや送付漏れを防ぎたいと考えている方
• 定型業務を自動化することで、コア業務に集中する時間を確保したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時に自動で処理が実行されるため、レポート作成やメール送付といった定型業務に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業によるデータの転記ミスやファイルの添付漏れといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Excel、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで実行したい日時を指定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで予算データが記載されたシートの情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションで、取得したデータを基にPDF書類を発行します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで、発行したPDFを添付して指定した宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい日時（例：毎月25日の10時）を任意で設定してください。
• Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションでは、予算データが保存されているファイルやシート、取得するデータの条件などを任意で設定します。
• Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、PDFの雛形となるファイルや、Microsoft Excelから取得したデータを差し込む箇所を任意で設定してください。
• Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文の内容などを実際の業務に合わせて任意で設定します。

■注意事項

• Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

「指定日時にMicrosoft Excelから顧客情報を取得してOutlookで定期メールを送信する」ワークフローは、定型的な作業を効率化します。
手作業で行う業務が減るので、人的エラーのリスクも軽減するでしょう。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Excelを利用して顧客情報の管理を行っている方
• 顧客情報をスピーディに取得し、自動的にメールを送信したいと考えている方
• 手動での顧客情報の確認やメール送信に時間を取られている方
• 効率よく顧客対応を行いたいと考える営業担当者
• Outlookを日常的に利用しているが、定期メールの送信を自動化したい方
• 社内の業務効率化を図りたいと考えるIT担当者やマネージャー

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■このテンプレートを使うメリット

指定日時にMicrosoft Excelから顧客情報を取得してOutlookで定期メールを送信することのメリットは、業務のスピーディさが向上する点です。
このフローを活用することで、手作業での情報収集やメール送信の手間を削減できます。

さらに、顧客情報の一元管理が可能になり、不要なミスや重複を防ぐことができます。
この結果、業務効率が向上し、他の重要な業務に集中できる時間を増やすことができます。
また、一定の時間に確実にメールが送信されるため、顧客との信頼関係も築きやすくなります。

■概要

毎月の未払い金回収業務では、Microsoft Excelから該当情報を探し出し、一件一件Outlookでメールを作成・送信する作業に追われていませんか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから未払い情報を自動で取得し、Outlook経由で集金の依頼メールを自動送信するため、手作業による手間や確認漏れといった課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft ExcelとOutlookを用いた未払い金の回収業務に手間を感じている経理担当者の方
• 手作業での集金メール送信による連絡漏れや送信ミスを減らしたいと考えている営業事務の方
• 定型的な回収業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている事業責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Excelからの情報取得とOutlookでのメール送信が自動化され、これまで手作業で行っていた集金業務にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による未払い情報の確認漏れや、メール作成時の宛先間違い、内容の誤りといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで、スケジュールトリガーを選択し、「実行時間の指定」アクションでフローを起動させたい日時（例：毎月25日の午前10時）を設定します。
3. 次に、オペレーションで、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、未払い情報が記載されたファイル、シート、および対象のデータ範囲を指定します。
4. 続いて、オペレーションで、コマンドオペレーションの「同じ処理を繰り返す」アクションを設定し、取得した各未払い情報（各行のデータ）に対してメール送信処理を行うようにします。
5. 最後に、オペレーションで、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、Microsoft Excelから取得した顧客情報や未払い金額などを本文に含めた集金依頼メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーの設定では、フローを実行する日付（毎月特定日、毎週特定曜日など）や時刻を、ユーザーの業務サイクルに合わせて任意で設定してください。
• Outlookで送信するメールの件名、本文、宛先（To, Cc, Bcc）は自由にカスタマイズ可能です。Microsoft Excelから取得した顧客名、未払い金額、支払期日といった情報をメールの文中に動的に差し込むことで、個別の状況に応じたメールを作成できます。

■注意事項

• Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要

定期的に行うメール連絡業務で、Microsoft Excelの情報を参照しながら一件ずつメールを作成・送信する作業は手間がかかるものです。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから情報を自動で取得し、その情報に基づいてAIが内容に応じた文章を生成してOutlookで送信するため、定型的なメール業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Excelのリストを基に、Outlookで定期的な案内メールを送信している方
• AIを活用して、顧客ごとに最適化されたメール文面の作成を効率化したいと考えている方
• 毎月の請求案内や定期報告など、決まった日時に行うメール業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定日時に情報取得、文章生成、メール送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや宛先の設定間違い、送信漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションでフローを起動する日時を設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションでメール送信に必要な情報を取得します。
4. 次に、繰り返し処理機能を設定し、取得したレコード情報をもとに後続の処理を繰り返すよう設定します。
5. 繰り返し処理の中で、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した情報を活用してメールの件名や本文を作成します。
6. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した文章を使ってメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、フローを起動したい曜日や日付、時間などを自由に設定してください。
• Microsoft Excelで情報を取得する際、対象となるドライブID、ファイル（アイテムID）、シート名、テーブル範囲を任意で指定します。特定の条件に合致するレコードのみを取得する設定も可能です。
• AI機能でメール文章を生成するプロンプト（指示文）は自由に設定でき、Excelから取得した顧客名などの情報を文章に含めることも可能です。
• Outlookで送信するメールの宛先や件名、本文は任意で設定できます。AIが生成した文章やExcelから取得した情報を動的に設定してください。

■注意事項

• Microsoft ExcelとMicrosoft OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要

申し込みメールを受信したら、AIを用いてメール内容を抽出して見積書をMicrosoft Excelの雛形から作成、Outlookメールで送信するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.営業チーム

・顧客からの見積もり依頼をメールで受信しており、見積書作成の効率化を図りたいチーム

・見積書作成にかかる時間を短縮して顧客への迅速な対応を可能にしたいチーム

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2.Microsoft ExcelやOutlookを使用している事務担当者

・見積もり依頼メールの処理を担当しており、手作業によるテータの抽出や転記ミスを削減したい方

・Microsoft Excelの雛形を使用して見積書作成の時間を短縮し他の業務に時間を割きたい方

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3.Microsoftを使用しておりAIを活用して業務の効率化を図りたい経営層

・見積書作成プロセスを自動化して業務効率の向上とコスト削減を目指したい方

・見積書の品質を均一化して顧客満足度向上に繋げたい方

・AIを活用した業務の効率化を推進して競争力を強化したい方

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■このテンプレートを使うメリット

新規顧客からの問い合わせ対応はビジネス拡大の機会ですが、見積書作成は時間と手間がかかる作業です。複数のシステムを利用している企業では、手作業での対応となり、担当者の負担も大きいです。

このフローを使用することによって、AIが申し込みメールを解析して見積書を自動で生成・送信することで問題を解決してくれます。担当者は手入力などの作業することなく、迅速かつ正確な顧客対応が可能となり顧客満足度の向上につながります。

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■注意事項

・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携させてください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要

Microsoft Excelのリストをもとに、定期的に関係者へOutlookで定型メールを送信する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で情報を取得し、Outlookで定型メールを送信する一連の流れを自動化できます。面倒な手作業から解放され、重要な定型業務を正確に実行することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft ExcelとOutlookを使った定期連絡に手間を感じている方
• 手作業でのメール送信によるミスや工数を削減したいと考えている担当者の方
• 定型的な報告やリマインド業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定日時に自動でメールが送信されるため、これまで手作業での対応に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることが可能になります。
• 手作業で起こりがちな宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、実行したい日時を設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで、送信先リストが記載されたファイルとシートを指定します。
4. 次に、オペレーションで繰り返し機能を追加し、取得したExcelの行データ分、後続の処理を繰り返すように設定します。
5. 最後に、繰り返し処理の中にOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Excelから取得した宛先や情報を本文に差し込んでメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft ExcelやOutlookとの連携設定時、Microsoft365の一般法人向けプラン（Microsoft365 Businessなど）以外をご利用の場合、認証に失敗する可能性があります。
• Excelから取得した複数の宛先にメールを送信するための「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでご利用いただける機能です。

■概要

Microsoft Excelのリストをもとに、定期的に関係者へOutlookで定型メールを送信する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で情報を取得し、Outlookで定型メールを送信する一連の流れを自動化できます。面倒な手作業から解放され、重要な定型業務を正確に実行することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft ExcelとOutlookを使った定期連絡に手間を感じている方
• 手作業でのメール送信によるミスや工数を削減したいと考えている担当者の方
• 定型的な報告やリマインド業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定日時に自動でメールが送信されるため、これまで手作業での対応に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることが可能になります。
• 手作業で起こりがちな宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、実行したい日時を設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで、送信先リストが記載されたファイルとシートを指定します。
4. 次に、オペレーションで繰り返し機能を追加し、取得したExcelの行データ分、後続の処理を繰り返すように設定します。
5. 最後に、繰り返し処理の中にOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Excelから取得した宛先や情報を本文に差し込んでメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft ExcelやOutlookとの連携設定時、Microsoft365の一般法人向けプラン（Microsoft365 Businessなど）以外をご利用の場合、認証に失敗する可能性があります。
• Excelから取得した複数の宛先にメールを送信するための「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでご利用いただける機能です。

■概要

Microsoft Excelのリストをもとに、定期的に関係者へOutlookで定型メールを送信する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で情報を取得し、Outlookで定型メールを送信する一連の流れを自動化できます。面倒な手作業から解放され、重要な定型業務を正確に実行することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft ExcelとOutlookを使った定期連絡に手間を感じている方
• 手作業でのメール送信によるミスや工数を削減したいと考えている担当者の方
• 定型的な報告やリマインド業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定日時に自動でメールが送信されるため、これまで手作業での対応に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることが可能になります。
• 手作業で起こりがちな宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、実行したい日時を設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで、送信先リストが記載されたファイルとシートを指定します。
4. 次に、オペレーションで繰り返し機能を追加し、取得したExcelの行データ分、後続の処理を繰り返すように設定します。
5. 最後に、繰り返し処理の中にOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Excelから取得した宛先や情報を本文に差し込んでメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft ExcelやOutlookとの連携設定時、Microsoft365の一般法人向けプラン（Microsoft365 Businessなど）以外をご利用の場合、認証に失敗する可能性があります。
• Excelから取得した複数の宛先にメールを送信するための「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでご利用いただける機能です。

■概要

Microsoft Excelのリストをもとに、定期的に関係者へOutlookで定型メールを送信する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で情報を取得し、Outlookで定型メールを送信する一連の流れを自動化できます。面倒な手作業から解放され、重要な定型業務を正確に実行することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft ExcelとOutlookを使った定期連絡に手間を感じている方
• 手作業でのメール送信によるミスや工数を削減したいと考えている担当者の方
• 定型的な報告やリマインド業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定日時に自動でメールが送信されるため、これまで手作業での対応に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることが可能になります。
• 手作業で起こりがちな宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、実行したい日時を設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで、送信先リストが記載されたファイルとシートを指定します。
4. 次に、オペレーションで繰り返し機能を追加し、取得したExcelの行データ分、後続の処理を繰り返すように設定します。
5. 最後に、繰り返し処理の中にOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Excelから取得した宛先や情報を本文に差し込んでメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft ExcelやOutlookとの連携設定時、Microsoft365の一般法人向けプラン（Microsoft365 Businessなど）以外をご利用の場合、認証に失敗する可能性があります。
• Excelから取得した複数の宛先にメールを送信するための「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでご利用いただける機能です。

■概要

Googleフォームで収集した多くの回答内容を一つひとつ確認し、要約してMicrosoft Excelへ転記する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。特に回答数が増えるほど、内容の把握や情報整理の負担は大きくなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーにChatGPTが自動で内容を要約し、その結果をMicrosoft Excelへ追加するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとMicrosoft Excelで情報収集と管理を行っているが、手作業に多くの時間を費やしている方
• アンケートや問い合わせの回答をChatGPTで効率的に要約し、内容把握を迅速化したい方
• 手作業による転記ミスや要約の質のばらつきをなくし、業務の正確性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームの回答からChatGPTによる要約、Microsoft Excelへの記録までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記や要約時のヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性と業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、ChatGPT、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションを設定して、Googleフォームから受け取った回答内容を要約するように指示します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、フォームの回答やChatGPTによる要約結果を指定のファイル、シート、列に追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• ChatGPTの「テキストを生成」アクションでは、要約の指示（プロンプト）を自由に設定可能です。例えば、「以下の内容を100字以内で要約してください：【フォームの回答】」のように、Googleフォームから取得した値を埋め込みながら、具体的な指示内容をカスタムできます。
• Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、どのMicrosoft Excelブックのどのシートに情報を記録するかを選択できます。また、フォームの回答項目やChatGPTによる要約結果など、前段のアクションで取得した値を、Microsoft Excelのどの列にマッピングするかを自由に設定可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、ChatGPT、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133‍
• Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  

■概要

Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、Gmailでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Notionを業務に活用している企業

・データベースに顧客情報や商品情報を登録している方

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2.Microsoft Excelを業務に活用している企業

・帳票の雛形を作成し、業務に活用している方

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■このテンプレートを使うメリット

Notionはデータベースを活用して顧客情報を一元管理しチーム内で共有することで、円滑な業務進行を行うことのできるツールです。
しかし、毎回Notionに登録された情報を手入力し見積書を作成するのは時間がかかり、ビジネスチャンスの損失に繋がるかもしれません。

このフローを活用すると、Microsoft Excelの雛形に自動でNotionの情報を追加して見積書を作成し、メールで送付することができます。
Notionのデータベースから直接フローを起動するため、見積書の作成・送付を素早く完了させることができ、スピーディーな対応を行います。
また見積書の作成から送付までを自動化することで、手作業の手間や時間を大幅に省き他のコア業務に注力することで、生産性向上につなげます。

■概要

Microsoft Teamsでのコミュニケーションが活発になるにつれて、重要な情報がチャネルの投稿に埋もれてしまうことはありませんか？
また、それらの情報を手作業でMicrosoft Excelに転記し分析するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの新規投稿をAIが自動でテキストマイニングし、その結果をMicrosoft Excelに記録するため、情報収集と分析の初動を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsの情報をMicrosoft Excelで集計・分析しているが、作業に手間を感じている方
• チャネル内の顧客の声やフィードバックを効率的に収集し、サービス改善に活かしたいと考えている方
• AIを活用したテキストデータの分析に興味があり、業務への導入を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿後、AIによるテキストマイニングとMicrosoft Excelへの記録が自動で行われるため、情報収集と転記にかかる時間を削減できます。
• 手作業による情報の見落としやMicrosoft Excelへの転記ミスを防ぎ、データの正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のチャネルを指定します。
3. 次に、AI機能「テキストを生成」を選択し、テキストマイニングを実施を実施するために、Microsoft Teamsの投稿内容を分析対象として指定します。
4. 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを選択し、テキストマイニングの結果を自動で追加するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「テキストを生成」オペレーションにおけるテキストマイニングでは、分析対象とするテキストとして、前のステップ（Microsoft Teamsの投稿）で取得したメッセージ内容を変数として指定できます。
• 「レコードを追加する」では、Microsoft Excelの列に変数を埋め込む形で任意に設定できます。

■注意事項

• Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要
「Microsoft Excelからデータを複数取得してkintoneに追加する」フローは、ユーザーがフォームに入力した範囲をもとにMicrosoft Excelから複数データを取得し、kintoneに連携・登録する業務ワークフローです。
これにより、Microsoft Excelからkintoneへのデータ転記に関わる手間やヒューマンエラーを防止し、効率的なデータ管理が実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• データを手動でMicrosoft Excelからkintoneに入力している担当者の方
• Microsoft Excelとkintoneを併用して業務管理を行っており、効率化を図りたいチームリーダーの方
• データ入力のミスを減らし、業務プロセスを最適化したい企業の経営者の方
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■このテンプレートを使うメリット

• データ入力の効率化：Microsoft Excelの複数のデータを指定範囲で取得し、自動でkintoneにデータが追加されるため、手作業の手間を削減できます。
• ヒューマンエラーの防止：自動化により、手動入力時に発生しがちなミスを防ぎ、正確なデータ管理が可能になります。
• 情報の一元管理：Microsoft Excelとkintone双方にデータが連携されるため、必要な情報にスピーディーにアクセスでき、業務のスムーズな進行をサポートします。
  

• Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを手作業で転記している経理担当者の方
• 添付ファイルからのデータ抽出作業に時間がかかり、業務効率化を検討している方
• 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方

• Outlookの添付ファイルを開き、データ抽出からMicrosoft Excelへの追加までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます
• 手作業での転記がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります

1. はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を指定することも可能です
3. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを指定します
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のセルに追加します

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、受信トレイ全体ではなく、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます
• OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定し、添付ファイルのレイアウトに合わせてデータ抽出が可能です
• Microsoft Excelへの追加設定では、対象となるファイルやシートを任意で指定し、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するかを自由にマッピングできます

• OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。

■概要

展示会や商談で交換した名刺の管理に手間を感じていませんか？
手作業でのデータ入力やお礼メールの送信は時間がかかるうえ、入力ミスや送信漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、フォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCRが情報を読み取ります。
さらに、読み取り結果をMicrosoft Excelへ自動で追加し、Outlookからお礼メールまで送信するため、一連の作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 名刺情報を手作業でExcelに入力している方
• 交換した名刺に対するお礼メールの送信を迅速かつ確実に行いたい方
• フォームとOCR機能を活用し、データ入力業務全体の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのアップロードだけで名刺情報のデータ化からメール送信までが自動処理されるため、手作業の時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるデータ転記ミスや、宛先間違い、お礼メールの送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
2. フォームトリガー機能を選択し、名刺画像をアップロードするための専用フォームを作成します。
3. 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、フォームから送信された名刺画像から社名や氏名、メールアドレスなどのテキスト情報を読み取ります。
4. 続けて、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、読み取った情報を指定のシートに行として追加します。
5. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、読み取ったメールアドレス宛にお礼メールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、名刺画像から読み取りたい項目（会社名、氏名、部署、役職、メールアドレスなど）を任意で指定することが可能です。
• 「レコードを追加する」では、OCRで取得したどの情報をどの列に追加するかを自由にマッピング設定できます。
• 「メールを送る」では、メールの件名や本文は、OCRで読み取った相手の会社名や氏名などを変数として差し込むことができます。

■注意事項

• Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「画像・PDFから文字を読み取る」はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

■概要

Yoomのフォームに応募の回答が行われたら、Microsoft Excelに情報を蓄積し、チャットに通知およびメールを送付します。

フォームの回答のみで、データの蓄積とチャットでの共有およびお礼メールが可能です。

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■事前準備

・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。

※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267

・事前に応募情報を蓄積するMicrosoft Excelを用意します。

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■実際に使用している蓄積用のMicrosoft Excel（閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。）

https://yoominc-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/demoyoominconmicrosoftcom/ERBQPwcVYhHl9_frACMvK0BN0VJIp586iIXo0b7bDzxRg?e=bLrfjH

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■作成方法

①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。

・各質問項目：応募のフォーム用に、名前や連絡先、住所や景品情報等を必要な質問項目に設定します。

・取得した値：次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。

※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267

②トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからChatworkを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。

・アクション：メッセージを送る

・ルームID：欄をクリックし、表示された候補から送付したいルームを選択します。

・メッセージ内容：任意のメッセージを入力します。以下のように①で取得した値を埋め込むことも可能です。（アウトプットを埋め込む）

※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

応募がありました。

----------

・お名前：{{お名前}}

・景品：{{ほしい景品}}

----------

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

③＋マークを押し、メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。

・To：①でアドレスを取得していたら埋め込みます。

・件名、本文：それぞれ入力します。以下のように①で取得した値を埋め込むことも可能です。

・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。

※メールを送るオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/5462307

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

{{お名前}} 様

景品のご応募ありがとうございます。

ご希望の景品：{{ほしい景品}}

こちら1週間以内に頂戴したご住所に発送させていただきます。

※万が一以下のご住所に誤りがございましたら、こちらのメールへご返信ください。

{{送付先のご住所}}

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

④＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからMicrosoft Excelを選択して以下設定し、テスト・保存します。

・実行アクション：レコードを追加する

・ファイルの保存場所：対象のMicrosoft Excelが格納されているOneDriveかSharePointを選択します。

・ドライブID/サイトID：欄をクリックし、OneDriveの場合はドライブID、SharePointの場合はサイトIDを選択します。

・アイテムID：欄をクリックし、候補から書類発行したいMicrosoft Excelを選択します。

・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。

・シート名：欄をクリックし、候補から対象のシートを選択します。

・テーブル範囲：列名を含む対象の範囲を入力します。今回の例ではA1:Fと設定しています。

・追加したいレコードの値：表示された列名に対応する値を①で取得したアウトプットを使って埋め込みます。

また、メール送付済みフラグなどの列があれば、「送付済み」など決まったテキストを手入力することで毎回固定値で入力されます。

※Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

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■注意事項

・Microsoftサービスとの連携はMicrosoft365のオンラインサービスに限定されており、かつMicrosoft社の指定プランで利用できます。

※詳細はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8064544

◼️概要‍

入力フォームに入力された情報で、エクセルの雛形から申込書などの契約書のPDFを自動的に作成するフローボットです。

Microsoft Excelの任意の雛形を使用して自由に契約書を作成することが可能です。

作成した契約書をOutlookのメールで自動的に送付します。

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◼️注意事項‍

・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。

・エクセルオンラインで契約書の雛形を用意してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

毎月の請求書作成業務において、Microsoft Excelのデータを確認しながらfreee請求書へ手入力する作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定した日時になるとMicrosoft Excelから自動でデータを取得し、freee請求書で請求書を作成するため、こうした手作業による負担やヒューマンエラーといった課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Excelとfreee請求書で請求書発行を手作業で行っている経理担当者の方
• 請求書作成業務における入力ミスや確認作業の負担を減らしたいと考えている方
• 月末月初の定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時に請求書が自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• Microsoft Excelからのデータ転記を自動化することで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Excelとfreee請求書をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、請求書情報が記載されたファイルなどを指定します。
4. 最後に、オペレーションでfreee請求書の「請求書の作成」アクションを設定し、前のステップで取得した情報を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールのトリガー設定では、フローボットを起動したい日付や曜日、時刻などを任意で設定することが可能です。

■注意事項

• Microsoft Excel、freee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

OneDriveでファイルを共有する際、更新の都度、関係者に手動で連絡していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、重要な更新の通知漏れに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定のフォルダでファイルが更新されると、その内容が自動でOutlookから関係者にメールで通知されるため、こうした連絡業務の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveでチームや部署間のファイル共有を行っており、更新通知を効率化したい方
• 手動でのファイル更新連絡に手間を感じており、通知漏れなどのミスを防ぎたい方
• 定型的な連絡業務を自動化することで、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveのファイル更新をトリガーに自動で通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
• 手作業による連絡で発生しがちな、通知の遅延や宛先間違い、連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を追加し、特定の条件で後続の処理を分けるよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、更新されたファイル情報を含めた通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、OneDriveで取得したファイル名や更新者などの情報をもとに、「特定のファイル形式の場合のみ通知する」など、後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
• Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、件名や本文にファイル名や更新日時といった変数を埋め込み、動的な通知内容を作成することが可能です。

■注意事項

・OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要

Outlookで重要な予定を管理していても、関係者への共有が漏れてしまったり、その都度Microsoft Teamsで通知するのが手間に感じたりすることはありませんか。このワークフローは、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信します。情報共有における手間や連絡漏れといった課題を解消し、スムーズなチーム連携を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとMicrosoft Teamsを使い、チームのスケジュール共有を手作業で行っている方
• 重要な会議や顧客とのアポイントなどの共有漏れをなくしたいと考えているマネージャーの方
• 日々の定型的な通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookに予定を登録するだけで自動的にMicrosoft Teamsへ通知されるため、手動でメッセージを作成し投稿する手間と時間を短縮することができます。
• 手作業による通知のし忘れや、共有先のチャネル間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで通知内容や送信先を設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいカレンダーを持つユーザーIDを選択してください。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームやチャネルを自由に設定可能です。また、本文には固定のテキストだけでなく、Outlookのイベント名や日時といった情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

「Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する」フローは情報管理の効率化に貢献します。
情報の転記作業が自動化されるため、生産性向上に寄与します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookを日常的に利用している方
• Outlookを使用して問い合わせを受け付けているカスタマーサポート担当者
• kintoneを活用して効率的にデータを管理したいと思っている方
• 顧客からの問い合わせをkintoneに蓄積してデータ分析などに活用したい方

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■このテンプレートを使うメリット

このテンプレートを導入すると、Outlookで受信したお問い合わせの情報を自動でkintoneに登録することができます。
これまで手動で入力作業を行っていた方は、その作業が不要になるため作業負担が軽減されます。
担当者は余った時間を有効活用することで、他の業務に集中できるようになるでしょう。

また、人間の手で行っていた業務が自動化されるため、ヒューマンエラーも最小限に抑えられます。
情報の入力ミスや追加し忘れを未然に防ぐことができるため、正確なデータ管理につながります。

■概要

Outlookに届く請求書などの添付ファイルを都度ダウンロードし、内容を確認してファイル名を変更し、Google Driveに保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の手作業は時間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いや保存漏れといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると添付された書類をOCRで自動的に読み取り、ファイル名を更新してGoogle Driveへ格納するため、こうした課題を解消し、書類管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する請求書などの書類管理を手作業で行っている経理や総務担当者の方
• Google Driveへのファイル保存ルールが徹底されず、ファイル管理に課題を感じている方
• OCRを活用して紙やPDFの書類をデータ化し、業務効率化を進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からGoogle Driveへの格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル名変更やアップロード作業がなくなるため、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 添付ファイルの有無などで処理を分けるため、オペレーションで「分岐機能」を設定します。
4. 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロードする」アクションを順に設定します。
5. 次に、オペレーションで「OCR機能」を選択し、ダウンロードした添付ファイルから文字情報を読み取ります。
6. 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、OCRで取得した情報をもとにファイル名を変更し、特定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、起動のきっかけとなるメールの件名キーワードや対象フォルダを任意で指定できます。
• 分岐機能では、添付ファイルの形式（PDFや画像など）に応じて後続の処理を分けるといった条件を自由に設定できます。
• OCR機能の設定では、請求書番号や発行日など、書類から抽出したい項目を任意でカスタマイズできます。
• Google Driveへのアップロード設定では、格納先のフォルダを指定し、OCRで取得した情報を用いて「取引先名_請求日」のようにファイル名を自由に設定することが可能です。

■注意事項

• Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

急な打ち合わせ依頼のメールを受信した際に、都度Google MeetのURLを発行して返信する作業は、地味に時間を取られるのではないでしょうか。手作業のため、URLの貼り間違いや共有漏れといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信すると自動でGoogle Meetの会議スペースが発行され、URLを記載したメールを自動送信できるため、こうした手間やミスを解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したメールを元に、Google Meetの会議設定を手作業で行っている方
• 会議URLの発行や共有作業を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
• 手作業によるURLの共有漏れや、設定ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に会議発行から共有までが自動化され、これまで手作業で行っていた会議設定の時間を短縮できます。
• 手作業によるURLのコピー＆ペーストミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報連携を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle MeetをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Meetを選択し、「会議スペースを作成」のアクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションで再度Outlookを選択し、「メールを送る」アクションで、作成した会議URLを含むメールを関係者に送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローを起動する条件として、特定のメールフォルダや件名・本文に含まれるキーワードを設定してください。
• 会議URLを共有するOutlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズできます。前段のオペレーションで発行したGoogle MeetのURLを変数として本文に挿入することも可能です。

■注意事項

• OutlookとGoogle MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

‍Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。

Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。

Outlookに特定の件名のメールが届いた場合にフローボットが起動します。

件名の設定やAsanaに登録する情報は自由に変更してご利用ください。‍

‍

■注意事項

‍・Asana、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。

・Outlookの連携にOffice365の管理者の承認が必要な場合があります。

・その場合はこちらの記事を参考に管理者に承認を依頼してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

Outlookで受信した重要なメールを、都度Trelloに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、Trelloへ自動でカードを作成し、タスク管理の抜け漏れ防止と効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでのメール対応とTrelloでのタスク管理を連携させ、業務を効率化したい方
• メールで受けた依頼や問い合わせを、手作業でTrelloのタスクとして管理している方
• メール起点のタスク対応漏れを防ぎ、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookの受信トレイからTrelloへカードを手動で作成する一連の作業が自動化されるため、これまで費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による情報の転記がなくなるため、件名や内容の入力ミス、重要なタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとTrelloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでTrelloを選択し、「カードを作成する」アクションを設定します。この際、トリガーで取得したOutlookのメール情報をTrelloのカード内容に紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定の件名や送信者、受信日時など、カードを作成したいメールの条件を細かくカスタマイズすることが可能です。
• Trelloのカードタイトルには、Outlookの件名や送信者名を変数として設定できます。また、メール本文をそのままカードの詳細に埋め込むこともできます。

■注意事項

• Outlook、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

Outlookで受信する重要なメールの内容を、一つひとつ確認してNotionに転記するのは手間がかかっていませんか？手作業でのコピー＆ペーストは、情報の見落としや転記ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーにAIが自動で内容を要約してNotionへ追加するため、こうした情報管理の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとNotionで情報管理を行っており、手作業での転記に手間を感じている方
• 日々多くのメールを受信するため、内容の把握や要約作業に時間を取られている方
• Notionを情報共有ハブとして活用し、メール内容の共有を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からNotionへの記録までが自動化され、手作業での転記や要約にかかる時間を短縮します。
• 手動でのコピー＆ペーストによる転記ミスや、情報の抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定することで、特定のメール受信をフローボット起動のきっかけにします。
3. オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、トリガーで取得したメール本文の内容を要約します。
4. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定のデータベースにメールの件名や要約結果などを追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「要約する」アクションでは、要約対象の文章としてOutlookから取得したメール本文などを変数として指定し、要約の文字数や形式といった条件もカスタマイズが可能です。
• Notionの「レコードを追加する」アクションでは、情報を追加したいデータベースを任意で選択できます。また、各項目には固定のテキストを入力したり、Outlookの件名やAIの要約結果といった前段の情報を変数として埋め込んだりできます。

■注意事項

• NotionとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

Outlookで受け取った見積依頼書や名刺などの添付ファイル。その都度ファイルを開いてSalesforceに手入力する作業は、時間がかかるうえに入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけに、添付されたファイルを自動でOCR処理し、抽出した情報を基にSalesforceへ新規リードとして登録します。反復的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookに届く添付ファイルからSalesforceへ手動で情報を転記している方
• リード獲得後のデータ入力作業を自動化し、迅速な対応を実現したい営業担当者の方
• データ入力のミスを減らし、チームの業務プロセスを標準化したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からSalesforceへのリード登録までが自動化され、これまで手作業で行っていたデータ入力時間を短縮できます。
• 手作業による情報転記がなくなるため、リード情報の入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防止し、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSalesforceをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定して、自動化を開始する条件を定めます。
3. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、受信したメールから添付ファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでSalesforceの「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、OCRで抽出した情報をマッピングして新しいリードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクションでは、読み取り対象のファイルに含まれる「会社名」「氏名」「電話番号」など、Salesforceに登録したい項目を任意で設定できます。
• Salesforceでリードを作成するアクションにおいて、特定の担当者をリードの所有者としてIDで指定するなど、割り当てルールを任意で設定することが可能です。

■注意事項

・Outlook、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。