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Microsoft Excelにまとめた顧客リストやタスクリストをもとに、一件一件メールを作成して送信する作業は意外と時間がかかってしまいますよね…。
定期的な報告メールやイベントの案内メール、請求書送付のお知らせなど内容は少しずつ違っても、同じような作業の繰り返しは面倒...
他にも、手作業による宛先や内容の入力ミス、送信漏れといったヒューマンエラーのリスクがどうしても発生してしまうことに悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
もし、Microsoft Excelのデータを活用して、これらのメール送信作業を自動化できたら、大きな時間短縮とミスの削減につながると思いませんか？
この記事では、プログラミングの知識がなくても、Microsoft Excelのデータを元にして、メールを自動送信する具体的な方法やそのメリットについてご紹介します。
Microsoft ExcelとOutlookを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
Yoomには「Microsoft Excelデータをもとにメールを自動送信する」業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
[Yoomとは]
ここでは、例として「指定日時にMicrosoft Excelから情報を取得してOutlookで定型文を送信する」フローの作成手順を簡単にご紹介します。
今回はYoomを使用して、ノーコードで Microsoft ExcelとOutlookの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomと連携させたいアプリを「マイアプリ」として登録します。
Yoomにログインしたら、マイアプリをクリックし、新規接続を選択してください。
アプリ一覧はMicrosoft Excelを選択してください。
検索窓を活用すると、スムーズに見つけられます！
連携するアカウント名をクリックします。
パスワードを入力し、サインインをクリックしましょう。
これでMicrosoft Excelのマイアプリ登録ができました。
マイアプリをクリックし、新規接続を選択してください。
アプリ一覧は検索窓を活用し、Outlookを選択します。
ここからの手順はMicrosoft Excelと同様に、連携するアカウント名をクリックします。
パスワードを入力し、サインインをクリックしましょう。
これでOutlookのマイアプリ登録ができました。
※Microsoft Excel・Outlookともに、アプリの接続時の注意点として「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
次にYoomのサイトから、テンプレートをコピーしましょう！
基本的なフローは構築済みなので、あとはそれに沿って詳細を設定するだけで簡単にフローボットを作成できます。
それでは下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートがコピーされると以下のように表示されるので、「OK」をクリックします。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートを選択し、「指定したスケジュールになったら」をクリックしてください。
※スケジュールトリガーの設定方法は、こちらのページも参照してください。
タイトルはコピーした時に入力されていますが、変更することができます。
スケジュール設定を設定します。
ここでは日付指定を使い、毎月1日の9時にフローボットを起動するように設定しています。
Cron設定を使い記述ルールにしたがって入力することで、【10分おきに実行】や【05:12に実行】など、より細かく日時を設定することも可能です。
→詳しくはこちらを確認してください。
設定できたら、保存しましょう。
次に「複数のレコードを取得する」をクリックしてください。
Microsoft Excelと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「複数のレコードを取得する」を選択します。
設定範囲には注意点もあるので、事前にこちらのページを確認してくださいね。
ファイルの保存場所を選択しましょう。
ドライブIDは候補から連携したいIDを選択してください。
アイテムIDは候補から連携したいデータベースを選択しましょう。
シート名は候補から選択してください。
テーブル範囲を設定しましょう。
設定したら、次へをクリックしてください。
契約期限が間近の会社情報を取得したいので、「契約期限」「等しい」を選択し、日付から「翌月末日」を選択してください。
このように条件を指定することで、契約期限と日付情報が等しい場合に特定のレコード情報を取得できます。
設定したら、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、Microsoft Excelの情報が取得できたら、保存してください。
次に「対象の顧客情報を1件ずつ取得する」をクリックしましょう。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
※めチームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
繰り返し対象の取得した値を設定します。
オペレーションは「複数のレコードを取得する」、取得した値は「会社名」を選択しましょう。
「取得した値を追加」から項目を増やし、次のOutlookでメールを送信するアクションで使用する「担当者名」や「連絡先」を設定してください。
設定できたら、保存しましょう。
最後の設定ステップとなりました！
「メールを送る」をクリックして、設定を完成させましょう。
Outllookと連携するアカウント情報を確認しましょう。
Toは「対象の顧客情報を1件ずつ取得する」で取得したアウトプット「連絡先のループ変数」を選択します。
件名を入力しましょう。
メッセージ内容は、取得した値を活用して作成します。
例えば、「会社名のループ変数」「氏名のループ変数」といったアウトプット（取得した値）を活用することで、メール送信時に値を都度入力する手間を省けます。
契約期限を設定したい場合は、添付画像のように「日付」の項目から「翌月末」を選択することも可能です。
取得した値を活用せずにメッセージ作成した場合、同じ内容が送信され続けることになりますので注意してください。
固定のテキストや記号を使って内容を見やすく整えたら、次へをクリックしましょう。
メールの内容を確認したら、テストを実行します。
テストが成功し、Outlookまで実際にメッセージが届いたら、保存してください。
最後にトリガーをONにして動作をチェックしましょう。
これでフローボットの設定ができました。
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft ExcelやOutlookを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
フォームや通知内容をもとに要約を行って結果を自動追加したり、スケジュールトリガー機能を活用して効率的に情報を集約することも可能です。
また、RPA機能とも連携することで、必要な情報を手動作業の介入なく得ることができます。
メールの受け取りを検知して会議を自動で作成したり、カレンダーへの情報登録を関係者に通知することもできます。
情報の登録漏れや反映遅れが減ることで、データ管理の精度向上が見込めるはずです。
この記事では、「Microsoft Excelからメールを自動送信する方法」について、プログラミング不要で実現する具体的なアプローチをご紹介しました。
Microsoft Excelのデータを活用したメール送信の自動化は、単純な繰り返し作業にかかる時間を削減するだけでなく、宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぐ上でも効果的です。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したメール送信の自動化以外にも、様々な業務を効率化するためのテンプレートが豊富に用意されています。</span>
特定のスケジュールやフォーム送信、チャットでの依頼など、業務フローに合わせた自動化を選択できる点は嬉しいポイントです。
「毎日の報告メール作成の負担が大きい」「問い合わせへの返信を迅速化したい」「手作業によるミスをなくしたい」といった課題をお持ちなら、ぜひYoomのテンプレートを活用した自動化をぜひ検討してみてください。難しい設定は不要で、すぐに始めることができますよ！
まずはテンプレートを試してみて、その便利さを実感してみませんか？
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