【プログラミング不要】Microsoft Excelの情報をもとにOutlookでメールを自動送信する方法

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■概要
Googleフォームの内容からMicrosoft Excelで請求書を発行してOutlookで送付するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受注や申請の情報を管理し、手作業で請求書を作成している方
・Microsoft Excelでの請求書を発行した後、PDF化やメール送信を手動で行っている経理担当者
・受注から請求書発行までのプロセスを標準化し、人的ミスを減らしたいと考えている営業マネージャー
・請求書の発行や送付のプロセスを自動化し、請求業務の迅速化を図りたい方

■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelの請求書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・Microsoft Excelの雛形書類の連携については、下記の「各項目について」をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

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■概要
Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、Outlookでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。‍

■このテンプレートをおすすめする方‍
1.Notionを業務に活用している企業
・顧客情報をデータベースで管理している方
・見積の詳細内容を管理している方‍

2.Microsoft Excelを業務に活用している企業
・帳票類作成のための雛形を業務に活用している方‍

3.Outlookを主なコミュニケーションツールとして活用している企業
・顧客企業との連絡手段に活用している方‍

■注意事項‍
・Notion、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Yoomフォームの情報でMicrosoft Excelの雛形から納品書を作成してOutlookで送付するフローです。

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■概要
・毎月の請求書送付業務を自動化するフローです。
・顧客管理をMicrosoft Excelはじめ各種データベースで行っており、Microsoft Excelで請求書フォーマットを作成されている場合に実施可能です。

■事前準備
・請求書を発行するための雛形書類をエクセルで作成します。
・Yoomデータベースに顧客の基本情報および明細情報、請求対象がわかる項目を設定しておきます。

■フローボットで使用しているExcelシート(閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。)
https://yoominc-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/demo_yoominc_onmicrosoft_com/EW1ehdQKAudBtHDSCqJ0U4IB2uMwf_6gMwEbpOc_WrIWsw?e=UuE3Wd

■作成方法
①スケジュールトリガーを選択し、以下の設定を行い保存します。
・スケジュール設定：日付指定
・日：任意の日付(1や10のように半角数字で入力)
・時刻：任意の時刻(9や15のように半角数字で入力)※日付指定では分までは設定できません。
※スケジュールトリガーの詳細はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/7983075

②トリガー下の＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからYoomを選択して、以下設定しテスト・保存します。
・実行アクション：複数のレコードを取得する（最大500件）
・プロジェクト/データベース/テーブル：事前に用意した対象のテーブルがあるプロジェクトやデータベースなどの階層を設定します。
・取得したいレコードの条件：次ページで左の枠からデータベースの項目を選択し、その項目が○○に等しいなどで対象レコードを検索します。
・詳細設定：「条件に一致するレコードが見つからない場合はオペレーションをエラーにする」をOFFにしてください。

③＋マークを押し、分岐するオペレーションを選択して以下設定し保存します。
・オペレーション：②のオペレーションを選択します。
・アウトプット：②で取得したアウトプットのいずれかを設定します。
・条件：アウトプットが空であるという条件にします。
・値：空白のままにします。
このように設定することで、対象が存在しない場合にフローボットが終了します。
※分岐するオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/5464146

④＋マークを押し、同じ処理を繰り返すオペレーションを選択して、以下設定し保存します。
・オペレーション：②のオペレーションを選択します。
・アウトプット：②で取得したユニークの値(IDなど重複しない値)を設定します。
YoomDBを使用する場合は、YoomレコードIDが必ずユニークIDになるので、そちらを使用してください。
※同じ処理を繰り返す設定の詳細はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/6265153

⑤ループ方面の＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからYoomを選択して、以下設定しテスト・保存します。
・実行アクション：レコードを取得する
・プロジェクト/データベース/テーブル：②と同じテーブルを選択します。
・取得したいレコードの条件：次ページで左の枠は④で設定したユニークの値の項目(YoomDBであればYoomレコードID)にし、④で取得した{{〇〇のループ変数}}というアウトプットと等しいという設定でレコードを取得します。
このようにすることで、④で取得したユニークの値を用いて1つずつレコードを再取得します。

⑥＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからMicrosoft Excelを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・ファイルの保存場所：対象のMicrosoft Excelが格納されているOneDriveかSharePointを選択します。
・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、SharePointの場合はサイトIDを選択します。
・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいMicrosoft Excelの雛形を選択します。
・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。
・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。
・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、④で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、④で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

④＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択して、以下設定を行い保存します。
・To：欄をクリックし、④のレコード取得で得たアドレスを埋め込みます。
・件名/本文：任意の値を入力します。これまで同様に④で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：添付ファイルを追加を押し、アウトプットを使用として、発行した書類を候補から選択します。
・テスト：次のページで反映された内容を確認しテストを行うこともできます。(実際に送付されるのでご注意ください)

■注意点
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779

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■概要
・フォームに入力された内容を用いて、Excelの見積書雛形で書類を発行します。
・またその後発行した書類を相手先にメールで送付するところまでを行います。
・書類の発行はExcel以外に、Googleスプレッドシート、Googleドキュメントでも実施可能です。

■事前準備
・書類発行を行うための、雛形書類(Excel)を用意します。

■実際に使用しているExcel（閲覧権限のみとなります。使用したい場合はコピーしてください）
https://yoominc-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/demo_yoominc_onmicrosoft_com/EVC6m0E6HSlNmdXypTevGXEB1fgCihZnzjGnTgAbsWqTsw?e=nOQHGw

■作成方法
①フローボットを新規作成して、はじめから作成を選択します。

②トリガーからフォームトリガーを選択して、以下の設定を行い保存します。
・フォームタイトル：任意のタイトルをつけます。回答者にはこのタイトルが表示されます。
・各質問項目：書類発行や相手へメールを送付する際に必要な情報を設定します。※質問の追加を押すと質問を増やすことができます。
・取得した値：次のページで、設定した質問にデモの値をいれることができます。後のテストで使用するのでデモ値を入力します。
※フォームの設定方法についてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267

③＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからエクセルを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・ファイルの保存場所：対象のExcelが格納されているOneDriveかSharePointを選択します。
・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、SharePointの場合はサイトIDを選択します。
・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいエクセルの雛形を選択します。
・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。
・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。
・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、②で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

④＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択して、以下設定を行い保存します。
・To：欄をクリックし、②のトリガーで取得したアドレスを埋め込みます。
・件名/本文：任意の値を入力します。これまで同様に②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：添付ファイルを追加を押し、アウトプットを使用として、発行した書類を候補から選択します。
・テスト：次のページで反映された内容を確認しテストを行うこともできます。(実際に送付されるのでご注意ください)

■注意点
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779

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■概要
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してPDF発行後、Outlookで送付するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。‍‍

■このテンプレートをおすすめする方
・予算の使用状況を定期的にPDF化し関係者と共有している方
・予算情報をPDFとしてまとめる作業に時間がかかっている方
・PDFの発行やOutlookによるメール送付の作業を効率化したい方

■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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■概要
「指定日時にMicrosoft Excelから顧客情報を取得してOutlookで定期メールを送信する」ワークフローは、定型的な作業を効率化します。
手作業で行う業務が減るので、人的エラーのリスクも軽減するでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Excelを利用して顧客情報の管理を行っている方
・顧客情報をスピーディに取得し、自動的にメールを送信したいと考えている方
・手動での顧客情報の確認やメール送信に時間を取られている方
・効率よく顧客対応を行いたいと考える営業担当者
・Outlookを日常的に利用しているが、定期メールの送信を自動化したい方
・社内の業務効率化を図りたいと考えるIT担当者やマネージャー

■注意事項
・Microsoft ExcelとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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■概要
「指定日時にMicrosoft Excelから未払い情報を取得して、Outlookで集金の依頼メールを自動送信する」ワークフローは、未払い情報の確認作業を自動化します。
Outlookからのメール送信までの手間を減らせるため、対応がスムーズになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Excelで未払い情報を管理している方
・集金が必要な情報を手動で抽出・送信する作業に手間を感じている方
・定期的に未払いの顧客へスピーディに集金依頼を送りたい方
・Outlookを日常業務のメールツールとして利用している方
・メール送信作業を自動化して、業務効率や正確性を高めたい方

■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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■概要
「指定日時にMicrosoft Excelから情報を取得し、AIで文章を生成してOutlookでメールを送信する」ワークフローは、情報取得と連携の自動化を実現します。
Microsoft ExcelとOutlookの操作を効率化することで、業務がスムーズに進行します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Excelを使用して業務データを管理している方
・迅速にExcelからデータを取得し、文章を生成する作業を自動化したい方
・日々の業務報告や連絡事項を手間なくメールで送信したいと考えている方
・Outlookを社内の主要なコミュニケーション手段として使っている企業
・毎日の手動作業に負担を感じており、効率的な情報共有を目指している方
・会議や業務の合間に、スピーディに必要な情報を送信したいと考えるビジネスパーソン

■注意事項
・Microsoft ExcelとMicrosoft OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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申し込みメールを受信したら、AIを用いてメール内容を抽出して見積書をMicrosoft Excelの雛形から作成、Outlookメールで送信するフローです。

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■概要
Microsoft Excelのリストをもとに、定期的に関係者へOutlookで定型メールを送信する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で情報を取得し、Outlookで定型メールを送信する一連の流れを自動化できます。
面倒な手作業から解放され、重要な定型業務を正確に実行することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft ExcelとOutlookを使った定期連絡に手間を感じている方
・手作業でのメール送信によるミスや工数を削減したいと考えている担当者の方
・定型的な報告やリマインド業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

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■概要
Microsoft Excelのリストをもとに、定期的に関係者へOutlookで定型メールを送信する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で情報を取得し、Outlookで定型メールを送信する一連の流れを自動化できます。
面倒な手作業から解放され、重要な定型業務を正確に実行することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft ExcelとOutlookを使った定期連絡に手間を感じている方
・手作業でのメール送信によるミスや工数を削減したいと考えている担当者の方
・定型的な報告やリマインド業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

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■概要
Microsoft Excelのリストをもとに、定期的に関係者へOutlookで定型メールを送信する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で情報を取得し、Outlookで定型メールを送信する一連の流れを自動化できます。
面倒な手作業から解放され、重要な定型業務を正確に実行することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft ExcelとOutlookを使った定期連絡に手間を感じている方
・手作業でのメール送信によるミスや工数を削減したいと考えている担当者の方
・定型的な報告やリマインド業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081