【ノーコードで実現】Zoomミーティングの録画をGmailで自動共有する方法

特定条件のZoomの録画をGmailに自動で共有する

例えば特定の会議名や参加人数など、<span class="mark-yellow">あらかじめ設定した条件に合致するZoomミーティングの録画のみを対象として、Gmailで自動共有する</span>フローになります。
重要な録画だけを選択的に共有したい場合など、関係者への不要な通知を防ぐことにも繋がるため、とても便利です！

‍

Zoomの録画データに情報を加えてGmailに自動で共有する

Zoomミーティングの録画ファイルだけでなく、<span class="mark-yellow">AIで生成した会議の要約や文字起こしテキストなどを付加情報として加えた上で、Gmailで共有する</span>フローです。
共有された側が録画内容をより効率的に把握できるようになり、情報伝達の質を高めます！

Zoomミーティング終了後に録画ファイルをGmailで自動共有するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として「Zoomでミーティングが終了したら録画ファイルのダウンロードリンクをGmailで関係者に自動で共有する」フローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• ZoomとGmailのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Zoomのトリガー設定とZoomとGmailのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

【注意点】
※Zoomのレコーディング情報を取得するには、ミーティングデータが「クラウドレコーディング」されている必要があります。
※「クラウドレコーディング」はZoomの特定プランに限定されているため、ご注意ください。詳しくはこちらをご確認ください。

ステップ1：ZoomとGmailをマイアプリ連携

Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。

検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。

ZoomとYoomの連携方法

Zoomを検索すると画像のような画面が表示されます。
「Client ID」と「Client secret」を入力すると、連携完了です！
※詳しい登録方法はこちらをご確認ください。

GmailとYoomの連携方法

Gmailを検索するとこのような画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。

連携したいアカウントを選択します。

‍

Yoomにログインする画面が表示されるため「次へ」を押します。
これでGmailの連携も完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーします。

1. 下のバナーの「試してみる」を押す。
2. 移行したページの「このテンプレートを試す」を押す。
3. Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。
   ※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。

テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。

ステップ3：Zoomのトリガー設定

1. コピーしたテンプレートを開く

左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合は「マイプロジェクト」から開きましょう。）

2. アプリトリガー（Zoomアプリ）を開く

「ミーティングが終了したら」をクリックします。

3. 連携アカウントとアクションを選択する

必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Zoomと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「トリガーアクション」：「ミーティングが終了したら」を選択

4. アプリトリガーのAPI接続設定をする

「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
早めにGmailを送信したい場合は、短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。

Zoomアカウントのメールアドレスを入力したら、実際にZoomミーティングをレコーディングし、データを保存します。
その上で、「テスト」を押しましょう。
※ダウンロードできるデータ容量の制限はこちらをご確認ください。

テストに成功すると、取得した値がアウトプットされて表示されます。
確認したら「保存する」をクリックします。
（実際のテストでは項目の横にデータが表示されます。）
※アウトプットの詳しい説明はこちらをご確認ください。

ステップ4：Zoomのレコーディング情報を取得

1. Zoomアプリを開く

「ミーティングのレコーディング情報を取得」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択する

必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Zoomと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「アクション」：「ミーティングのレコーディング情報を取得」を選択

3. APIの接続設定をする

「ミーティングID」をステップ3で取得した値を活用して入力します。
【取得した値の活用方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「ミーティングが終了したら」をクリック
③「ミーティングID」を選択

入力後「テスト」を押して、取得した値が表示されればテスト成功です！
「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5：Zoomミーティングのレコーディングファイルをダウンロード

1. Zoomアプリを開く

「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択する

必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Zoomと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「アクション」：「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」を選択

3. APIの接続設定をする

「ダウンロードURL」はステップ4で取得した値を活用します。
入力が完了したら「テスト」を押しましょう。

テストに成功すると「ダウンロードしたファイル」データが取得できます！
「保存する」をクリックしましょう。
（設定完了までもう少しです！）

ステップ6：Gmailの送信設定

1. Gmailアプリを開く

「メールを送る」をクリックします。

2. メールの設定をする

必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Zoomと連携するアカウント情報」：合っているか確認

次に「メールの内容」を決めていきましょう。
ステップ3〜5で取得した値を活用すると簡単に入力することができます。

「添付ファイル」は「取得した値を使用」を選択すると「ダウンロードしたファイル」を選べるようになります。
※「From」「To」「cc」「bcc」「差出人の名前」は適宜入力してください。

「次へ」を押して、メールの送信内容を確認し、問題なければ「テスト」をします。

テストを実行し、実際にGmailが送信できていればOKです！

ステップ7：トリガーをONにして動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しくフローボットが起動するか動作確認をしましょう。
設定、お疲れ様でした！

以上が、Zoomでミーティングが終了したら録画ファイルをGmailで共有するための連携手順になります！

ZoomとGmailを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、ZoomやGmailのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！

Zoomを使った便利な自動化例

Google スプレッドシートやGoogleフォームのデータを基に、ウェビナーに登録者を追加したり、会議を作成したりできます。
また、Zoomミーティング終了後に録画URLを通知したり、クラウドシステムに格納したりすることも可能です！

Gmailを使った便利な自動化例

Gmailで受信した内容をチャットツールに通知したり、データベースに転記したりできます。
他システムにタスクが追加された際に、Gmailに通知することも可能です！

まとめ

Zoomミーティングの録画とGmailでの共有作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた録画ファイルの検索、ダウンロード、メール作成・送信といった一連の作業負荷を大幅に削減することができます。共有漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク低減にも繋がります。</span>
これにより、担当者は繰り返し発生する定型業務から解放され、より戦略的で付加価値の高いコア業務に専念できる環境を整えることができるでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしZoomとGmailの連携自動化に少しでも興味を持っていただいた方は、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！