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「Airtableで管理しているプロジェクト情報を、時間管理のためにTogglにも登録している」
「この二重入力が面倒だし、入力漏れやコピー＆ペーストミスも時々起こってしまう…」
このように、AirtableとToggl間での手作業によるデータ連携に、非効率さやストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Airtableに新しいレコードを登録するだけで、関連情報が自動的にTogglにも反映される仕組み</span>があれば、日々の煩わしい転記作業から解放され、入力ミスを心配する必要もなくなります。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AirtableとTogglを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
AirtableとTogglのAPIを連携すれば、これまで手動で行っていた2つのツール間のデータ入力を自動化することが可能になります。
これにより、プロジェクト管理やタスク管理、工数管理といった一連の業務フローがスムーズになり、生産性の向上に繋がります。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Airtableで管理しているプロジェクト情報を、工数管理のためにTogglにも登録している場合、この自動化が役立ちます。
Airtableのデータベースに新しいプロジェクトのレコードを追加するだけで、<span class="mark-yellow">Togglにも自動で同じ内容のプロジェクトが作成される</span>ため、手作業での二重入力の手間を削減し、入力漏れや転記ミスを防ぎます。
プロジェクト単位だけでなく、より細かいタスク単位での連携も可能です。
Airtableで新しいタスクのレコードを作成すると、<span class="mark-yellow">Togglにも対応するタスクが自動で生成されます。</span>
これにより、タスク情報が同期され、正確な最新情報をもとに業務を進められます。
それでは、実際にAirtableとTogglを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでAirtableとTogglの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Airtable／Toggl
[Yoomとは]
今回は「Airtableでレコードが登録されたら、Togglで新規Projectを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Airtableの連携
以下の手順をご参照ください。
Togglの連携
検索欄にTogglと記入して、出てきたアイコンをクリックします。
アカウント名とAPI Tokenを記入して「追加」ボタンを押します。
Yoomのページ上部に以下の表示が出てきたら、接続は完了です！
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
トリガー設定を行っていきます。
最初の赤枠をクリックしてください。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
トリガーアクションは、「レコードが登録されたら」のままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。
トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
Airtable上でテストのためのレコードを登録します。
※後ほど赤枠の「Created time」の設定が必要になりますので、必ず項目に追加しておきましょう！
レコードを作成する先のベースIDとテーブルIDをAirtable上で確認して記入してください。
設定したCreated Timeのフィールド名を記入し終えたら、テストボタンをクリックしましょう！
「テスト成功」と表示が出たら、取得した値にデータが反映されます。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
設定を保存しておきます。
保存ボタンをクリックしましょう！
Airtableから取得した値を利用して、Togglにプロジェクトを作成する設定を行います。
2つ目の赤枠をクリックしてください！
連携するアカウント情報の確認をしましょう！
アクションは、テンプレートのままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。
Project Nameを設定しましょう！
Airtableのアイコンから「Project Name」を選択します。
※取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じデータが登録されてしまうので注意が必要です。
Workspace Id名を候補から選択します。
候補は、マイアプリに登録したアカウントに紐づいて表示されます。
続いて任意でClient Nameを設定してください。
Project Nameと同様にAirtableで取得した値を活用すると良いです！
その他の設定も任意で行い、設定が終わったら赤枠をクリックしてテストを実行しましょう！
テスト成功という表示がされたら、Togglにプロジェクトが作成されています。
確認してみましょう！
プロジェクトが作成されています！
確認ができたら、Yoomの画面に戻り、最後に設定を保存しておきます。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回はAirtableからTogglへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にTogglからAirtableへのデータ連携を実施したいケースもあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Togglで新しいクライアントを登録した際に、その情報を手動でAirtableの顧客管理データベースに転記している場合に最適な自動化です。
この連携により、<span class="mark-yellow">Togglでのクライアント作成をトリガーに、Airtableに自動で新規レコードが作成される</span>ため、顧客情報の一元管理が効率化され、データの整合性も保たれます。
Togglで作成したタスクを、Airtable上のプロジェクト管理データベースにも記録したい場合に有効です。
Togglでタスクを作成するだけで、<span class="mark-yellow">関連する情報がAirtableの指定のデータベースに自動で追加される</span>ため、タスクをAirtableで一元的に可視化し、管理することが容易になります。
AirtableやTogglのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
Zoomなどの会議アプリと連携すれば、会議が終了したら内容を自動で文字起こししてAirtableに追加することができます。
手作業で議事録を作成する手間を削減できるため、業務の効率化が課題のときにおすすめです！
Airtableでは、他にもレコードの更新業務を自動化することができます。
チャットツールと連携することで、Togglに新しく作成されたタスク情報で自動で通知できます。
テンプレートを設定するだけで、タスクの通知漏れを防げるため、人為的ミスを削減したいときに利用してみてください。
他にも、Time EntryやProject、Client登録に関する業務を自動化できます。
AirtableとTogglの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">2つのツール間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、最新の正しい情報に基づいて業務を進められ、煩雑な入力作業から解放されることで、本来注力すべきコア業務に集中できるはずです。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：AirtableとTogglの双方向の同期を有効にした場合、データが無限ループするなどの問題は起こりませんか？
A：双方向で同期させた場合、無限にトリガーがループし、同じ処理が繰り返し実行されてしまうことがあります。
このような場合は、ミニプラン以上で使用できる分岐設定をトリガーの下に追加し、「特定の条件に一致したら処理を終了する」などのルールを設けることで、意図しない無限ループを防げる可能性があります。
分岐設定について詳しくは以下をご覧ください。
Q：特定の条件を満たすレコードだけを連携対象にできますか？
A：分岐条件を作成することで、特定のプロジェクト名やクライアント名などの様々な条件で絞り込みが可能です。
ただし、「分岐する」オペレーションはミニプラン以上でご利用いただけるため、フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：連携が失敗した場合、どのように気づき、対処できますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
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