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「BASEで新しい商品を追加するたびに、手作業でMicrosoft Teamsの関連チャネルに情報を共有している…」
「注文が入った際、担当者に連絡するためにBASEの画面とMicrosoft Teamsを行ったり来たりするのが面倒…」
このように、ネットショップ運営プラットフォームBASEと、ビジネスチャットツールMicrosoft Teamsを併用する中で、日々の情報共有や通知作業に手間を感じたり、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーに悩まされたりしていませんか？ これらの繰り返し作業は、時間だけでなく精神的な負担も積み重なり、本来集中すべきショップ運営や顧客対応といったコア業務へのリソースを圧迫してしまいます。
もし、<span class="mark-yellow">BASEでの商品作成や注文発生といったイベントをトリガーに、Microsoft Teamsへ必要な情報が自動的に通知される仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、業務の正確性とスピードを格段に向上させ、より創造的で価値の高い業務に注力できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、導入にかかる手間や時間も最小限に抑えられるので、ぜひこの機会に作業の自動化を進めて、日々の業務をもっと楽に、そして効率的にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BASEとMicrosoft Teamsを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BASEとMicrosoft TeamsのAPIを連携させることで、BASEで発生した様々なイベント情報をトリガーとして、Microsoft Teamsの指定したチャネルや担当者へ自動で通知を送ることが可能になります。これにより、<span class="mark-yellow">手動での情報伝達の手間や伝達漏れのリスクを大幅に削減し、チーム全体の情報共有をスムーズかつ迅速に行える</span>ようになります。
例えば、新商品の登録時や注文受付時など、これまで手作業で行っていた連絡業務を自動化することで、担当者はより迅速に対応でき、顧客満足度の向上にも繋がるでしょう。
Yoomに用意されている具体的な自動化例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
BASEに新しい商品が登録された際に、その商品情報を自動的にMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知する連携です。この自動化により、<span class="mark-yellow">新商品の情報を関係者へ即座に共有できるため、マーケティング活動の迅速な開始や在庫管理の効率化に貢献し</span>、手動での情報共有の手間や漏れを防ぎます。この連携は、BASEで商品が作成されたという情報をトリガーに、Microsoft Teamsへデータを直接連携するシンプルな構成です。
BASEで新しい注文が入った際に、注文内容の詳細をMicrosoft Teamsの関連チャネルや担当者に自動で通知する連携です。この自動化によって、<span class="mark-yellow">注文発生をリアルタイムで把握し、迅速な発送準備や顧客対応が可能になる</span>ため、顧客満足度の向上や業務の効率化が期待できます。この連携も、BASEの注文情報をMicrosoft Teamsへ直接連携する形で実現します。
それでは、さっそく実際にBASEとMicrosoft Teamsを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBASEとMicrosoft Teamsの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「BASEで商品が作成されたらMicrosoft Teamsに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
検索結果からアプリ名をクリックすると、連携の確認画面に切り替わります。
アプリ認証のすぐ下に、ログイン中のアカウント名が表示されます。連携先に間違いがなかったら、「アプリを認証する」ボタンをクリックすると、マイアプリ連携完了です。違うアカウントを紐づける場合は、「他のアカウントでログイン」するから、アカウント切り替えを行なってください。
検索結果からMicrosoft Teamsを選択します。Microsoftのサインイン画面に遷移するので、Microsoft 365のログイン情報を入力します。
ログイン情報の入力と追加、Microsoft Teamsのマイアプリ登録が完了です。
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
テンプレートの1つ目をクリックします。この工程では、BASEに登録された商品の情報を定期間隔で検知する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
テストに進む前に、テスト用商品を登録しておきます。
設定が確認できたら、テストボタンをクリックします。テスト結果画面が表示されます。
このテスト結果は、BASEで登録された新しい商品情報を、システムがちゃんと受け取れましたよ！
という確認メッセージです。
このデータが取れていることで商品がBASEに登録されたら、商品名・価格・説明などを使ってMicrosoft Teamsに自動で通知メッセージを作る準備が整った！という状態になります。
以下は取得できた項目と値です。
成功すると、追加した課題情報から項目と値が取得できます。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
この値は、後の工程で引用します。
保存するをクリックします。
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、LINE WORKSの情報を引用してMicrosoft Teamsの指定したチャネルに結果を通知する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
チャネルIDを選択したら、下にスクロールします。
入力が終わったら、テストボタンをクリックします。
成功すると、指定したチャネルにテスト通知が送信されます。
保存するをクリックします。
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。シートAを追加すると、シートCが更新されるようになりました。<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。</span>
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
今回はBASEからMicrosoft Teamsへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft TeamsでのアクションをきっかけにBASEのデータを操作したい場合もあるかもしれません。例えば、チーム内で新しい商品アイデアがMicrosoft Teamsのチャネルに投稿された際に、その情報を基にBASEに商品ドラフトを自動で作成するといった連携も可能です。
このような逆方向の連携を実現するためのテンプレートもYoomには用意されていますので、併せてご利用ください。
Microsoft Teamsの特定のチャネルや投稿に含まれる情報を解析し、その内容に基づいてBASEに新しい商品を自動で作成する連携です。この自動化により、<span class="mark-yellow">Teams上でのアイデア出しや企画段階の情報をスムーズに商品登録へと繋げ、商品開発のスピードアップを図る</span>ことができます。この連携では、AIや正規表現によるテキスト抽出処理を活用し、Teamsの投稿から必要な情報を効率的に抜き出してBASEに連携する仕組みになっています。
Microsoft Teamsで特定のキーワードを含むメッセージや、特定のメンバーからの投稿があった場合に、そのメッセージ内容を基にBASEに商品情報を自動で作成する連携です。この自動化を設定することで、<span class="mark-yellow">重要な商品化のトリガーとなるメッセージを見逃さず、迅速にBASEへの商品登録アクションを実行できる</span>ようになります。この連携は、メッセージの内容に応じて処理を分岐させるなどのコマンドオペレーションを含み、より柔軟な自動化を実現します。
BASEやMicrosoft TeamsのAPIを活用することで、様々な業務の自動化が可能になります。
フォームや外部アプリで送信された商品情報をもとに、BASEに自動で商品を登録することができます。たとえば、OutlookやTelegram、Notionで入力・作成された内容をトリガーに、BASEの商品データとして登録することで、手作業での転記を不要にし、商品管理の効率を大幅に向上させることが可能です。
Microsoft Teamsの投稿をトリガーとして、Microsoft Excelで書類を作成したり、Outlookにタスクを自動登録するなど、さまざまな業務連携が実現できます。また、投稿内容をもとにAsanaでタスクを生成したり、Mediumに投稿を作成するなど、チャットベースの情報共有をそのまま行動につなげる自動化が可能です。
BASEとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたBASEの商品情報や注文情報のMicrosoft Teamsへの転記・通知作業から解放され、ヒューマンエラーの心配なく、迅速かつ正確な情報共有が実現します。</span>これにより、チーム全体のコミュニケーションが活性化し、顧客対応のスピード向上やマーケティング施策の円滑な実行など、ビジネスを加速させるための時間をより多く確保できるようになるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコード連携ツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的にBASEとMicrosoft Teamsを繋ぐ連携フローを簡単に構築できます。もし、日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
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