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「Gmailで受信したメールの添付ファイルを、毎回手動でDropboxに保存している…」
「ファイル名を変更したり、特定のフォルダに振り分けるのが地味に面倒…」
ファイル管理を手作業で行うことに、このような手間や非効率を感じていませんか？
単純な繰り返し作業でありながらも、保存し忘れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。
もし、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でDropboxの指定フォルダに保存する仕組みがあれば、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるはずです！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、面倒なファイル管理業務を楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailとDropboxを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーから早速スタートできますよ！
■概要
Gmailに届く請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する業務に手間を感じていませんか。
手作業でのファイル管理は、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むGmailを受信した際に、添付ファイルを自動でDropboxへアップロードできるため、こうしたファイル管理に関する課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを、Dropboxで管理している経理担当者の方
・取引先からGmailで送られてくる資料をDropboxの共有フォルダへ手動で移している営業担当の方
・GmailとDropboxを連携させ、定型的なファイル管理業務の自動化を検討している方
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
GmailとDropboxを連携してできること
GmailとDropboxのAPIを連携すれば、Gmailで受信したメールの添付ファイルをDropboxに自動でアップロードするなど、これまで手作業で行っていた業務を自動化できます！
これにより、ファイル管理の手間が削減され、業務の正確性とスピードが向上するでしょう。
これから具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailで添付ファイルを受信したら、Dropboxにアップロードする
特定の差出人や件名など、指定した条件に合致するメールをGmailで受信した際に、その添付ファイルを自動的にDropboxの指定フォルダへアップロードします。
このフローでは条件分岐の設定も可能なため、例えば「請求書」という件名のメールだけを抽出し、経理用のフォルダに自動保存するといった運用が可能です。
手作業によるファイルの振り分けミスや保存漏れをなくし、月次の処理などを効率化しましょう。
■概要
Gmailに届く請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する業務に手間を感じていませんか。
手作業でのファイル管理は、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むGmailを受信した際に、添付ファイルを自動でDropboxへアップロードできるため、こうしたファイル管理に関する課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを、Dropboxで管理している経理担当者の方
・取引先からGmailで送られてくる資料をDropboxの共有フォルダへ手動で移している営業担当の方
・GmailとDropboxを連携させ、定型的なファイル管理業務の自動化を検討している方
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Gmailで添付ファイルを受信したら、OCRを行い結果とファイルをDropboxにアップロードする
Gmailで受信した請求書や納品書などのPDFファイルから、OCR機能を用いてテキスト情報を自動で読み取り、その抽出結果と元のファイルをセットでDropboxにアップロードします。
ファイル名に取引先名や日付といった抽出テキストを含めることも可能なため、後からファイルを探す際の検索性が向上し、必要な情報へ迅速にアクセスできる体制を構築できるでしょう。
■概要
Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを、都度手作業で確認しDropboxへ保存する業務に手間を感じていませんか？
このワークフローは、特定のGmailのメール受信をトリガーとして、添付されたPDFなどのファイルをOCRで読み取り、抽出したテキストデータと元のファイルを自動でDropboxにアップロードする業務の自動化を実現します。
これにより、面倒なファイル管理業務を効率化し、保存漏れなどのミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受け取った請求書などのファイルを、手作業でDropboxに整理している方
・添付ファイルの内容確認からデータ入力、ファイル保存までの一連の作業を効率化したい方
・定型的な書類管理業務を自動化し、手作業によるヒューマンエラーをなくしたい方
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
GmailとDropboxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGmailとDropboxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとDropboxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Dropbox
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Gmailで添付ファイルを受信したら、Dropboxにアップロードする」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Gmailに届く請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する業務に手間を感じていませんか。
手作業でのファイル管理は、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むGmailを受信した際に、添付ファイルを自動でDropboxへアップロードできるため、こうしたファイル管理に関する課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを、Dropboxで管理している経理担当者の方
・取引先からGmailで送られてくる資料をDropboxの共有フォルダへ手動で移している営業担当の方
・GmailとDropboxを連携させ、定型的なファイル管理業務の自動化を検討している方
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：マイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するアプリの登録方法を解説していきます。
Gmailのマイアプリ登録
アプリ一覧から選択すると、この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
Dropboxのマイアプリ登録
同様にアプリ一覧でDropboxを検索してください。
連携させるアカウントでログインしましょう。
※ ログイン済みのアカウントがある場合、この画面はスキップされます。
他のアカウントと連携させる際にはDropboxからログアウトしてください。
アカウント連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
Dropboxが追加されていることを確認してください。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Gmailに届く請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する業務に手間を感じていませんか。
手作業でのファイル管理は、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むGmailを受信した際に、添付ファイルを自動でDropboxへアップロードできるため、こうしたファイル管理に関する課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを、Dropboxで管理している経理担当者の方
・取引先からGmailで送られてくる資料をDropboxの共有フォルダへ手動で移している営業担当の方
・GmailとDropboxを連携させ、定型的なファイル管理業務の自動化を検討している方
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にフローボットを起動するためのキーワードを設定してください。
今回は、「△△株式会社」というキーワードが含まれるメールが届いたらトリガーとなるよう設定しました。
Gmailの演算子を使って設定することも可能なので、運用内容に合わせて設定してください。
※演算子についての詳細はこちら
最後に、連携したGmailアドレスに先ほど決めたキーワードを含むファイル付きメールを送信しましょう。
今回は以下のように、「△△株式会社」というキーワードが入ったメールを送信しました。
Gmailの準備が整ったら、Yoomの設定画面に戻り「テスト」をクリックしてください。
成功すると、下記のように「取得した値」にGmailの情報が反映されているはずです。
この取得した値は、この後のステップで活用します！
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくはこちらをご覧ください。
最後に、「保存」を押して進みましょう。
ステップ4：分岐設定
受信したメールに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進む設定をします。
「コマンドオペレーション」をクリック。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
まず、分岐対象の取得した値を設定します。
タイトルは任意で変更してください。オペレーションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」、取得した値は「添付ファイル1」のままで大丈夫です。
次に分岐条件を設定しましょう。
今回は、取得した値(添付ファイル1)が空ではない場合に次のステップに進むよう設定しています。
つまり、添付ファイルがある場合という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できるので、お好みでカスタマイズしてください。
設定が完了したら「保存」を押して進みましょう。
ステップ5：Dropboxのファイルアップロード設定
ここでは、Gmailで添付されたファイルをDropboxに格納します。
まずは下記赤枠を選択してください。
これまでのステップと同様、アクションは「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックします。
API接続設定に移るので、こちらの設定前にDropboxでファイルを格納するためのフォルダを用意しておきましょう。
例として下記のようなフォルダを作成しました。
このフォルダに、ファイルをアップロードするよう設定していきます！
Dropboxの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
まず、注釈を参考にしながらフォルダのパスを入力してください。
ファイル名は、入力欄をクリックすると表示される「取得した値」から添付ファイルを選択しましょう。
取得した値を用いて以下のように設定することで、Gmailで特定のキーワードを含む添付ファイル付きメールが届くたびに、その添付ファイルを自動でDropboxに保存する設定が可能です。
ファイルの添付方法・ファイルは、変更せずそのままにしてください。
設定が完了したら、「テスト」しましょう。
成功すると下記のように「取得した値」欄にDropboxの情報が反映されます。
指定したDropboxのファイルに、添付ファイルが保存されているか確認してみましょう。
赤枠のように保存されていればOKです！
最後に、Yoom画面にもどり「保存」を押して次のステップへ進んでください。
ステップ6：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。すぐにフローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックしてみましょう。
DropboxのデータをGmailに連携したい場合
今回はGmailからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDropboxからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Dropboxでファイルが格納されたらGmailで送信する
Dropboxの特定のフォルダにファイルがアップロードされたことをトリガーとして、そのファイルを添付したメールをGmailから自動で送信します。
例えば、クライアントと共有しているフォルダに成果物をアップするだけで、担当者への納品完了通知メールの自動送信が可能です。ファイル共有の都度メールを作成する手間を省き、迅速かつ漏れのない情報伝達を実現しましょう。
■概要
Dropboxに保存したファイルを、手動でGmailに添付して送信する作業に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、ファイルの添付忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが格納されるだけで、Gmailでのメール送信までを自動化できます。これにより、手作業によるファイル共有の手間を省き、業務の正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとGmailを使い、定型的なファイル共有を手作業で行っている方
・取引先やチームへのファイル送付を自動化し、業務効率を改善したい方
・ファイルの送信漏れや誤送信といったヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■注意事項
・DropboxとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGmailでメールを送信する
Dropboxにアップロードされた請求書などの画像やPDFファイルから、OCR機能で取引金額や支払期日といった情報を自動で読み取り、その内容をメール本文に記載した上でGmailから関係者に送信します。
経理担当者への支払依頼メールなどを手入力なしで作成・送信できるため、転記ミスを防ぎながら、経理部門との連携をスムーズに進めることが可能です。
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、関係者にメールで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は、確認漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をGmailで関係者に通知するため、一連の定型業務を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxで受け取った書類の内容確認とメール連絡に手間を感じている方
・OCRを活用した書類のデータ化と情報共有の自動化を検討しているチームリーダーの方
・手作業による書類内容の転記ミスや共有漏れをなくしたいと考えている方
■注意事項
・DropboxとGmailをそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
GmailやDropboxのAPIを使ったその他の自動化例
多彩な業務アプリケーションと組み合わせることで、より効率的な運用が実現できます。
メールやファイルの処理だけでなく、チャットツールやデータベース、電子契約サービスまで連携可能。幅広い自動化パターンを使って、日々の手間を省いたスマートな業務フローをぜひ体感してみてください！
Gmailを使った便利な自動化例
メール添付ファイルをクラウドストレージに転送する、条件付きでチャットツールへの通知するといった仕組みや、リストにあるアドレス宛てに一括でメールを送信するような流れも自動化が可能です。
また、問い合わせ対応ではAIが自動で返信内容まで生成。コミュニケーションの速度や正確性の向上に役立つでしょう。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
■概要
このワークフローでは、GmailとChatGPTの連携を活用して、顧客からの問い合わせ対応を自動化することが可能です。この自動化により、対応のスピードと精度が向上し、担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して多数の問い合わせメールを受け取っているサポート担当者の方
・ChatGPTとGmailの連携を通じて業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・顧客対応の迅速化と品質向上を目指している経営者の方
・業務効率を高めつつ、顧客満足度を維持・向上させたい企業の担当者の方
■注意事項
・ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Dropboxを使った便利な自動化例
アップロードされた音声ファイルの自動テキスト化や、契約締結後の書類整理までを一括管理。オンライン会議の録画データも自動的にストレージへ保存できます。シームレスなファイル管理を実現し、バックアップ漏れの防止にも貢献します。
■概要
Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こししてGoogleドキュメントに追加するフローです。
音声ファイルの管理と文字起こし作業を自動化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・会議やインタビューの記録を効率化したい方
毎回の会議やインタビューの音声データを手動で文字起こししており、手間を感じている方
・音声データの管理と活用を強化したいチームリーダー
Dropboxに保存された音声データを整理し、Googleドキュメントで一元管理したい方
・時間を有効に使いたいフリーランサーや小規模事業者
限られた時間を有効手間を省きたいと考えている方
■注意事項
・Dropbox、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、完了証明書を手動でダウンロードし、Dropboxの指定フォルダに保存する作業は手間がかかる上に、失念するリスクも伴います。
特に契約件数が多い場合、この単純作業が大きな負担になることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープが完了したタイミングをトリガーに、完了証明書を自動でDropboxにアップロードできます。
手作業による契約管理の非効率を解消し、重要な書類を確実に保管します。
■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignで締結した契約の完了証明書をDropboxで管理している法務・総務担当者の方
・手作業でのファイルダウンロードやアップロードに時間を取られ、非効率だと感じている方
・契約関連書類の保存漏れを防ぎ、管理体制を強化したいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・Docusign、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
「Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する」ワークフローは、ZoomとDropboxの連携を活用して、会議録画の管理を効率化します。
ミーティング終了後、自動的に録画データがDropboxに保存されるため、手動での転送作業やデータ管理の手間を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に利用し、ミーティング録画を効率的に管理したいビジネスパーソン
・録画データの保存や共有に時間を取られているチームリーダー
・Dropboxを既に活用しており、他のツールとの連携を強化したい企業
・ミーティング後のデータ整理を自動化して、業務効率を向上させたい管理者
・手動でのデータ保存作業を減らし、よりクリエイティブな業務に集中したい方
■注意事項
・Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご確認ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.画像の圧縮を効率化したい方
・日常的に画像圧縮を行っているが、手動のため手間がかかると感じている方
・様々なフォーマットの画像を日々扱っており、効率的な圧縮手段を探している方
2.クラウドストレージとしてDropBoxを利用している方
・Dropboxを活用してファイルを一元管理しているが、手動でアップロードする作業に時間を取られている方
・大量の画像をスムーズにクラウドに保存したいと考えている方
■注意事項
・DropboxとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
まとめ
GmailとDropboxの連携を自動化することで、これまで日常的に行っていたメール添付ファイルの手動保存や振り分け作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも解消できます。
これにより、担当者はファイル管理のわずらわしさから解放され、より創造的で重要なコア業務に集中できる理想的な環境が整えられるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：フォルダ名を「会社名＋日付」のように自由に設定できますか？
A：はい、可能です。
Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで、取得した値だけでなく「日付」タブから下図のように設定することで、任意の日付をファイル名に追加することができます。
Q：自動保存できるファイル容量に上限はありますか？
A：Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションには、オペレーションごとに300MBの容量上限があります。
また、300MB以内のファイルであっても、Dropboxの残りのストレージ容量が不足している場合は、エラーが発生するので注意が必要です。
Q：連携がエラーで失敗した場合、どうやって気づき、対処できますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
（コンタクトを重複で登録しようとする場合など、フローボットがエラーとなることがあります）
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