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「Gmailで受信したメールの添付ファイルを、毎回手動でDropboxに保存している…」
「ファイル名を変更したり、特定のフォルダに振り分けるのが地味に面倒…」
ファイル管理を手作業で行うことに、このような手間や非効率を感じていませんか？
単純な繰り返し作業でありながらも、保存し忘れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でDropboxの指定フォルダに保存する仕組み</span>があれば、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるはずです！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、面倒なファイル管理業務を楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとDropboxを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーから早速スタートできますよ！
GmailとDropboxのAPIを連携すれば、Gmailで受信したメールの添付ファイルをDropboxに自動でアップロードするなど、これまで手作業で行っていた業務を自動化できます！
これにより、<span class="mark-yellow">ファイル管理の手間が削減され、業務の正確性とスピードが向上する</span>でしょう。
これから具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
特定の差出人や件名など、指定した条件に合致するメールをGmailで受信した際に、その添付ファイルを自動的にDropboxの指定フォルダへアップロードします。
このフローでは条件分岐の設定も可能なため、<span class="mark-yellow">例えば「請求書」という件名のメールだけを抽出し、経理用のフォルダに自動保存するといった運用が可能</span>です。
手作業によるファイルの振り分けミスや保存漏れをなくし、月次の処理などを効率化しましょう。
Gmailで受信した請求書や納品書などのPDFファイルから、<span class="mark-yellow">OCR機能を用いてテキスト情報を自動で読み取り、その抽出結果と元のファイルをセットでDropboxにアップロード</span>します。
ファイル名に取引先名や日付といった抽出テキストを含めることも可能なため、後からファイルを探す際の検索性が向上し、必要な情報へ迅速にアクセスできる体制を構築できるでしょう。
それでは、さっそく実際にGmailとDropboxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとDropboxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Dropbox
[Yoomとは]
今回は「Gmailで添付ファイルを受信したら、Dropboxにアップロードする」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するアプリの登録方法を解説していきます。
Gmailのマイアプリ登録
アプリ一覧から選択すると、この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
Dropboxのマイアプリ登録
同様にアプリ一覧でDropboxを検索してください。
連携させるアカウントでログインしましょう。
※ ログイン済みのアカウントがある場合、この画面はスキップされます。
他のアカウントと連携させる際にはDropboxからログアウトしてください。
アカウント連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
Dropboxが追加されていることを確認してください。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にフローボットを起動するためのキーワードを設定してください。
今回は、「△△株式会社」というキーワードが含まれるメールが届いたらトリガーとなるよう設定しました。
Gmailの演算子を使って設定することも可能なので、運用内容に合わせて設定してください。
※演算子についての詳細はこちら
最後に、連携したGmailアドレスに先ほど決めたキーワードを含むファイル付きメールを送信しましょう。
今回は以下のように、「△△株式会社」というキーワードが入ったメールを送信しました。
Gmailの準備が整ったら、Yoomの設定画面に戻り「テスト」をクリックしてください。
成功すると、下記のように「取得した値」にGmailの情報が反映されているはずです。
この取得した値は、この後のステップで活用します！
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくはこちらをご覧ください。
最後に、「保存」を押して進みましょう。
受信したメールに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進む設定をします。
「コマンドオペレーション」をクリック。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
まず、分岐対象の取得した値を設定します。
タイトルは任意で変更してください。オペレーションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」、取得した値は「添付ファイル1」のままで大丈夫です。
次に分岐条件を設定しましょう。
今回は、取得した値(添付ファイル1)が空ではない場合に次のステップに進むよう設定しています。
つまり、添付ファイルがある場合という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できるので、お好みでカスタマイズしてください。
設定が完了したら「保存」を押して進みましょう。
ここでは、Gmailで添付されたファイルをDropboxに格納します。
まずは下記赤枠を選択してください。
これまでのステップと同様、アクションは「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックします。
API接続設定に移るので、こちらの設定前にDropboxでファイルを格納するためのフォルダを用意しておきましょう。
例として下記のようなフォルダを作成しました。
このフォルダに、ファイルをアップロードするよう設定していきます！
Dropboxの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
まず、注釈を参考にしながらフォルダのパスを入力してください。
ファイル名は、入力欄をクリックすると表示される「取得した値」から添付ファイルを選択しましょう。
取得した値を用いて以下のように設定することで、Gmailで特定のキーワードを含む添付ファイル付きメールが届くたびに、その添付ファイルを自動でDropboxに保存する設定が可能です。
ファイルの添付方法・ファイルは、変更せずそのままにしてください。
設定が完了したら、「テスト」しましょう。
成功すると下記のように「取得した値」欄にDropboxの情報が反映されます。
指定したDropboxのファイルに、添付ファイルが保存されているか確認してみましょう。
赤枠のように保存されていればOKです！
最後に、Yoom画面にもどり「保存」を押して次のステップへ進んでください。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。すぐにフローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックしてみましょう。
今回はGmailからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDropboxからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Dropboxの特定のフォルダにファイルがアップロードされたことをトリガーとして、そのファイルを添付したメールをGmailから自動で送信します。
例えば、<span class="mark-yellow">クライアントと共有しているフォルダに成果物をアップするだけで、担当者への納品完了通知メールの自動送信が可能</span>です。ファイル共有の都度メールを作成する手間を省き、迅速かつ漏れのない情報伝達を実現しましょう。
Dropboxにアップロードされた請求書などの画像やPDFファイルから、<span class="mark-yellow">OCR機能で取引金額や支払期日といった情報を自動で読み取り、その内容をメール本文に記載した上でGmailから関係者に送信</span>します。
経理担当者への支払依頼メールなどを手入力なしで作成・送信できるため、転記ミスを防ぎながら、経理部門との連携をスムーズに進めることが可能です。
<span class="mark-yellow">多彩な業務アプリケーションと組み合わせることで、より効率的な運用が実現</span>できます。
メールやファイルの処理だけでなく、チャットツールやデータベース、電子契約サービスまで連携可能。幅広い自動化パターンを使って、日々の手間を省いたスマートな業務フローをぜひ体感してみてください！
メール添付ファイルをクラウドストレージに転送する、条件付きでチャットツールへの通知するといった仕組みや、リストにあるアドレス宛てに一括でメールを送信するような流れも自動化が可能です。
また、問い合わせ対応ではAIが自動で返信内容まで生成。コミュニケーションの速度や正確性の向上に役立つでしょう。
アップロードされた音声ファイルの自動テキスト化や、契約締結後の書類整理までを一括管理。オンライン会議の録画データも自動的にストレージへ保存できます。シームレスなファイル管理を実現し、バックアップ漏れの防止にも貢献します。
GmailとDropboxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで日常的に行っていたメール添付ファイルの手動保存や振り分け作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも解消できます。</span>
これにより、担当者はファイル管理のわずらわしさから解放され、より創造的で重要なコア業務に集中できる理想的な環境が整えられるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：フォルダ名を「会社名＋日付」のように自由に設定できますか？
A：はい、可能です。
Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで、取得した値だけでなく「日付」タブから下図のように設定することで、任意の日付をファイル名に追加することができます。
Q：自動保存できるファイル容量に上限はありますか？
A：Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションには、オペレーションごとに300MBの容量上限があります。
また、300MB以内のファイルであっても、Dropboxの残りのストレージ容量が不足している場合は、エラーが発生するので注意が必要です。
Q：連携がエラーで失敗した場合、どうやって気づき、対処できますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
（コンタクトを重複で登録しようとする場合など、フローボットがエラーとなることがあります）
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