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「Dropboxに新しいデザイン案をアップロードしたから、レビュー依頼のタスクをTrelloで作成しておかないと…」
「契約書PDFをDropboxに格納した後、法務担当への確認タスクを手動で作成するのが面倒…」
このように、Dropboxでのファイル管理と、それに付随するタスク管理が分断されており、二度手間や対応漏れに悩んでいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Dropboxに特定のファイルがアップロードされたことをきっかけに、自動でタスク管理ツールに担当者や期限付きのタスクが作成される仕組み</span>があれば、こうした手作業による手間やヒューマンエラーのリスクから解放されるかもしれません。
これにより、スムーズな連携体制を構築し、本来集中すべきクリエイティブな業務や専門的な業務に時間を使うことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできて手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Dropboxのファイル操作を自動化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Dropboxにアップロードされた請求書などのファイルをOCRで読み取り、その内容をTrelloにカードとして自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox／Trello
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1．Dropboxのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
2．Trelloのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Dropboxと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
「対象のフォルダのパス」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
例として「test」というフォルダを使用したいので、以下のように設定しました！
「ファイル名」を注釈に沿って手動で入力します。
上記で設定したフォルダかつ、このキーワードが含まれる場合にのみトリガーが起動します。
Dropboxに「対象のフォルダパス」に設定したフォルダに「ファイル名」のキーワードが入った、テスト用のファイルをDropboxにアップロードしましょう。
今回は例として、以下の請求書をアップロードしました！
アップロードできたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「ファイルをダウンロード」を選択します。
【注意】
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Dropboxと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
先ほどと同様に「フォルダのパス」を手動で入力しましょう。
「ファイル名」を「取得した値」から設定します。
取得した値は変数となり固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、対象のファイルがダウンロードされます。
この時、ダウンロードされたファイルの名前は「Untitled」で固定されるため、正しいファイルであるかを確認する場合は「ダウンロード」をお試しください。
「完了」を選択しましょう。
「画像・PDFから文字を読み取る」を選択します。
【注意】
デフォルトでは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」に設定されていますが、「変更」から任意のものを選択可能です。
「OCR画像」が以下のように設定されているか確認しましょう。
「抽出したい項目」を手動で入力します。
今回は以下の項目を抽出するように設定しました！
「使用するAI」を「Gemini(推奨)」「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2」から選択してください。
読み取るファイルの「言語」は「日本語」「英語」からの選択になります。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
「新しいカードを作成」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
使用したいTrelloのボードの「ボードID」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
「リストID」を候補から選択しましょう。
その他の項目を任意で設定してくださいね。
今回は例として「タイトル」と「説明」を設定しました！
「タイトル」の設定に「取得した値」の「ファイル名」を使っていますが、OCRで読み取った値や固定のテキストの使用なども可能です！
「説明」は固定のテキストと「取得した値」を用いて以下のように設定しています。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
Trelloでカードが作成されました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
ファイルが格納されたら、チャットツールへ通知したり、会計ソフトへ自動登録します。
逆に、様々なツールからの情報をトリガーにフォルダを自動作成したり、ファイルを自動格納することも可能です。
情報共有の正確性と業務処理のスピードが向上します。
DropboxとTrelloなどのタスク管理ツールを連携させることで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルアップロード後のタスク作成や情報共有の手間を削減し、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>
これにより、チーム全体の業務連携がスムーズになり、担当者はタスクの対応漏れを心配することなく、それぞれのコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Trello以外のタスク管理ツールでも連携できますか？
A：はい、可能です！
例えば、Asanaに連携させたい場合は、まず、Trelloの「新しいカードを作成」オペレーションを削除します。
「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーション直下の「+」マークから、Asanaを検索し、該当オペレ－ションを設定しましょう。
Q：タスクが作成されたら、Slackなどにも通知できますか？
A：はい、できます。
Trelloの「新しいカードを作成」オペレーション直下にある「+」マークをクリックし、オペレーションを追加してください。
下記の画面でSlackと検索し、該当のアクションを設定しましょう。
Q：連携に失敗した場合、どうなりますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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