DropboxにアップロードされたファイルをOCRで読み取りTrelloに登録する
試してみる
■概要
請求書や申込書などの書類をDropboxに保存後、内容を確認してTrelloに手作業でタスク登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が書類の内容を自動で読み取りTrelloにカードを作成するため、手作業による転記業務から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Dropboxで受け取った書類の内容をTrelloへ手動で転記している方 OCRを活用して紙やPDF書類のデータ化を効率化したいと考えている方 タスク管理ツールへの情報登録を自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
DropboxへのファイルアップロードからTrelloへのカード作成までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間の短縮に繋がります。 OCRによる自動テキスト抽出と登録により、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとTrelloをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルの内容をテキスト化します。 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にカードを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、ファイルがアップロードされた際にワークフローを起動させるフォルダを任意で指定してください。 OCR機能では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、どの部分のテキストを抽出するかを自由にカスタムすることが可能です。 Trelloへのカード作成では、カードのタイトルや説明欄などに、前段階のOCRで取得した情報を変数として設定したり、固定のテキストを追加したりできます。 ■注意事項
Trello、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
「Dropboxに新しいデザイン案をアップロードしたから、レビュー依頼のタスクをTrelloで作成しておかないと…」
もし、Dropboxに特定のファイルがアップロードされたことをきっかけに、自動でタスク管理ツールに担当者や期限付きのタスクが作成される仕組み があれば、こうした手作業による手間やヒューマンエラーのリスクから解放されるかもしれません。
これにより、スムーズな連携体制を構築し、本来集中すべきクリエイティブな業務や専門的な業務に時間を使うことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできて手間や時間もかかりません。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはDropboxのファイル操作を自動化する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
DropboxにアップロードされたファイルをOCRで読み取りTrelloに登録する
試してみる
■概要
請求書や申込書などの書類をDropboxに保存後、内容を確認してTrelloに手作業でタスク登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が書類の内容を自動で読み取りTrelloにカードを作成するため、手作業による転記業務から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Dropboxで受け取った書類の内容をTrelloへ手動で転記している方 OCRを活用して紙やPDF書類のデータ化を効率化したいと考えている方 タスク管理ツールへの情報登録を自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
DropboxへのファイルアップロードからTrelloへのカード作成までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間の短縮に繋がります。 OCRによる自動テキスト抽出と登録により、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとTrelloをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルの内容をテキスト化します。 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にカードを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、ファイルがアップロードされた際にワークフローを起動させるフォルダを任意で指定してください。 OCR機能では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、どの部分のテキストを抽出するかを自由にカスタムすることが可能です。 Trelloへのカード作成では、カードのタイトルや説明欄などに、前段階のOCRで取得した情報を変数として設定したり、固定のテキストを追加したりできます。 ■注意事項
Trello、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Dropboxにアップロードされたファイルを読み取って、Trelloにタスク作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Dropboxにアップロードされた請求書などのファイルをOCRで読み取り、その内容をTrelloにカードとして自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox Trello
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
DropboxとTrelloのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Dropboxのトリガー設定と各アクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
DropboxにアップロードされたファイルをOCRで読み取りTrelloに登録する
試してみる
■概要
請求書や申込書などの書類をDropboxに保存後、内容を確認してTrelloに手作業でタスク登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が書類の内容を自動で読み取りTrelloにカードを作成するため、手作業による転記業務から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Dropboxで受け取った書類の内容をTrelloへ手動で転記している方 OCRを活用して紙やPDF書類のデータ化を効率化したいと考えている方 タスク管理ツールへの情報登録を自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
DropboxへのファイルアップロードからTrelloへのカード作成までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間の短縮に繋がります。 OCRによる自動テキスト抽出と登録により、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとTrelloをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルの内容をテキスト化します。 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にカードを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、ファイルがアップロードされた際にワークフローを起動させるフォルダを任意で指定してください。 OCR機能では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、どの部分のテキストを抽出するかを自由にカスタムすることが可能です。 Trelloへのカード作成では、カードのタイトルや説明欄などに、前段階のOCRで取得した情報を変数として設定したり、固定のテキストを追加したりできます。 ■注意事項
Trello、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：DropboxとTrelloをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1．Dropboxのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
2．Trelloのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
DropboxにアップロードされたファイルをOCRで読み取りTrelloに登録する
試してみる
■概要
請求書や申込書などの書類をDropboxに保存後、内容を確認してTrelloに手作業でタスク登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が書類の内容を自動で読み取りTrelloにカードを作成するため、手作業による転記業務から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Dropboxで受け取った書類の内容をTrelloへ手動で転記している方 OCRを活用して紙やPDF書類のデータ化を効率化したいと考えている方 タスク管理ツールへの情報登録を自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
DropboxへのファイルアップロードからTrelloへのカード作成までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間の短縮に繋がります。 OCRによる自動テキスト抽出と登録により、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとTrelloをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルの内容をテキスト化します。 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にカードを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、ファイルがアップロードされた際にワークフローを起動させるフォルダを任意で指定してください。 OCR機能では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、どの部分のテキストを抽出するかを自由にカスタムすることが可能です。 Trelloへのカード作成では、カードのタイトルや説明欄などに、前段階のOCRで取得した情報を変数として設定したり、固定のテキストを追加したりできます。 ■注意事項
Trello、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Dropboxで特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら
「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
「対象のフォルダのパス」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
「ファイル名」を注釈に沿って手動で入力します。
Dropboxに「対象のフォルダパス」に設定したフォルダに「ファイル名」のキーワードが入った、テスト用のファイルをDropboxにアップロードしましょう。
アップロードできたら「テスト」を行いましょう。
※取得した値
ステップ4：Dropboxでファイルをダウンロードする
「ファイルをダウンロード」を選択します。
【注意】
ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。 「 ファイルの容量制限について 」 もチェックしてみてください。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
先ほどと同様に「フォルダのパス」を手動で入力しましょう。
「ファイル名」を「取得した値」から設定します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
「完了」を選択しましょう。
ステップ5：画像・PDFから文字を読み取る
「画像・PDFから文字を読み取る」を選択します。
【注意】
OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
デフォルトでは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」に設定されていますが、「変更」から任意のものを選択可能です。
「OCR画像」が以下のように設定されているか確認しましょう。
「抽出したい項目」を手動で入力します。
「使用するAI」を「Gemini(推奨)」「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2」から選択してください。
読み取るファイルの「言語」は「日本語」「英語」からの選択になります。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
ステップ6：Trelloで新しいカードを作成する
「新しいカードを作成」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
使用したいTrelloのボードの「ボードID」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
「リストID」を候補から選択しましょう。
その他の項目を任意で設定してくださいね。
「説明」は固定のテキストと「取得した値」を用いて以下のように設定しています。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
Trelloでカードが作成されました！
ステップ7：トリガーをONにする
設定完了です！
Dropboxを使った自動化例
ファイルが格納されたら、チャットツールへ通知したり、会計ソフトへ自動登録します。
Discordの投稿内容をもとにDropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Discordでの連絡をもとに手作業でDropboxにフォルダを作成する業務は、手間がかかる上に作成漏れのリスクも伴います。
■このテンプレートをおすすめする方
Discordをコミュニケーションの中心に据え、ファイル管理にDropboxを利用している方 手作業によるフォルダ作成に手間を感じており、情報整理を効率化したいと考えている方 Discord上の報告などを元にしたタスク管理の抜け漏れを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Discordへの投稿をトリガーにDropboxのフォルダが自動作成されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報管理体制を構築できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、DiscordとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでDiscordの「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定して、対象のチャンネルを指定します。 続いて、AI機能「テキストからデータを抽出する」を選択し、トリガーで取得したメッセージ内容からフォルダ名に必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、抽出したテキストをフォルダ名として指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「テキストからデータを抽出する」では、Discordから取得したメッセージ内容を変数として埋め込み、どのように情報を抽出するかをAIへの指示（プロンプト）で自由に設定できます。 「フォルダを作成」する際、前段のオペレーションで抽出したテキストデータなどを変数として用いて、動的なフォルダ名を設定することが可能です。 ■注意事項
DiscordとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Dropboxでファイルがアップロードされたら、freee会計のファイルボックスに登録する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や領収書などのファイルを、都度freee会計のファイルボックスに手動で登録する作業は、手間がかかり面倒に感じることはないでしょうか。特に件数が多いと、他の業務を圧迫したり、登録漏れなどのミスが発生したりする原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをトリガーに、freee会計のファイルボックスへ自動で登録されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Dropboxとfreee会計を利用し、証憑ファイルの登録を手作業で行っている経理担当者の方 手作業でのファイル転記による登録漏れやミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方 経理業務の定型作業を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxにファイルが追加されると自動でfreee会計に登録されるため、手作業の時間を短縮できます。 手動でのファイルアップロード作業が不要になるため、登録漏れやファイル選択ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Dropboxとfreee会計をYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定して、対象のフォルダを指定します。 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 最後に、オペレーションでfreee会計の「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガーでは、どのフォルダにファイルがアップロードされた際に起動させるかを任意で設定できます。特定の取引先用のフォルダなどを指定してください。 Dropboxの「ファイルをダウンロード」するアクションでは、ファイル名を固定の値で指定するだけでなく、ファイル名に受付番号や日付といった動的な値を自動で付与する設定も可能です。 ■注意事項
Dropbox、freee会計とYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Dropboxに請求書ファイルがアップロードされたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルをアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者 フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者 2.Dropboxを利用している企業やチーム
Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業 3.Microsoft Teamsを利用している企業やチーム
Microsoft Teamsを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業 4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、LINE WORKSに通知する
試してみる
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者 フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者 2.Dropboxを利用している企業やチーム
Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業 3.LINE WORKSを利用している企業やチーム
LINE WORKSを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業 4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携してください。
Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こししてGoogleドキュメントに追加する
試してみる
■概要
会議の録音やインタビューの音声データなど、手作業での文字起こしは時間がかかり、手間だと感じていませんか。また、その内容をドキュメントに転記する作業も、ミスの原因になりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxに音声ファイルをアップロードするだけで、自動で文字起こしを行い、指定のGoogleドキュメントに内容を追記します。面倒な文字起こしと転記作業を自動化し、業務効率の改善に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
会議やインタビューの録音データを手作業で文字起こししている方 Dropboxで音声ファイルを管理し、Googleドキュメントで議事録を作成している方 音声コンテンツの活用を進めたいが、文字起こしの工数に課題を感じている方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxへのアップロードから文字起こし、転記までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による文字起こしの聞き間違いや、ドキュメントへの転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとGoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。 次に、オペレーションでYoomの「音声データを文字起こしする」機能を選択し、ダウンロードした音声ファイルを設定します。 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを出力します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、音声ファイルをアップロードする監視対象のフォルダのパスを任意で設定してください。 Googleドキュメントで文字起こし結果を追記するアクションを設定する際に、対象となるドキュメントIDを任意で設定してください。
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。 Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。 ■注意事項
Gmail、DropboxとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで案件管理などを行う際、新しい行が追加されるたびに手作業でDropboxにフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間となり、フォルダの作成忘れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、関連するフォルダをDropboxに自動で作成でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとDropboxを利用した情報管理で、フォルダ作成を手作業で行っている方 案件やプロジェクトの増加に伴い、関連ファイルの整理業務に課題を感じているチームリーダーの方 手作業によるフォルダ作成の手間や、作成漏れなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの行追加に連動し、Dropboxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。 手作業で起こりがちなフォルダの作成忘れや命名規則の間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します。 続いて、オペレーションでDropboxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。作成するフォルダの名前には、トリガーで取得した行の情報を活用できます。 最後に、オペレーションで再度Google スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、フォルダが作成された行に完了ステータスなどを書き込みます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定で、フローボットを起動させたいスプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください。 Dropboxの「フォルダを作成」オペレーションでは、作成先の親フォルダを自由に指定したり、フォルダ名に顧客名や案件番号といった動的な値を含めるなど、柔軟な設定が可能です。 Google スプレッドシートの「レコードを更新する」オペレーションでは、どの行を更新するかを特定するための条件や、更新する列、書き込む値を任意で設定してください。 ■注意事項
oogle スプレッドシート、DropboxとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
kickflowで申請が承認されたらDropboxに申請書類のPDFをアップロードする
試してみる
■概要
kickflowで稟議や各種申請が承認された後、承認済みの書類をDropboxへ手動でアップロードする作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
kickflowとDropboxを利用し、申請書類の管理を手作業で行っている方 稟議や申請フロー後のファイル保管業務を自動化し、人的ミスをなくしたい方 バックオフィス業務のDXを推進し、コア業務に集中したいと考えている担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
kickflowで申請が承認されると、関連書類が自動でDropboxに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのファイル保存時に起こりうる、アップロード漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、kickflowとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでkickflowを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定し、申請が承認された際にフローが起動するようにします。 オペレーションで「分岐機能」を設定し、承認された申請のみ後続の処理に進むように条件を指定します。 次に、オペレーションでkickflowの「添付ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、申請に添付された書類を取得します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、kickflowから受け取った情報（承認ステータスなど）をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を任意で設定可能です。 kickflowからファイルをダウンロードするアクションでは、トリガーで取得したファイルのダウンロードURLを指定しましょう。 ファイルの保存先として、Dropboxの代わりにGoogle DriveやBoxなど、Yoomが連携する他のオンラインストレージサービスに変更することもできます。 ■注意事項
kickflow、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
クラウドサインで締結した書類をDropboxに格納
試してみる
■概要
クラウドサインで締結した書類を自動的に取得し、Dropboxに格納します。
取得する書類の種類や格納先のフォルダー、ファイル名などを自由にカスタマイズすることが可能です。
■設定方法
・ クラウドサイン、DropboxそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というアプリトリガーを設定し、「書類に添付されたファイルのリストを取得」というアクションで書類IDを指定してください。
・ループで処理の繰り返し設定をしてください。
・クラウドサインのアプリトリガーで書類の添付ファイルを取得してください。
・Dropboxの「ファイルをアップロードする」というオペレーションで、取得した書類情報をもとに、格納先のフォルダーやファイル名などを設定してください。
■注意事項
・ クラウドサイン、Dropboxそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・書類の種類や格納先のフォルダー、ファイル名などの設定を適宜変更してご利用ください。
DropboxにファイルがアップロードされたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Dropboxでファイルを共有する際、都度関係者へSlackで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業による連絡は、通知漏れや共有の遅延といったミスを引き起こす可能性があり、重要な情報の伝達に支障をきたすこともあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でSlackに通知が送信されます。これにより、確実かつ迅速な情報共有が実現し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとSlackを連携させ、ファイル共有の通知業務を自動化したいと考えている方 ・手作業での通知による連絡漏れや遅延を防ぎ、情報共有を円滑にしたいチームリーダーの方 ・定型的な連絡業務を削減し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている全ての方 ■このテンプレートを使うメリット
・Dropboxにファイルが追加されると自動でSlackに通知が飛ぶため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。 ・手作業による通知の対応漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
1.はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します。 2.次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 3.最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定して、ファイルがアップロードされた旨を通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
・Dropboxのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいフォルダのパスを任意で設定してください。 ・Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルやメッセージの定型文などを自由に設定できます。
まとめ
DropboxとTrelloなどのタスク管理ツールを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイルアップロード後のタスク作成や情報共有の手間を削減し、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
これにより、チーム全体の業務連携がスムーズになり、担当者はタスクの対応漏れを心配することなく、それぞれのコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です！こちら
よくあるご質問
Q：Trello以外のタスク管理ツールでも連携できますか？
A：はい、可能です！
「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーション直下の「+」マークから、Asanaを検索し、該当オペレ－ションを設定しましょう。
Q：タスクが作成されたら、Slackなどにも通知できますか？
A：はい、できます。
下記の画面でSlackと検索し、該当のアクションを設定しましょう。
Q：連携に失敗した場合、どうなりますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
