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「チャットで共有されたPDFを、毎回手動でDropboxに保存するのが面倒…」
「複数のツールに散らばったPDFファイルを、Dropboxで一元管理したいけど手間がかかる…」
このように、Dropboxを使ったPDFファイルの管理に関して、手作業による非効率さや煩わしさを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">チャットツールで共有されたPDFなどのファイルを自動でDropboxに格納したり、様々なアプリケーション上の情報をトリガーにしてDropboxのファイル操作を自動化したりできる仕組み</span>があれば、これらのファイル管理に関する悩みから解放されるかもしれません。
これにより、重要なコア業務に集中するための貴重な時間を生み出せるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単にできて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Dropboxへファイルを自動で格納する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Discordでファイルがアップロードされた際に、Dropboxに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Discord／Dropbox
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1．Discordのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
2．Dropboxのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
「チャンネルでメッセージが送信されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Discordと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
「サーバーID」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
「チャンネルID」を候補から選択します。
さきほど「チャンネルID」に設定したチャンネルに、ファイルを添付したメッセージをテスト用として送信しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「分岐する」を選択します。
【注意】
今回は例として、「ファイル名の一覧」に「.pdf」の値を含むか否かで分岐するように設定しました！
必要に応じて分岐条件を指定してくださいね。
設定できたら「完了」を選択しましょう。
「メッセージ内のファイルをダウンロードする」を選択します。
【注意】
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Discordと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「ファイルのURL」を「取得した値」から設定しましょう。
取得した値は変数となります。
固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、対象のファイルがダウンロードされます。
この時、ダウンロードされたファイルの名前は「Untitled」で固定されるため、正しいファイルであるかを確認する場合は「ダウンロード」をお試しください。
「完了」を選択しましょう。
「ファイルをアップロード」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Dropboxと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「ファイル名」を設定します。
今回は「ファイル名の一覧」を「ファイル名」として設定しました！
「モード」を選択しましょう。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」が以下のように設定されているか確認しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
Dropboxにファイルがアップロードされました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
ファイルが格納されたら、チャットツールへ通知したり、会計ソフトへ自動登録します。
逆に、様々なツールからの情報をトリガーにフォルダを自動作成したり、ファイルを自動格納することも可能です。
情報共有の正確性と業務処理のスピードが向上します。
Dropboxと様々なアプリの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルの保存や整理といった定型業務をなくし、ヒューマンエラーを未然に防ぎながらファイル管理を効率化できます。</span>
これにより、ファイルを探す手間や共有漏れがなくなり、チーム全体の業務がよりスムーズに進む環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：自動化が失敗した時に気づく方法はありますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：PDF以外のファイルも自動で保存できますか？
A：はい、可能です！
JPEGファイルやWord、Excelファイルなども自動で保存できます。
Q：共有フォルダにも保存できますか？
A：はい、可能です！
Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで「フォルダのパス」に、使用したい共有フォルダを設定してくださいね！
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