Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信するメールの添付ファイル管理に手間を感じていませんか？重要なファイルを一つずつ手作業でダウンロードし、OneDriveにアップロードするのは時間がかかり、保存忘れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoftのメールに届いた添付ファイルを自動でOneDriveにアップロードできるため、手作業による手間やミスを減らし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、手動でOneDriveに保存している方
- Microsoft製品を中心に業務を行い、メールの添付ファイルの自動アップロードに関心がある方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業での保存にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、そのフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、受信日時や送信元メールアドレスなどの情報と組み合わせて、任意の名称に設定することが可能です。
■注意事項
- OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
「OutlookとOneDriveを日常的に使っているけど、データを連携させるのが面倒…」
「受信したメールの添付ファイルを手動でOneDriveに保存しているが、手間がかかるし、忘れてしまうこともある…」
このように、Microsoft製品同士なのに、連携が手作業になっていることで不便さを感じていませんか？
日々の業務で発生する単純なファイル保存やデータ転記は、作業が積み重なると、思った以上に時間を使ってしまうこともあります。
そこで便利なのが、Outlookで受信したメールの添付ファイルを自動的にOneDriveに保存したり、カレンダーの予定と連携してフォルダを自動作成する仕組み！これにより、日々積み重なる煩わしい作業から解放され、ファイル管理のミスを減らし、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単にできるため、日々の業務をさらに効率化したい方はぜひ参考にしてみてくださいね！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookとOneDriveを連携し、様々な業務フローを自動化するテンプレートがすでに用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてさっそくスタートしましょう！
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信するメールの添付ファイル管理に手間を感じていませんか？重要なファイルを一つずつ手作業でダウンロードし、OneDriveにアップロードするのは時間がかかり、保存忘れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoftのメールに届いた添付ファイルを自動でOneDriveにアップロードできるため、手作業による手間やミスを減らし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、手動でOneDriveに保存している方
- Microsoft製品を中心に業務を行い、メールの添付ファイルの自動アップロードに関心がある方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業での保存にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、そのフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、受信日時や送信元メールアドレスなどの情報と組み合わせて、任意の名称に設定することが可能です。
■注意事項
- OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
OutlookとOneDriveを連携してできること
OutlookとOneDriveのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた多くの業務を自動化できます。
例えば、メールの添付ファイルを自動でクラウドに保存したり、カレンダーの予定に基づいてフォルダを自動生成したりといったことが可能になり、業務の効率を飛躍的に高めることができるでしょう。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてください！
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
特定の差出人や件名を持つOutlookメールを受信した際に、添付されているファイルを自動でOneDriveの指定フォルダにアップロードすることが可能です。
これにより、請求書や報告書などの重要なファイルを都度手動で保存する手間が省け、保存忘れによるトラブルを未然に防ぐことが期待できますよ！
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信するメールの添付ファイル管理に手間を感じていませんか？重要なファイルを一つずつ手作業でダウンロードし、OneDriveにアップロードするのは時間がかかり、保存忘れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoftのメールに届いた添付ファイルを自動でOneDriveにアップロードできるため、手作業による手間やミスを減らし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、手動でOneDriveに保存している方
- Microsoft製品を中心に業務を行い、メールの添付ファイルの自動アップロードに関心がある方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業での保存にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、そのフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、受信日時や送信元メールアドレスなどの情報と組み合わせて、任意の名称に設定することが可能です。
■注意事項
- OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Outlookのカレンダーに特定のイベントが登録されたら、OneDriveにフォルダを作成する
Outlookカレンダーに新しい会議やイベントが登録されると、そのイベント名でOneDriveに新しいフォルダを自動で作成することも可能！
この仕組みにより、プロジェクトや会議ごとに手作業でフォルダを作成する手間がなくなり、議事録や関連資料をすぐに整理・保管できる体制が整うでしょう。
Outlookのカレンダーに特定のイベントが登録されたら、OneDriveにフォルダを作成する
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■概要
日々の業務でOutlookのカレンダーに登録された会議や打ち合わせの予定に合わせて、関連資料を保管するためのフォルダをOneDriveに都度作成していませんか。この手作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れや命名ミスにつながることもあります。このワークフローは、OutlookとOneDriveを連携させることで、こうした課題を解決します。カレンダーへのイベント登録をきっかけに、指定したルールでフォルダが自動作成されるため、ファイル管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookのカレンダーとOneDriveを連携させ、情報管理を効率化したいと考えている方
- OneDriveに手作業でフォルダを作成しており、手間や作成漏れなどの課題を感じている方
- Outlookの予定に基づいた定型的なファイル管理業務から解放されたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのカレンダーにイベントが登録されると自動でOneDriveにフォルダが作成され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーの発生を未然に防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のイベントのみを対象にするなど、後続の処理を動かす条件を指定します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、Outlookのイベント情報をもとにフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Outlookのトリガーで取得したイベントの件名や本文の内容といった情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を任意で設定してください。
- OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの作成先となるユーザーIDやタイムゾーンなどをカスタマイズできます。
- 作成するフォルダの名称は、固定のテキストだけでなく、Outlookから取得したイベント名などの変数を組み合わせて自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OutlookとOneDriveの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にOutlookとOneDriveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使い、ノーコードでOutlookとOneDriveを連携する方法を紹介します。まだアカウントをお持ちでない方は、あらかじめ登録しておくとスムーズです。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- OutlookとOneDriveをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定および各アクション設定
- トリガーをONにしてフローの動作確認
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信するメールの添付ファイル管理に手間を感じていませんか？重要なファイルを一つずつ手作業でダウンロードし、OneDriveにアップロードするのは時間がかかり、保存忘れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoftのメールに届いた添付ファイルを自動でOneDriveにアップロードできるため、手作業による手間やミスを減らし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、手動でOneDriveに保存している方
- Microsoft製品を中心に業務を行い、メールの添付ファイルの自動アップロードに関心がある方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業での保存にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、そのフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、受信日時や送信元メールアドレスなどの情報と組み合わせて、任意の名称に設定することが可能です。
■注意事項
- OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ステップ1：OutlookとOneDriveをマイアプリ登録
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Outlookのマイアプリ登録】
※Microsoft 365（旧称 Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。詳しくはこちらをご確認ください。
検索窓にOutlookと入力し、表示された候補からOutlookを選択します。
Yoomと連携するMicrosoftアカウント情報を入力すると、自動的にYoomとの連携が完了します！
【OneDriveのマイアプリ登録】
先ほどと同様に検索窓でOneDriveを検索し、表示された候補から選択します。
※Outlookと同じように、Microsoft 365の一般法人向けプランに加入していない場合にはYoomとの連携が失敗する可能性があるので、ご注意ください。
先ほどOutlookをマイアプリ登録したので、こちらは自動で連携が完了しますよ！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用しています。以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信するメールの添付ファイル管理に手間を感じていませんか？重要なファイルを一つずつ手作業でダウンロードし、OneDriveにアップロードするのは時間がかかり、保存忘れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoftのメールに届いた添付ファイルを自動でOneDriveにアップロードできるため、手作業による手間やミスを減らし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、手動でOneDriveに保存している方
- Microsoft製品を中心に業務を行い、メールの添付ファイルの自動アップロードに関心がある方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業での保存にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、そのフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、受信日時や送信元メールアドレスなどの情報と組み合わせて、任意の名称に設定することが可能です。
■注意事項
- OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
ステップ3：Outlookのトリガー設定
最初の設定です！
まずは、Outlookでメールを受信した際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「メールを受信したら」をクリックしてください。
タイトルは自由に変更できるので、必要に応じて変更してくださいね！
連携するアカウント情報は、フローで使用するものであることを確認します。基本的には、ステップ1で連携した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは変更せず「メールを受信したら」のままにして、「次へ」を押してください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、スピーディーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択します。ここで設定したフォルダにメールが入ると、フローが起動するようになります。
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
今回は、Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveにアップロードしたいので、テスト用のファイルを添付してメールを送信してくださいね！
テストメールを送信したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると先ほどテスト送信したメールの内容が、「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
ステップ4：Outlookの添付ファイル情報の取得設定
続いて、Outlookで受信した添付ファイルの情報を取得する設定を行います。
「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックしてください。
ステップ3同様にタイトルは任意で変更し、連携するアカウント情報は、ステップ3と同じアカウントであることを確認します。
アクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、「メールID」を下図のようにステップ3で取得したアウトプットを使って設定します。
設定完了後は「テスト」をクリックし、添付ファイル情報が「取得した値」に抽出されることを確認しましょう。
確認したら「保存する」を押して、次の設定に進みます。
ステップ5：Outlookの添付ファイルダウンロード設定
続いて、Outlookで受信した添付ファイルをダウンロードする設定です。
「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
タイトルは任意で変更し、連携するアカウント情報はステップ3・4と同じであることを確認しましょう。
アクションは変更せず、「次へ」を押してください。
「メールID」を、ステップ4同様にアウトプットを使って設定します。
「ファイルID」はステップ4で取得したアウトプットを使います。「取得した値」の「メールの添付ファイルの情報を取得する」内にある「ファイルIDの一覧」を設定してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Outlookで受信した添付ファイルのダウンロードボタンが表示されるので、「ダウンロード」を押してテスト送信したファイルがダウンロードできることを確認してみてくださいね！
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
ステップ6：OneDriveのファイルアップロード設定
最後に、ステップ5でダウンロードしたファイルを、OneDriveにアップロードする設定を行います。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
これまで同様にタイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するアカウントであることを確認しましょう。
アクションは「ファイルをアップロード」のままにして、「次へ」を押します。
次に、API接続設定を下記のように設定していきましょう！
-
ドライブID：入力欄をクリックすると、連携しているアカウントに紐づいて候補が表示されます。候補からフローで使用するドライブを選択してください。
-
格納先フォルダ名：Outlookで受信したファイルを格納するフォルダ名を入力します。今回は下図のようなフォルダを用意しました！
この場合、「格納先フォルダ名」には、「Test」や「Outlook」と入力しておくと、この後設定するフォルダのアイテムIDが検索しやすくなります。
-
格納先フォルダのアイテムID：ファイルを格納するフォルダを、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
-
ファイル名：Outlookで受信したファイルを格納する際のファイル名を指定します。下図のようにアウトプットを活用することで、受信したファイル名をそのまま引用できますよ！
-
ファイルの添付方法：Outlookで受信したメールに添付されたファイルを使用するので、下図のように設定します。
設定完了後は「テスト」をクリックし、指定したフォルダにファイルがアップロードされることを確認してくださいね！
確認したら「保存する」を押して、設定完了です。
ステップ7：トリガーをONにしてフローの動作確認
以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする」フローの作成手順でした！
OneDriveのデータをOutlookに連携したい場合
今回はOutlookからOneDriveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOneDriveからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより、ファイル共有の通知や、書類内容に基づいたタスク管理など、さらに幅広い業務の自動化が可能になりますよ！
OneDriveにファイルが追加されたら、Outlookにファイルを添付して通知する
OneDriveの特定フォルダに新しいファイルが追加されると、そのファイルを添付してOutlookから指定の宛先に自動で通知メールを送信することができます。
この連携によって、チーム内で共有された最新ファイルをタイムリーに関係者へ展開できるため、情報共有のスピードと確実性の向上が期待できます。
OneDriveにファイルが追加されたら、Outlookにファイルを添付して通知する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードされた請求書や報告書などの重要なファイルの共有が遅れたり、関係者への通知が漏れてしまったりすることはないでしょうか。
手動でのメール作成とファイル添付は手間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイル追加をきっかけに、Outlookからメールが自動送信されるため、迅速で確実な情報共有が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveでのファイル共有を頻繁に行い、手動での通知に手間を感じている方
- 請求書や報告書などの重要なファイルの共有漏れや遅延を防止したいと考えている方
- Outlookを使った定型的なメール連絡を自動化し、業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル追加からメール送信までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル確認やメール作成の時間を削減できます。
- ファイルの添付忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveの「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- さらに、AI機能「テキストを生成する」や「データを操作・変換する」のアクションを設定し、ファイル名などの情報をもとにテキストを生成および対照データを変換します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」では、AIへの指示（プロンプト）を任意に設定できます。
- 「データを操作・変換する」を用いることで、ファイル名から日付を抽出するなど、通知内容に合わせて情報を加工できます。
- 「メールを送る」では、前のステップで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むことで、内容に応じた動的な通知の作成が可能です。
■注意事項
- OneDrive、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
OneDriveにファイルが追加されたら、OCRで読み取りOutlookの自分のカレンダーにイベントを登録する
OneDriveにアップロードされた請求書や申込書などの画像やPDFファイルをOCR機能で自動的に読み取り、記載されている日付や内容を基にOutlookカレンダーへイベントとして登録することも可能です。
これにより、書類から手動で支払い期日などを転記する手間とミスをなくし、タスクの対応漏れ防止をサポートします。
OneDriveにファイルが追加されたら、OCRで読み取りOutlookの自分のカレンダーにイベントを登録する
試してみる
■概要
OneDriveに保存したファイルの内容を確認し、手作業でOutlookのカレンダーに予定を登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、OneDriveへのファイル追加をきっかけに、OCRがファイル内容を自動で読み取り、Outlookのカレンダーへイベントを登録するため、こうした定型業務を自動化し、ミスなく正確に処理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDrive上のファイルに基づき、手作業でOutlookに予定を登録している方
- 請求書などの管理にOneDriveを利用し、支払期日などをOutlookで管理している方
- OneDriveとOutlook間の連携を自動化して、手入力によるミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル追加だけでOutlookへの予定登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業による転記が不要になるため、日付や内容の入力間違い、重要な予定の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名など特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションで対象のファイルをダウンロードします。
- 次に、OCR機能でダウンロードしたファイルの内容を読み取ります。
- その後、AI機能で読み取ったテキストから、件名や日付などの必要な情報を抽出します。
- 最後に、Outlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、抽出した情報を基にイベントを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視の対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名など前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルや、ファイル内のどの項目を抽出するかを任意でカスタマイズすることが可能です。
- AI機能では、抽出したい項目（例：イベント名、日付など）をプロンプトで自由に指示し、Outlookのカレンダー登録に必要な情報を整形できます。
- Outlookへのイベント登録では、件名や開始日時などの各項目に、固定値や前段のAI機能で抽出した情報を変数として設定してください。
■注意事項
- OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
OutlookやOneDriveのAPIを使ったその他の自動化例
他のアプリケーションとの連携でも幅広く活用できる自動化テンプレートが揃っています。
日々の業務効率化はもちろん、手作業でのミス防止や作業時間の短縮にも大いに役立つ仕組みを活用してみてください。豊富な仕組み例が用意されているため、実際の業務内容や運用フローに合った連携方法を気軽にお試しいただけます。
Outlookを使った便利な自動化例
営業管理クラウドへの案件登録や、ネットショップの新商品作成、データベース型サービスと連携したページ作成がスムーズに実行できます。さらに、受信メールの内容から数式を生成し、表計算ツールに直接データを追加できるため、レポート作成も手間なく完了。
外部のアンケートフォームからタスク管理システムへの情報連携も自動化され、多様なワークフローの効率化に貢献します。
Outlookで受信したメールをもとに、Notionでテンプレートページを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信した重要なメールを、都度Notionに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや情報の転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIがメール内容を解析しNotionへ自動でページを作成するため、情報集約の効率化とミスの防止を両立できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールを手作業でNotionに転記・管理している方
- 問い合わせや報告メールなど、定型的な内容の情報をNotionで一元管理したい方
- メールを起点としたタスク作成や情報共有のプロセスを自動化したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信すると自動でNotionにページが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、情報の転記ミスや重要な項目の記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「ページを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出したデータを埋め込んでページを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの件名に含まれるキーワードを任意で設定できます。
- AI機能のオペレーションで、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名、問い合わせ内容など）を自由にカスタマイズできます。
- Notionのオペレーションでは、ページを作成する先のデータベースIDを任意で設定することが可能です。
Notionで作成するページのコンテンツには、トリガーで取得した情報やデータの抽出結果を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- Outlook、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookの受信内容をもとに数式を生成し、Google スプレッドシートで行を挿入する
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールの内容をもとに、都度Google スプレッドシートにデータを転記し、数式を手入力する作業に時間を取られていませんか。こうした手作業は、入力ミスや計算間違いの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、AIが内容に応じた数式を自動で生成し、Google スプレッドシートに新しい行として追加するため、データ入力と計算のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとGoogle スプレッドシートを連携させ、手作業でのデータ入力をなくしたい方
- メールで受信する数値データをもとに、計算や集計業務を自動化したいと考えている方
- AIを活用してデータ処理の精度を高め、コア業務に集中したいと考えているビジネスパーソン
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からデータ入力、数式生成までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。
- 手作業でのデータ転記や数式入力で起こりがちな、入力間違いや計算ミスといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメール本文からGoogle スプレッドシートに挿入したい数式を生成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、前段で生成した数式を含むデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定の差出人や件名を含むメールのみを対象にするなど、条件を任意で設定できます。
- AI機能への指示（プロンプト）を編集し、生成したい数式の種類やフォーマットを業務内容に合わせて自由にカスタムできます。
- Google スプレッドシートに追加する際、AIが生成した数式だけでなく、メールの件名や受信日時といった値を任意で指定の列に追加できます。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookの投稿内容をもとに、BASEに商品を作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信した商品情報をECプラットフォームのBASEへ手作業で登録する際、手間や入力ミスが課題となることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際にそのメッセージ内容からAI機能が商品情報を抽出し、BASEへ自動で商品を作成できるため、これらの課題解消に貢献し、商品登録業務の効率化を進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する情報をもとに、BASEへ手作業で商品登録を行っているEC運営担当者の方
- 繰り返しの商品登録作業における時間的コストや、ヒューマンエラーを削減したい事業者の方
- 手動でのデータ入力を自動化し、より付加価値の高い業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール内容をAI機能が解析し、BASEへ自動で商品情報を登録するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ入力で起こりうる、商品名や価格の誤入力、記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとBASEをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、特定の件名や送信者など、商品情報が含まれるメールを特定するための条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したOutlookのメール本文から、BASEに登録したい商品名、価格、商品説明などの情報を抽出するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでBASEの「商品情報を登録する」アクションを設定し、前のステップでAI機能が抽出した各種データや、必要に応じて固定値をマッピングし、商品を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、Outlookのメールメッセージ内容のどの部分から、どのような商品データを抽出するかを、プロンプト等を活用して柔軟に設定することが可能です。
- BASEの「商品情報を登録する」オペレーションでは、商品名、価格、商品説明、在庫数といった各項目に対して、前段のAI機能で取得したデータを動的な値として埋め込むだけでなく、固定値を入力するなどの詳細なカスタムが可能です。
■注意事項
- BASE、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookのメール内容をもとにHubSpotにチケットを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信する顧客からの問い合わせなどを、都度HubSpotに手作業で登録するのは手間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、メール本文から必要な情報を自動で抽出し、HubSpotにチケットとして登録できます。顧客対応の初動を迅速かつ正確に行う体制を構築することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した顧客からの問い合わせを手作業でHubSpotに転記している方
- HubSpotでのチケット管理において、対応漏れや入力ミスを減らしたいと考えている方
- 顧客対応プロセスを自動化し、より迅速なサービス提供を目指しているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信すると自動でHubSpotにチケットが作成されるため、手動での転記作業にかかっていた時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うため、情報のコピー＆ペーストによる入力ミスや、重要な問い合わせの見落としといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、検知したい件名やフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションで「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメール本文からチケット作成に必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を紐付けてチケットを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローボットを起動したいメールが格納されているフォルダのIDを任意で設定してください。
- HubSpotでチケットを作成するアクションでは、チケットを関連付けるコンタクトのIDなどを任意で設定してください。
Typeformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
試してみる
■概要
Typeformで収集した問い合わせやアンケートの回答を、都度Outlookでタスク化していませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると同時にOutlookにタスクを自動作成するため、こうした課題を解消してスムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Typeformで受けた問い合わせや依頼内容をOutlookでタスク管理している方
- 手作業でのデータ転記による対応漏れや入力ミスを防ぎたいと考えているチーム
- フォームからのリード情報を迅速かつ確実に担当者へ割り振りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Typeformへのフォーム送信後、自動でOutlookにタスクが作成されるため、手作業での転記やタスク作成にかかる時間を削減できます。
- 手動での対応で起こりがちなタスクの作成漏れや、内容の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、TypeformとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、Typeformから取得した情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Typeformのトリガー設定で、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- Outlookのタスク作成オペレーションでは、件名や本文、期日などの各項目に、固定のテキストやTypeformで取得した回答内容などを自由に設定できます。
■注意事項
- Typeform、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OneDriveを使った便利な自動化例
ストレージに集約したファイルを自動でOCR処理してkintoneに追加するシーンから、作成されたファイルをBoxなどの他サービスに転送、クラウドデーターベースに従業員情報が登録されると部署ごとにファイル権限を割り当てるフローまで、煩雑なファイル管理がシンプルに。
添付ファイルの自動アップロードや電子署名後の書類整理などにも最適な仕組みが組み込まれています。
Docusignで書類が締結したら、書類をOneDriveに格納する
試してみる
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしOneDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書の管理や保存を頻繁に行う必要がある方
- 法務担当者や契約管理担当者
- 営業担当者や営業マネージャー
- ビジネスオーナーや事業開発担当者
2.手動での証明書ダウンロードやファイル格納作業を減らし、自動化したいと考えている方
- 業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
- 契約書の整理・保管を効率的に行いたい担当者
3.DocuSignとOneDriveを日常的に活用している方
- DocuSignを利用して契約書の締結を行っている法務チーム
- OneDriveを活用してデータの保存や共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書の管理やダウンロード作業が不要になり証明書が自動的にOneDriveに保存されるため、管理が容易になります。
・OneDriveを使用することで、メンバーはいつでもどこからでも証明書にアクセスできるようになります。
■注意事項
・DocuSign、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてOneDriveでファイルの権限を付与する
試してみる
■概要
新しい従業員が入社するたびに、Google スプレッドシートの情報をもとに手作業でOneDriveのアクセス権限を付与する業務は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じたOneDriveのフォルダ権限付与が自動で完了し、こうした管理業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとOneDriveで従業員のアクセス権限を管理している方
- 部署ごとの情報統制のため、手作業でフォルダの権限設定を行っている担当者の方
- 新メンバーの入社対応など、定型的なアカウント管理業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの情報追加だけでOneDriveの権限付与が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動での設定による権限の付与間違いや設定漏れを防ぎ、適切な情報アクセス管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定し、対象のシートを指定します。
- 次に、オペレーションで「進路切り替え機能」を設定し、スプレッドシートから取得した部署の情報をもとに処理を分岐させます。
- 最後に、分岐したそれぞれの進路でOneDriveの「フォルダやファイルの権限を付与する」アクションを設定し、対象の従業員に適切な権限を付与します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 進路切り替え機能では、Google スプレッドシートから取得した「部署」列の値などをもとに「営業部の場合」「開発部の場合」といった条件を設定し、その後の処理を分岐させることが可能です。
- OneDriveで権限を付与するアクションでは、対象とするフォルダやファイル、また付与する権限の種類（閲覧のみ、編集可能など）を任意で設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveで作成されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
■概要
OneDriveで管理しているファイルを、セキュリティや共有のルールに応じてBoxにも手動でアップロードしていませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、アップロード漏れや更新版の反映忘れといったミスを引き起こす原因にもなります。このワークフローは、OneDriveの特定フォルダへのファイル作成を検知し、自動でBoxにアップロードするものです。手作業によるファイル管理の非効率を解消し、確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとBoxを併用し、手作業でのファイル移動に手間を感じている方
- 部署間や取引先とのファイル共有で、複数のクラウドストレージを利用している方
- ファイルのバックアップや二重管理を自動化し、作業の抜け漏れをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにファイルが追加・更新されると自動でBoxへアップロードされるため、これまで手作業に費やしていたファイル移動の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルのアップロード漏れや、古いバージョンをアップロードしてしまうなどのヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定して、監視したいフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を選択し、OneDriveにアップロードされたファイルの作成日時と更新日時が一致する場合に処理が分かれるよう条件を設定します。
- 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、OneDriveから取得した情報（例：作成日時、更新日時など）を元に、任意の条件を設定して処理を分岐させることが可能です。
- Boxにファイルをアップロードする際に、ファイル名を任意の値にカスタマイズできます。
- 例えば、ファイル名の先頭に「【共有用】」といった固定のテキストを追加したり、OneDriveから取得したファイル作成日をファイル名に含めたりする設定が可能です。
■注意事項
- OneDrive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveに格納されたファイルをOCRしてkintoneに追加する
試してみる
■概要
請求書や申込書といった書類をOneDriveで管理しているものの、その内容をkintoneへ一件ずつ手入力する作業に手間を感じていませんか。目視での確認や転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが保存されるだけで、OCR機能がファイル内容を自動で読み取り、kintoneへレコードとして追加するため、データ入力に関する一連の業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存した書類の内容を目視で確認し、kintoneに手入力している方
- 書類データの入力作業における、転記ミスや入力漏れなどの課題を解消したい方
- 定型的なデータ入力業務を自動化し、より付加価値の高いコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにファイルが格納されるとkintoneへ自動でデータが追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- OCRによるテキストの自動抽出とデータ登録により、目視での確認や手入力に起因する間違いや漏れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを追加し、トリガーで検知したファイルを対象として設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元にレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、自動化の起点としたい監視対象のフォルダを指定してください。
- OCR機能では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、抽出したい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由にカスタマイズできます。
- kintoneへのレコード追加では、アプリのどのフィールドにOCRで抽出したどの情報を登録するか、細かくマッピング設定を行うことが可能です。
■注意事項
- kintoneとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
メールで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.メールでのファイル受信を頻繁に行う企業やチーム
- 顧客やクライアントからのファイルがメールで届くことが多い業務担当者
- メールで受信したファイルを効率的に管理したい企業の管理者
2.OneDriveを利用している企業やチーム
- OneDriveを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- ファイルの一元管理やアクセス権限の管理を重要視している企業
3.Microsoft Teamsを利用している企業やチーム
- Microsoft Teamsを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者
- 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動でのファイル管理や通知作業の手間を省きたいIT担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したい業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのファイルのアップロードや通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・ファイルが安全にOneDriveに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、ファイル管理や情報共有がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・OneDrive、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
いかがでしたか？OutlookとOneDriveの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール添付ファイルの保存や、イベントに合わせたフォルダ作成といった定型業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。これにより、ファイル管理が正確かつ効率的になり、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化の実現は、ノーコードツールYoomを使えばプログラミングの知識がない方でも、直感的な操作のみで簡単にできるのも魅力ですよね。
「本当に手間をかけずに設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
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