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「OutlookとOneDriveを日常的に使っているけど、データを連携させるのが面倒…」
「受信したメールの添付ファイルを手動でOneDriveに保存しているが、手間がかかるし、忘れてしまうこともある…」
このように、Microsoft製品同士なのに、連携が手作業になっていることで不便さを感じていませんか？
日々の業務で発生する単純なファイル保存やデータ転記は、作業が積み重なると、思った以上に時間を使ってしまうこともあります。
そこで便利なのが、<span class="mark-yellow">Outlookで受信したメールの添付ファイルを自動的にOneDriveに保存したり、カレンダーの予定と連携してフォルダを自動作成する仕組み</span>！これにより、日々積み重なる煩わしい作業から解放され、ファイル管理のミスを減らし、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単にできるため、日々の業務をさらに効率化したい方はぜひ参考にしてみてくださいね！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとOneDriveを連携し、様々な業務フローを自動化する</span>テンプレートがすでに用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてさっそくスタートしましょう！
OutlookとOneDriveのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた多くの業務を自動化できます。
例えば、メールの添付ファイルを自動でクラウドに保存したり、カレンダーの予定に基づいてフォルダを自動生成したりといったことが可能になり、業務の効率を飛躍的に高めることができるでしょう。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてください！
特定の差出人や件名を持つOutlookメールを受信した際に、添付されているファイルを自動でOneDriveの指定フォルダにアップロードすることが可能です。
これにより、<span class="mark-yellow">請求書や報告書などの重要なファイルを都度手動で保存する手間が省け、保存忘れによるトラブルを未然に防ぐ</span>ことが期待できますよ！
Outlookカレンダーに新しい会議やイベントが登録されると、そのイベント名でOneDriveに新しいフォルダを自動で作成することも可能！
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">プロジェクトや会議ごとに手作業でフォルダを作成する手間がなくなり、議事録や関連資料をすぐに整理・保管できる体制が整うでしょう。</span>
それでは、さっそく実際にOutlookとOneDriveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使い、ノーコードでOutlookとOneDriveを連携する方法を紹介します。まだアカウントをお持ちでない方は、あらかじめ登録しておくとスムーズです。
[Yoomとは]
今回は「Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
※Microsoft 365（旧称 Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。詳しくはこちらをご確認ください。
検索窓にOutlookと入力し、表示された候補からOutlookを選択します。
Yoomと連携するMicrosoftアカウント情報を入力すると、自動的にYoomとの連携が完了します！
先ほどと同様に検索窓でOneDriveを検索し、表示された候補から選択します。
※Outlookと同じように、Microsoft 365の一般法人向けプランに加入していない場合にはYoomとの連携が失敗する可能性があるので、ご注意ください。
先ほどOutlookをマイアプリ登録したので、こちらは自動で連携が完了しますよ！
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用しています。以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Outlookでメールを受信した際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「メールを受信したら」をクリックしてください。
タイトルは自由に変更できるので、必要に応じて変更してくださいね！
連携するアカウント情報は、フローで使用するものであることを確認します。基本的には、ステップ1で連携した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは変更せず「メールを受信したら」のままにして、「次へ」を押してください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、スピーディーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択します。ここで設定したフォルダにメールが入ると、フローが起動するようになります。
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
今回は、Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveにアップロードしたいので、テスト用のファイルを添付してメールを送信してくださいね！
テストメールを送信したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると先ほどテスト送信したメールの内容が、「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、Outlookで受信した添付ファイルの情報を取得する設定を行います。
「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックしてください。
ステップ3同様にタイトルは任意で変更し、連携するアカウント情報は、ステップ3と同じアカウントであることを確認します。
アクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、「メールID」を下図のようにステップ3で取得したアウトプットを使って設定します。
設定完了後は「テスト」をクリックし、添付ファイル情報が「取得した値」に抽出されることを確認しましょう。
確認したら「保存する」を押して、次の設定に進みます。
続いて、Outlookで受信した添付ファイルをダウンロードする設定です。
「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
タイトルは任意で変更し、連携するアカウント情報はステップ3・4と同じであることを確認しましょう。
アクションは変更せず、「次へ」を押してください。
「メールID」を、ステップ4同様にアウトプットを使って設定します。
「ファイルID」はステップ4で取得したアウトプットを使います。「取得した値」の「メールの添付ファイルの情報を取得する」内にある「ファイルIDの一覧」を設定してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Outlookで受信した添付ファイルのダウンロードボタンが表示されるので、「ダウンロード」を押してテスト送信したファイルがダウンロードできることを確認してみてくださいね！
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
最後に、ステップ5でダウンロードしたファイルを、OneDriveにアップロードする設定を行います。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
これまで同様にタイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するアカウントであることを確認しましょう。
アクションは「ファイルをアップロード」のままにして、「次へ」を押します。
次に、API接続設定を下記のように設定していきましょう！
この場合、「格納先フォルダ名」には、「Test」や「Outlook」と入力しておくと、この後設定するフォルダのアイテムIDが検索しやすくなります。
設定完了後は「テスト」をクリックし、指定したフォルダにファイルがアップロードされることを確認してくださいね！
確認したら「保存する」を押して、設定完了です。
以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする」フローの作成手順でした！
今回はOutlookからOneDriveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOneDriveからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより、ファイル共有の通知や、書類内容に基づいたタスク管理など、さらに幅広い業務の自動化が可能になりますよ！
OneDriveの特定フォルダに新しいファイルが追加されると、そのファイルを添付してOutlookから指定の宛先に自動で通知メールを送信することができます。
この連携によって、<span class="mark-yellow">チーム内で共有された最新ファイルをタイムリーに関係者へ展開できるため、情報共有のスピードと確実性の向上が期待できます。</span>
OneDriveにアップロードされた請求書や申込書などの画像やPDFファイルをOCR機能で自動的に読み取り、記載されている日付や内容を基にOutlookカレンダーへイベントとして登録することも可能です。
これにより、<span class="mark-yellow">書類から手動で支払い期日などを転記する手間とミスをなくし、タスクの対応漏れ防止をサポートします。</span>
他のアプリケーションとの連携でも幅広く活用できる自動化テンプレートが揃っています。
日々の業務効率化はもちろん、手作業でのミス防止や作業時間の短縮にも大いに役立つ仕組みを活用してみてください。豊富な仕組み例が用意されているため、実際の業務内容や運用フローに合った連携方法を気軽にお試しいただけます。
営業管理クラウドへの案件登録や、ネットショップの新商品作成、データベース型サービスと連携したページ作成がスムーズに実行できます。さらに、受信メールの内容から数式を生成し、表計算ツールに直接データを追加できるため、レポート作成も手間なく完了。
外部のアンケートフォームからタスク管理システムへの情報連携も自動化され、多様なワークフローの効率化に貢献します。
ストレージに集約したファイルを自動でOCR処理してkintoneに追加するシーンから、作成されたファイルをBoxなどの他サービスに転送、クラウドデーターベースに従業員情報が登録されると部署ごとにファイル権限を割り当てるフローまで、煩雑なファイル管理がシンプルに。
添付ファイルの自動アップロードや電子署名後の書類整理などにも最適な仕組みが組み込まれています。
いかがでしたか？OutlookとOneDriveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール添付ファイルの保存や、イベントに合わせたフォルダ作成といった定型業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。</span>これにより、ファイル管理が正確かつ効率的になり、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化の実現は、ノーコードツールYoomを使えばプログラミングの知識がない方でも、直感的な操作のみで簡単にできるのも魅力ですよね。
「本当に手間をかけずに設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、様々な活用シーンに柔軟に合わせることができます。自社の業務に合った最適なフローを、ぜひ構築してみてくださいね！
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？この機会にぜひ自動化を取り入れて、毎日の業務がどれだけ効率化されるのかを体験してみてください。
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