「OneDriveとMicrosoft SharePointの両方を使っていて、ファイル管理が煩雑になっている…」 「OneDriveに保存したファイルを、後から手作業でMicrosoft SharePointにアップロードするのが手間だし、忘れそうで怖い…」 このように、複数のクラウドストレージ間での手作業によるファイル連携に、非効率さやストレスを感じていませんか?
もし、OneDriveのファイルやフォルダの変更を検知して、自動的にSharePointにも反映させる自動化の仕組み があれば、こうした日々の定型業務から解放され、ファイル管理の一貫性を保ちながら、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます!
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても驚くほど簡単に設定可能です。面倒なファイル同期作業をなくすことができる ので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう!
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOneDriveとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!
OneDriveでファイルが作成されたらMicrosoft SharePointにファイルをアップロードする
試してみる
■概要
OneDriveに新しいファイルを追加するたびに、手作業でMicrosoft SharePointにアップロードし、共有する作業に手間を感じていませんか。この手作業は、アップロードの遅れや共有漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが作成されるだけで、自動的にMicrosoft SharePointの指定した場所へファイルがアップロードされます。定型的なファイル共有作業を自動化し、よりスムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveとMicrosoft SharePoint間で、日常的にファイルを手動で移動している方 ファイルのアップロード忘れなどのヒューマンエラーを防ぎ、確実な共有を行いたい方 ファイル管理のプロセスを自動化し、チーム全体の業務効率を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveへのファイル追加をきっかけに自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたファイル転送の時間を削減できます。 手動操作によるファイルのアップロード漏れや、誤ったファイルを選択するリスクを防ぎ、確実なファイル共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定して、監視したいフォルダを指定します。 オペレーションとして分岐機能を設定し、ファイルの種類など特定の条件に応じて後続の処理を実行するよう設定します。 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所へアップロードします。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするかを任意で指定してください。 Microsoft SharePointへのアップロード設定では、どのサイトのどのフォルダにファイルを保存するかを任意で指定することが可能です。 分岐機能では、OneDriveで取得したファイル名などの情報をもとに、特定のファイルのみアップロードを実行するといった条件を自由に設定できます。 ■注意事項
OneDrive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。ご利用プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
OneDriveとMicrosoft SharePointを連携してできること
OneDriveとMicrosoft SharePointのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイルやフォルダの同期作業を自動化できます。これにより、ファイルのアップロード忘れや二重管理といったミスを防ぎ、常に最新の情報を両プラットフォームで共有することが可能になるはずです。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにOneDriveとMicrosoft SharePointの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了 するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!
OneDriveでファイルが作成されたらMicrosoft SharePointにファイルをアップロードする
OneDriveの特定のフォルダに新しいファイルが追加された際、そのファイルを自動でMicrosoft SharePointの指定されたドキュメントライブラリにアップロードできます。
この連携は、手作業によるファイルの移動やバックアップ作業をなくし、更新漏れやアップロードミスを防ぐ ため、特にチームでのファイル共有やバージョン管理において効果が期待できます!
OneDriveでファイルが作成されたらMicrosoft SharePointにファイルをアップロードする
試してみる
■概要
OneDriveに新しいファイルを追加するたびに、手作業でMicrosoft SharePointにアップロードし、共有する作業に手間を感じていませんか。この手作業は、アップロードの遅れや共有漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが作成されるだけで、自動的にMicrosoft SharePointの指定した場所へファイルがアップロードされます。定型的なファイル共有作業を自動化し、よりスムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveとMicrosoft SharePoint間で、日常的にファイルを手動で移動している方 ファイルのアップロード忘れなどのヒューマンエラーを防ぎ、確実な共有を行いたい方 ファイル管理のプロセスを自動化し、チーム全体の業務効率を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveへのファイル追加をきっかけに自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたファイル転送の時間を削減できます。 手動操作によるファイルのアップロード漏れや、誤ったファイルを選択するリスクを防ぎ、確実なファイル共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定して、監視したいフォルダを指定します。 オペレーションとして分岐機能を設定し、ファイルの種類など特定の条件に応じて後続の処理を実行するよう設定します。 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所へアップロードします。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするかを任意で指定してください。 Microsoft SharePointへのアップロード設定では、どのサイトのどのフォルダにファイルを保存するかを任意で指定することが可能です。 分岐機能では、OneDriveで取得したファイル名などの情報をもとに、特定のファイルのみアップロードを実行するといった条件を自由に設定できます。 ■注意事項
OneDrive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。ご利用プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
OneDriveでフォルダが作成されたらMicrosoft SharePointでも作成する
OneDrive上で新しいプロジェクト用のフォルダを作成した際に、自動的にMicrosoft SharePointにも同じ名前のフォルダを生成できます。
この仕組みにより、両プラットフォームのフォルダ構成を常に同期させ、情報管理の一貫性を保つこと ができ、チームメンバーがどちらのツールを使っても迷わずファイルにアクセスできる環境を構築します!
OneDriveでフォルダが作成されたらMicrosoft SharePointでも作成する
試してみる
■概要
OneDriveとMicrosoft SharePointを併用してファイル管理を行う中で、双方のフォルダ構成を手作業で同期させることに手間を感じていませんか。 手動でのフォルダ作成は時間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。 このワークフローを活用すれば、OneDriveでフォルダを作成するだけでMicrosoft SharePointにも自動でフォルダが生成されるため、OneDriveとMicrosoft SharePoint間での面倒な同期作業を効率化し、ファイル管理体制を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveとMicrosoft SharePointを併用し、フォルダの二重管理に課題を感じている方 OneDriveとMicrosoft SharePoint間の手動での同期作業による、作成漏れなどのミスを防ぎたい方 チームや部門で利用するクラウドストレージのフォルダ構成を統一し、管理を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveでフォルダを作成するだけで、Microsoft SharePointにも自動で反映されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の不統一を防ぎ、データ管理の正確性向上と業務の標準化に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとMicrosoft SharePointをYoomと連携します 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にフォルダが作成または更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたのがフォルダだった場合に後続のアクションが実行されるよう条件を指定します 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意の場所にフォルダが作成されるようにします ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブIDおよびフォルダIDを任意で設定してください Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションでは、作成先のサイトIDと親フォルダとなるフォルダIDを任意で設定してください。また、作成するフォルダ名は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したフォルダ名などを変数として設定することも可能です ■注意事項
OneDrive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
OneDriveとMicrosoft SharePointの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にOneDriveとMicrosoft SharePointを連携したフローを作成してみましょう! 今回はYoomを使用して、ノーコードでOneDriveとMicrosoft SharePointの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「OneDriveでファイルが作成されたらMicrosoft SharePointにファイルをアップロードする」フローを作成していきます! 作成の流れは大きく分けて以下です。
OneDriveとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
OneDriveのトリガー設定およびMicrosoft SharePointのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1:OneDrive、Microsoft SharePointのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください!
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。 【OneDriveの登録】 以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
【Microsoft SharePointの登録】 1.検索して、表示されたMicrosoft SharePointのアイコンをクリック
2.マイアプリに追加される 以下の画像のようなマイアプリを登録しましたと表示されれば登録完了です。 ※OneDriveの登録の際にサインインしていれば、サインインの画面はスキップされます。
ステップ2:テンプレートをコピー
ここからフローを作っていきます。簡単に作成できるようにテンプレートを作っているので、今回はテンプレートをコピーしてきます。 Yoomにログインをしたままバナーの「試してみる」をクリックします。
OneDriveでファイルが作成されたらMicrosoft SharePointにファイルをアップロードする
試してみる
■概要
OneDriveに新しいファイルを追加するたびに、手作業でMicrosoft SharePointにアップロードし、共有する作業に手間を感じていませんか。この手作業は、アップロードの遅れや共有漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが作成されるだけで、自動的にMicrosoft SharePointの指定した場所へファイルがアップロードされます。定型的なファイル共有作業を自動化し、よりスムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveとMicrosoft SharePoint間で、日常的にファイルを手動で移動している方 ファイルのアップロード忘れなどのヒューマンエラーを防ぎ、確実な共有を行いたい方 ファイル管理のプロセスを自動化し、チーム全体の業務効率を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveへのファイル追加をきっかけに自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたファイル転送の時間を削減できます。 手動操作によるファイルのアップロード漏れや、誤ったファイルを選択するリスクを防ぎ、確実なファイル共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定して、監視したいフォルダを指定します。 オペレーションとして分岐機能を設定し、ファイルの種類など特定の条件に応じて後続の処理を実行するよう設定します。 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所へアップロードします。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするかを任意で指定してください。 Microsoft SharePointへのアップロード設定では、どのサイトのどのフォルダにファイルを保存するかを任意で指定することが可能です。 分岐機能では、OneDriveで取得したファイル名などの情報をもとに、特定のファイルのみアップロードを実行するといった条件を自由に設定できます。 ■注意事項
OneDrive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。ご利用プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
以下のような画像が出てくるのでOKをクリックすればコピー完了です。
ステップ3:「特定フォルダ内が作成または更新されたら」の設定
1.まず始めに、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリック
2.連携アカウントとアクションを選択 タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。 アカウント情報を確認します。 トリガーアクションが「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.OneDriveの使用するフォルダとにファイルを追加する 今回は、以下のようなフォルダとファイルを使用します。
4.アプリトリガーのAPI接続設定 トリガーの起動間隔:以下注釈を確認しながら、トリガーの起動間隔を設定します ※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 ※ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。 ※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ドライブID:候補から使用するOneDriveのドライブを選択します
フォルダID:候補から使用するフォルダを選択します
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「取得した値」にアウトプットされます。 これらの値は、以降のアクションで変数(フローが稼働する度に変わる値 )として使用できるようになります。つまり、これらの取得した値をMicrosoft SharePointへ自動反映します。
アウトプットに関する詳しい説明は、こちらのヘルプページ をご覧ください。
「取得した値」を確認したら、下部にある「保存する」をクリックしましょう!
ステップ4:「コマンドオペレーション」の設定
1.「コマンドオペレーション」をクリック
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまう のでご注意ください。ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中は他のプランでは制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください!
2.分岐条件を指定
取得した値:作成日時を選択します 分岐条件:「取得した値」から「最終更新日時」を選択します
このように設定することで、OneDriveに作成されたファイルをMicrosoft SharePointにも自動アップロード可能となります!
入力が完了したら「保存する」をクリックします。
ステップ5:「ファイルをダウンロード」の設定
1.「ファイルをダウンロード」をクリック
2.連携アカウントとアクションを選択 タイトルはそのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報を確認します。 アクションが「ファイルをダウンロード」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.API接続設定 ドライブID:候補から先ほどと同じドライブを選択します
ファイルのアイテムID:「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」のプルダウンを開いて、取得した値=先ほど取得したアウトプットの「アイテムID」を選択します
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
ステップ6:「ファイルをアップロード」を設定
1.「ファイルをアップロード」をクリック
2.連携アカウントとアクション選択 タイトルはそのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。 アカウント情報を確認します。 アクションが「ファイルをダウンロード」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.API接続設定 サイトID:候補から、Microsoft SharePointで使用するサイトを選択します
ドライブID:候補から使用するドライブを選択します
格納先フォルダ名:フォルダ名をテキストで入力します ※こちらを入力した上で、フォルダIDが表示されない場合は、フォルダ名の一部にすることで、表示されることがあります
格納先フォルダのアイテムID:候補から、使用するフォルダ名を選択します。ここで指定した場所にOneDriveのファイルが保存されます。
ファイル名:「取得した値」からアイテム名をクリックして、入力します。
ファイルの添付方法/ファイル:入力されている通り、「取得した値を使用する」「ダウンロードしたファイル」で進めます
すべて入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「取得した値」に内容が表示されます。 内容を確認したら、「保存する」をクリックします。
ステップ7:トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
これで、設定は完了です! すべての設定が完了すると以下の画像のようなフローの起動画面が出るので、トリガーをONをクリックします。 トリガーをONにしたのち、動作確認をしてください。
Microsoft SharePointのデータをOneDriveに連携したい場合
今回はOneDriveからMicrosoft SharePointへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft SharePointからOneDriveへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft SharePointでファイルが作成されたら、OneDriveへファイルをアップロードする
Microsoft SharePointの特定のドキュメントライブラリにファイルが追加された際、自動でOneDriveの指定フォルダにも同じファイルがアップロードされます。
この連携により、Microsoft SharePointで管理している公式ドキュメントを個人のOneDriveにバックアップしたり、オフライン作業用に同期したりする手間を省くこと ができます!
Microsoft SharePointでファイルが作成されたら、OneDriveへファイルをアップロードする
試してみる
■概要
Microsoft SharePointで管理しているファイルを、バックアップや別部署との共有のためにOneDriveへ手作業で移動させていませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルのアップロード漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointにファイルが作成されるだけでOneDriveへのアップロードが自動で実行されるため、ファイル管理に関する手作業の手間やミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとOneDrive間で定期的にファイル移動を行っている方 複数部署でファイルを共有しており、手作業でのバックアップに手間を感じている方 手作業によるファイルのアップロード漏れや更新ミスを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
SharePointへのファイル作成をきっかけに自動でOneDriveへアップロードするため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 手動でのアップロード作業が不要になることで、ファイルの上げ忘れや二重アップロードといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとOneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続のアクションを実行するようにします。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダへアップロードします。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、トリガーで取得したファイル名や拡張子などの情報に基づき、「特定のファイルのみアップロードする」など後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます。 OneDriveにファイルをアップロードする際、アップロード先のドライブや格納先のフォルダを自由に設定可能です。また、ファイル名は固定値のほか、前段のステップで取得したファイル名などを変数として埋め込むこともできます。 ■注意事項
OneDrive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。ご利用プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
Microsoft SharePointでフォルダが作成されたら、OneDriveでも作成する
チームで利用するSharePoint上に新しいフォルダが作成された場合、個人のOneDriveにも同じフォルダ構造を自動で再現できるので、プロジェクトの開始時に必要なフォルダを手動で作成する手間がなくなり、常に最新のフォルダ構成を維持できます。
Microsoft SharePointでフォルダが作成されたら、OneDriveでも作成する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointとOneDriveを併用する中で、同じフォルダを両方のサービスで作成・管理する作業に手間を感じていませんか。片方でフォルダを作成した後に、もう片方でも手作業で作成するプロセスは、時間がかかるだけでなく作業漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointでのフォルダ作成をきっかけに、指定したOneDriveにも自動でフォルダが作成されます。Microsoft SharePointとOneDrive間の連携を自動化し、日々のファイル管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
SharePointとOneDriveでファイルを管理しており、手作業でのフォルダ作成を自動化したい方 チーム共有用のMicrosoft SharePointと個人用のOneDriveで、フォルダ構成を同期させたいと考えている方 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointでフォルダを作成するだけで、自動でOneDriveにも反映されるため、これまでフォルダ管理に費やしていた作業時間を短縮できます 手作業によるフォルダの作成漏れや重複作成といったヒューマンエラーを防ぎ、Microsoft SharePointとOneDrive間の正確なデータ同期の維持に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとOneDriveをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、フォルダが新規で作成された場合のみ後続の処理に進むように条件を設定します 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、Microsoft SharePointで作成された情報を元にフォルダを作成します ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたい任意のサイトIDとフォルダIDを設定してください OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、作成先のドライブIDと親フォルダIDを任意で設定します。また、フォルダ名は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したフォルダ名を変数として埋め込むことも可能です ■注意事項
Microsoft SharePoint、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
OneDriveやMicrosoft SharePointのAPIを使ったその他の自動化例
OneDriveやMicrosoft SharePointのAPIを活用することで、ファイル管理や情報共有の効率化が可能になります。 Yoomにはこうした業務を自動化できるテンプレートが豊富に用意されているので、ぜひご活用ください!
OneDriveを使った自動化例
OneDriveを中心にファイル管理を自動化することで、受信したファイルやアップロードされたデータをスムーズに整理・共有できます! たとえば、メールで届いた添付ファイルを自動でアップロードしに通知したり、クラウドBOTで取得したファイルやGMOサインで締結された書類を自動でOneDriveに保存できます。 また、AirtableやBoxのファイルも自動で整理できるため、手作業でのファイル移動や命名作業の手間を削減できます。
Airtableでファイルがアップロードされたら、OneDriveに転送する
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■概要
AirtableとOneDriveを併用しているものの、ファイル管理に手間を感じていませんか?Airtableにアップロードしたファイルを都度手作業でOneDriveに転送するのは時間がかかり、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、AirtableとOneDriveをスムーズに連携させ、レコードにファイルが追加された際に自動でファイルを転送します。面倒な手作業をなくし、ファイル管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
AirtableとOneDriveを併用し、ファイルの手動転送に手間を感じている方 データベースとクラウドストレージ間のファイル管理を自動化し、業務を効率化したい方 Airtable上のファイルのバックアップや共有のプロセスを改善したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Airtableにファイルが追加されると自動でOneDriveへ転送されるため、これまで手作業で行っていたアップロードの時間を短縮することができます。 手動でのファイル転送時に起こりやすい、アップロードのし忘れやファイル選択の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、AirtableとOneDriveをYoomと連携します。 トリガーでAirtableを選択し、「レコードが更新されたら」アクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むようにします。 続いて、オペレーションでAirtableの「レコードのファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーとなったレコードからファイルをダウンロードします。 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Airtableのトリガー設定では、監視対象のテーブルを任意で設定可能です。また、ファイルURLやファイル名などの情報を任意のフィールドから取得できます。 OneDriveへのファイルアップロード設定では、ファイルの保存先フォルダや、アップロード時のファイル名を任意で設定することが可能です。 ■注意事項
Airtable、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。 Airtableのレコード詳細を取得する方法はこちら をご参照ください。
Boxにファイルがアップロードされたら、ファイル名をリネームしOneDriveに格納する
試してみる
■概要
BoxとOneDriveを併用していると、手作業でのファイル移動やコピーに手間がかかることはありませんか。 また、ファイル名が統一されず、後から目的のファイルを探すのに苦労するケースも少なくありません。このワークフローは、Boxにファイルがアップロードされると、AIが自動でファイル名を変更し、指定のOneDriveフォルダへ格納します。手作業による非効率なファイル管理を解消し、OneDriveとBox間でのスムーズなデータ連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとOneDriveを併用し、手作業でのファイル転送に手間を感じている方 OneDriveやBoxに格納するファイルの命名規則を統一し、管理を効率化したい方 複数のクラウドストレージ間におけるバックアップや情報共有を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのアップロードを起点にOneDriveへの格納までが自動化されるため、手作業でのファイル移動やリネームにかかる時間を短縮することができます。 手作業によるファイル名の変更ミスや、OneDriveへの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとOneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、新しいファイル名を生成するための指示(プロンプト)を入力します。 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルとAIが生成したファイル名を指定して格納します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で設定してください。 AI機能では、プロンプトを自由にカスタマイズすることで、「【アップロード日】_元のファイル名」など、任意の命名規則でファイル名を自動生成できます。 OneDriveへのアップロード設定では、格納先のフォルダを固定値で指定したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定したりすることが可能です。 ■注意事項
Box、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをOneDriveに格納する
試してみる
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをOneDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・契約業務を担当している総務、事務の方
2.OneDriveでファイル管理を担当している方
・OneDriveを使用してファイルの一元管理をしている方
・GMOサインとOneDriveを連携して効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveでファイル管理を行う場合、手動や目視で格納先のフォルダを見つける必要があります。 管理しているフォルダの数が多いと、比例して手間が増えるため効率が悪いです。
このテンプレートは、GMOサインで書類の締結が完了したファイルをOneDriveに自動的に格納します。 テンプレートをカスタマイズすると、ファイル格納後にコミュニケーションツールへ通知を出すことができ、ファイルの連携を迅速に行うことができます。
■注意事項
・GMOサイン、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちら をご参照ください
クラウドBOTでファイルダウンロードのボット実行が完了したら、そのファイルをOneDriveにアップロードする
試してみる
■概要
クラウドBOTでファイルダウンロード用のボット実行が完了したら、取得したファイルをOneDriveにアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドBOTでRPAを組んでおり、その後の処理に手間を感じている方
2.クラウドBOTとMicrosoft365を社内システムとして組み合わせて利用されている方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドBOTを用いて取得した情報を別のアプリにアップロードしたい場合、連携をしていなければ非常に面倒な作業になります。 また、手動で処理を行うとアップロードをし忘れると言ったヒューマンエラーも発生します。
このテンプレートでは、クラウドBOT実行後の処理を簡単に自動化できる内容となっており、今回のようにOneDriveに対して取得したファイルを自動アップロードすることができます。 また、連携するストレージツールを変えてカスマイズも可能です。
■注意事項
・クラウドBOT、OneDriveをYoomと連携してください。
・OneDriveとの連携は、Microsoft365のご利用が必要です。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
メールで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.メールでのファイル受信を頻繁に行う企業やチーム
顧客やクライアントからのファイルがメールで届くことが多い業務担当者 メールで受信したファイルを効率的に管理したい企業の管理者 2.OneDriveを利用している企業やチーム
OneDriveを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者 ファイルの一元管理やアクセス権限の管理を重要視している企業 3.Microsoft Teamsを利用している企業やチーム
Microsoft Teamsを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業 4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
手動でのファイル管理や通知作業の手間を省きたいIT担当者 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したい業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのファイルのアップロードや通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・ファイルが安全にOneDriveに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、ファイル管理や情報共有がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・OneDrive、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft SharePointを使った自動化例
Microsoft SharePointを活用した自動化を導入することで、組織内のフォルダ管理やファイル共有を効率化できます! たとえば、kintoneやConfluenceで作成されたレコード・ページに応じてフォルダを自動生成したり、DocuSignやGmailで取得したファイルを自動で格納できます。 また、Googleフォームの回答内容をPDF化して保存することで、ドキュメント管理や報告書作成の手間を削減できます。
DocuSignでエンベロープ(締結)が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
DocuSignでエンベロープ(締結)が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書や重要文書を頻繁に扱う方
法務担当者や契約管理担当者 営業担当者や営業マネージャー プロジェクトマネージャー 2.文書の管理と共有を効率化したいと考えている方
業務の自動化や効率化を目指している企業の管理者 契約書の保管とアクセスを簡便化したい方 共有フォルダへの手動アップロードを減らしたい方 3.DocuSignとMicrosoft SharePointを日常的に活用している方
DocuSignを使用して契約書の締結を行っている企業 Microsoft SharePointを利用して文書の管理と共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・契約書や重要文書が自動的にSharePointに格納されることで、手動でのアップロード作業の手間を省くことができます。
・契約書の管理と共有が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・DocuSign、Microsoft SharePointそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか?この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方 請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailのメールを確認し、添付ファイルをダウンロード、SharePointにアップロードするという一連の作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。 手動でのファイル保存時に起こりがちな、保存忘れやアップロード先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガーで設定するキーワードは、「請求書」や特定の取引先名など、業務内容に合わせて任意で設定してください。 Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。 ファイル名は固定の値だけでなく、Gmailで取得した件名や受信日時などの情報を用いて、動的に設定することもできます。 ■注意事項
Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Googleフォームの回答内容をPDF化してMicrosoft SharePointに保存する
試してみる
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや申請内容を、手作業でPDFに変換してMicrosoft SharePointに保存する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、内容が自動でPDF化され、指定のMicrosoft SharePointフォルダに保存されるため、一連の定型業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとMicrosoft SharePointを連携させ、手作業をなくしたいと考えている方 フォームからの申請や報告業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい業務担当者の方 ペーパーレス化を推進し、社内の情報共有やファイル管理を円滑にしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答送信を起点に、PDF生成からSharePointへの保存までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。 手作業による転記ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Googleスプレッドシート、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。 続いて、オペレーションでGoogleスプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を元にPDFを生成します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
このワークフローをご利用の際は、Microsoft SharePointとの連携に一般法人向けプラン(Microsoft 365 Businessなど)のアカウントが必要です。家庭向けプランのアカウントでは認証に失敗する可能性があるため、事前にご確認ください。
kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手作業で作成していませんか?この作業は件数が増えると大きな負担になり、フォルダの命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。 このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をトリガーに、Microsoft SharePointへ任意のフォルダを自動で作成し、こうした定型業務の手間やミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとMicrosoft SharePoint間で、手作業での情報連携に手間を感じている方 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneへのレコード登録のみでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら(Webhook起動)」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録されたレコード情報を取得します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にフォルダを作成します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガー設定では、Webhookを送信するイベント(レコードの登録、編集、削除など)を任意で設定してください。 kintoneでレコードを取得するアクションを設定する際に、取得対象としたいレコードの条件を任意で設定してください。 Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDやドライブID、親フォルダを指定し、フォルダ名にはkintoneから取得した情報を組み込むなど任意で設定が可能です。 ■注意事項
kintoneとMicrosoft SharePointそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。 Microsoft365をご契約中の場合のみご利用いただけます。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Confluenceでページが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで議事録やプロジェクトの資料を作成した後、関連ファイルを保管するためにMicrosoft SharePointで手動でフォルダを作成していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の不統一といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、Microsoft SharePointに指定したフォルダが自動で作成されるようになり、こうした情報管理の課題を解消し、業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとMicrosoft SharePointで情報管理を行い、手作業での連携に手間を感じている方 ・プロジェクトごとに作成されるドキュメントと関連ファイルを紐付けて、効率的に管理したい方 ・手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則のバラつきを防ぎ、業務を標準化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
・Confluenceのページ作成と同時にMicrosoft SharePointへフォルダが自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 ・手作業によるフォルダの作成忘れや命名の誤りを防ぎ、情報管理の抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を抑制します。 ■フローボットの流れ
1.はじめに、ConfluenceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 2.次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。 3.最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Confluenceで作成されたページの情報を元にフォルダが自動で作成されるようにします。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
・Confluenceのトリガー設定では、連携の対象とするConfluenceアカウントのクラウドIDを設定してください。 ・Microsoft SharePointのアクション設定では、フォルダを作成するサイトID、ドライブID、および親フォルダのアイテムIDをそれぞれ任意で設定してください。
まとめ
OneDriveとMicrosoft SharePointの連携を自動化することで、これまで日常的に発生していたファイルやフォルダの同期作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも削減できるはずです。
これにより、担当者はファイル管理といった定型業務に時間を奪われることなく、より創造的で価値の高いコア業務に集中できる環境が整います!
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。 もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録 して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!
よくあるご質問
Q:ファイルを更新した場合、連携先でも上書きされますか?
A:
はい。今回の設定内容の場合、同じファイル名で更新があった場合でも自動的にMicrosoft SharePointのファイルが新しい内容に置き換わります。
Q:双方向に同期設定すると、無限ループしませんか?
A:
同様のフォルダを双方向設定すると無限ループが発生します。 トリガー設定のフォルダ指定の際に、「OneDrive→Microsoft SharePoint」と「Microsoft SharePoint→OneDrive」の際のフォルダを分ける必要があります。
Q:OneDriveのアクセス権限はMicrosoft SharePointに引き継がれますか?
A:
いいえ、OneDriveのアクセス権限は引き継がれません。Microsoft SharePoint側で別途アクセス権限を設定する必要があります。