Outlookのカレンダーにイベントが作成されたら、Jootoにタスクを作成する
試してみる
■概要
Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されるたびに、手動でJootoにタスクを作成する作業は、手間がかかり入力漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。特に多くの予定を管理している場合、これらの作業は日々の業務を圧迫する要因となり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーへのイベント登録をトリガーとして、Jootoにタスクを自動で作成し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとJootoを連携させ、予定とタスク管理を一元化したい方
- カレンダーの予定を基にしたタスク作成の漏れや遅延を防ぎたいチームリーダー
- 手作業による情報入力の手間を削減し、業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのカレンダーにイベントが登録されると、自動でJootoにタスクが作成されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
- 手動でのタスク作成時に発生しがちな、入力ミスやタスク作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとJootoをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでJootoの「タスクを追加」アクションを設定し、Outlookカレンダーのイベント情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jootoのタスク作成オペレーションでは、タスク名や詳細、期限などにOutlookカレンダーから取得した情報を動的に設定したり、固定のテキスト情報を入力したりといったカスタマイズが可能です。例えば、イベントの件名をタスク名に、イベントの内容をタスク詳細に自動で反映させることができます。
■注意事項
- Jooto、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「OutlookとJootoを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「Outlookに登録された情報をJootoに手動で登録しており、実際に手間がかかっている...」
このように、日々の業務でOutlookとJootoを利用する中で、手作業でのデータ連携に限界を感じていませんか？
会議の予定をOutlookカレンダーに入力した後、それをJootoのタスクとして別途登録したり、重要なメールの内容をJootoのタスクに手動で転記する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
もし、Outlookのデータを自動的にJootoに登録したり、更新する仕組みがあれば、これらの定型的な作業から解放され、より戦略的な業務や創造的な活動に集中できる貴重な時間を生み出すことができ、日々の業務報告や進捗管理もスムーズに行えるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、導入にかかる手間や時間も最小限に抑えられます。
ぜひこの機会にOutlookとJootoの連携自動化を導入して、日々の業務をもっと効率的に進めましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookとJootoを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Outlookのカレンダーにイベントが作成されたら、Jootoにタスクを作成する
試してみる
■概要
Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されるたびに、手動でJootoにタスクを作成する作業は、手間がかかり入力漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。特に多くの予定を管理している場合、これらの作業は日々の業務を圧迫する要因となり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーへのイベント登録をトリガーとして、Jootoにタスクを自動で作成し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとJootoを連携させ、予定とタスク管理を一元化したい方
- カレンダーの予定を基にしたタスク作成の漏れや遅延を防ぎたいチームリーダー
- 手作業による情報入力の手間を削減し、業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのカレンダーにイベントが登録されると、自動でJootoにタスクが作成されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
- 手動でのタスク作成時に発生しがちな、入力ミスやタスク作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとJootoをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでJootoの「タスクを追加」アクションを設定し、Outlookカレンダーのイベント情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jootoのタスク作成オペレーションでは、タスク名や詳細、期限などにOutlookカレンダーから取得した情報を動的に設定したり、固定のテキスト情報を入力したりといったカスタマイズが可能です。例えば、イベントの件名をタスク名に、イベントの内容をタスク詳細に自動で反映させることができます。
■注意事項
- Jooto、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OutlookとJootoを連携してできること
OutlookとJootoのAPIを連携すれば、OutlookのデータをJootoに自動的に連携することが可能です。
例えばOutlookで新しいカレンダーイベントが作成された際に自動でJootoにタスクを作成したり、特定の条件に合致するメールを受信した際にJootoに関連タスクを起票するといった業務の自動化が実現できます。
これにより、手作業による情報登録の手間を大幅に削減し、タスクの抜け漏れを防ぎ、チーム全体の業務効率を向上させることができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにOutlookとJootoの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Outlookのカレンダーにイベントが作成されたら、Jootoにタスクを作成する
Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されるたびに、その情報を手動でJootoのタスクに転記する作業は手間がかかり、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。
この自動化により、Outlookのイベント情報を基にJootoへ自動でタスクが作成されるため、スケジュール管理とタスク管理を一元化し、重要な予定の見落としを防ぎます。
Outlookのカレンダーにイベントが作成されたら、Jootoにタスクを作成する
試してみる
■概要
Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されるたびに、手動でJootoにタスクを作成する作業は、手間がかかり入力漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。特に多くの予定を管理している場合、これらの作業は日々の業務を圧迫する要因となり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーへのイベント登録をトリガーとして、Jootoにタスクを自動で作成し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとJootoを連携させ、予定とタスク管理を一元化したい方
- カレンダーの予定を基にしたタスク作成の漏れや遅延を防ぎたいチームリーダー
- 手作業による情報入力の手間を削減し、業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのカレンダーにイベントが登録されると、自動でJootoにタスクが作成されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
- 手動でのタスク作成時に発生しがちな、入力ミスやタスク作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとJootoをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでJootoの「タスクを追加」アクションを設定し、Outlookカレンダーのイベント情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jootoのタスク作成オペレーションでは、タスク名や詳細、期限などにOutlookカレンダーから取得した情報を動的に設定したり、固定のテキスト情報を入力したりといったカスタマイズが可能です。例えば、イベントの件名をタスク名に、イベントの内容をタスク詳細に自動で反映させることができます。
■注意事項
- Jooto、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで特定のメールを受信したら、Jootoにタスクを作成する
重要なクライアントからの依頼メールや、特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容をJootoのタスクとして手動で登録する作業は、迅速な対応が求められる一方で、見落としや対応遅れの原因にもなりがちです。
この自動化を設定すれば、Outlookで特定の条件を満たすメールを受信したタイミングで、そのメール情報を基にJootoへタスクを自動作成するため、重要なメールへの対応漏れを防ぎ、迅速なアクションへと繋げることができます。
Outlookで特定のメールを受信したら、Jootoにタスクを作成する
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■概要
Outlookで特定のメールを受信した際に、都度内容を確認してJootoへ手動でタスクを作成する作業は、手間がかかり、対応漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。特に重要なメールを見落としたり、タスク化を忘れたりすると、業務に支障をきたすこともあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の条件に合致するメールを受信した際に、自動でJootoにタスクを作成できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する重要なメールを基に、Jootoでタスク管理を行っている方
- メールからのタスク作成を手作業で行っており、時間的なロスや入力ミスを感じている方
- タスクの登録漏れを防ぎ、チーム全体の業務効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信すると、Jootoへ自動でタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるタスクの作成漏れや、転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、業務の確実性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとJootoをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、タスク作成のトリガーとしたいメールの件名に含まれるキーワードを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文や件名からタスク作成に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでJootoの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報や固定値を基に、Jootoの指定したプロジェクトやリストにタスクを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールを識別するために、受信するメールの件名に含まれる任意のキーワードを指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、Outlookで受信したメールの本文や件名など、前段階で取得した情報の中から、Jootoのタスク作成に利用したい情報を抽出するよう任意で設定できます。
- Jootoへのタスク追加オペレーションでは、前段階のAI機能で抽出したメールの内容などを変数としてタスク名や詳細に設定したり、担当者などを固定値で設定したりと、任意の項目に柔軟な設定が可能です。
■注意事項
- Jooto、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OutlookとJootoの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にOutlookとJootoを連携したフローを作成してみましょう！
Outlookのイベント作成をトリガーにJootoにタスクを自動作成するような連携は、日々のスケジュール管理とタスク管理を効率化し、業務の抜け漏れを防ぐ上で非常に有効です。
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとJootoの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はOutlookのカレンダーにイベントが作成されたら、Jootoにタスクを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- OutlookとJootoをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定およびJootoのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Outlookのカレンダーにイベントが作成されたら、Jootoにタスクを作成する
試してみる
■概要
Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されるたびに、手動でJootoにタスクを作成する作業は、手間がかかり入力漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。特に多くの予定を管理している場合、これらの作業は日々の業務を圧迫する要因となり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーへのイベント登録をトリガーとして、Jootoにタスクを自動で作成し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとJootoを連携させ、予定とタスク管理を一元化したい方
- カレンダーの予定を基にしたタスク作成の漏れや遅延を防ぎたいチームリーダー
- 手作業による情報入力の手間を削減し、業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのカレンダーにイベントが登録されると、自動でJootoにタスクが作成されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
- 手動でのタスク作成時に発生しがちな、入力ミスやタスク作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとJootoをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでJootoの「タスクを追加」アクションを設定し、Outlookカレンダーのイベント情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jootoのタスク作成オペレーションでは、タスク名や詳細、期限などにOutlookカレンダーから取得した情報を動的に設定したり、固定のテキスト情報を入力したりといったカスタマイズが可能です。例えば、イベントの件名をタスク名に、イベントの内容をタスク詳細に自動で反映させることができます。
■注意事項
- Jooto、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：OutlookとJootoをマイアプリ連携
それぞれのアプリをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう！
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
【Outlookのマイアプリ連携】
YoomにログインしたあとYoomページ画面左側の「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓にOutlookと入力し、検索結果からOutlookを選択。
以下の画面が表示されたら、使用するアカウントでログインします。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
これで、Outlookのマイアプリ連携は完了です！
【Jootoのマイアプリ連携】
YoomにログインしたあとYoomページ画面左側の「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択します。
次に表示された画面で、検索窓にJootoと入力し、検索結果からJootoを選択。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」と「アクセストークン」を入力します。
こちらを参考に設定してください。
以上で、Jootoのマイアプリ連携が完了です！
マイアプリの一覧に、各アプリのアイコンが表示されていれば、次のステップに進みましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここからは自動化を行っていきます。
以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
Outlookのカレンダーにイベントが作成されたら、Jootoにタスクを作成する
試してみる
■概要
Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されるたびに、手動でJootoにタスクを作成する作業は、手間がかかり入力漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。特に多くの予定を管理している場合、これらの作業は日々の業務を圧迫する要因となり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーへのイベント登録をトリガーとして、Jootoにタスクを自動で作成し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとJootoを連携させ、予定とタスク管理を一元化したい方
- カレンダーの予定を基にしたタスク作成の漏れや遅延を防ぎたいチームリーダー
- 手作業による情報入力の手間を削減し、業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのカレンダーにイベントが登録されると、自動でJootoにタスクが作成されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
- 手動でのタスク作成時に発生しがちな、入力ミスやタスク作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとJootoをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでJootoの「タスクを追加」アクションを設定し、Outlookカレンダーのイベント情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jootoのタスク作成オペレーションでは、タスク名や詳細、期限などにOutlookカレンダーから取得した情報を動的に設定したり、固定のテキスト情報を入力したりといったカスタマイズが可能です。例えば、イベントの件名をタスク名に、イベントの内容をタスク詳細に自動で反映させることができます。
■注意事項
- Jooto、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クリックすると、以下のような画面が表示されるので「OK」をクリックしましょう！
ステップ3：Outlookのトリガー設定
最初の設定です！まずは以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Outlookの画面に移動して、例としてカレンダーにイベントを設定しましょう。
今回は以下をテスト用に設定しました。
フローボットに戻り、以下の画面で必須項目を設定してください。
-
トリガーの起動間隔：5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
-
ユーザーID：入力欄をクリックして表示される候補より選択します。
入力後、「テスト」をクリックするとOutlookで設定したカレンダーの内容がアウトプットとして取得できます。
問題がなければ、「保存する」をクリックします。
これで、Outlookのトリガー設定は完了です！
ステップ4：Jootoにタスクを追加する設定
最後の設定です！ここでは、先ほど取得したOutlookのカレンダーの情報をJootoのタスクに追加する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定の画面に遷移したら、必須項目を設定していきます！
-
「プロジェクトID」：入力欄をクリックして表示される「候補」から選択。
-
「タスク名」：任意の文章を設定。もしくは、以下のように入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択。
-
「タスクの開始日時」「タスクの終了日時」：入力欄をクリックして表示されるアウトプットより選択可能。
-
「追加するリストID」：クリックして表示された「候補」から該当するものを選択。
「テスト」を押してください。
テスト成功と表示されたらJootoの画面に移り、タスクが追加されたか確認しましょう。
無事に追加されましたね！
最後にYoomの画面に戻り、「保存する」をクリックしてください。
以上で、「Outlookのカレンダーにイベントが作成されたら、Jootoにタスクを作成する」フローの完成です。お疲れ様でした。
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
JootoのデータをOutlookに連携したい場合
今回はOutlookからJootoへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にJootoでタスクが登録された際にOutlookに通知を送るなど、Jootoの情報をOutlookに連携したいケースもあるかと思います。
Yoomではそうした逆方向のデータ連携も簡単に実現できますので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Jootoでタスクが登録されたら、Outlookに通知する
Jootoで新しいタスクが登録されたり、担当者に割り当てられた際に、その都度Jootoを開いて確認するのは非効率であり、重要なタスクを見逃す可能性があります。
この自動連携を利用すれば、Jootoでタスクが登録されるとOutlookに自動通知メールが送信されるため、タスクの発生をタイムリーに把握し、迅速な対応を促すことができます。
Jootoでタスクが登録されたら、Outlookに通知する
試してみる
■概要
Jootoで新しいタスクが登録されても、Outlookへの通知が手動で、手間がかかると感じていませんか。また、忙しい中で通知を忘れてしまい、タスクの対応が遅れてしまうこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Jootoにタスクが登録されると自動でOutlookに通知が作成されるため、これらの課題を解消し、スムーズなタスク連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jootoでタスク管理を行い、Outlookで通知を受け取りたいと考えている方
- JootoとOutlook間の情報連携を手作業で行い、手間を感じている方
- タスクの通知漏れを防ぎ、業務の迅速な対応を目指したいチームのメンバーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Jootoへのタスク登録後、Outlookへの通知作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知の作成漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、JootoとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJootoを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「タスクを作成する（リマインド設定対応）」アクションを設定し、Jootoで作成されたタスク情報を基に通知内容を構成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jootoのトリガー設定では、「タスクが作成されたら」の起動間隔を任意で調整することが可能です。
- Outlookのオペレーション設定では、通知するタスクの件名や本文に、Jootoから取得したタスク名や詳細などの情報を自由に組み込んで設定できます。
■注意事項
- Jooto、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Jootoでプロジェクトが作成されたら、Outlookに通知する
Jootoで新しいプロジェクトが作成された際に、関連メンバーへ迅速に情報を共有することはプロジェクトのスムーズな進行に不可欠です。
手動での通知は手間がかかり、連絡漏れのリスクも伴います。
この自動連携を活用すれば、Jootoでプロジェクトが作成されると自動的にOutlookへ通知メールが送信されるため、プロジェクト開始の情報を関係者へ確実に伝え、認識齟齬を防ぎます。
Jootoでプロジェクトが作成されたら、Outlookに通知する
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■概要
Jootoで新しいプロジェクトが作成されるたびに、関係者へOutlookで通知する作業を手動で行っていませんか。このような定型的な情報共有作業は、手間がかかる上に、通知漏れや遅延といったヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Jootoでのプロジェクト作成をトリガーとして、Outlookへの通知メール送信を自動化でき、これらの課題を解消し、より迅速で確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- JootoとOutlookを利用し、プロジェクト情報を迅速に共有したい方
- 手作業による通知業務に時間を取られ、他の業務への影響を感じている方
- プロジェクトの進捗に関わる通知漏れや遅延を防ぎたいプロジェクトマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
- Jootoでプロジェクトが作成されると、Outlookへの通知メールが自動送信されるため、これまで手作業で行っていた通知作成や送信にかかる時間を削減できます。
- 手作業による通知の宛先間違いや、内容の記載漏れ、送信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、JootoとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJootoを選択し、「プロジェクトが作成されたら」というアクションを設定します。これにより、Jootoで新しいプロジェクトが作られるとフローが起動します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。ここで、Jootoから取得したプロジェクト情報を含めた通知メールの内容や送信先を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、通知メールの送信先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定できます。特定の担当者やメーリングリストを指定することが可能です。
- メールの本文には、固定のメッセージに加え、トリガーとなったJootoのプロジェクト名、作成日時、担当者といった情報を変数として動的に埋め込むことができます。これにより、状況に応じたパーソナライズされた通知が実現します。
■注意事項
- Jooto、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OutlookやJootoを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやJootoのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Outlookを活用した自動化例
Outlookに受信した情報をもとに、他アプリに通知したりファイルをアップロードすることができます。
また、毎月月末に自動通知することも可能です。
Salesforceの情報を自動通知したり、フォームの回答をもとにOutlookにタスクを作成することもできますよ。
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信
試してみる
◼️概要
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信するフローです。
メッセージを自動転送することにより漏れを防ぐことができ、業務効率化を図れます。
◼️注意事項
・ Outlook、SlackそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
- チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
- 請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からDropboxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での保存作業がなくなることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダを「受信トレイ」や特定のサブフォルダなど、候補から任意で選択することが可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズでき、ファイル名には固定のテキストだけでなく、メールの件名や受信日時などの情報を変数として設定できます。
■注意事項
- OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、Outlookを開いて手作業でフォローメールを送るのは手間がかかりませんか。また、対応が遅れたり、宛先を間違えたりといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をきっかけに、Outlookから指定した内容のメールを自動で送信でき、リードへの迅速なアプローチが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceのリード情報を基に、Outlookでメールを手動作成・送信している方
- リード獲得後の初回アプローチの速度と正確性を向上させたいと考えている営業担当者の方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのリード登録後、即座にメールが自動送信されるため、対応時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手作業によるメールの作成や送信が不要になるため、宛先間違いや内容の記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
- トリガーでSalesforceを選択し、「アプリトリガー」を設定して、リードが新規作成されたことを検知できるようにします。
- 次に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。
- 最後に、Salesforceから取得したリードのメールアドレスや氏名などの情報を活用し、送信するメールの宛先や本文を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、ご利用の環境に合わせてマイドメインURLや、対象となるオブジェクトのAPI参照名（例: Lead）を設定してください。
- Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に編集が可能です。Salesforceから取得した会社名や担当者名などを本文に差し込むことで、パーソナライズされたメールを送信できます。
■注意事項
- SalesforceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
試してみる
■概要
毎月の月末に発生する定例のメール連絡やリマインド業務は、忘れてはいけない重要なタスクでありながら、手間がかかる作業ではないでしょうか。毎回同じ内容のメールを作成・送信する作業は、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュール、例えば毎月の月末に自動でOutlookからメールを送信することが可能になります。定型的な連絡業務を自動化し、連絡漏れの防止と業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎月の月末に発生する定例連絡やリマインド業務を自動化したいと考えている方
- Outlookを利用しており、定期的なメール送信の手間を削減したいと考えている方
- 重要な連絡の送信漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月の月末など、設定したスケジュールでメールが自動送信されるため、定型的な連絡業務にかかる時間を短縮できます。
- 手動での対応による送信忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な連絡を確実に行うことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時（例：毎月月末）を設定します。
- 続いて、オペレーションで「日時・日付の加算減算」を設定し、必要に応じて日付の計算を行います。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の日付や曜日などの条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送信する」アクションを設定し、送信先や件名、本文などを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎月、毎週、毎日など、フローボットを起動するタイミングを任意で設定してください。
- 「日時・日付の加算減算」のオペレーションでは、変換したい日時や、加算・減算する期間を自由に設定できます。
- 分岐機能では、前段のオペレーションで取得した情報などをもとに、処理を実行する条件を柔軟にカスタマイズしてください。
- Outlookのメール送信設定では、送信先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定でき、本文には固定のテキストだけでなく、前段の処理で取得した値を埋め込むことも可能です。
■注意事項
- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象 のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Typeformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
試してみる
■概要
Typeformで収集した問い合わせやアンケートの回答を、都度Outlookでタスク化していませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると同時にOutlookにタスクを自動作成するため、こうした課題を解消してスムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Typeformで受けた問い合わせや依頼内容をOutlookでタスク管理している方
- 手作業でのデータ転記による対応漏れや入力ミスを防ぎたいと考えているチーム
- フォームからのリード情報を迅速かつ確実に担当者へ割り振りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Typeformへのフォーム送信後、自動でOutlookにタスクが作成されるため、手作業での転記やタスク作成にかかる時間を削減できます。
- 手動での対応で起こりがちなタスクの作成漏れや、内容の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、TypeformとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、Typeformから取得した情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Typeformのトリガー設定で、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- Outlookのタスク作成オペレーションでは、件名や本文、期日などの各項目に、固定のテキストやTypeformで取得した回答内容などを自由に設定できます。
■注意事項
- Typeform、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Jootoを活用した自動化例
Jootoでタスクが作成されたら通知したり、他アプリに登録することができます。
タスクの期日をGoogleカレンダーに登録することも可能です。
Jootoでタスクが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Jootoでタスクが作成されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Microsoft Teamsを活用している企業やチーム
・Microsoft Teamsを導入している企業
・日常的にMicrosoft Teamsを使用してチーム内のコミュニケーションを行っているチームメンバー
2.Jooto利用チームのメンバー
・Jootoへのタスク追加をリアルタイムで把握したい方
・Jootoの更新情報をチームメンバー全員に対して迅速に共有したい方
・Jootoの特定のプロジェクトやセクションへのタスク追加をトリガーにしてMicrosoft Teamsで通知を受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Jootoはタスク管理に便利なツールですが、チームメンバー全員が常にJootoのボードをチェックしているとは限りません。特に新しいタスクが作成されたことに気づかないと対応の遅れや情報共有の不足につながる可能性があります。
このフローにより、新しいタスクが作成された瞬間にチームメンバー全員がMicrosoft Teamsのチャネルで通知を受け取ることができます。これにより、タスクの進捗状況をリアルタイムで共有して迅速な対応を促すことができます。
またMicrosoft Teamsのチャネルは、チームメンバー間のコミュニケーションを促進する場としても活用できるため、タスクに関するディスカッションや質問をスムーズに行うこともできます。
■注意事項
・Jooto、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Jootoでタスクが登録されたらNotionに追加する
試してみる
■概要
Jootoでタスクが登録されたらNotionに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Jootoでタスク管理を行っている方
・プロジェクトのタスクを一元管理している方
・Jootoに登録されたタスクを他のツールにも連携している方
2. Notionのデータベース機能を利用している方
・各タスクへの優先度を設定して業務を進めている方
・Jootoのタスク情報をNotionに自動で連携したい方
■このテンプレートを使うメリット
JootoのタスクをNotionに連携することで、チームメンバーへの情報共有をスピーディーにすることができます。
しかし、Notionへの連携は手動で行う必要があり、登録するタスク数が多いとその分時間がかかるため、手間だと感じているかもしれません。
このフローでは、Jootoでタスクが登録されると自動でNotionに追加できるため、タスク追加をシームレスに行うことができます。
Notionにおける手動入力の作業が不要となるため、タスクの追加漏れを防ぎ、タスクへの対応もスムーズにすることが可能です。
また、チャットツールと連携することでNotionに追加されたタスクを任意のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・Jooto、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Jootoで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する
試してみる
■概要
Jootoで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスク管理でJootoを活用している方
・営業活動のタスクをJootoで管理している方
・プロジェクト管理を行うマネージャー層の方
2. Googleカレンダーでスケジュール管理を行っている方
・チーム間のタスク共有でGoogleカレンダーを利用しているメンバー
・Jootoのタスクを手動でGoogleカレンダーに連携している方
■このテンプレートを使うメリット
JootoのタスクをGoogleカレンダーでも管理している場合、チーム間での共有がスムーズとなり、スケジュール調整が容易になります。
しかし、手動でGoogleカレンダーにJootoのタスクを追加している場合、スケジュール管理が複雑化してしまい、管理工数が増大する可能性があります。
このフローでは、Jootoでタスクが登録されるとタスクの期日をGoogleカレンダーに自動で追加できるため、手動によるGoogleカレンダーへの操作が不要になります。
Jootoの情報をGoogleカレンダーへ正確に反映できるため、手動による入力ミスや登録漏れを防止することが可能です。
また、スケジュール管理における管理工数も削減できるため、プロジェクトの進行が円滑になります。
■注意事項
・Jooto、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceの商談情報が登録されたらJootoにタスクを追加する
試してみる
■概要
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、Jootoにタスクを追加するフローです。
SalesforceとJootoを連携すると登録された商談情報をJootoに自動的に通知することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができ業務効率が向上します。
■注意事項
・Salesforce、JootoそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Wixでフォームが送信されたらJootoに追加する
試してみる
■概要
Wixで運営するWebサイトのフォームから問い合わせや申し込みがあった際、その都度Jootoへ手作業でタスク登録をしていませんか？この作業は単純ですが、入力の手間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Wixフォームが送信されると自動でJootoにタスクが追加されるため、手作業による手間やミスをなくし、スムーズなタスク管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wixのフォーム情報をJootoへ手入力しており、作業の効率化を図りたいと考えている方
- フォームから受け付けた問い合わせや申し込みへの対応漏れや遅れを防ぎたい担当者の方
- 手作業によるデータ転記ミスをなくし、タスク管理の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Wixのフォームが送信されると、自動でJootoにタスクが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報の入力間違いやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、WixとJootoをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでJootoの「タスクを追加」アクションを設定し、Wixから取得したフォーム情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jootoの「タスクを追加」オペレーションでは、タスクのタイトルや説明欄に、Wixフォームから取得した氏名や問い合わせ内容といった動的なデータを自由にマッピングできます。
- また、「【新規問合せ】」のような固定のテキスト（固定値）をタイトルに含めたり、特定の担当者や期限をあらかじめ設定したりすることも可能です。
■注意事項
まとめ
OutlookとJootoの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたOutlookの予定やメール情報をJootoのタスクへ転記する作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを効果的に防ぐことができます。
これにより、担当者は日々のスケジュール管理やメール対応に追われることなく、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、結果として本来注力すべきコア業務に集中できる時間と環境が整います。
今回ご紹介したような、OutlookとJooto間での情報連携といった業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々の繰り返し作業の自動化や情報共有の効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
