【簡単設定】Googleカレンダーのデータを自動更新する方法

スケジュールツールのデータをGoogleカレンダーに自動で送信・転送する 

Acuity Schedulingなどのスケジュール管理アプリを起点にして、Googleカレンダーの予定を自動的に更新するフローです。
他にもGoogle スプレッドシートの情報を起点にした設定も可能なので、カレンダーとの連携を一歩進めたいときに役立ちます！

メールの受信内容をGoogleカレンダーに自動で送信・転送する 

Gmailなどのメールアプリを起点にして、Googleカレンダーの予定を更新するフローです。
通知メールや調整連絡を受け取ったときに、Googleカレンダーを開いて手動で修正する手間が省けて便利です！

Googleカレンダーのデータを自動更新するフローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にGoogleカレンダーのデータを自動更新するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます！
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はGoogleフォームの回答をもとに、Googleカレンダーの予定を更新するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• GoogleフォームとGoogleカレンダーをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Googleフォームのトリガー設定およびGoogleカレンダーのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1:GoogleカレンダーとGoogleフォームのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。

Googleカレンダーのマイアプリ登録

では、さっそくGoogleカレンダーをマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGoogleカレンダーと入力するとGoogleカレンダーのアイコンが表示されるので、Googleカレンダーというアイコンをクリックします。

1.以下のような画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしましょう。

2.連携したいアカウントを選択してください。

3.「次へ」をクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。
内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。

‍Googleフォームのマイアプリ登録

Googleフォームも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきますので、「Sign in with Google」をクリックしてください。
この後は、Googleカレンダーでのマイアプリ登録とほぼ同じ操作なので、スムーズに進められると思います！

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogleカレンダーとGoogleフォームのアイコンが表示されているか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます

ステップ3:Googleフォームに回答が送信されたら起動するトリガーの設定

まず、一番上の「フォームに回答が送信されたら」のアイコンをクリックします。

Googleフォームと連携するアカウント情報を設定します。
トリガーは「フォームに回答が送信されたら」を選択します。設定が終わったら「次へ」をクリックします。

各項目を設定していきましょう！

• トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の中から選べるようになっています。
  利用中のプランによって最短で設定できる時間が変わってくるので、こちらの記事で事前に確認しておくと安心です。
  

• フォームID：URLの赤枠の箇所がフォームIDです。
  入力欄の下の注釈を確認しながら入力しましょう。
  

なお、今回はテストとして以下のフォームを使用しています。
設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう。

テストが成功すると、以下のようにGoogleカレンダーから取得した情報がアウトプットとして表示されます。
アウトプットの詳細が気になる方は、以下のリンク先からチェックしてみてくださいね。
アウトプットについて
また、アウトプットを追加する方法についてはこちらを参考にしてみてください。
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！

ステップ4:Googleカレンダーで予定を更新する設定

次に、「予定を検索する」のアイコンをクリックします。

Googleカレンダーと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「予定を検索する」を選択しましょう。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

各項目を設定していきます。

• カレンダーID：入力欄をクリックすると候補が表示されます。その中から選択しましょう。
  

• 取得する期間の終了日時、取得する期間の開始日時：日付の欄から設定できます。
  例えば、以下の例では取得する期間の開始日時は今日になっています。
  

• 検索キーワード：タイトルやメールアドレスなどをキーワードとして設定できます。
  以下のようにGoogleフォームのアウトプットを使用することもできます。
  設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう！
  

テストが成功すると、以下のような情報が取得できます。

なお、今回テストとしてGoogleカレンダーに登録していた予定は以下の通りです。
設定が終わったら、忘れずに保存しておきましょうね。

最後に、「予定を更新」のアイコンをクリックします。

Googleカレンダーと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「予定を更新」を選択しましょう。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

各項目を設定していきます。

• カレンダーID：入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択しましょう！
  

• 予定ID：予定IDの一覧を引用しましょう。
  

• 予定のタイトル：Googleフォームから取得したアウトプットを引用しましょう。
  

• 予定の開始日時、予定の終了日時：予定のタイトルと同じように、Googleフォームから取得した情報を引用しましょう。
  予定の開始日時なので、「開始日」「開始時刻」の両方を引用します。
  

設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう。
その際、Googleカレンダーで予定が変更されているか確認しておくと安心です！

問題がなければ保存するのを忘れないようにしましょうね！

ステップ5:テストと確認

おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。

以上が、Googleフォームの回答をもとに、Googleカレンダーの予定を更新する方法でした！

Googleカレンダーを使ったその他の自動化例

Googleカレンダーを使った便利な自動化例

データベースの情報をもとに予定を作成したり、作成された予定を表やチャットツールに自動で連携することができます。
チーム内の情報共有や履歴管理にも活用できます！

終わりに

Googleカレンダーの更新を手動で行うのは、手間がかかるだけでなく、更新漏れが起こる可能性がありますが、自動化により解決できそうです！
特に、<span class="mark-yellow">GoogleフォームとGoogleカレンダーを連携した自動化は、Googleフォームで回答された予定情報を基に、Googleカレンダーを更新できるため、更新ミスも減らせるでしょう。</span>
他にも、特定の件名のメールを受信した際に、Googleカレンダーを更新できるため、必要な予定のみの更新が可能です。

「導入を検討したい！」「実際に操作してみたい！」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録できます！

この自動化を導入すれば、予定更新がスムーズに行われるため、ダブルブッキングも防止できそうですね！