・
備品の在庫管理を自動化するAIエージェントを作ってみた
この記事の結論
- AIエージェントなら、備品の在庫管理や申請作業を自動化できる
- 在庫状況に応じて、受け渡し案内や購入申請などの対応まで進められる
- おしゃべり感覚で簡単にAIエージェントが作れる
備品管理でAIエージェントを使うメリットとは？
一番のメリットは、申請内容が雑な場合でも、備品管理台帳の情報を確認しながら必要な対応につなげられることです。
手動で備品を管理していると、申請が届くたびに在庫状況を確認し、必要な対応をしたうえで記録を更新する必要があります。
AIエージェントなら、「備品の申請を受け取ったら、備品管理台帳を確認して、申請内容に応じて必要な対応を判断して」と指示しておくことで、確認作業や購入申請などの処理を自動化し、対応漏れの防止に役立ちます。
AIエージェントは初心者でも簡単に作れる
今回は、「備品の申請を受け取ったら、備品管理台帳を確認し在庫があれば受け渡しを案内、不足していれば購入申請メールの下書きを作成する」AIエージェントを作成していきます。
少し複雑そうにも見えますが、YoomのAIワーカーなら、難しいプロンプトを考える必要もなく、AIとの対話を通じて自動化の仕組みを構築できます。
[Yoomとは]
また、YoomのAIワーカーには、大きく分けて4つの特徴があります。
専門知識は不要
プログラミングの知識や、アプリ連携におけるAPIに関する知識が無くてもAIエージェントを作成することができます。
アプリ連携であれば、「Slackで依頼内容が送信されたら、Google スプレッドシートを参照して在庫確認と必要に応じて購入申請と担当者への通知ができるようにしたい」とAIワーカーに伝えて「許可」をクリックすれば設定が完了します。
普段使っているツールの連携や、AIに対応してほしい作業の設定も、おしゃべり感覚で進められるため操作も簡単です。
複数のAIサービスと契約する必要無し
YoomのAIワーカーは下記のAIサービスを利用することができます。
- OpenAI
- Gemini
- Claude
- DeepSeek
生成AIを別途契約する必要もないため、業務に合わせて柔軟にAIサービスを選択しAIエージェントを作成することが可能です。
750種類以上のアプリと連携可能
Yoomは、国内外750種類以上のサービスと連携できます。
そのため、普段使っているツールを組み合わせて、AIエージェントに一部、または一連の業務を任せることが可能です。
安心のセキュリティ
Yoomは、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の国際規格である「ISO/IEC 27001:2022」の認証を取得しています。情報資産の保護やセキュリティ体制の構築など、組織として情報を適切に管理するための取り組みを行っています。
今回のようにメールやチャットの内容をAIに読み取らせる業務でも、利用するAIサービスのデータポリシーや、自社のセキュリティルールを確認したうえでAIエージェントを活用できます。
YoomのAIワーカーを使ってAIエージェントを作ってみた
今回は、普段使いしているSlackで依頼が届いたら備品管理台帳の更新や必要に応じて購入申請のメールを作成するAIワーカーを作っていきます。
作成の流れはこんな感じになります。
- AIワーカーを作る
- AIワーカーが自動で動くようにする
- ツールの設定をする
Yoomでは無料トライアルを用意しておりますので、これから紹介するAIワーカーを実際に作ってお試しすることができます。
AIワーカーを作るとどんなアウトプットが得られる？
今回は、備品管理台帳にスプレッドシートを使用している想定で作成を進めました。
AIワーカーが完成すると、Slackで届いた依頼をもとにスプレッドシートに反映させたり、Gmailで購入申請の下書きメールを自動で作成することが可能になります。。
▼スプレッドシートの備品管理台帳を自動更新！
▼Gmailでの購入申請の下書きを自動作成！
こちらは一例ですが、出力する内容や設定するツールは自由にカスタマイズすることが可能です。
設定も難しくないので、一緒に作ってみましょう！
AIワーカーを作る
初めに、AIワーカー一覧の画面にある「作成」をクリックします。
次に、「AI作成」を指定し、どんなAIワーカーを作成したいかを入力して「AIワーカーを作成」をクリックします。
今回は、「Slackで依頼内容が送信されたら、Google スプレッドシートを参照して在庫確認と必要に応じて購入申請と担当者への通知ができるようにしたい」と入力しています。
少し時間が経つとAIワーカーが作成されます。
なお、作成された時点でAIワーカーがどんな動きをするのかも設定されています。
「スキル」という欄に「Slack在庫照会と購入申請フロー」というのが見えますね。
ここに書かれている「スキル」とは、AIワーカーに実施してほしい業務がまとめられたものです。生成AIにおけるプロンプトに近い役割を持ちますが、業務手順や判断ルールを定義します。
AIワーカーを作成した時に伝えた「何をやりたいことか」を伝えましたが、その内容に沿って、自動で手順をまとめてくれています！
「プロンプトに関する知識が無い…」という場合でも、やりたいことを伝えるだけで必要な手順が組み立てられるため、細かな設定を一から考える必要はありません。
後は、AIワーカーが自動で動くように設定し、どのシートを使って、どんな時に備品の申請や通知に繋げるか、といった細かい部分を指示するだけで完成します。
AIワーカーが自動で動くように設定
大枠ができたので、Slackで備品に関する依頼文が送信された時に自動で動けるようにトリガーを設定します。
トリガーとは、AIワーカーを動かすきっかけのことです。
ここは手動で設定する必要があるので簡単に解説をしていきます。
画面の右側をスクロールすると、トリガーの設定欄があるので「+トリガーを追加」をクリックします。
Slackや普段使っているアプリをトリガーに設定する場合は、「特定のアプリイベントを受信」をクリックします。
画面内の「Slack」をクリックします。
今回はSlackをトリガーとして設定しますが、他のツールを設定することも可能です。
チャットツールであれば、ChatworkやTeamsといったアプリもトリガーとして設定できます。
Slackをクリックすると色々なアクションがあります。
今回は、Slackでメッセージが送信されたら起動できるようにしたいので「メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）」を選択します。
ここでは、対象とする「チャンネルID」や「メッセージ内のテキスト」に特定のキーワード（例：「備品」）を設定することで、メッセージが送信されたらAIワーカーを起動させることができるようになります。
今回、備品に関する内容が送信されたら起動する設定にしたいので、メッセージ内のテキストには「備品」を設定しています。
実際にテストしてみましょう。
▼Slackで送信したメッセージ
▼テスト成功の画面
こんな感じで、テスト成功と出れば今後もSlackに「備品」を含むメッセージが送信される度にAIワーカーが自動で動くようになります。
最後に、「実行プロンプト」を設定します。
実行プロンプトでは、Slackで送信されたメッセージをもとにAIワーカーで何をしてほしいかを設定します。
今回は、スプレッドシートの内容を確認するようにしてほしかったので「メッセージ内容をもとに、スプレッドシートの内容を確認するようにしてください。」と入力しています。
ここを入力したら、「トリガーを有効化にする」をONにして「作成」ボタンをクリックしましょう。
これでトリガーの設定は完了です！
ツールや細かい指示内容をAIワーカーとの対話で設定する
Slackでメッセージが送信されたらAIワーカーが動くようになりましたが、備品管理を自動化するには、まだこれらが不足している状態です。
- どのスプレッドシートを参照するか
- 在庫がある時の対応手順
- 備品が不足している時の申請手順
- 申請を作成した時の通知
設定する内容は多いのですが、こんな場合でもおしゃべり感覚 対話ベースで全て設定することが可能です！
まずは備品管理台帳として設定しているGoogle スプレッドシートを設定します。
対話内容は多少雑でも問題ないです。
チャットから投稿をすると、下記のような形でスキル更新に関する提案をしてくれるので、問題なければ「許可」をクリックするだけで設定完了です。
また、設定を進めていく中で後からツールが必要になった時も同じように提案してくれるので、アプリ連携の知識が無くても簡単に進められます！
こんな感じで足りない部分をチャット上で依頼していくことで、AIワーカーを完成させることができます。
実際にAIワーカーを動かしてみる
AIワーカーが完成したら、実際に動くかを見ていきましょう。
まずはSlackから備品に関するメッセージを送信してみます。
少し時間が経つと、依頼内容を確認して結果を通知してくれました。
ただ、備品管理台帳を見てみると、対象の行が更新されていなかったり、「USBハブ」の行があるにも関わらず更新されていませんでした…。
初回実行では、商品名の照合条件や台帳の更新対象列の指定が不十分だったため、意図した行を更新できなかったのが原因のようです。
こんな場合でも、対話を通して修正することができます！
同じようにスキル修正の提案が出されるので、問題なければ「許可」をクリックすればOK。
再度Slackからメッセージを送信してみると、意図通りに対象の行が更新されるようになりました！
処理がうまくいかなくて困った場合でも、AIワーカーと対話をするだけで簡単に設定できます！
備品購入の申請用メールの作成も自動化してみる
依頼のあった備品が無い時は購入の申請が必要になるケースが多いです。
このため、社内の担当者宛ての申請メールの下書きも自動で作成できるとより効率化できそうですね。
▼スキルを設定して
▼Slackからメッセージを送信して
▼メールの下書きが作成されるか確認！
これで備品管理に伴う備品管理台帳の更新や、備品不足時の購入申請の作業も効率化できるようになりました！
メールの内容はメールの雰囲気（トンマナ）やフォーマットも、用途に合わせて柔軟に設定できます。
備品管理のフローが今回の例と違っていても、使いたいツールややりたいことをAIワーカーに伝えるだけで、業務に合わせたAIエージェントを作成することができます！
YoomのAIワーカーを使うと簡単にAIエージェントを作成できます
備品管理は手動でも対応できますが、細かい部分が多かったり、属人化されていて担当者の負担が大きかったりすることが課題となるケースが多いです。
AIエージェントを作成しておけば、依頼内容を起点に煩雑な業務も効率化でき、負担を軽減することができます！
また、YoomのAIワーカーは「安全に、簡単に」導入を進められるのもメリットです。
- 専門知識不要でおしゃべり感覚で構築可能
- 複数のAIサービスと契約する必要無し
- 750種類以上のアプリと連携可能
- 安心のセキュリティ
備品管理のような普段から手間のかかる作業から、AIワーカーに任せてみるのはいかがでしょうか？
YoomのAIワーカーがよく分かる解説動画
AIワーカーについて詳しく知りたい方は、こちらの動画がオススメです。
よくあるご質問
Q：Claude CodeとYoomのAIワーカーにはどのような違いがありますか？
A：
Claude Codeは、ターミナル上でAIと対話しながら、コードの作成・修正・実行などを行える開発者向けのツールです。既存のコードを読み込んで修正したり、複数のファイルをまたいだ開発作業を進めたりするなど、プログラミングを中心としたさまざまな作業をAIに任せられます。一方でYoomのAIワーカーは、特定の開発知識がなくても、今回のような「チャットの文章をもとにスプレッドシートの更新やメールの下書きを作成する」といったアプリ同士を連携させた業務の自動化を、チャット形式で誰でも簡単に構築できるのが強みです。開発環境の構築不要で、日常の事務作業をそのままAIに任せたい場合は、YoomのAIワーカーが適しています。
Q：AIワーカーの設定方法や注意点を教えてください。
A：
AIワーカーを使用する際は、以下の点に注意しましょう。
- AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。
- AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
Q：AIワーカーとフローボットはどのように使い分ければ良いですか？
A：
フローボットとは、普段使っている複数のアプリをパズルのようにつなぎ合わせて、一連の業務の流れ（ワークフロー）を自動化できる仕組みのことです。 使い分けの目安は以下の通りです。
- 大枠をAIに任せたいなら「AIワーカー」：「届いた内容をいい感じに要約してToDoにして」といった、柔軟な判断やアイデアが必要な場面に最適です。
- ロジックを固めたいなら「フローボット」：「メールが届いたら、必ずこの条件でスプレッドシートのA列に書き込む」といった、実行する処理が明確で、正確性が求められる定型業務にはフローボットが確実です。 また、AIに判断させた結果をフローボットで確実に処理する「ハイブリッド構成」にすることで、柔軟性と確実性を両立させることも可能です。
Q：マイアプリ連携とは？
A：
Yoomでアプリを使用できるようにする設定のことで、使用アプリごとに設定する必要があります。
詳しくはマイアプリの登録方法をご参照ください。
Q：SlackのWebhookやチャンネルIDがよくわかりません。
A：
下記にヘルプページを用意しておりますので、こちらをご参照ください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
