「kintoneに溜まった古いレコードを一つひとつ手作業で削除するのが面倒…」
「定期的に不要なデータを整理したいけど、他の業務に追われて後回しにしがち…」
このように、kintoneのデータメンテナンスに関する悩みを抱えていませんか？
手作業でのレコード削除は時間がかかるだけでなく、誤って必要なレコードまで削除してしまうリスクも伴います。
もし、特定のスケジュールや条件に基づいて、kintoneのレコードを自動で一括削除できる仕組みがあれば、こうしたデータ整理の悩みから解放され、より重要なコア業務に集中できる貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々のデータ管理業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneのレコードを一括削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得してkintoneのレコードを一括削除する
試してみる
■概要
kintoneに蓄積された古いデータや不要なレコードの整理に、手間がかかっていませんか。
手作業での削除は時間がかかるうえ、ミスが発生するリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた削除対象リストをもとに、指定した日時にkintoneのレコードを一括削除する処理を自動化し、定期的なデータメンテナンスを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneのレコードを定期的に一括削除する必要があるアプリ管理者の方
・Google スプレッドシートで削除対象のレコードリストを管理している方
・手作業でのレコード削除によるミスや時間的コストを削減したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートの情報を元にkintoneのレコードを一括削除するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、指定した日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得し、条件に合致するkintoneのレコードを一括で削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[kintone]／[Google スプレッドシート]
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- kintoneとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールのトリガー設定とGoogle スプレッドシート、kintoneのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得してkintoneのレコードを一括削除する
試してみる
■概要
kintoneに蓄積された古いデータや不要なレコードの整理に、手間がかかっていませんか。
手作業での削除は時間がかかるうえ、ミスが発生するリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた削除対象リストをもとに、指定した日時にkintoneのレコードを一括削除する処理を自動化し、定期的なデータメンテナンスを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneのレコードを定期的に一括削除する必要があるアプリ管理者の方
・Google スプレッドシートで削除対象のレコードリストを管理している方
・手作業でのレコード削除によるミスや時間的コストを削減したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：kintoneとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
kintone
以下のナビ動画を参考にしながら設定してください。
Google スプレッドシート
以下のナビ動画を参考にしながら設定してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックします。
指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得してkintoneのレコードを一括削除する
試してみる
■概要
kintoneに蓄積された古いデータや不要なレコードの整理に、手間がかかっていませんか。
手作業での削除は時間がかかるうえ、ミスが発生するリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた削除対象リストをもとに、指定した日時にkintoneのレコードを一括削除する処理を自動化し、定期的なデータメンテナンスを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneのレコードを定期的に一括削除する必要があるアプリ管理者の方
・Google スプレッドシートで削除対象のレコードリストを管理している方
・手作業でのレコード削除によるミスや時間的コストを削減したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：スケジュールトリガー設定
まずは「スケジュールトリガー」をクリックしてみましょう！
あらかじめ毎日９時に起動される設定になっています。
日付指定やCron設定することもできます。
詳しい設定方法はスケジュールトリガーの設定方法をご確認ください。
入力が完了したら、「完了」をクリックします。
ステップ4：複数のレコードを取得する設定
フローに戻り、「複数のレコードを取得する」のアイコンをクリックします。
なお、今回は以下のようなGoogle スプレッドシートを使用します。
事前にデータベースを準備しておいてください。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、データベースの連携を設定していきます。
まず、スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名を入力します。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名は、ボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から選択してください。
テーブル範囲は以下のように設定しました。
設定できたら、「次へ」をクリック。
取得したいレコードの条件を設定します。
条件の内容は業務フローにあわせてカスタマイズしてください。
今回は、Google スプレッドシートとkintoneでタスクの併用管理をしていることを想定し、前日にステータスが「中止」に更新されたデータを取得できるように設定にしました。
更新日は日付から「昨日」を以下のように選択しています。
設定ができたら、「テスト」をクリック。
テストに成功すると、取得した値にGoogle スプレッドシートで取得した情報が追加されます。
この取得した値は、のちのフローで使用できます。
内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
ステップ5：同じ処理を繰り返す設定
フローに戻り、「同じ処理を繰り返す」のアイコンをクリックします。
※なお、「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
オペレーションと取得した値を設定します。
ここでは繰り返し、データベースからステータスと更新日を取得したいので、「+取得した値を追加」から繰り返し対象の取得した値を増やして、以下のように設定しました。
設定ができたら、「完了」をクリックします。
ステップ6：kintoneのレコードを削除する設定
フローに戻り、「レコードを削除する」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、データベースの連携を設定していきます。
なお、kintoneには以下のようなアプリが事前に作成されているため、こちらの情報を連携していきます。
アプリIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から選択し、「次へ」をクリックします。
削除したいレコードの条件レコードの条件はGoogle スプレッドシートとkintoneそれぞれ同じレコード番号を登録していることを前提に、取得した値から以下のように設定しています。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
テストが成功したら、「完了」をクリックします。
kintoneのデータを確認すると、Google スプレッドシートでステータスが中止になったレコードのみ削除されています！
お疲れさまでした。
これでフローは完了です！
ステップ7：トリガーをONにしてフローの動作確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
kintoneを使った自動化例
データが登録・更新されたら、フォルダ自動作成、Webサイトへの自動投稿、チャットツールへの通知、CRMや会計システムへのデータ同期を行います。
また、メール、タスク管理、SFAなどの外部システムからの情報をデータベースに自動で集約することも可能。
データの入力負荷を軽減し、情報共有とプロセス実行の迅速化を支援します。
Salesforceの商談情報が登録されたらkintoneのデータベースにレコードを追加する
試してみる
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、kintoneのデータベースにレコードを追加するフローです。
Outlookにメッセージが届いたら、kintoneにレコードを追加する
試してみる
Outlookに新しいメッセージが届いたら、kintoneにメッセージの内容をレコードに追加するフローです。
kintoneにレコードが登録されたらSlackに通知
試してみる
kintoneにレコードが登録されたら、Slackの特定のチャンネルに通知をします。
Trelloにカードが作成されたら、kintoneのデータベースにレコードを追加する
試してみる
Trelloに新しくカードが作成されたら、自動的にkintoneのデータベースにレコードを追加するフローです。
kintoneでレコードが登録されたらZoho CRMに取引先を作成する
試してみる
■概要
「kintoneでレコードが登録されたらZoho CRMに取引先を作成する」フローは、kintoneとZoho CRMの連携を通じて、営業データの自動同期を実現する業務ワークフローです。新しい取引先情報がkintoneに入力されると、Yoomを活用して自動的にZoho CRMに取引先が作成されます。これにより、手動でのデータ入力作業を削減し、情報の一貫性と正確性を維持しながら、営業チームの業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneとZoho CRMを既に活用しており、データの手動入力に時間を取られている営業担当者の方
・複数のシステム間で顧客情報を管理しており、情報の一貫性を保ちたいと考えているチームリーダーの方
・営業プロセスの効率化を図り、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている経営者の方
・Zoho CRMとkintoneの連携を活用して業務フローの自動化を進めたいIT担当者の方
■注意事項
・kintone、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成
試してみる
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？
案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。
このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneで顧客管理を行い、Dropboxでのファイル管理を手作業で行っている方
・手作業でのフォルダ作成による、命名ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
・kintoneとDropboxを連携させ、データとファイルの管理を効率化したい方
■注意事項
・Dropbox、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneにレコードが追加されたら、WordPressに新規投稿を作成する
試してみる
■概要
「kintoneにレコードが追加されたら、WordPressに新規投稿を作成する」ワークフローは、コンテンツの作成作業を効率化します。
データ入力作業の手間が削減するので作業効率が向上するでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して業務管理やデータ管理を行っている方
・チームでkintoneを使っているが、レコードの追加や変更を迅速に把握したい方
・データの更新情報をスピーディに共有し、効率的に業務を進めたいと考える方
・ブログやサイトのコンテンツ管理にWordPressを利用している方
・WordPressを日常的に使っていて、新しい情報をすぐに投稿したい方
・マーケティング担当者として新しいレコード情報を有効活用し、顧客に素早く情報を提供したい方
■注意事項
・kintoneとWordPressのそれぞれとYoomを連携してください。
名刺データをOCRで読み取りkintoneにレコード追加してChatworkに通知する
試してみる
名刺データをYoomの入力フォームで送信すると、AIが自動で名刺情報を読み取りkintoneにレコード追加してChatworkに通知するフローです。
kintoneでステータスが更新されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
kintoneで管理している案件やタスクのステータス更新時、関係者への連絡を都度手作業で行うことに手間を感じていませんか？
手動でのメール作成は時間がかかるだけでなく、連絡漏れや宛先間違いなどのミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用することで、kintoneのステータス更新をトリガーとしたOutlookでのメール送信が自動化され、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneのステータス更新を、手作業でOutlookからメール通知している方
・kintoneを中心とした業務フローの自動化によって、連絡漏れなどのミスを防ぎたい方
・案件やタスクの進捗共有を効率化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneでレコードが更新されたら、freee会計の口座情報を更新する
試してみる
■概要
kintoneとfreee会計で取引先情報をそれぞれ管理しており、情報の更新作業を手間に感じていませんか？手作業での二重入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、kintoneでレコードが更新されたら、その内容をトリガーにfreee会計の口座情報を自動で更新する仕組みを構築でき、データ管理の非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneとfreee会計を併用し、取引先情報の二重入力に手間を感じている方
・kintoneでレコードが更新されたら、freee会計の口座情報も手動で更新している方
・バックオフィス業務の自動化を進め、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている担当者の方
■注意事項
・freee会計、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
kintoneのレコード一括削除を自動化することで、これまで手作業で行っていた定期的なデータメンテナンスの手間を大幅に削減し、削除漏れや誤操作といったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒なデータ整理業務から解放され、常にクリーンな状態のデータベースを維持しながら、より生産性の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：削除実行前にSlackやメールで通知し、内容を確認できますか？
A：
はい、可能です。
以下のようにステップ6：kintoneのレコードを削除するアクション設定の前の「+」からSlackやメールなどのアクションを追加することで確認できます。
またプランによっては、分岐や承認などのフローを組み合わせることで承認した場合にのみ削除するなどより複雑なフローを作成することもできます。
Q：処理の途中でエラーが起きたらどうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：一括削除だけでなく一括更新も可能ですか？
A：
はい、可能です。
以下のテンプレートをご活用ください。
指定日時にMicrosoft Excelから情報を取得してkintoneのレコードを一括更新する
試してみる
■概要
kintoneに登録された大量のレコード情報を、Microsoft Excelのリストを元に手作業で更新していませんか。
定期的に発生する更新作業は時間がかかるだけでなく、手作業による入力ミスや更新漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で情報を取得し、kintoneのレコードを一括で更新できるため、こうした定型業務を効率化し、データの正確性を保つことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneとMicrosoft Excelを併用し、定期的なデータの一括更新に手間を感じている方
・手作業によるkintoneのレコード更新作業での入力ミスや対応漏れを防ぎたい方
・kintoneのデータメンテナンス業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Microsoft Excel、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
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