NotebookLMを活用した業務マニュアル作成ガイド：AIで手順書を自動生成する手順とコツ

「業務マニュアルを作らなければならないけれど、時間がなくて手につかない…」
「マニュアルを作っても、内容がすぐに古くなって誰も読んでくれない…」
そんな悩みを抱えているビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。

Googleが提供するAIツール「NotebookLM」は、こうしたマニュアル作成にまつわる課題を大きく改善する可能性を秘めています。
この記事では、NotebookLMを活用して、正確で使い勝手の良いマニュアルを効率的に作成する方法を詳しく解説します！

🔰NotebookLMとは？マニュアル作成に最適な理由

NotebookLMは、一般的な生成AIとは一線を画す特徴を持っています。
それは、ユーザーがアップロードした「特定の資料」だけを根拠にして回答を生成する「グラウンディング」という仕組みです。

特定の資料のみを参照するから正確

一般的なAIはインターネット上の広大なデータから回答を探しますが、NotebookLMはあなたが渡した資料のみを参照します。
社内独自のルールや専門的な手順についても、参照範囲が明確な分、誤った一般知識に引きずられにくく、実務で使えるレベルの正確性を確保できます。

多彩なインポート形式に対応

GoogleドキュメントやPDFはもちろん、WebサイトのURLやYouTube動画の字幕データ、テキストファイルなど、多岐にわたる形式を「ソース」として読み込めます。
現場の作業をスマホで撮影した動画があれば、そのままNotebookLMにアップロード、あるいはYouTubeに限定公開でアップしたURLを貼り付けるだけで完了です。 AIが動画内の音声を自動で認識し、一瞬で文字起こしと内容整理を行ってくれるため、動画を元にした手順書の下書きがあっという間に完成します。

ソースの明示で信頼性を確保

AIが生成した文章の横には、根拠となった資料の該当箇所へのリンクが表示されます。
「この手順の根拠は何だったかな？」と疑問に思った際も、すぐに元の資料を突き合わせることが可能です。

▼主なモデル

Gemini 3 Pro

• 最も高度な分析や「Deep Research」モードなど、多層的な情報整理や推論が必要なタスクに使われるモデルです。
  ビジネス分析や研究支援など、精度を重視する用途に向いています。

Gemini 3 Flash（一部機能で利用）

• 従来の Gemini 2.5 Flash を進化させたモデルで、処理速度と応答品質を両立します。
  スライド生成や音声解説、学習ガイド作成などのインタラクティブな機能で活用されています。

▼料金システム

NotebookLMは、個人向け・ビジネス向けで大きく分けて「無料版」と「有料版（Pro / Enterprise）」があり、有料版は他の Google サブスクリプションに含まれる形で提供されています。
そのため、対象プランであれば追加費用なしで標準利用が可能です。（※ただし高度なGeminiアドオンは別）

⭐Yoomはマニュアル作成のプロセスを自動化できます

👉Yoomとは？ノーコードで業務自動化につながる！

マニュアルの作成には、まず元となる資料を集める「情報の整理」が不可欠です。
しかし、社内のマニュアル素材がGoogleドライブのあちこちに点在していると、それらを集めてAIに渡すだけでも一苦労でしょう。

Yoomを活用すれば、特定のフォルダに資料が追加された瞬間にAIで内容を要約したり、自動で特定のツールへ連携したりすることが可能です。
NotebookLMに読み込ませる前の「下準備」を自動化することで、マニュアル作成のスピードはさらに加速します。
Yoomには、以下のような便利な自動化テンプレートが用意されています。まずはこうした仕組みを取り入れて、情報収集の効率を上げてみましょう。

Gmailで受信したPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要

Gmailで受信する請求書などのPDFの内容を、一つひとつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しやすく非効率な業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したPDFをAI-OCRが自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに記録するため、手作業による転記作業の負担を軽減し、業務の正確性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する請求書や注文書のPDFを手作業で管理している経理や営業事務担当の方
• PDFからのデータ転記作業を自動化し、入力ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方
• Google スプレッドシートでのデータ管理を、より効率的に行いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メールで受信したPDFの内容をAIが自動で読み取り転記するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、数値の打ち間違いや項目の入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象としたいメールのラベルを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、メールに添付されたPDFファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、ラベルを任意で設定し、自動化の対象となるメールを正確に指定してください。
• OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、スプレッドシートID、シートID、および追加するレコードの各列の値を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍GmailとGoogle スプレッドシートとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Google DriveにPDFを格納後、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要‍

Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Googleスプレッドシートのデータベースに格納するフローです。

ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。

また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。

※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちらを参照してください。

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■注意事項‍

・Google Drive、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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📝NotebookLMでマニュアルを作成する具体的な手順