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「業務マニュアルを作らなければならないけれど、時間がなくて手につかない…」
「マニュアルを作っても、内容がすぐに古くなって誰も読んでくれない…」そんな悩みを抱えているビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。
Googleが提供するAIツール「NotebookLM」は、こうしたマニュアル作成にまつわる課題を大きく改善する可能性を秘めています。
この記事では、NotebookLMを活用して、正確で使い勝手の良いマニュアルを効率的に作成する方法を詳しく解説します！
AIの単体チャットだけでも有効なツールとなるものの、マニュアル作成に必要な情報を集めたり、マニュアル作成後の共有やデータベースへの格納などは手作業で行う必要があります。自動化ツール「Yoom」と組み合わせれば、AIでマニュアルを作成できるだけでなく、作成前後の業務も自動化！700以上のアプリとAIが自律的に、あなたの代わりに働いてくれます。
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[Yoomとは]
NotebookLMは、一般的な生成AIとは一線を画す特徴を持っています。
それは、ユーザーがアップロードした「特定の資料」だけを根拠にして回答を生成する「グラウンディング」という仕組みです。
一般的なAIはインターネット上の広大なデータから回答を探しますが、NotebookLMはあなたが渡した資料のみを参照します。
社内独自のルールや専門的な手順についても、参照範囲が明確な分、誤った一般知識に引きずられにくく、実務で使えるレベルの正確性を確保できます。
GoogleドキュメントやPDFはもちろん、WebサイトのURLやYouTube動画の字幕データ、テキストファイルなど、多岐にわたる形式を「ソース」として読み込めます。
現場の作業をスマホで撮影した動画があれば、そのままNotebookLMにアップロード、あるいはYouTubeに限定公開でアップしたURLを貼り付けるだけで完了です。 AIが動画内の音声を自動で認識し、一瞬で文字起こしと内容整理を行ってくれるため、動画を元にした手順書の下書きがあっという間に完成します。
AIが生成した文章の横には、根拠となった資料の該当箇所へのリンクが表示されます。
「この手順の根拠は何だったかな？」と疑問に思った際も、すぐに元の資料を突き合わせることが可能です。
Gemini 3 Pro
Gemini 3 Flash（一部機能で利用）
NotebookLMは、個人向け・ビジネス向けで大きく分けて「無料版」と「有料版（Pro / Enterprise）」があり、有料版は他の Google サブスクリプションに含まれる形で提供されています。
そのため、対象プランであれば追加費用なしで標準利用が可能です。（※ただし高度なGeminiアドオンは別）
それでは、実際にNotebookLMを使ってマニュアルを作成する流れを見ていきましょう。
まずは、GoogleアカウントでNotebookLM にアクセスし、「ノートブックを新規作成」もしくは「新規作成」をクリックします。
マニュアルの元となる資料を「ソースを追加」ボタンからアップロードします。
既存の古い規程集、社内チャットでのやり取り、参考になるWebサイトのリンクなどをどんどん追加してください。
ソースを読み込ませたら、チャット欄で指示を出します。
例えば「これらの資料を基に、新入社員が1人でシステムを操作できるようなマニュアルの構成案を作ってください」と伝えます。AIが章立てや必要な項目を瞬時に提案してくれます。
提案された構成の中で、特に詳しく書きたい項目を個別に指示します。
「第2章のトラブルシューティングについて、資料内の事例を網羅して具体的に執筆して」といった具合です。
マニュアルの最後に、「よくある質問（FAQ）」や「用語集」を自動生成させるのもおすすめです。
AIは資料全体を俯瞰しているため、初心者がつまずきそうな専門用語を自動で抽出して解説を付けてくれます。
ここからは、実際に「数年前の古い操作マニュアル」と「最近の仕様変更が書かれた箇条書きのメモ」を組み合わせ、新しいチュートリアルを作成する検証を行います。
今回の検証は、単なるテキスト生成に留めず、実務フローを意識した以下の4ステップで実施しています。
まずは、ソースとなる素材をアップロードし構成案の作成用プロンプトを入力します。
最後に送信をクリックしました。
「情報の新旧」が完璧に峻別され、最新版として矛盾のない章立てを構成できました。
旧仕様で「できない」とされていた機能が、新仕様で「できる」に変わっている点を正しく検知しています。
また、単なる機能一覧ではなく、新入社員の1日を想定した「ログインから入金確認まで」という自然なストーリー展開での構成案が出力されました。
次に、各章本文の執筆を指示します。
同じチャットに本文執筆用のプロンプトを追加し、送信していきます。
『請求書の作成〜メール送信』の章を具体的に執筆させたところ、マニュアルとして即戦力の精度を確認できました。
「どの画面から操作を始めるか」が明示され、旧マニュアルの操作手順を活かしつつ、新仕様のUIに基づいたステップに書き換えられています。
また、「どのタイミングでステータスを『送付済み』に切り替えるか」といった、操作の「意味」まで踏み込んだ解説がなされています。
執筆指示に基づき、メール送信前に確認すべきポイントがステップ表形式で出力され、ヒューマンエラーを防ぐ工夫も見られました。
ここから、実戦的FAQの生成を行います。
ログイン環境から権限設定まで、10〜15個の広範なFAQが生成されました。
「どう操作するか」ではなく、「パスワードを忘れた」「送信後にミスを見つけた」といった、現場で実際に悲鳴が上がる瞬間を起点にした質問構成です。
回答が短く、かつ「●●してください」という具体的な指示で終わるため、多忙な経理担当者でも瞬時に解決策を把握できます。
最後に、用語集の整備を行うプロンプトを入力していきます。
単なる用語説明に留まらず、システムの全体像を理解させる内容となりました。
新入社員が最初に押さえるべき要点が簡潔にまとめられており、学習コストを大幅に下げています。
また、「v1.2ではレポートだったが、v2.0では分析レポートになった」といった変更の経緯も併記されています。
更に、 NotebookLMの強みである「ワンクリックでソースの該当箇所を確認できる」機能により、情報の正確性を担保した運用が可能です。
4つの検証を通じて、AI任せにするだけでは不十分な、プロの編集視点が必要なポイントも見えてきました。
高品質なマニュアルに仕上げるための要諦をまとめます。
1. 「いつ・誰が」という実務判断を補足する
2. 視覚的な「タグ付け」で新機能を目立たせる
3. FAQは「逆引き」で設計する
4. 取り返しのつかない操作への注意喚起
5. 画像挿入を見越した構造化
AIチャット単体で使うのではなく、自動化ツール Yoomと掛け合わせるだけでAIをより「実務」に近い形で活用できます。気になる方は下記の自動化テンプレートをお試しください！
■概要
Gmailで受信したメールを手作業でGoogleドキュメントに転記してマニュアルを作成する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。
この繰り返し作業は、重要な情報を扱う一方で入力ミスや更新漏れのリスクも伴います。
このワークフローは、特定のGmailのメール受信をトリガーとして、AIが内容を整形しGoogleドキュメントへ自動で出力するため、マニュアル作成業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Slackでの活発な情報共有は素晴らしいものの、それらの情報を後から業務マニュアルとして整理し、Notionのようなツールにまとめるのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業による転記では、情報の抜け漏れや更新の遅れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定の投稿内容をトリガーとして、AI機能が自動で業務マニュアルのドラフトを作成し、Notionへページとして追加するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームで収集した情報を基に、手作業でGoogleドキュメントへマニュアルを作成する作業に手間を感じていませんか？
このような定型業務は、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、AIが内容をまとめたマニュアルをGoogleドキュメントに自動で作成します。
これにより、マニュアル作成業務を効率化できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
👉上記のテンプレート以外でも、自由にカスタマイズが可能！マニュアル作成の自動化テンプレート一覧はこちら
NotebookLMは、単に文章を書くためのツールではなく、散らばった情報を「整理して活用する」ための強力なパートナーです。
従来、マニュアルの改訂は「古い記述」と「新しい仕様書」を突き合わせ、人間が1行ずつ矛盾を潰していく膨大な作業が必要でした。しかし、NotebookLMはこのプロセスを数分で完了させます。
NotebookLMを最大限に活かすためには、以下の「3つのスパイス」を人間が加えることが重要です。
マニュアルは一度作って終わりではありません。
新しい情報が入るたびにソースを更新し、常に鮮度の高い情報をチームに届ける。
そんな運用をNotebookLMで始めてみませんか。
