NotebookLMを活用した業務マニュアル作成ガイド：AIで手順書を自動生成する手順とコツ

「業務マニュアルを作らなければならないけれど、時間がなくて手につかない…」
「マニュアルを作っても、内容がすぐに古くなって誰も読んでくれない…」
そんな悩みを抱えているビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。

Googleが提供するAIツール「NotebookLM」は、こうしたマニュアル作成にまつわる課題を大きく改善する可能性を秘めています。
この記事では、NotebookLMを活用して、正確で使い勝手の良いマニュアルを効率的に作成する方法を詳しく解説します！

🔰NotebookLMとは？マニュアル作成に最適な理由

NotebookLMは、一般的な生成AIとは一線を画す特徴を持っています。
それは、ユーザーがアップロードした「特定の資料」だけを根拠にして回答を生成する「グラウンディング」という仕組みです。

特定の資料のみを参照するから正確

一般的なAIはインターネット上の広大なデータから回答を探しますが、NotebookLMはあなたが渡した資料のみを参照します。
社内独自のルールや専門的な手順についても、参照範囲が明確な分、誤った一般知識に引きずられにくく、実務で使えるレベルの正確性を確保できます。

多彩なインポート形式に対応

GoogleドキュメントやPDFはもちろん、WebサイトのURLやYouTube動画の字幕データ、テキストファイルなど、多岐にわたる形式を「ソース」として読み込めます。
現場の作業をスマホで撮影した動画があれば、そのままNotebookLMにアップロード、あるいはYouTubeに限定公開でアップしたURLを貼り付けるだけで完了です。 AIが動画内の音声を自動で認識し、一瞬で文字起こしと内容整理を行ってくれるため、動画を元にした手順書の下書きがあっという間に完成します。

ソースの明示で信頼性を確保

AIが生成した文章の横には、根拠となった資料の該当箇所へのリンクが表示されます。
「この手順の根拠は何だったかな？」と疑問に思った際も、すぐに元の資料を突き合わせることが可能です。

▼主なモデル

Gemini 3 Pro

• 最も高度な分析や「Deep Research」モードなど、多層的な情報整理や推論が必要なタスクに使われるモデルです。
  ビジネス分析や研究支援など、精度を重視する用途に向いています。

Gemini 3 Flash（一部機能で利用）

• 従来の Gemini 2.5 Flash を進化させたモデルで、処理速度と応答品質を両立します。
  スライド生成や音声解説、学習ガイド作成などのインタラクティブな機能で活用されています。

▼料金システム

NotebookLMは、個人向け・ビジネス向けで大きく分けて「無料版」と「有料版（Pro / Enterprise）」があり、有料版は他の Google サブスクリプションに含まれる形で提供されています。
そのため、対象プランであれば追加費用なしで標準利用が可能です。（※ただし高度なGeminiアドオンは別）

⭐Yoomはマニュアル作成のプロセスを自動化できます

👉Yoomとは？ノーコードで業務自動化につながる！

マニュアルの作成には、まず元となる資料を集める「情報の整理」が不可欠です。
しかし、社内のマニュアル素材がGoogleドライブのあちこちに点在していると、それらを集めてAIに渡すだけでも一苦労でしょう。

Yoomを活用すれば、特定のフォルダに資料が追加された瞬間にAIで内容を要約したり、自動で特定のツールへ連携したりすることが可能です。
NotebookLMに読み込ませる前の「下準備」を自動化することで、マニュアル作成のスピードはさらに加速します。
Yoomには、以下のような便利な自動化テンプレートが用意されています。まずはこうした仕組みを取り入れて、情報収集の効率を上げてみましょう。

Gmailで受信したPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要

Gmailで受信する請求書などのPDFの内容を、一つひとつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しやすく非効率な業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したPDFをAI-OCRが自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに記録するため、手作業による転記作業の負担を軽減し、業務の正確性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する請求書や注文書のPDFを手作業で管理している経理や営業事務担当の方
• PDFからのデータ転記作業を自動化し、入力ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方
• Google スプレッドシートでのデータ管理を、より効率的に行いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メールで受信したPDFの内容をAIが自動で読み取り転記するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、数値の打ち間違いや項目の入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象としたいメールのラベルを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、メールに添付されたPDFファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、ラベルを任意で設定し、自動化の対象となるメールを正確に指定してください。
• OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、スプレッドシートID、シートID、および追加するレコードの各列の値を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍GmailとGoogle スプレッドシートとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Google DriveにPDFを格納後、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要‍

Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Googleスプレッドシートのデータベースに格納するフローです。

ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。

また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。

※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちらを参照してください。

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■注意事項‍

・Google Drive、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

📝NotebookLMでマニュアルを作成する具体的な手順

使用した条件

• ツール：NotebookLM(Webブラウザ /無料版)
• OS：Windows 11

1.公式サイトにアクセスする

まずは、GoogleアカウントでNotebookLM にアクセスし、「ノートブックを新規作成」もしくは「新規作成」をクリックします。

2. ソース（素材）の準備とアップロード

マニュアルの元となる資料を「ソースを追加」ボタンからアップロードします。
既存の古い規程集、社内チャットでのやり取り、参考になるWebサイトのリンクなどをどんどん追加してください。

3. ターゲットに合わせた構成案の作成

ソースを読み込ませたら、チャット欄で指示を出します。
例えば「これらの資料を基に、新入社員が1人でシステムを操作できるようなマニュアルの構成案を作ってください」と伝えます。AIが章立てや必要な項目を瞬時に提案してくれます。

4. 章立てと内容の生成

提案された構成の中で、特に詳しく書きたい項目を個別に指示します。
「第2章のトラブルシューティングについて、資料内の事例を網羅して具体的に執筆して」といった具合です。

5. FAQや用語集の自動追加

マニュアルの最後に、「よくある質問（FAQ）」や「用語集」を自動生成させるのもおすすめです。
AIは資料全体を俯瞰しているため、初心者がつまずきそうな専門用語を自動で抽出して解説を付けてくれます。

🤔【検証】実際にNotebookLMでマニュアルを作ってみた

ここからは、実際に「数年前の古い操作マニュアル」と「最近の仕様変更が書かれた箇条書きのメモ」を組み合わせ、新しいチュートリアルを作成する検証を行います。
今回の検証は、単なるテキスト生成に留めず、実務フローを意識した以下の4ステップで実施しています。

1. 構成案の作成：ログインから入金確認までの全体像を設計
2. 各章本文の執筆：旧マニュアルの操作手順を活かしつつ、新仕様を反映
3. 実戦的FAQの生成：現場の「困った」を起点にした15個のQ&Aを作成
4. 用語集の整備：v1.2との差分を明記した用語解説

まずは、ソースとなる素材をアップロードし構成案の作成用プロンプトを入力します。

最後に送信をクリックしました。

1. 構成案の作成：検証結果

「情報の新旧」が完璧に峻別され、最新版として矛盾のない章立てを構成できました。

旧仕様で「できない」とされていた機能が、新仕様で「できる」に変わっている点を正しく検知しています。

また、単なる機能一覧ではなく、新入社員の1日を想定した「ログインから入金確認まで」という自然なストーリー展開での構成案が出力されました。

次に、各章本文の執筆を指示します。

同じチャットに本文執筆用のプロンプトを追加し、送信していきます。

2. 各章本文の執筆：検証結果

『請求書の作成〜メール送信』の章を具体的に執筆させたところ、マニュアルとして即戦力の精度を確認できました。
「どの画面から操作を始めるか」が明示され、旧マニュアルの操作手順を活かしつつ、新仕様のUIに基づいたステップに書き換えられています。

また、「どのタイミングでステータスを『送付済み』に切り替えるか」といった、操作の「意味」まで踏み込んだ解説がなされています。

執筆指示に基づき、メール送信前に確認すべきポイントがステップ表形式で出力され、ヒューマンエラーを防ぐ工夫も見られました。

ここから、実戦的FAQの生成を行います。

3. よくある質問（FAQ）：検証結果

ログイン環境から権限設定まで、10〜15個の広範なFAQが生成されました。
「どう操作するか」ではなく、「パスワードを忘れた」「送信後にミスを見つけた」といった、現場で実際に悲鳴が上がる瞬間を起点にした質問構成です。

回答が短く、かつ「●●してください」という具体的な指示で終わるため、多忙な経理担当者でも瞬時に解決策を把握できます。

最後に、用語集の整備を行うプロンプトを入力していきます。

4. 用語集：検証結果

単なる用語説明に留まらず、システムの全体像を理解させる内容となりました。
新入社員が最初に押さえるべき要点が簡潔にまとめられており、学習コストを大幅に下げています。
また、「v1.2ではレポートだったが、v2.0では分析レポートになった」といった変更の経緯も併記されています。

更に、 NotebookLMの強みである「ワンクリックでソースの該当箇所を確認できる」機能により、情報の正確性を担保した運用が可能です。

【失敗したことやポイント】

4つの検証を通じて、AI任せにするだけでは不十分な、プロの編集視点が必要なポイントも見えてきました。
高品質なマニュアルに仕上げるための要諦をまとめます。

1. 「いつ・誰が」という実務判断を補足する

• AIは「できること」を書くのは得意ですが、「いつ、誰がそのボタンを押すべきか」という運用ルールの記述が漏れがちです。
  ステータス変更や入金更新などは、現場が迷わないよう役割分担を明文化させる指示が必要です。

2. 視覚的な「タグ付け」で新機能を目立たせる

• 情報の統合精度は高いものの、そのままでは新機能が文章の中に埋もれてしまいます。
  [NEW] や [v2.0新機能] といったタグをプロンプトで指定し、視覚的に差分を強調することが、既存ユーザーの理解を助ける鍵となります。

3. FAQは「逆引き」で設計する

• FAQが単なる操作説明の焼き直しにならないよう、「なぜ困るか」「どう防ぐか」という目的ベースで出力させるのがコツです。
  タイトルに【症状】や【目的】を含めることで、実務中に「探しに行けるマニュアル」へと進化します。

4. 取り返しのつかない操作への注意喚起

• 「送信後の編集不可」や「削除データの復元不可」といった、リスクに関する記述はAIが軽視しやすい部分です。
  ⚠や💡などの記号を使い分け、実務上のアドバイスと操作手順を明確に分離させる構造を意識してください。

5. 画像挿入を見越した構造化

• 将来的に画面キャプチャを差し込むことを想定し、手順・注意・補足を分けた、余白のある文章構造を指示してください。これにより、後からの編集作業が劇的にスムーズになります。

🖊️まとめ

NotebookLMは、単に文章を書くためのツールではなく、散らばった情報を「整理して活用する」ための強力なパートナーです。
従来、マニュアルの改訂は「古い記述」と「新しい仕様書」を突き合わせ、人間が1行ずつ矛盾を潰していく膨大な作業が必要でした。しかし、NotebookLMはこのプロセスを数分で完了させます。

NotebookLM活用のメリット

• 「上書き」の正確性：複数の資料を読み込ませても、最新の仕様を優先して情報の整合性を保つ判断能力が極めて高い。
• 実務視点の付加：操作手順だけでなく、「現場でよくある困りごと」を抽出してFAQ化するなど、ドキュメントの「使い勝手」を向上させる提案力がある。
• 情報の透明性：生成された回答の根拠（ソース）へ即座にアクセスできるため、AI特有のハルシネーション（もっともらしい嘘）のリスクを最小限に抑え、信頼性を担保できる。

編集ライターが見据える「成功の鍵」

NotebookLMを最大限に活かすためには、以下の「3つのスパイス」を人間が加えることが重要です。

1. 「守り」の指示：AIは利便性を強調しがちですが、実務では「やってはいけないこと（削除不可・編集制限など）」が重要です。これらを強調するよう、プロンプトで制御する必要があります。
2. 「運用」の定義：「ボタンを押す手順」はAIが書けますが、「いつ、誰が、なぜ押すのか」という業務ルールは人間が定義し、AIに肉付けさせるべき領域です。
3. 「構造」の指定： FAQを【症状別】にする、新機能に【NEW】タグを付けるなど、ユーザーが情報を「拾い読み」しやすいレイアウト構造を指定することで、マニュアルの完成度は120%に到達します。

マニュアルは一度作って終わりではありません。
新しい情報が入るたびにソースを更新し、常に鮮度の高い情報をチームに届ける。
そんな運用をNotebookLMで始めてみませんか。

💡Yoomでできること

Yoomは、業務を自動化するハイパーオートメーションプラットフォームです。
これまで手動で利用していた各ツールをメインとした自動化フローが、直感的な操作で実現可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでGoogle Driveに保存する

試してみる

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■概要

Zoom会議後の議事録作成は、録画の視聴や文字起こし、要約、ファイル管理など多くの手間がかかる業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Zoomでの会議が終了するだけで、録画データから自動で文字起こしと要約を行い、議事録としてPDF化した上でGoogle Driveに保存します。
一連の作業を自動化することで、議事録作成にかかる負担を解消し、より重要な業務に時間を活用できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoom会議のたびに発生する録画の文字起こしや議事録作成に手間を感じている方
• 会議内容の共有を迅速化し、チームの生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
• 手作業による議事録作成を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoom会議終了後の文字起こしから要約、PDFでのファイル保存までを自動化し、議事録作成にかかる時間を短縮します。
• 手作業による文字の聞き間違いや転記ミス、要約の抜け漏れ、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoom、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
2. トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定して、自動化を開始するきっかけを作ります。
3. 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
4. さらに、取得した情報をもとにZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションで音声ファイルを取得します。
5. オペレーションでYoomの文字起こし機能を選択し、ダウンロードした音声ファイルを文字起こしします。
6. 次に、要約機能で文字起こししたテキストを指定し、会議内容を要約します。
7. 続いて、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションで、要約テキストを反映した議事録を作成します。
8. 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、作成した議事録を指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomのトリガー設定で、フローボットの起動対象としたいユーザーのメールアドレスを任意で設定してください。
• 文字起こし機能や要約機能では、文字数に応じた設定や、処理対象となる音声ファイルやテキストを任意で指定してください。
• 要約機能では、出力したい文字数や箇条書きなどの要約条件を任意で設定できます。
• Googleドキュメントのアクションでは、あらかじめ用意した議事録の雛形や、要約を反映させる箇所などを任意で設定してください。
• Google Driveのアクションでは、作成した議事録を格納するフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。

■注意事項

• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。

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GoogleフォームからPDFファイルが送信されたら、OCRを行い結果をNotionに追加する

試してみる

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■概要

Googleフォームで受け取ったPDFの内容を、一つひとつ手作業で確認し転記する作業は、手間がかかる上にミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、フォームから送信されたPDFファイルをOCRで読み取り、AIが整形した上でNotionに自動で追加します。PDFの内容をデータ化する一連の作業を自動化し、手作業による入力の手間やヒューマンエラーといった課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォーム経由で受け取ったPDFの内容を、手作業でNotionへ転記している方
• PDFからOCRを活用して情報を抽出し、業務を効率化したいと考えている方
• Notionを情報集約のデータベースとして活用しており、入力作業を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると、PDFのOCR処理からNotionへのデータ追加までが自動で実行され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます
• 手作業による転記作業がなくなるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、NotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォーム回答に含まれるPDFファイルを指定します
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを読み取ります
5. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでOCR結果から必要な情報を抽出します
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のデータベースに追加します

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、自動化の対象としたい任意のフォームを指定できます
• Google Driveのファイルダウンロードでは、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定することで、動的にファイルを指定できます
• OCR機能では、読み取りたいPDFファイルや読み取りたい項目を任意でカスタマイズできます
• AI機能によるテキスト抽出では、前段のOCRで取得した情報を基に、抽出したい項目をプロンプトで自由に設定できます
• Notionの各プロパティに対して、前段のステップで取得したどの情報を割り当てるか、柔軟にカスタマイズできます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
  

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