■概要

Google Driveに保存された請求書や申込書などのPDFファイルの内容を、一つひとつ手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業による転記は入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCRが内容を自動で読み取りGoogle スプレッドシートに追記するため、こうした課題を解消し業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに格納したPDFの内容を手作業で転記している経理や営業事務の方
• OCRを活用して、紙媒体のデータ化や反復的な入力業務の効率化を目指している方
• Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携させ、データ管理を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFが追加されるとOCRが自動でテキスト化し転記するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
• 手作業による転記作業が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションのOCR機能で「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象とするフォルダをIDで任意に指定してください。
• ファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得した情報を変数として設定するほか、特定のファイルIDを固定値で指定することも可能です。
• OCR機能の設定では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目（例：請求書番号、金額など）を任意でカスタマイズできます。
• Google スプレッドシートへの追加設定では、書き込み対象のスプレッドシート、シート、テーブル範囲などを任意で指定してください。

■注意事項

• Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。