Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでGoogle Driveに保存する

■概要

Zoom会議後の議事録作成は、録画の視聴や文字起こし、要約、ファイル管理など多くの手間がかかる業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Zoomでの会議が終了するだけで、録画データから自動で文字起こしと要約を行い、議事録としてPDF化した上でGoogle Driveに保存します。
一連の作業を自動化することで、議事録作成にかかる負担を解消し、より重要な業務に時間を活用できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoom会議のたびに発生する録画の文字起こしや議事録作成に手間を感じている方
• 会議内容の共有を迅速化し、チームの生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
• 手作業による議事録作成を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoom会議終了後の文字起こしから要約、PDFでのファイル保存までを自動化し、議事録作成にかかる時間を短縮します。
• 手作業による文字の聞き間違いや転記ミス、要約の抜け漏れ、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoom、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
2. トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定して、自動化を開始するきっかけを作ります。
3. 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
4. さらに、取得した情報をもとにZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションで音声ファイルを取得します。
5. オペレーションでYoomの文字起こし機能を選択し、ダウンロードした音声ファイルを文字起こしします。
6. 次に、要約機能で文字起こししたテキストを指定し、会議内容を要約します。
7. 続いて、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションで、要約テキストを反映した議事録を作成します。
8. 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、作成した議事録を指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomのトリガー設定で、フローボットの起動対象としたいユーザーのメールアドレスを任意で設定してください。
• 文字起こし機能や要約機能では、文字数に応じた設定や、処理対象となる音声ファイルやテキストを任意で指定してください。
• 要約機能では、出力したい文字数や箇条書きなどの要約条件を任意で設定できます。
• Googleドキュメントのアクションでは、あらかじめ用意した議事録の雛形や、要約を反映させる箇所などを任意で設定してください。
• Google Driveのアクションでは、作成した議事録を格納するフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。

■注意事項

• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。