GoogleフォームからPDFファイルが送信されたら、OCRを行い結果をNotionに追加する

■概要

Googleフォームで受け取ったPDFの内容を、一つひとつ手作業で確認し転記する作業は、手間がかかる上にミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、フォームから送信されたPDFファイルをOCRで読み取り、AIが整形した上でNotionに自動で追加します。PDFの内容をデータ化する一連の作業を自動化し、手作業による入力の手間やヒューマンエラーといった課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォーム経由で受け取ったPDFの内容を、手作業でNotionへ転記している方
• PDFからOCRを活用して情報を抽出し、業務を効率化したいと考えている方
• Notionを情報集約のデータベースとして活用しており、入力作業を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると、PDFのOCR処理からNotionへのデータ追加までが自動で実行され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます
• 手作業による転記作業がなくなるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、NotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォーム回答に含まれるPDFファイルを指定します
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを読み取ります
5. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでOCR結果から必要な情報を抽出します
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のデータベースに追加します

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、自動化の対象としたい任意のフォームを指定できます
• Google Driveのファイルダウンロードでは、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定することで、動的にファイルを指定できます
• OCR機能では、読み取りたいPDFファイルや読み取りたい項目を任意でカスタマイズできます
• AI機能によるテキスト抽出では、前段のOCRで取得した情報を基に、抽出したい項目をプロンプトで自由に設定できます
• Notionの各プロパティに対して、前段のステップで取得したどの情報を割り当てるか、柔軟にカスタマイズできます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。