フォルダを簡単整理！AIエージェントでファイル名変更と仕分けを自動化

月末になると、未整理フォルダに溜まった「scan_1.pdf」や「無題のドキュメント.pdf」といったファイルを一つずつ開いて中身を確認し、正しいファイル名に変更して適切なフォルダへ移動させる作業に追われていませんか？
バックオフィス業務において、ファイル名が適当で中身がわからない問題は多くの現場で発生しますよね。人間が手作業でルールを守って整理するのは時間も手間もかかります。
しかし、AIの読解力を活用すれば、この課題は簡単に解決可能です。
本記事では、AIエージェントを活用して、書類の中身を読み取り、社内ルールに基づいたリネームから指定フォルダへの移動までを自動化する方法を詳しく解説します。

とにかく早く試したい方へ

すぐにフォルダ整理の自動化を体験したい方は、以下のテンプレートをご利用ください。

Google Driveにファイルが追加されたら、AIワーカーが内容を解析しリネームと指定フォルダへの移動を自動化する

試してみる

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■概要

Google Driveにアップロードされる大量の書類を、手作業で一つひとつリネームし、適切なフォルダへ振り分ける作業に負担を感じていませんか？特に書類の種類が増えるほど、命名規則の徹底や管理が困難になり、後からファイルを探す際の手間も増大してしまいます。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが追加されるだけで、AIワーカーが内容を瞬時に解析し、社内ルールに基づいたリネームとフォルダ移動を自動で行います。人間がファイルを整理する手間を省き、事務作業の自動化を促進することで、より付加価値の高い業務に専念できる環境を構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに届く請求書や契約書の仕分け、リネーム作業を自動化して事務効率を向上させたい事務担当者の方
• 書類の命名規則が属人化しており、AIを活用して正確かつ統一されたルールでファイルを整理したい管理職の方
• Slackで書類の処理結果を把握し、チーム内での情報共有をスムーズにしたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• AIが書類の内容を自動で判断してリネームとフォルダ移動を代行するため、手作業でのファイル整理に費やしていた時間を削減できます。
• 指定された命名規則に基づきAIが処理を行うことで、人為的な入力ミスやフォルダの格納間違いといったヒューマンエラーを防止できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーで、Google Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します。
3. 次に、AIワーカーで、書類の中身を解析し社内ルールに基づいたリネームと適切なフォルダへの仕分け指示を行うマニュアルを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象となる「Inbox」などの特定のフォルダIDを任意で指定してください。
• AIワーカーのマニュアル設定では、「日付_会社名_書類種別」など、貴社独自の命名ルールや仕分け先の条件を詳細に指示することで、より精度の高い処理が可能です。
• Slackの通知設定では、送信先のチャンネルや、通知内容にファイル名を含めるなどのカスタマイズを行ってください。

■注意事項

• Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。 
• AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
• AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
• AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
• AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
• AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。 

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フォルダ整理をAIエージェントで自動化するメリットと活用シーン

AIエージェントでフォルダ整理を自動化することで、現場と管理者の双方に大きなメリットをもたらします。人間に依存したルール運用から脱却し、効率的なファイル管理を実現する活用シーンをご紹介します。

1.属人的なファイル命名規則から脱却できる

社内でファイル名の命名規則を定めていても、担当者によって「_」と「-」が混在したり、日付の形式が異なったりと、統一するのはなかなか困難です。

 AIエージェントを導入すれば、書類の中身を自動で解析し、設定したルール通りにファイル名を生成してくれます。あとからの検索性がよくなるでしょう。 

2.手作業によるファイル確認と仕分けの工数が削減できる

日々送られてくる請求書や契約書などの書類を、特定のフォルダに保存するだけでAIが内容を判別します。

請求書であれば請求書フォルダへ、契約書であれば契約書フォルダへ、内容に応じた適切な仕分けが可能です。
一つずつ中身を確認して手作業で移動させる手間を削減できます。

3.リアルタイムな処理状況の把握とミスの防止

AIによる自動整理が完了したタイミングで、チャットツールに処理内容を通知可能です。

どのファイルがどんな名前に変更され、どこへ移動したかを把握しやすいため、整理漏れや紛失のリスクが防げます。
万が一解析できないファイルがあっても、エラー通知で把握が容易です。

フォルダ整理業務をAIエージェントで自動化するフローを作ってみよう

ここからは、実際にYoomのAIワーカーを活用して、Google Drive上のファイル整理を自動化するフローボットの作成手順を詳しく解説していきます。

設定の手順を順を追って確認しながら、日々の面倒なファイル整理から解放される仕組みを構築していきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive™／Slack

[Yoomとは]

• AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
• AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
• AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
• AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
• AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。 

フローの全体像

今回の自動化フローは、大きく分けて以下のステップで構成されます。

1. Google Driveの特定のフォルダに新しいファイルが作成されたことを検知
2. AIワーカーがそのファイルの中身を読み取り、書類の種類を判定して新しいファイル名と移動先のフォルダを決定
3. AIの判定結果に基づき、Google Drive上で実際のファイル名を変更
4. 名前を変更したファイルを、適切なフォルダへ移動
5. 処理が完了したことをSlackなどのチャットツールに通知

全体像を把握したところで、実際の設定手順に進みます。

テンプレートをコピー

一からすべての設定を行うことも可能ですが、Yoomにはあらかじめ必要なステップが組み込まれたテンプレートが用意されています。

まずは以下のテンプレートを「このテンプレートを試す」からマイプロジェクトにコピーして、ご自身の環境に合わせて設定を進めるのがスムーズです。

Google Driveにファイルが追加されたら、AIワーカーが内容を解析しリネームと指定フォルダへの移動を自動化する

試してみる

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■概要

Google Driveにアップロードされる大量の書類を、手作業で一つひとつリネームし、適切なフォルダへ振り分ける作業に負担を感じていませんか？特に書類の種類が増えるほど、命名規則の徹底や管理が困難になり、後からファイルを探す際の手間も増大してしまいます。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが追加されるだけで、AIワーカーが内容を瞬時に解析し、社内ルールに基づいたリネームとフォルダ移動を自動で行います。人間がファイルを整理する手間を省き、事務作業の自動化を促進することで、より付加価値の高い業務に専念できる環境を構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに届く請求書や契約書の仕分け、リネーム作業を自動化して事務効率を向上させたい事務担当者の方
• 書類の命名規則が属人化しており、AIを活用して正確かつ統一されたルールでファイルを整理したい管理職の方
• Slackで書類の処理結果を把握し、チーム内での情報共有をスムーズにしたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• AIが書類の内容を自動で判断してリネームとフォルダ移動を代行するため、手作業でのファイル整理に費やしていた時間を削減できます。
• 指定された命名規則に基づきAIが処理を行うことで、人為的な入力ミスやフォルダの格納間違いといったヒューマンエラーを防止できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーで、Google Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します。
3. 次に、AIワーカーで、書類の中身を解析し社内ルールに基づいたリネームと適切なフォルダへの仕分け指示を行うマニュアルを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象となる「Inbox」などの特定のフォルダIDを任意で指定してください。
• AIワーカーのマニュアル設定では、「日付_会社名_書類種別」など、貴社独自の命名ルールや仕分け先の条件を詳細に指示することで、より精度の高い処理が可能です。
• Slackの通知設定では、送信先のチャンネルや、通知内容にファイル名を含めるなどのカスタマイズを行ってください。

■注意事項

• Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。 
• AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
• AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
• AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
• AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
• AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。 

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トリガー設定

フローの起点となるトリガーを設定します。今回はGoogle Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを利用します。

連携アカウントとアクションを確認していきます。

アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認が終わったら「次へ」で進みましょう。

Google Driveのマイアプリ連携の詳細については「AIワーカーの使用ツール設定」をご確認ください。

なお、Google Driveのマイアプリ登録の設定方法は他のGoogleアプリとほぼ同様です。
Google スプレッドシートの連携方法を解説しているナビも併せてご覧ください。

トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。

トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。

ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。

なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

テスト用にGoogle Driveのフォルダにファイルを格納します。

• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
• ファイルの容量制限について

上記ファイルを格納したフォルダIDを、候補から入力します。

ここまで終わったらテストボタンをクリックしましょう。

テストが成功し、取得した値が入ればOKです。

※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。

• テストの重要性：「取得した値」のテスト値について

この設定により、指定したフォルダにスキャンデータや取引先からのファイルがアップロードされると、それを合図にフローが自動的に起動するようになります。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。

AIワーカーの基本設定

次に、ファイルの中身を解析する頭脳となるAIワーカーを設定します。AIワーカーの基本設定では、このAIがどのような役割を担うのかを定義します。

フローボットの「フォルダ整理アシスタント」をクリックしてください。

AIワーカーのペンマークをクリックしてください。

例えば、ワーカー名に「ドキュメント整理アシスタント」といった名前をつけ、役割として「アップロードされた書類を解析し、社内ルールに基づいたファイル名と適切な格納先フォルダを判断する」といった内容を入力します。

※今回はデフォルトで入力されている値を使用しています。上記は一例なので、業務に合わせて設定してみてください。

これにより、AIが自身のタスクを正確に認識し、精度の高い処理を行えるようになります。

AIワーカーのマニュアル設定

AIワーカーが最も効果的に働くためには、具体的な作業手順を記したマニュアルの設定が欠かせません。

人間が業務を引き継ぐときと同じように、AIにも「何を探して、どう命名するか」を明確に指示します。

マニュアルをクリックしてみましょう。

例えば、

1. 提供されたファイルの内容を読み取る
2. 書類の種類（請求書、見積書、契約書など）を特定する
3. 取引先名と発行日を抽出する
4. 「YYYYMMDD_取引先名_書類の種類」の形式で新しいファイル名を生成する
5.  書類の種類に応じたフォルダIDを指定する

といった形で、ステップバイステップで箇条書きにして記載するのがコツです。複雑なルールであっても、構造化して記述することでAIの理解度が高まり、意図した通りの結果を安定して出力してくれます。

今回はマニュアルがデフォルトで入力されているので、運用に併せて変更を加えてみてください。
「書類種別」を設定すると書類の内容に沿って保存する場所を分けれますので、それぞれフォルダIDを入力して設定しましょう。

AIワーカーの使用ツール設定

AIワーカーがファイルの中身を確認できるよう、使用ツールを設定します。

Google Driveの場合

Google Driveとの連携がまだの方や、表示されているものと違うアカウントに変更したい方は「＋連携アカウントを追加」など、アカウント連携を行えるボタンから連携を行ってください。

上記のボタンを押すと以下のようなページが表示されます。
任意のアカウントを選択し、ログインを行っていきます。

これでマイアプリ連携は完了です！
「AIワーカーに許可するアクション」も確認してください。Google Driveは全て「AIが設定」になっているので、変更は必要ありません。
確認したら保存ボタンをクリックしましょう。

Slackも同様に行えますので、以下をご確認のうえお試しください。

Slackの場合

※Slackで任意のチャンネルにメッセージを送信する場合、該当のチャンネルにYoomアプリを事前にインストールしておく必要があります。

該当チャンネルの「インテグレーション」からYoomを追加しておいてください。

詳しい設定方法については、下記をご参照ください。

• SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法

参考：Slackのマイアプリ連携

より詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。

• Slackのマイアプリ登録方法
• Slackと連携して出来ること
• Slackアプリ操作のエラー発生時の対応

「AIワーカーに許可するアクション」も確認しましょう。ここでは投稿先のチャンネルIDを設定できます。
「AIが設定」になっているスライドバーをグレーアウトさせると候補にチャンネルIDの候補が表示されますので、そちらから選択してください。

設定が終わったら保存ボタンをクリックしましょう。

AIモデルの設定

AIモデルを指定できます。Gemini・ChatGPT・Claudeのモデルをプルダウンで選択できるので、適したものを選びましょう。

AIワーカーへの指示の設定

フローの中で実際にAIワーカーを動かす際の指示（プロンプト）を設定します。ここでは、トリガーで取得した「ファイルID」を引用し、「このファイルを読み取って、マニュアルのルールに従い新しいファイル名と移動先のフォルダIDを出力してください」といった指示を与えます。

今回はデフォルトで指示が入力されているので、そちらを使用しています。

ここまで終わったらテストボタンをクリックしましょう。

テストが成功すると、ファイル名を解析・変換して適切なフォルダに移動し、Slackへの通知まで行ってくれます。

• Google Drive

• Slack

トリガーON

すべてのステップの設定とテストが完了し、思い通りの動きになっていることを確認したら、フローのトリガーを「ON」にします。

これで、未整理フォルダにファイルをアップロードするだけで、AIが自動的にリネームと仕分けを行い、完了報告をチャットに届けてくれる仕組みの完成です。

実務で役立つ！さらに便利にするアレンジTips

ファイル整理を行う際、単に名前を変えてフォルダに移動させるだけでなく、書類に記載されている重要な情報を管理表に入力する作業も発生することが多いのではないでしょうか。

例えば請求書なら「請求金額」「支払期日」「振込先口座」、契約書なら「契約期間」「自動更新の有無」といった情報です。

AIワーカーの強力な読解力を活用すれば、ファイル整理と同時にこれらの情報を抽出し、管理表への転記までを一括で自動化することが可能です。

設定は非常にシンプルです。AIワーカーのマニュアルに「書類を解析する際、金額や支払期日、取引先名を抽出してください」といった指示を追加します。

そして、AIワーカーへの指示の際、「取得したい値」を指示しておけば、AIは整理に必要な情報と転記に必要な情報を取得した値に反映してくれます。

フローに任意のツールのアクションを追加しましょう。今回はGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」にしています。

転記用のシートをGoogle スプレッドシートに作成しておきます。

テストボタンを押すと転記されます。

このフローを差し込むと、支払い管理や契約管理のためのデータ入力という、時間のかかる事務作業をまとめて行えます。
月末の締め作業にかかる時間が短縮され、担当者はより付加価値の高い業務に集中できるようになるはずです。

導入時の注意点と運用ルール

自動化を現場に導入する上で、設定だけではなく実務運用上で気をつけるべきポイントを解説します。

1.アクセス権限と対象フォルダの制限を設ける

クラウドストレージを連携する際は、連携アプリの権限設定を適切に行い、無関係な機密情報フォルダへAIがアクセスできないようにしましょう 。

社内のセキュリティポリシーを遵守し、情報漏洩のリスクを未然に防ぐ運用体制を整えることが大切です。

2.ハルシネーション対策とフェールセーフの仕組みを組み込む

AIは高い精度を誇りますが、手書きの文字や不鮮明なスキャンデータの場合、誤認識（ハルシネーション）を起こす可能性があります。

失敗したファイルは「要確認フォルダ」に逃がす、あるいはエラーをチャットに通知するといったフェールセーフの仕組みをフローに必ず組み込みましょう。
システム任せにせず、 例外処理を想定しておくことが安定稼働の鍵 となります。

3.定期的な運用レビューとルール改善を行う

自動化を導入した後も、AIがルール通りに命名できているか、新しいパターンの書類に対応できているかを定期的にチェックする運用を推奨します。

運用する中で気づいた改善点は、AIワーカーのマニュアルに追記していくことで精度を高められます 。
業務の変化に合わせて仕組みをアップデートし続けることが大切です。

まとめ

今回は、AIエージェントを活用してファイル名変更と指定フォルダへの仕分けを自動化する方法について解説しました。

書類の中身をAIに読み取らせることで、手作業による確認やルール適用の手間を省き、整理漏れやミスのない業務プロセスを構築可能です。

Yoomを利用すれば、専門的なプログラミングの知識がなくても、自社のツール環境に合わせた柔軟な自動化フローを簡単に作成できます。

面倒なファイル整理作業を手放し、より重要な業務に時間を活用するために、ぜひYoomの無料トライアルで実際の自動化を体験してみてください。 

よくあるご質問