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Gmail受信後の様々な対応を自動化！AIエージェントで業務を効率的に進める方法
Gmail×AIエージェントで効率化できる業務
AIエージェントを活用して、Gmailを使用した業務をどこまで自動化できるのか見ていきましょう。
返品・返金対応
ECサイト運営において、返品・返金・誤配送などの問い合わせ対応は工数がかかる業務の一つです。
AIエージェントを活用すれば、注文情報や社内ルールの照合・対応方針の判定・返信文の下書き作成・データベースへの記録といった業務を自動化できます。
対応を判定するところまではAIに任せつつ、担当者の最終確認を挟むことで、顧客対応を効率化しながら安全に運用することが可能です。
①（AIワーカー）問い合わせメールの受信をトリガーに起動
▼AIワーカーに読み込ませたルール（Googleドキュメント）
例として、Yoomのデータベースに記録しています。
返品返金サポーター
顧客から提供された注文情報や返品理由をもとに、自社の返品・返金ポリシーと照合して承認・却下・保留の判定を行い、判定結果に応じた案内メールの文面まで作成するAIワーカーです。対応件数が多くなるほど担当者の負荷が高まりやすい返品・返金申請業務を効率化できるので、判定基準を統一したい運営チームや、案内文の作成にかかる手間を減らしたいカスタマーサポート担当の方におすすめです。
試してみる
■概要このAIワーカーは、顧客から提供された注文情報や返品理由をもとに、あらかじめ設定した自社のポリシーと照合し、承認・却下・保留の判定を行います。さらに判定結果に応じた案内メールの文面まで作成するので、申請対応にかかる手間を減らすことができます。
■AIワーカーの設定方法チャットで指示を出すだけで自社の運用に合わせて自動で設定・アップデートされていきます。まずは、AIワーカーが処理を正しく実行できるよう「スキル」と「使用ツール」をカスタマイズしましょう。- 「スキル」とは：
- AIワーカーが処理を行うための手順書です。詳しい設定方法は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
- 「使用ツール」とは：
- AIワーカーが処理を行う際に使用するツールです。自社で普段使っているツールをAIに指示するだけで、データの取得先や出力先を自由に組み替えることができます。
AIワーカーの基本設定については「【AIワーカー】基本的な設定方法」でもご確認いただけます。
■注意事項- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はワークフローの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。
顧客から提供された注文情報や返品理由をもとに、自社の返品・返金ポリシーと照合して承認・却下・保留の判定を行い、判定結果に応じた案内メールの文面まで作成するAIワーカーです。対応件数が多くなるほど担当者の負荷が高まりやすい返品・返金申請業務を効率化できるので、判定基準を統一したい運営チームや、案内文の作成にかかる手間を減らしたいカスタマーサポート担当の方におすすめです。
- 「スキル」とは：
- AIワーカーが処理を行うための手順書です。詳しい設定方法は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
- 「使用ツール」とは：
- AIワーカーが処理を行う際に使用するツールです。自社で普段使っているツールをAIに指示するだけで、データの取得先や出力先を自由に組み替えることができます。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はワークフローの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。
メール受信をトリガーとしたAIワーカーの設定方法は、以下の動画をご参照ください。
権限申請の処理
社内システムのアカウント発行や権限申請をGmailで受け付けている場合、一つひとつルールと照合して各ツールを更新していくのは手間がかかりますよね。
AIワーカーなら申請者の所属や役職、既存の権限状況を自動で読み取り、社内ルールと照合した上で承認の可否や確認すべき内容を判定してくれます。
担当者の承認が得られた場合のみツールの更新を行うため、不正利用を防いで適切に権限を管理することができます。
①（AIワーカー）申請メールの受信をトリガーに起動
▼SmartHRの従業員情報
▼AIワーカーに読み込ませたルール（Googleドキュメント）
申請内容によって対応が分岐！
例として、対象部署以外の社員がSalesforceのアカウント発行を申請するケースをご紹介します。
▼申請メールを受信
別のパターンとして、対象の雇用形態以外の社員がfreee人事労務のアカウント発行を申請するケースも見てみましょう。
▼申請メールを受信
アカウント発行担当
チャットで入力された氏名や所属部署などの情報と社内の権限マトリクスを照合し、複数のSaaSアカウント発行・設定を一括で実行するAIワーカーです。手作業による設定漏れや権限ミスを防ぎながら対応工数を削減できるので、複数ツールへのアカウント設定に手間を感じている情報システム担当者や管理部門の方におすすめです。
試してみる
■概要氏名や所属部署に合わせて、必要なSaaSアカウントの作成や権限設定を行うAIワーカーです。確認が必要な操作は、担当者に確認してから進めます。
■AIワーカーの設定方法チャットで指示を出すだけで自社の運用に合わせて自動で設定・アップデートされていきます。まずは、AIワーカーが処理を正しく実行できるよう「スキル」と「使用ツール」をカスタマイズしましょう。- 「スキル」とは：
- AIワーカーが処理を行うための手順書です。詳しい設定方法は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
- 「使用ツール」とは：
- AIワーカーが処理を行う際に使用するツールです。自社で普段使っているツールをAIに指示するだけで、データの取得先や出力先を自由に組み替えることができます。
AIワーカーの基本設定については「【AIワーカー】基本的な設定方法」 でもご確認いただけます。
■注意事項- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はワークフローの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。
チャットで入力された氏名や所属部署などの情報と社内の権限マトリクスを照合し、複数のSaaSアカウント発行・設定を一括で実行するAIワーカーです。手作業による設定漏れや権限ミスを防ぎながら対応工数を削減できるので、複数ツールへのアカウント設定に手間を感じている情報システム担当者や管理部門の方におすすめです。
- 「スキル」とは：
- AIワーカーが処理を行うための手順書です。詳しい設定方法は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
- 「使用ツール」とは：
- AIワーカーが処理を行う際に使用するツールです。自社で普段使っているツールをAIに指示するだけで、データの取得先や出力先を自由に組み替えることができます。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はワークフローの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。
権限申請に関する業務を効率化するAIワーカーの設定方法は、
複雑な分岐設定は不要｜AIエージェントが自社ルールから自動でアカウント発行
をご参照ください。
予約変更の例外対応
予約変更やキャンセルの依頼を受けた際、空き状況や社内規定、例外対応などを個別に判断しなければならず、処理に時間を取られていませんか？
AIエージェントを使えばカレンダーの空き状況だけでなく、キャンセル規定や例外ルールを照合して対応方針を自動で判定できます。
担当者の判断や顧客の同意が必要な場合は確認を挟むことで、例外対応の負担を軽減しながら、柔軟かつ適切に予約を管理できるようになります。
①（AIワーカー）予約変更やキャンセル依頼メールの受信をトリガーに起動
通常条件で処理できる場合は、変更内容や手数料を含む候補を作成してくれます。
▼AIワーカーに読み込ませたルール（Googleドキュメント）
規定外のケースは、担当者に確認依頼が届く！
規定通りのキャンセル料を適用するケースもAIワーカーを使うことで対応を効率化することが可能です。
▼キャンセル依頼メールを受信
▼キャンセル依頼メールを受信
予約管理コンシェルジュ
予約対応の空き確認から確定・変更・キャンセル・代替案提案・通知作成まで一括して処理する予約管理コンシェルジュのAIワーカーです。手作業による対応漏れやダブルブッキングを防ぎ、自社のルールに沿った均一な予約対応を実現できるので、予約業務の効率化や品質の安定化を図りたい店舗・施設担当の方におすすめです。
試してみる
■概要予約対応では、空き状況の確認から予約の確定・変更・キャンセルまで多くのステップがあり、対応漏れやダブルブッキングといったミスが起きやすい場面でもあります。この予約管理コンシェルジュは、予約希望の内容と空き状況データを照合し、予約の可否を判断したうえで確定・変更・キャンセルなどの各処理を行います。空きがない場合は代替案の提案も行い、処理結果に応じた通知メッセージやカレンダー更新データの作成まで対応するので、予約まわりの業務をまとめて任せることができます。
■このAIワーカーをおすすめする方- 予約の受付から確定・変更・キャンセルまでを手作業で管理しており、対応漏れやダブルブッキングに悩んでいる方
- 予約状況の確認や通知メッセージの作成に時間がかかり、本来の業務に集中できていない店舗・施設担当の方
- キャンセルポリシーなど自社のルールに沿った予約対応を、担当者によるばらつきなく統一して行いたい方
■AIワーカーの設定方法チャットで指示を出すだけで自社の運用に合わせて自動で設定・アップデートされていきます。まずは、AIワーカーが処理を正しく実行できるよう「スキル」と「使用ツール」をカスタマイズしましょう。- 「スキル」とは：
- AIワーカーが処理を行うための手順書です。詳しい設定方法は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
- 「使用ツール」とは：
- AIワーカーが処理を行う際に使用するツールです。自社で普段使っているツールをAIに指示するだけで、データの取得先や出力先を自由に組み替えることができます。
AIワーカーの基本設定については「【AIワーカー】基本的な設定方法」 でもご確認いただけます。
■注意事項- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はワークフローの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。
予約対応の空き確認から確定・変更・キャンセル・代替案提案・通知作成まで一括して処理する予約管理コンシェルジュのAIワーカーです。手作業による対応漏れやダブルブッキングを防ぎ、自社のルールに沿った均一な予約対応を実現できるので、予約業務の効率化や品質の安定化を図りたい店舗・施設担当の方におすすめです。
- 予約の受付から確定・変更・キャンセルまでを手作業で管理しており、対応漏れやダブルブッキングに悩んでいる方
- 予約状況の確認や通知メッセージの作成に時間がかかり、本来の業務に集中できていない店舗・施設担当の方
- キャンセルポリシーなど自社のルールに沿った予約対応を、担当者によるばらつきなく統一して行いたい方
- 「スキル」とは：
- AIワーカーが処理を行うための手順書です。詳しい設定方法は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
- 「使用ツール」とは：
- AIワーカーが処理を行う際に使用するツールです。自社で普段使っているツールをAIに指示するだけで、データの取得先や出力先を自由に組み替えることができます。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はワークフローの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。
Gmail×AIワーカーで、日々の業務を効率化！
Gmailに搭載されている標準のAI機能は、メールの要約や返信案の作成など、メールの内容を整理する作業に役立ちます。
一方、メールを起点に注文情報を照合したり、申請者の権限を確認したり、承認後に外部システムを更新したりといった業務では、別途アプリ連携やフロー構築が必要です。
こうしたメールの確認から後続処理までを簡単に自動化できるのが、YoomのAIエージェントです。
Yoomなら、プログラミングの知識がなくてもAIワーカーを作成でき、Gemini・OpenAI・Claude・DeepSeekなどのAIモデルを選択できます。
また、750種類以上のサービスと連携し、AIワーカーの判断結果を外部アプリに連携したり、担当者に確認を依頼したり、対応履歴をデータベースに記録したりといった処理に繋げることが可能です。
定型的な処理はAIに任せ、担当者が最終確認だけ行う体制を構築して、日々のメール業務の負担を軽減してみませんか？
よくあるご質問
Q：Gmail標準のAI機能との違いは何ですか？
A：
Gmail標準のAI機能は、メールの要約や返信案作成など、Gmail内の情報整理が中心です。
Yoomでは、メールを起点に複数のアプリを確認し、AIの判断結果に応じた通知・承認・登録・更新までを業務フローとして設計できます。
Q：AIワーカーはメールを受信したら自動で処理できますか？
A：
Gmailなどのアプリイベントをトリガーに処理を開始できます。
実際に利用できるトリガーやアクションは、連携するサービスによって異なります。
詳細は連携アプリ一覧をご参照ください。
Q：どのような業務から導入するとよいですか？
A：
返品・返金、権限申請、予約変更のように、メールの内容だけでなく複数の情報源や社内ルールを確認し、判断後に登録・通知・更新が必要な業務から検討すると効果を出しやすくなります。
Q：AIワーカーだけで返金や権限付与を確定できますか？
A：
技術的には可能です。ただし返金や権限付与などの慎重な判断が必要な業務では、AIワーカーの判定後に承認依頼を組み込み、担当者の承認を得てから外部システムを更新する運用がおすすめです。
Q：顧客の同意が必要な予約変更にも対応できますか？
A：
予約候補や手数料などの条件をメールで顧客へ提示し、同意を確認した後に予約管理システムを更新するフローを設計できます。
Q：AIワーカーとフローボットはどのように使い分けますか？
A：
フローボットとは、普段使っている複数のアプリをパズルのように繋ぎ合わせて、一連の業務の流れ（ワークフロー）を自動化できる仕組みのことです。
用途や要望に応じて、以下のように使い分けるのがおすすめです。
- 大枠をAIに任せたいなら「AIワーカー」：「今週の問い合わせ内容を要約してレポートにして」といった、状況に応じた判断が必要な業務に適しています。指示を出すだけでAIが土台を作ってくれます。
- 決まった手順を確実に実行したいなら「フローボット」：「フォームから問い合わせが届いたら、担当者にSlackで通知する」「毎朝、スプレッドシートのデータを確認して、条件に合うものを担当者へメールで知らせる」といった、実行する手順が明確な業務に適しています。
- 効率と確実性を両立したいなら「ハイブリッド構成」：AIワーカーの柔軟な判断と、フローボットの決められた処理を組み合わせることも可能です。例えば、AIワーカーで問い合わせ内容を要約・分類し、その結果をもとにフローボットで担当者への通知やデータ登録を自動化するといった使い方ができます。
Q：Claude CodeとAIワーカーの違いは何ですか？
A：
Claude Codeは、主にエンジニアが使うことを想定した、コードを書いてAIに様々な作業を依頼するツールです。
例えばプログラムの作成や修正・ファイル操作など、コードを使った開発作業をAIに任せたい場合に活用できます。
一方、YoomのAIワーカーはコードを書かなくても、普段使っているアプリを組み合わせて業務を自動化できることが特徴です。
また、AIワーカーは「日本語対応」や「国産SaaSとの豊富な連携」にも強みがあります。
普段使っているSlackやNotion、Google スプレッドシートなどのアプリとパズルのように繋ぎ合わせることができるため、非エンジニアの方でも直感的に使いこなせます。
Q：AIワーカーを利用する際の注意点はありますか？
A：
AIワーカーを効果的に利用するために、以下の点にご注意ください。
- AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についても、事前にマイアプリ連携が必要です。設定方法については【AIワーカー】基本的な設定方法をご参照ください。
- 同時実行数、作成可能なワーカー数、利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- 利用可能なアプリやオペレーションは、通常のフローボットの制限と同様です。
- スキルを詳細に設定することで、適切な処理を実行しやすくなります。詳細は【AIワーカー】スキルの作成方法をご参照ください。
- AIワーカーはテスト実行でも本番実行と同じようにタスクを消費します。詳細は【AIワーカー】タスク実行数の計算方法をご参照ください。
- AIワーカー内で大容量データの取得やループ処理を行うと、タスクを大きく消費する可能性があるのでご注意ください。
- 「カスタムコネクト」では、AIワーカーの判断によって意図しないデータの削除や更新が実行されてしまう可能性があります。予期しないデータ操作を防ぐため、スキル内にデータの削除・更新を禁止する旨を明記し、事前に挙動を確認してから運用を開始してください。
- チームメイト機能を使用するテンプレートでは、予め「チームメイト」を設定するようにしてください。設定したチームメイトに対し、AIワーカーが自ら判断して承認・確認の依頼を送ってくれます。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
