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Gmailで受信したメールにファイルが添付されていたら、メールを開いてGoogle Driveにファイルを保存して、必要であれば手動でリネームして…と、意外と手間がかかりませんか？
特に、多くのファイルが送信されてくる場合は何度も繰り返す必要があり、総作業時間はそれなりになるかも…。となれば、GmailとGoogle Driveを連携して、少しでも業務フローを簡単にしてみましょう！
GmailとGoogle Driveの2つを連携することで、Gmailに添付されているファイルをAIが判断し、内容に沿った名前にリネームしてからGoogle Driveに保存可能となります。
手間が省けることで今までよりも作業がしやすい環境が整うかもしれません。業務効率を高め時間を有効活用するためにも、自動化の導入にチャレンジしましょう！
[Yoomとは]
まず、特定のキーワードが含まれているメールをGmailで受信したらGmailのAPIを活用して添付ファイルを取得します。
次に、メールの内容をAIが読み取り、「会社名、月、請求書」と言った、ファイルの名前にしたい指定した文字列を抽出してデータ化することが可能です。
最後にGoogle DriveのAPIを活用して抽出した文字列と添付ファイルを取得し、抽出した文字列でリネームしてからフォルダにアップロードされます。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に導入できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
Gmailのアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.アカウント選択
連携するアカウントを選択します。
確認して了承したら次へを押します。
4.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
Google Driveのアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.アカウント選択
連携するアカウントを選択します。
確認して了承したら次へを押します。
4.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Gmailで受信したファイル名をリネームして、Google Driveに格納する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
「ファイル添付のメールを受信したら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了済みのため、次へを押しましょう！
4.トリガーの指定
トリガーの起動間隔を設定します。
画像のように、プルダウンから起動間隔を設定できます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.キーワードの設定
どのようなキーワードが含まれている件名のメールを検知するか指定します。
今回は検索演算子のORを活用し、領収書と請求書の2つをキーワードとして定めました。
6.テストの実行
ここまで設定ができたら、テスト用の領収書や請求書ファイルを添付し、Gmailに送信しておきましょう。その後、テストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら保存を押しましょう。
続けて、分岐の設定を行います！
1.分岐
矢印のアイコンの「コマンドオペレーション」をクリックします。
※「分岐」は有料プラン対応のアクションです。有料プランは2週間のトライアルが可能です。
2.確認する
テンプレートを活用しているため、設定は完了しています。画像と同じ状態になっているか確認しましょう。この設定をすることにより、添付ファイルがある場合のみ次のアクションが稼働するようになります。
確認を終えたら保存を押しましょう！
続けて、テキストを抽出する設定を行います。
1.テキストを抽出する
AIのアイコンの「テキストを抽出する」をクリックします。
次へを押してください。
※AIのアクションは有料プラン限定となります。有料プランは2週間のトライアルが可能です。
2.必須項目の設定
こちらに関してもテンプレートを活用しているため設定は完了しています。
対象のテキスト内にある{{本文}}は、Gmailに送信された添付ファイル付きメールの本文が置換されている状態です。
つまり、メールの本文から抽出したい文字列をピックアップします。
なお、本文から抽出したい具体的な文字列は赤枠部分で設定可能です。
3.テストの実行
赤枠のテストボタンをクリックしてください。
青く「テスト成功」と表示がされたら完了です。保存を押しましょう。
1.アプリと連携する
Google Driveのアイコンの「ファイルをアップロードする」を選択してください。
次へを押します。
2.必須項目の設定
ファイルをアップロードするフォルダを指定します。ボックスをクリックしてください。
作成済みのフォルダが一覧表示されます。リネームしたファイルを格納したいフォルダをクリックで選択しましょう。
ファイル名は先ほど抽出した文字列を指定しましょう。ボックスをクリックしてください。
赤枠を選択します。
抽出した文字が表示されます。ファイル名にしたいものをクリックで挿入しましょう！
挿入できると画像のようになります。文字を付け加えることも可能です。
なお、ファイルはプルダウンからテスト送信したものを選択しましょう。
3.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう！
4.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Gmailで受信したファイル名をリネームして、Google Driveに格納する
Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。
今回は「指定したワードが件名に挿入されていたら」という条件をつけて起動するフローを作成しました。
しかし、「特にワードを定めず、ラベル別けした送付先から添付ファイル付きのメールを受信したら、とりあえず名前を付けて自動でアップロードしたい…」という場合もありますよね。
もちろん、Yoomはそのようなニーズにもお応えできます！
こちらは特定のラベルのメールを受信したら起動するフローです。
ラベル別けした送付先からメールを受信したら、添付ファイルがある場合のみ起動し、それ以降は同じように内容を読み取り添付ファイルに相応しいリネームが行われます。
「送付されてくるファイルの量が多すぎるからファイルの内容に沿った名前で自動保存したい！」
「領収書、請求書など定期的に送付される書類を自動で保存してほしい！」
このフローを活用すれば、このようなお悩みを解決できるかもしれません。
今回はGmailで受信する場合のテンプレートを紹介しましたが、Yoomは他のメールツールとの連携も可能なため、Outlookに変更した場合のフローも少しだけ紹介しましょう！
まずは以下のテンプレートをコピーしてください。
先ほどと同様にマイアプリから連携を行います。
1.ログインする
Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.検索する
Outlookのアイコンをクリックします。
3.連携完了
すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。
テンプレートをコピーしたらメインで紹介したテンプレートの「分岐」移行の設定方法は同じとなります。
そのため、はじめのOutlookのトリガーの設定方法のみを紹介します！
1.アプリトリガーを選択
「ファイル添付のメールを受信したら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了済みのため、次へを押しましょう。
2.トリガーの指定
トリガーの起動間隔を設定します。
画像のように、プルダウンから起動間隔を設定できます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.フォルダの指定
次に、フォルダIDを指定します。
ボックスをクリックすることでフォルダが一覧表示されるため、選択して設定しましょう。
4.テストの実行
事前にテスト用のメールにファイルを添付し送信しておきましょう。
その後テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたら保存を押しましょう。
続けて、添付ファイルの情報を取得する設定を行います。
1.アプリと連携する
「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.内容の確認
テンプレートを使用しているため設定は完了しています。画像と同じ状態になっているか確認をしましょう！
画面と同じになっていたらテストボタンを押し、テスト成功と表示されたら保存をクリックしてください。
続けて、メールの添付ファイルをダウンロードする設定を行います！
1.アプリと連携する
「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.内容の確認
この設定に関しても、先ほどと同じように完了しています。画像と同じ状態になっているか確認をしましょう。
画面と同じになっていたらテストボタンを押し、テスト成功と表示されたら保存をクリックしてください。
これ以降の設定はメインのテンプレートど同様となります！
最後に、Google Driveに格納されたファイルを生成AIが解析した上でリネームするテンプレートを紹介します！
まずは以下のテンプレートをコピーしてください。
先ほどと同様にマイアプリから連携を行います。
1.検索する
ChatGPTを検索します。
2.必須項目の入力
必須項目を入力します。詳しくはChatGPTのマイアプリ登録方法のページにアクセスしてご確認ください。
2.追加する
入力ができたら右下の追加ボタンをクリックしてください。
上記の表示が出たら連携完了です。
1.アプリトリガー
Google Driveのアイコンの「ファイルが格納されたら」を選択してください。次へをクリックしましょう！
2.起動間隔の設定
トリガーの起動間隔を設定します。
画像のように、プルダウンから起動間隔を設定できます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
その後テストを押して成功したら次へ進みます。
3.テキストを生成
ChatGPTのアイコンの「テキストを生成」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.内容の確認
テンプレートを使用しているため設定は完了しています。画像と同じ状態になっているか確認をしましょう。
また、メッセージ内容（プロンプト）は任意で変更可能です。ポイントなどを付け加えたりなど、ニーズに沿った設定をしてください。
5.モデルを決める
画面を下へスクロールすると、モデルを設定する箇所があります。
ChatGPTのどのモデルへ質問をするのか決めましょう。プルダウンから選択可能です。
6.テストと保存
ここまで設定できたらテストボタンを押します。テスト成功と表示されたら保存をクリックしてください。
7.リネームする
Google Driveのアイコンの「ファイル名を更新する」を選択してください。次へをクリックしましょう！
8.内容の確認
こちらに関しても設定は完了しています。
確認をして問題が無ければテストボタンを押し、成功したらフローをONにしましょう！
他にも、GmailやGoogle Driveを使った自動化の例をいくつか紹介します。
1.Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
Gmail宛に送信された添付ファイルをとりあえずGoogle Driveに自動保存できるテンプレートです。今回の紹介したフローのような詳細設定を行う必要がない場合にご活用ください。
2.Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付する
ファイルが作成されたことを素早く把握できるかもしれません。タスクごとにファイルを新規作成しているのであれば、作業がスムーズに行えるはずです。
3.Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのファイルをGmailに添付して送付する
指定したファイルをGmailに添付して自動送付可能です。ファイルをアップロードするだけで送信できるため、作業の手間が削減でき、スピーディーなデータ共有が実現できるかもしれません。
Google Driveは個人での使用はもちろん、ファイル共有がスムーズに行えるため、チームで使用するクラウドストレージとして欠かせないツールと言えるでしょう。
そのため、今回のような自動リネームが実現できる方法を導入すれば把握し易いファイル名で保存されやすくなり、メンバーからどんなに多くのファイルが送信されてきてもフォルダ内を綺麗に保てる可能性が高まりますね！
また、そもそもファイルが自動で保存されることで、送付されたファイルの取りこぼしも最小限にできるはずです。
Yoomは今回所以外した以外にも、多くのアプリとの連携が可能です。普段活用しているアプリ同士を組み合わせることができれば、業務効率の向上にも繋がりますよね！ぜひこの機会Yoomを試してみませんか？
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