議事録作成は、多くのビジネスパーソンにとって避けては通れない、しかし非常に手のかかる業務です。特に、5名から20名規模のチームを抱えるセールス担当者やプロジェクトマネージャーにとって、連日の会議後に待っている議事録作成の山は、本来注力すべきコア業務の時間を奪う要因となっています。
そこで本記事では、ChatGPTを活用して議事録作成を効率化する方法を解説します。単なるツールの紹介にとどまらず、実際に業務フローに組み込んだ場合の手順やメリット・デメリットを徹底的に検証します。ゴールは、あなたの議事録作成工数を「45分から5分」に短縮し、チーム全体の生産性を底上げすることです。
✍️前提情報ChatGPTについて
本記事の想定読者
- 定例会議が多く、議事録作成の負担により本来の業務時間が圧迫されているセールスやPMの方
- 議事録の品質が担当者によってバラつき、タスクの抜け漏れが発生して困っているチームリーダーの方
ChatGPTとは
ChatGPTは、米国OpenAI社が開発した高度な自然言語処理モデルを用いたAIチャットサービスです。インターネット上の膨大なテキストデータを学習しており、人間と会話しているかのような自然な対話が可能です。
主な特徴
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テキスト処理能力：文章の要約、翻訳、校正、コード生成など、テキストベースの作業において圧倒的なパフォーマンスを発揮します。
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マルチモーダル：最新モデルではテキストだけでなく、画像や音声、ビデオ情報の処理も強化されています（ただし、議事録作成における音声の直接アップロードには制限があるため、通常はテキストデータを介します）。
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多様なプラン：無料版から、より高速で高機能なPlus、チーム管理が可能なTeam、最高レベルのセキュリティを備えたEnterpriseなど、用途に合わせたプランが用意されています。
議事録作成における強みと弱み
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強み：テキストデータさえあれば、要約、要点抽出、フォーマット整形を一瞬で行います。口語体を文語体に直す作業も得意とし、属人化しやすい議事録の品質を一定に保つことができます。
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弱み：ChatGPT自体には録音機能や、音声ファイルを直接アップロードして文字起こしをする機能（標準チャットUI上）は限定的です。そのため、別途文字起こしツールでテキスト化するか、APIを活用する必要があります。
また、ハルシネーション（事実と異なる情報の生成）のリスクがあるため、最終的な人の目によるチェックは必須です。
🤔ChatGPTを実際に使ってみた！
今回は、約7,000字の文字起こしテキスト（PDF）を読み込ませ、要約とタスク抽出の精度をテストします。
検証条件
今回の検証では、以下2つのモデルを使用して比較を行いました。
- 検証①：無料版
- 検証②：ChatGPT 5.1 Thinking（有料版）
検証内容とポイント一覧
- 長文処理の安定性（途中で処理が止まる、要約が破綻するなど）
- 会議の本筋とは関係のない「えーと」「あの」といったフィラーや、雑談を排除できるか
- タスク抽出の漏れの有無、ハルシネーションの有無
検証方法
それぞれのモデルに対し、全く同じ手順とプロンプトで指示を出しました。
検証①無料版
アカウントにログインし、モデルを「ChatGPT（日常の作業に快適）」に設定します。
以下のプロンプトを入力しました。
検証②ChatGPT 5.1 Thinking
アカウントにログインし、モデルを「5.1 Thinking」に設定します。
検証①と同様、以下のプロンプトを入力しました。
✅検証結果
検証①無料版の検証結果
無料版では有料版と比べてタスク抽出の精度が高い結果となりました。
「佐藤：木曜まで：検索候補の微調整」や「鈴木：LPに『競合にはない検索ログ可視化』を追記」など、誰が何をすべきかが明確です。ノイズや雑談も排除されており、議論の結論をしっかりと捉えている点も評価できます。
しかし、今回の無料版における高精度なタスク抽出は、常に再現できる保証があるわけではありません。無料版はモデルが固定されておらず、GPT-4o相当の高性能モデルが一時的に適用されるケースがある一方、別のタイミングでは軽量モデルに切り替わる可能性もあります。
そのため、無料版で詳細なタスクが抽出できたのは、モデル割り当てやサーバー状況がたまたま好条件だった可能性が高いと考えられます。
つまり、無料版の精度が毎回同じ水準で発揮されるとは限らず、タスク抽出の正確性を安定的に求める場合には再現性に課題が残る点は理解しておく必要があります。
一方で、以下の課題が見られました。
- 検証①と同様、期限が「木曜まで」「明日」といった相対表現のままであり、後から見返した際にいつを指すのか不明確になります。
- 「β成功基準を設定」とありましたが、「継続率70%以上、週3回以上の検索、問い合わせ数1日5件以内」という具体的な数値目標が抜け落ちています。
- 「FindFlowはデータ分析ツールではない」というLP上のリスク回避に関する文脈が言及されていませんでした。
検証②ChatGPT 5.1 Thinking の検証結果
有料版も無料版と同様、「えーと」「あの」といったフィラーや、会議中に挟まれた雑談がきれいに削除されており、指定したフォーマット通りに「要点」「要約」「タスクリスト」に整形された点が評価できます。
しかし、肝心の内容に関しては、以下の課題が残りました
- ロードマップの優先順位決定（検索エンジン学習データ拡張が最優先であること）や、検索バーのplaceholderの最終表現が「情報を検索(キーワードを入力)」に決まったことなど、具体的な結論が抜け落ちている。
- タスクリストには、無料版で抽出された「LPに競合との差別化ポイントを追記」といった詳細なアクションが含まれていませんでした。
🖊️検証結果まとめ
一連の検証から、ChatGPTを用いることでフィラーや雑談を排除し、論点を構造化する基本性能は達成できることがわかりました。
しかし、業務利用において最も重要なのは「いつ、誰が使っても同じ品質の議事録が出力されるか」という再現性と安定性です。
今回の検証では、無料版で緻密なタスク抽出が行われましたが、これはモデル割り当ての状況がたまたま好条件であった可能性があり、同じ精度が常に期待できるわけではありません。
無料版は、混雑時や処理負荷に応じてモデルが変動するため、長文処理やタスク抽出の品質が安定しない点が最大のリスクです。
一方、有料版では処理が止まることなく、長文でも安定して指定フォーマットを出力できます。ただし、抽出された情報に細かな抜け漏れが生じる場合があるため、プロンプトの最適化と人による最終チェックは欠かせません。
結論として、議事録作成の工数を安定的に削減したいPM・セールス・チームリーダーにとっては、モデルが固定され、処理が安定する有料プランの利用が「ビジネス上の保険」として最も合理的といえます。
出典：https://help.openai.com/en/articles/7864572-what-is-the-chatgpt-model-selector?utm_source=chatgpt.com
💡Yoomでできること
複数のツールを組み合わせて業務を自動化できるYoom。YoomとChatGPTを組み合わせることで、様々な業務を自動化できます！業務自動化テンプレートから簡単に業務を自動化。ぜひチェックしてみてくださいね！
Notionで作成した議事録をChatGPTで整理・要約して更新する
試してみる
■概要
Notionで作成した議事録を、別途ChatGPTに貼り付けて要約し、再度Notionに転記する作業に手間を感じていませんか。手作業によるコピー＆ペーストは時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Notionのページ上から直接ChatGPTを起動し、議事録の要約や整理を自動で行い、その結果を元のページに反映させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで作成した議事録をChatGPTで要約する作業を手作業で行っている方
- 会議後の議事録整理や共有にかかる時間を短縮し、効率化したいと考えている方
- NotionとAIを連携させ、情報管理のワークフローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionページから直接ChatGPTを起動して自動で更新するため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- ChatGPTへの指示を定型化することで、担当者による要約の質のばらつきを防ぎ、議事録整理の業務を標準化し属人化の解消に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionのクローム拡張機能トリガー機能を選択し、「レコードの詳細ページから起動」を設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーが起動したページの情報を取得します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得した情報をもとに議事録の要約や整理を行います。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、生成されたテキストで元のページを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのクローム拡張機能トリガーの設定では、ワークフローを起動したいページのURLサンプルを設定してください。
- Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションでは、対象となるデータベースのIDを指定してください。
- ChatGPTの「テキストを生成」アクションでは、「要約してください」や「箇条書きでまとめてください」など、目的に応じた指示（プロンプト）を任意で設定してください。
- Notionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションでは、対象データベースのIDを指定し、ChatGPTが生成したテキストをどのプロパティに反映させるかなどを設定してください。
■注意事項
Google スプレッドシートで作成した議事録をChatGPTで整理・要約して更新する
試してみる
■概要
会議の議事録を作成した後、内容の整理や要約に手間を感じていませんか。
後から見返しやすいように手作業でまとめるのは時間がかかる作業であり、担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すると、Google スプレッドシートに議事録の内容を追加するだけで、ChatGPTが自動で要点を整理・要約し、該当の行を更新します。
議事録管理の工数を削減し、情報共有を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで議事録を管理しており、手作業での要約に時間を要している方
- ChatGPTを活用して、定型的なテキスト整理や要約作業の効率化を図りたいと考えている方
- チーム内の議事録共有を円滑にし、情報共有のスピードを向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 議事録の追加をトリガーにChatGPTによる要約と更新が自動で行われるため、手作業での整理・要約作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業による転記や要約時の抜け漏れ、記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、議事録の品質を一定に保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」というアクションを設定して、議事録を管理しているシートを対象に設定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「要約する」アクションを設定し、トリガーで取得した議事録の内容を要約するように指示します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約で元の行を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「要約する」では、トリガーで取得した議事録のテキストを変数としてプロンプトに埋め込むことができます。
- 「レコードを更新する」では、ChatGPTの出力結果をどの列に反映させるかなどを任意で設定可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携させる必要があります。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
データベースに追加した議事録をChatGPTで要約してSlackに通知
試してみる
■概要
データベースに追加された議事録を、ChatGPTを使用してその内容を要約し、指定のSlackチャンネルに通知します。
■設定方法
1. YoomとChatGPT、Slackを連携してください。（マイアプリ連携）
2. データベースのトリガーを「レコードを選択して起動」とし、対象のデータベースやテーブルを設定してください。
3. ChatGPTのオペレーションで、連携アカウントや要約の設定を行ってください。
4. Slackの「チャンネルにメッセージを送る」オペレーションで、連携アカウントや通知先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行ってください。
■注意事項
・ChatGPT、Slackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・要約の方法やSlack通知の内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
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