「AIツールは便利そうだが、設定が難しそうで手が出せない」
生成AIを業務で当たり前に利用するようになったことで、業務に取り入れようと考える方も増えました。
そこで本記事では、ITの専門知識がない方でも迷わず利用を開始できるよう、Microsoft Copilotの基本的な始め方から業務での利用方法、そして実際に検証して実力をご紹介します。
この記事を読むことで、納得感を持ってMicrosoft Copilotの利用を始められるので、ぜひ最後まで読んでみてください。
✍️そもそもMicrosoft Copilotとは
本記事の想定読者 この記事は、以下のような方におすすめです。
生成AIを活用してチームの業務効率化を図りたいが、具体的な導入方法を知りたい方 議事録作成やデータ入力などの定型業務に追われ、本来の業務に集中できていない方 Microsoft Copilotの無料版と有料版の違いや、具体的な活用シーンを知りたい方
Microsoft Copilotを始める前に知っておきたいポイント Microsoft Copilotは、Microsoft社が提供する生成AIアシスタントで、OpenAI社が開発したChatGPTのモデルをベースにしています。
最大の特徴は、EdgeブラウザやMicrosoft 365アプリ（Word、Excel、Teamsなど）に統合されており、ブラウザやアプリ画面で利用できることです。
⭐YoomとMicrosoft製品を連携し、業務を自動化できます！ 👉Yoomとは？ノーコードで業務自動化につながる！
ハイパーオートメーションツール「Yoom」とExcelやWord、TeamsなどのMicrosoft製品を連携することで、様々な業務を自動化できます。たとえばTeamsの投稿をもとに複数のデータを取得したり、Excelでの管理をOutlookで通知するなどといった複数ツールとの連携が可能です！気になる方はぜひチェックしてみてくださいね👀
毎日Microsoft Excelで期日の近いタスクを取得し、Outlookで通知する
試してみる
■概要
Microsoft Excelでのタスク管理において、期日の見落としや関係者へのリマインドメールの送信に手間を感じていませんか。手作業での確認やメール作成は、抜け漏れのリスクも伴います。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Excelでタスク管理を行い、手作業でのリマインドメール送信を効率化したい方 期日管理の抜け漏れを防ぎ、重要なタスクを確実に実行したいプロジェクトリーダーの方 Outlookを活用した定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
毎日決まった時間に自動でタスクを確認しメール送信するため、リマインド業務にかかる時間を短縮できます 手作業による確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の確実性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで毎日実行するよう設定します オペレーションの計算処理で、リマインド対象とする期日（例：3日後の日付など）を算出します 次に、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションで、算出した期日と一致するタスク情報をシートから取得します 取得したタスク情報を基に、AI機能の「テキスト生成」アクションで、送信するメールの本文を自動で作成します 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、生成した本文を使って指定のアドレスにリマインドメールを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）を任意のメールアドレスに設定できます メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションでMicrosoft Excelから取得したタスク名や期日などの情報を変数として埋め込み、内容を動的に変更することが可能です ■注意事項
Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Teamsの投稿をもとに、Microsoft Excelから特定データを取得して通知する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでの問い合わせ対応時、都度Microsoft Excelを開いて情報を探し、返信するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。手作業での確認は時間がかかるだけでなく、見間違いやコピー＆ペーストのミスも起こりがちです。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、自動でMicrosoft Excelから関連データを取得し、返信することができます。こうしたMicrosoft Excelのautomationを実現することで、問い合わせ対応業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft TeamsとMicrosoft Excelで、問い合わせ対応をされている方 手作業でのデータ検索や返信に時間がかかり、非効率だと感じているご担当者様 Microsoft Excelのautomationを導入し、定型的な業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへの投稿に自動で返信されるため、これまで手作業での確認や返信に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ検索や転記による、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能を設定し、トリガーで受け取ったメッセージからMicrosoft Excelでの検索に必要な情報を抽出します。 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで、先ほど抽出した情報をもとに該当データを取得します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルに投稿されたメッセージに返信する」アクションを設定し、取得したデータを返信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、監視対象としたいチャネルを任意で指定してください。 AIによるテキスト抽出では、Microsoft Teamsの投稿からMicrosoft Excelの検索条件となる情報を任意で指定して抽出できます。 Microsoft Excelのアクション設定では、連携したいファイルやシートを任意で指定し、抽出した値をもとに取得する情報を設定します。 Microsoft Teamsへの返信メッセージは、本文に固定のテキストを入れたり、前段のオペレーションで取得した値を埋め込むなどのカスタムが可能です。 ■注意事項
Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して 」をご参照ください。
💻Microsoft Copilotで結局何ができる？できること4選 Microsoft Copilotを導入しても、使いこなせなければ宝の持ち腐れになってしまいます。
そこで、具体的にどのような業務で活躍するのか、主なシーンを4つ紹介します。
1. リサーチ業務の効率化 リサーチ業務を強力にサポートしてくれます。ウェブページ上で1クリックで要約を作成したり、エージェント機能を利用して本格的なリサーチレポートを作成 したりできます。
2. データ分析 データが記載された画像やPDFファイルを添付して分析するだけでなく、Excel内で直接データを分析 することもできます。
3. 資料作成のドラフト作成 WordやPowerPointなど、Microsoft 365アプリを使って資料を作成する際にも役立ちます。提供したデータをもとに自動的にドキュメントやスライドを生成 する機能が便利です。
4. 画像生成 記事や動画のサムネイル画像をはじめ、スライドで使う解説イラストなど を自動生成できます。
Microsoft Copilotを利用することで、こうした業務をスムーズに行えるだけでなく、空いた時間をよりクリエイティブな作業にあてることができます。
✅Microsoft Copilotの使い方を解説！ ここでは、Microsoft Copilotを実際に業務で活用するための具体的な手順を解説します。
ブラウザでチャット画面を開いて使う方法は、ChatGPTやGeminiのような主要な生成AIと同じなので割愛し、ここではブラウザとMicrosoft 365アプリでの利用方法を紹介します。
使用した条件 Edgeブラウザ：Microsoft 365 無料アカウント Microsoft 365アプリ：Microsoft 365 Business Basic
使い方の手順 ブラウザとMicrosoft 365アプリでの使い方を、それぞれ解説します。
ブラウザ ここでは、ウェブページでの使い方を解説します。
1.任意のページでMicrosoft Copilotを起動
Edgeブラウザで任意のページを開き、右上の「チャット」からMicrosoft Copilotを起動できます。
2.プロンプトを入力して送信
チャットが開いたら、任意のプロンプトを入力して送信します。
3.結果が生成
以下は、コンテキストメニューから要約を行った結果です。
