毎日Microsoft Excelで期日の近いタスクを取得し、Outlookで通知する

■概要

Microsoft Excelでのタスク管理において、期日の見落としや関係者へのリマインドメールの送信に手間を感じていませんか。手作業での確認やメール作成は、抜け漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にMicrosoft Excelの情報を自動で取得し、期日の近いタスクに関するリマインドメールをOutlookから自動で送信することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Excelでタスク管理を行い、手作業でのリマインドメール送信を効率化したい方
• 期日管理の抜け漏れを防ぎ、重要なタスクを確実に実行したいプロジェクトリーダーの方
• Outlookを活用した定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎日決まった時間に自動でタスクを確認しメール送信するため、リマインド業務にかかる時間を短縮できます
• 手作業による確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の確実性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します
2. トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで毎日実行するよう設定します
3. オペレーションの計算処理で、リマインド対象とする期日（例：3日後の日付など）を算出します
4. 次に、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションで、算出した期日と一致するタスク情報をシートから取得します
5. 取得したタスク情報を基に、AI機能の「テキスト生成」アクションで、送信するメールの本文を自動で作成します
6. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、生成した本文を使って指定のアドレスにリマインドメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）を任意のメールアドレスに設定できます
• メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションでMicrosoft Excelから取得したタスク名や期日などの情報を変数として埋め込み、内容を動的に変更することが可能です

■注意事項

• Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。