■概要
Microsoft Teamsでの問い合わせ対応時、都度Microsoft Excelを開いて情報を探し、返信するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。手作業での確認は時間がかかるだけでなく、見間違いやコピー＆ペーストのミスも起こりがちです。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、自動でMicrosoft Excelから関連データを取得し、返信することができます。こうしたMicrosoft Excelのautomationを実現することで、問い合わせ対応業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとMicrosoft Excelで、問い合わせ対応をされている方
- 手作業でのデータ検索や返信に時間がかかり、非効率だと感じているご担当者様
- Microsoft Excelのautomationを導入し、定型的な業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿に自動で返信されるため、これまで手作業での確認や返信に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ検索や転記による、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、トリガーで受け取ったメッセージからMicrosoft Excelでの検索に必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで、先ほど抽出した情報をもとに該当データを取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルに投稿されたメッセージに返信する」アクションを設定し、取得したデータを返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、監視対象としたいチャネルを任意で指定してください。
- AIによるテキスト抽出では、Microsoft Teamsの投稿からMicrosoft Excelの検索条件となる情報を任意で指定して抽出できます。
- Microsoft Excelのアクション設定では、連携したいファイルやシートを任意で指定し、抽出した値をもとに取得する情報を設定します。
- Microsoft Teamsへの返信メッセージは、本文に固定のテキストを入れたり、前段のオペレーションで取得した値を埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
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