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「kintoneの案件管理アプリで、複数のレコードのステータスを『対応中』から『完了』に一括で変更したい…」
「毎月、定期的に大量のレコードのステータスを更新する作業に時間がかかりすぎている…」
このように、kintoneのステータス更新を手作業で行うことに、手間や限界を感じていませんか？
もし、特定のタイミングでGoogle スプレッドシートなどのリスト情報を基に、kintone上の複数のレコードステータスを一括で自動更新できる仕組みがあれば、面倒な手作業から解放され、ヒューマンエラーの心配なく、より重要な業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひ導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneのステータスを一括で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートの情報を基にkintoneのステータスを一括更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得して、kintoneのステータスを一括で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：kintoneとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
下記の基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
まずは、こちらのナビで紹介しているGoogle スプレッドシートを参考にしてマイアプリ連携をしましょう。
kintoneのマイアプリ連携
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「スケジュールトリガー」を設定していきましょう。
今回は以下のように、「曜日設定」で平日毎朝9時にフローボットを起動する設定にしました。
ここは適宜変更して問題ありません。
設定したら「完了」ボタンを押してください。
ステップ4：Google スプレッドシートからレコードを取得する設定
次にGoogle スプレッドシートからレコードを取得していきます。
「複数のレコードを取得する」をクリックしてください。
この後のテスト操作で、Google スプレッドシートにレコードが登録されている必要があります。
入力する内容は架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです。
今回は、下記のようなGoogle スプレッドシートを作成しました。
Google スプレッドシートの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
まずは、連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
「次へ」を押して進みましょう。
「スプレッドシートID」、「スプレッドシートのタブ名」は連携が行えていれば候補に表示されますので、そちらから選択してください。
テーブル範囲は、対象としたいセル範囲を英数字で入力してください。
設定が済みましたら「次へ」をクリックして進みます。
画面が切り替わったら、取得したいレコードの条件を設定しましょう。
今回は以下画像のように入力しました。
このように設定することで、Google スプレッドシートから締結日が昨日のレコードに限定し、かつステータスが「承認」となっているもののみを取得できます。
ここまで設定したらテストボタンをクリックしてください。
成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは下記をご覧ください。
入力が終わったら、忘れずに「完了」ボタンを押してください。
ステップ5：同じ処理を繰り返す設定
複数のファイルを順番に処理するために、繰り返し設定を行います。
「同じ処理を繰り返す」をクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。
フリープラン・ミニプランだと、設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。
トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひ試してみましょう！
「繰り返し対象の取得した値」が以下のようになっているか確認しましょう。
ここで設定した値を繰り返し取得することができます。
必要に応じてページ最下部の「＋取得した値を追加」で該当項目を追加してくださいね。
確認ができましたら、「完了」ボタンをクリックしてください。
ステップ6：kintoneのステータス更新設定
最後に、kintoneのステータスを更新する設定を行います。
下記赤枠をクリックしてください。
この後のテスト操作のため、まだkintoneで対象のレコードを作成していない場合はこのタイミングで作成しましょう。
今回は、kintoneで下記のようなレコードを作成しました。
なお、Google スプレッドシートで取得したレコード番号と一致するレコードが更新対象となります。
対象のレコード番号が存在しない場合、エラーが発生するためご注意ください。
kintoneの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
まずは、アクションとアカウント情報は先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
画面が切り替わったら、それぞれの項目を入力します。
設定が完了したら、「テスト」を実行しましょう。
成功すると下記のような画面が表示されるはずです。
