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「kintoneの案件管理アプリで、複数のレコードのステータスを『対応中』から『完了』に一括で変更したい…」
「毎月、定期的に大量のレコードのステータスを更新する作業に時間がかかりすぎている…」
このように、kintoneのステータス更新を手作業で行うことに、手間や限界を感じていませんか？
もし、特定のタイミングでGoogle スプレッドシートなどのリスト情報を基に、kintone上の複数のレコードステータスを一括で自動更新できる仕組みがあれば、面倒な手作業から解放され、ヒューマンエラーの心配なく、より重要な業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひ導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneのステータスを一括で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
kintoneで管理している案件やタスクのステータス更新を手作業で行い、手間や時間を要していることはないでしょうか。
特に、定期的に複数のレコードを更新する場合、作業が煩雑になりがちで、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、指定した日時にkintoneのステータスを一括で自動更新できるため、こうした定型業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
Google スプレッドシートの情報を基にkintoneのステータスを一括更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得して、kintoneのステータスを一括で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
kintoneで管理している案件やタスクのステータス更新を手作業で行い、手間や時間を要していることはないでしょうか。
特に、定期的に複数のレコードを更新する場合、作業が煩雑になりがちで、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、指定した日時にkintoneのステータスを一括で自動更新できるため、こうした定型業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
ステップ1：kintoneとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
下記の基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
まずは、こちらのナビで紹介しているGoogle スプレッドシートを参考にしてマイアプリ連携をしましょう。
kintoneのマイアプリ連携
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
kintoneで管理している案件やタスクのステータス更新を手作業で行い、手間や時間を要していることはないでしょうか。
特に、定期的に複数のレコードを更新する場合、作業が煩雑になりがちで、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、指定した日時にkintoneのステータスを一括で自動更新できるため、こうした定型業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「スケジュールトリガー」を設定していきましょう。
今回は以下のように、「曜日設定」で平日毎朝9時にフローボットを起動する設定にしました。
ここは適宜変更して問題ありません。
設定したら「完了」ボタンを押してください。
ステップ4：Google スプレッドシートからレコードを取得する設定
次にGoogle スプレッドシートからレコードを取得していきます。
「複数のレコードを取得する」をクリックしてください。
この後のテスト操作で、Google スプレッドシートにレコードが登録されている必要があります。
入力する内容は架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです。
今回は、下記のようなGoogle スプレッドシートを作成しました。
Google スプレッドシートの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
まずは、連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
「次へ」を押して進みましょう。
「スプレッドシートID」、「スプレッドシートのタブ名」は連携が行えていれば候補に表示されますので、そちらから選択してください。
テーブル範囲は、対象としたいセル範囲を英数字で入力してください。
設定が済みましたら「次へ」をクリックして進みます。
画面が切り替わったら、取得したいレコードの条件を設定しましょう。
今回は以下画像のように入力しました。
このように設定することで、Google スプレッドシートから締結日が昨日のレコードに限定し、かつステータスが「承認」となっているもののみを取得できます。
ここまで設定したらテストボタンをクリックしてください。
成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは下記をご覧ください。
入力が終わったら、忘れずに「完了」ボタンを押してください。
ステップ5：同じ処理を繰り返す設定
複数のファイルを順番に処理するために、繰り返し設定を行います。
「同じ処理を繰り返す」をクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。
フリープラン・ミニプランだと、設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。
トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひ試してみましょう！
「繰り返し対象の取得した値」が以下のようになっているか確認しましょう。
ここで設定した値を繰り返し取得することができます。
必要に応じてページ最下部の「＋取得した値を追加」で該当項目を追加してくださいね。
確認ができましたら、「完了」ボタンをクリックしてください。
ステップ6：kintoneのステータス更新設定
最後に、kintoneのステータスを更新する設定を行います。
下記赤枠をクリックしてください。
この後のテスト操作のため、まだkintoneで対象のレコードを作成していない場合はこのタイミングで作成しましょう。
今回は、kintoneで下記のようなレコードを作成しました。
なお、Google スプレッドシートで取得したレコード番号と一致するレコードが更新対象となります。
対象のレコード番号が存在しない場合、エラーが発生するためご注意ください。
kintoneの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
まずは、アクションとアカウント情報は先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
画面が切り替わったら、それぞれの項目を入力します。
設定が完了したら、「テスト」を実行しましょう。
成功すると下記のような画面が表示されるはずです。
kintoneでステータスが「完了」になっているか確認してみましょう。
下記、赤枠の通り無事完了になっていればOKです。
最後にYoom画面に戻り、「完了」を押すのを忘れないでくださいね。
ステップ7：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
なお、今回はテスト操作のため1件分のみステータスが更新されましたが、トリガーをONにしてトリガーを起動すれば、繰り返し処理で複数のデータが更新されますよ。
データが登録・更新されたら、フォルダ自動作成、Webサイトへの自動投稿、チャットツールへの通知、CRMや会計システムへのデータ同期を行います。
また、メール、タスク管理、SFAなどの外部システムからの情報をデータベースに自動で集約することも可能。
データの入力負荷を軽減し、情報共有とプロセス実行の迅速化を支援します。
■概要
Outlookに新しいメッセージが届いたら、kintoneにメッセージの内容をレコードに追加するフローです。
kintoneとOutlookを連携することで、新規メッセージの内容が自動的にkintoneのレコードに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Outlook、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
◼️概要
kintoneにレコードが登録されたら、Slackに自動的に通知することができます。
Slackに通知される内容は、設定したフィールドの値や、レコードのURLなど、任意の情報を設定することができます。
◼️設定方法
1.kintoneとSlackを連携してください。
2.マイアプリ連携でkintoneの「レコードが登録されたら」というトリガーで取得できるWebhook URLをkintoneの該当アプリのWebhook送信先URLに設定してください。
3.Slackの「チャンネルにメッセージを送る」というオペレーションで、kintoneから取得した情報をもとに、通知するチャンネルやメッセージ内容を設定してください。
4.通知内容は、kintoneから取得した値を自由に利用することができます。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Slackの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、kintoneのデータベースにレコードを追加するフローです。
kintoneのデータベースに追加するレコード内容などは自由に設定することが可能です。
■注意事項
・Salesforce、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Trelloに新しくカードが作成されたら、自動的にkintoneのデータベースにレコードを追加するフローです。
Trelloに作成された内容をわざわざ確認しなくても、自動的にkintoneのデータベースにレコードが追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
kintoneのデータベースに追加する内容などは自由にカスタマイズすることができます。
■注意事項
・Trello、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneで管理している顧客情報や案件情報を、営業活動のためにZoho CRMへ手作業で転記していませんか。この二重入力の手間は、業務の非効率を招くだけでなく、入力ミスや情報の反映漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードを登録するだけで、Zoho CRMに取引先情報が自動で作成されるため、こうしたデータ入力に関する課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneで管理している製品情報やニュースなどを、手作業でWebサイトに投稿していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードを追加するだけで、自動でWordPressに新規投稿を作成できます。手作業による投稿の手間を省き、迅速で正確な情報発信を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
名刺データをYoomの入力フォームで送信すると、AIが自動で名刺情報を読み取りkintoneにレコード追加してChatworkに通知するフローです。
■注意事項
・kintone、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
kintoneで管理している案件やタスクのステータス更新時、関係者への連絡を都度手作業で行うことに手間を感じていませんか？
手動でのメール作成は時間がかかるだけでなく、連絡漏れや宛先間違いなどのミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用することで、kintoneのステータス更新をトリガーとしたOutlookでのメール送信が自動化され、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneとfreee会計で取引先情報をそれぞれ管理しており、情報の更新作業を手間に感じていませんか？手作業での二重入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、kintoneでレコードが更新されたら、その内容をトリガーにfreee会計の口座情報を自動で更新する仕組みを構築でき、データ管理の非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まとめ
kintoneのステータス一括更新を自動化することで、これまで手作業で一つひとつ更新していた膨大な作業時間を削減し、更新漏れや設定ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は単純な繰り返し作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：ステータス以外の項目も同時に更新できますか？
A：
はい、可能です。
例えば、最後のアクション下にある「＋」を押しkintoneの「レコードを更新する」アクションを追加することで、ステータス以外の項目も更新できます。
データベース操作の詳細設定で、下記のように設定することでステータスを更新したレコードと同じレコードを更新することが可能です。
Q：更新対象がない場合、フローはどうなりますか？
A：
対象がなければ、フローの途中でエラーとなります。
また、通知設定をしておけばチャットツールなどに自動通知されるため、エラー通知を受け取りたい方は、下記リンクをご確認ください。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：レコード番号以外で更新対象を特定できますか？
A：
はい、可能です。
例えば、Google スプレッドシートとkintoneで共通の「顧客コード」や「案件ID」などで紐付けたい場合も、それぞれのアプリに対象項目が設定されていればOKです。
運用内容に合わせて、お好きにカスタマイズしてみてくださいね。
