「kintoneの案件管理アプリで、複数のレコードのステータスを『対応中』から『完了』に一括で変更したい…」
「毎月、定期的に大量のレコードのステータスを更新する作業に時間がかかりすぎている…」
このように、kintoneのステータス更新を手作業で行うことに、手間や限界を感じていませんか？
もし、特定のタイミングでGoogle スプレッドシートなどのリスト情報を基に、kintone上の複数のレコードステータスを一括で自動更新できる仕組みがあれば、面倒な手作業から解放され、ヒューマンエラーの心配なく、より重要な業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひ導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneのステータスを一括で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得して、kintoneのステータスを一括更新する
試してみる
■概要
kintoneで管理している案件やタスクのステータス更新を手作業で行い、手間や時間を要していることはないでしょうか。
特に、定期的に複数のレコードを更新する場合、作業が煩雑になりがちで、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、指定した日時にkintoneのステータスを一括で自動更新できるため、こうした定型業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのステータスを一括更新する定期的な作業に手間を感じている方
- Google スプレッドシートで管理している情報をもとに、kintoneの情報を更新したい方
- 手作業によるデータ更新での入力漏れやミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に処理が自動実行されるため、これまで手作業で行っていたkintoneのステータス一括更新にかかる時間を削減できます
- 手作業によるステータスの変更漏れや設定間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、更新対象の情報が記載されたシートを指定します
- 次に、ループ機能を設定し、取得したレコード情報をもとに、1件ずつ処理を繰り返すようにします
- 最後に、ループ処理の中でkintoneの「レコードのステータスを更新」アクションを設定し、取得した情報をもとにステータスを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動したい日時（毎時、毎日、毎週、毎月など）を任意で設定してください
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、情報を取得したいスプレッドシートのIDやシート名を任意で設定してください
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得したレコード情報のうち、繰り返し処理の対象としたい値を設定してください
- kintoneのオペレーションでは、更新対象のアプリIDを設定し、どのレコードのステータスを、スプレッドシートから取得したどの情報で更新するかを任意に設定してください
■ 注意事項
- Google スプレッドシートとkintoneのそれぞれをYoomと連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートの情報を基にkintoneのステータスを一括更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得して、kintoneのステータスを一括で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- kintoneとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールトリガーの設定、処理繰り返し設定、各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得して、kintoneのステータスを一括更新する
試してみる
■概要
kintoneで管理している案件やタスクのステータス更新を手作業で行い、手間や時間を要していることはないでしょうか。
特に、定期的に複数のレコードを更新する場合、作業が煩雑になりがちで、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、指定した日時にkintoneのステータスを一括で自動更新できるため、こうした定型業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのステータスを一括更新する定期的な作業に手間を感じている方
- Google スプレッドシートで管理している情報をもとに、kintoneの情報を更新したい方
- 手作業によるデータ更新での入力漏れやミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に処理が自動実行されるため、これまで手作業で行っていたkintoneのステータス一括更新にかかる時間を削減できます
- 手作業によるステータスの変更漏れや設定間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、更新対象の情報が記載されたシートを指定します
- 次に、ループ機能を設定し、取得したレコード情報をもとに、1件ずつ処理を繰り返すようにします
- 最後に、ループ処理の中でkintoneの「レコードのステータスを更新」アクションを設定し、取得した情報をもとにステータスを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動したい日時（毎時、毎日、毎週、毎月など）を任意で設定してください
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、情報を取得したいスプレッドシートのIDやシート名を任意で設定してください
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得したレコード情報のうち、繰り返し処理の対象としたい値を設定してください
- kintoneのオペレーションでは、更新対象のアプリIDを設定し、どのレコードのステータスを、スプレッドシートから取得したどの情報で更新するかを任意に設定してください
■ 注意事項
- Google スプレッドシートとkintoneのそれぞれをYoomと連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：kintoneとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
下記の基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
まずは、こちらのナビで紹介しているGoogle スプレッドシートを参考にしてマイアプリ連携をしましょう。
kintoneのマイアプリ連携
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得して、kintoneのステータスを一括更新する
試してみる
■概要
kintoneで管理している案件やタスクのステータス更新を手作業で行い、手間や時間を要していることはないでしょうか。
特に、定期的に複数のレコードを更新する場合、作業が煩雑になりがちで、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、指定した日時にkintoneのステータスを一括で自動更新できるため、こうした定型業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのステータスを一括更新する定期的な作業に手間を感じている方
- Google スプレッドシートで管理している情報をもとに、kintoneの情報を更新したい方
- 手作業によるデータ更新での入力漏れやミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に処理が自動実行されるため、これまで手作業で行っていたkintoneのステータス一括更新にかかる時間を削減できます
- 手作業によるステータスの変更漏れや設定間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、更新対象の情報が記載されたシートを指定します
- 次に、ループ機能を設定し、取得したレコード情報をもとに、1件ずつ処理を繰り返すようにします
- 最後に、ループ処理の中でkintoneの「レコードのステータスを更新」アクションを設定し、取得した情報をもとにステータスを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動したい日時（毎時、毎日、毎週、毎月など）を任意で設定してください
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、情報を取得したいスプレッドシートのIDやシート名を任意で設定してください
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得したレコード情報のうち、繰り返し処理の対象としたい値を設定してください
- kintoneのオペレーションでは、更新対象のアプリIDを設定し、どのレコードのステータスを、スプレッドシートから取得したどの情報で更新するかを任意に設定してください
■ 注意事項
- Google スプレッドシートとkintoneのそれぞれをYoomと連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「スケジュールトリガー」を設定していきましょう。
今回は以下のように、「曜日設定」で平日毎朝9時にフローボットを起動する設定にしました。
ここは適宜変更して問題ありません。
設定したら「完了」ボタンを押してください。
ステップ4：Google スプレッドシートからレコードを取得する設定
次にGoogle スプレッドシートからレコードを取得していきます。
「複数のレコードを取得する」をクリックしてください。
この後のテスト操作で、Google スプレッドシートにレコードが登録されている必要があります。
入力する内容は架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです。
今回は、下記のようなGoogle スプレッドシートを作成しました。
Google スプレッドシートの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
まずは、連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
「次へ」を押して進みましょう。
「スプレッドシートID」、「スプレッドシートのタブ名」は連携が行えていれば候補に表示されますので、そちらから選択してください。
テーブル範囲は、対象としたいセル範囲を英数字で入力してください。
設定が済みましたら「次へ」をクリックして進みます。
画面が切り替わったら、取得したいレコードの条件を設定しましょう。
今回は以下画像のように入力しました。
このように設定することで、Google スプレッドシートから締結日が昨日のレコードに限定し、かつステータスが「承認」となっているもののみを取得できます。
ここまで設定したらテストボタンをクリックしてください。
成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは下記をご覧ください。
入力が終わったら、忘れずに「完了」ボタンを押してください。
ステップ5：同じ処理を繰り返す設定
複数のファイルを順番に処理するために、繰り返し設定を行います。
「同じ処理を繰り返す」をクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。
フリープラン・ミニプランだと、設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。
トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひ試してみましょう！
「繰り返し対象の取得した値」が以下のようになっているか確認しましょう。
ここで設定した値を繰り返し取得することができます。
必要に応じてページ最下部の「＋取得した値を追加」で該当項目を追加してくださいね。
確認ができましたら、「完了」ボタンをクリックしてください。
ステップ6：kintoneのステータス更新設定
最後に、kintoneのステータスを更新する設定を行います。
下記赤枠をクリックしてください。
この後のテスト操作のため、まだkintoneで対象のレコードを作成していない場合はこのタイミングで作成しましょう。
今回は、kintoneで下記のようなレコードを作成しました。
なお、Google スプレッドシートで取得したレコード番号と一致するレコードが更新対象となります。
対象のレコード番号が存在しない場合、エラーが発生するためご注意ください。
kintoneの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
まずは、アクションとアカウント情報は先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
画面が切り替わったら、それぞれの項目を入力します。
- サブドメイン名：入力欄下の注釈を参考にして入力しましょう。
- アプリID：こちらも同じように注釈を確認して入力してください。
- 更新するレコードのID：デフォルトで下記の通り入力されているので、そのままでOKです。
もし削除してしまった場合は、下記のように取得した値から「レコード番号」を設定してください。
- アクション名：今回は「完了」アクションとしたいため、下記のように入力しました。
kintoneのアクション名に合わせて設定してください。
設定が完了したら、「テスト」を実行しましょう。
成功すると下記のような画面が表示されるはずです。
kintoneでステータスが「完了」になっているか確認してみましょう。
下記、赤枠の通り無事完了になっていればOKです。
最後にYoom画面に戻り、「完了」を押すのを忘れないでくださいね。
ステップ7：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
なお、今回はテスト操作のため1件分のみステータスが更新されましたが、トリガーをONにしてトリガーを起動すれば、繰り返し処理で複数のデータが更新されますよ。
kintoneを使った自動化例
データが登録・更新されたら、フォルダ自動作成、Webサイトへの自動投稿、チャットツールへの通知、CRMや会計システムへのデータ同期を行います。
また、メール、タスク管理、SFAなどの外部システムからの情報をデータベースに自動で集約することも可能。
データの入力負荷を軽減し、情報共有とプロセス実行の迅速化を支援します。
kintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成
試してみる
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで顧客管理を行い、Dropboxでのファイル管理を手作業で行っている方
- 手作業でのフォルダ作成による、命名ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
- kintoneとDropboxを連携させ、データとファイルの管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、手作業でのフォルダ作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、レコード情報と異なる名称で作成してしまうといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を基にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを取得する」オペレーションでは、トリガーで連携されたレコードIDだけでなく、任意のレコードIDを固定値で指定することも可能です。
- Dropboxでフォルダを作成する際に、フォルダを作成するパス（場所）を任意に設定できます。また、フォルダ名には固定のテキストだけでなく、kintoneから取得した会社名や案件名などの情報を変数として設定し、動的に生成することが可能です。
■注意事項
- Dropbox、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneにレコードが追加されたら、WordPress.orgに新規投稿を作成する
試してみる
■概要
kintoneで管理している製品情報やニュースなどを、手作業でWebサイトに投稿していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードを追加するだけで、自動でWordPress.orgに新規投稿を作成できます。手作業による投稿の手間を省き、迅速で正確な情報発信を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneの情報をWordPress.orgで発信しており、手作業での投稿に手間を感じている方
- コンテンツの投稿作業における、コピー＆ペーストなどのミスをなくしたいと考えている方
- kintoneとWordPress.orgを連携し、情報発信のスピードと質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録を起点にWordPress.orgへの投稿が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのデータ転記が不要になるため、入力内容の間違いや投稿漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとWordPress.orgをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで取得したレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでWordPress.orgの「新規投稿を作成」アクションを設定し、取得したkintoneの情報を元に投稿を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- WordPress.orgで新規投稿を作成するアクションを設定する際に、投稿のタイトルや本文（コンテンツ）に、前のステップで取得したkintoneのレコード情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- kintoneとWordPress.orgのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneにレコードが登録されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
kintoneで管理している顧客情報や案件情報が更新された際に、Slackへの通知が漏れてしまったり、手作業での共有に手間を感じたりしていないでしょうか。 重要な情報の共有が遅れると、ビジネス機会の損失に繋がることもあります。 このワークフローを活用すれば、kintoneに新しいレコードが登録されると、その内容が自動でSlackに通知されるため、スムーズな情報共有を実現し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとSlackを連携させ、情報共有のスピードを向上させたいと考えている方
- 手作業によるkintoneの更新通知に時間がかかり、非効率を感じている業務担当者の方
- チーム内での情報伝達漏れを防ぎ、対応の迅速化を図りたいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードが登録されると自動でSlackに通知されるため、手作業で共有していた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- システムが自動で通知を行うので、手作業による通知漏れやコピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したレコード情報を指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、通知を検知したいアプリ（データベース）を任意で設定することが可能です。
- Slackにメッセージを送るオペレーションでは、通知先のチャンネルやメッセージ本文を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneでレコードが登録されたらZoho CRMに取引先を作成する
試してみる
■概要
kintoneで管理している顧客情報や案件情報を、営業活動のためにZoho CRMへ手作業で転記していませんか。この二重入力の手間は、業務の非効率を招くだけでなく、入力ミスや情報の反映漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードを登録するだけで、Zoho CRMに取引先情報が自動で作成されるため、こうしたデータ入力に関する課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとZoho CRMを併用し、顧客情報や案件情報を管理している方
- kintoneからZoho CRMへの手動でのデータ転記に手間を感じている営業担当者の方
- データ入力のミスをなくし、顧客情報の一元管理と運用の効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録がZoho CRMへ自動で反映されるため、これまで手作業での入力に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定して、対象のkintoneアプリと連携するためのWebhook URLを発行します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコード情報を取得する」アクションを設定し、トリガーで取得したレコードIDを元に詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「取引先を作成する」アクションを設定し、前段のオペレーションで取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定で、Webhookを設置する対象のアプリを任意に指定してください。
- Zoho CRMで取引先を作成する際、kintoneから取得したレコード情報（会社名や担当者名など）を、どの項目に反映させるかを変数として埋め込み、任意に設定してください。
■注意事項
- kintone、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneでレコードが更新されたら、freee会計の口座情報を更新する
試してみる
■概要
kintoneとfreee会計で取引先情報をそれぞれ管理しており、情報の更新作業を手間に感じていませんか？手作業での二重入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、kintoneでレコードが更新されたら、その内容をトリガーにfreee会計の口座情報を自動で更新する仕組みを構築でき、データ管理の非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとfreee会計を併用し、取引先情報の二重入力に手間を感じている方
- kintoneでレコードが更新されたら、freee会計の口座情報も手動で更新している方
- バックオフィス業務の自動化を進め、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのレコード情報が更新されると、自動でfreee会計の口座情報が更新されるため、手作業でのデータ転記にかかる時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を維持します
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとfreee会計をYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（Webhook起動）」アクションを設定します
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新されたレコード情報を取得します
- 最後に、オペレーションでfreee会計の「取引先の更新（口座情報）」アクションを設定し、取得した情報をもとに口座情報を更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- freee会計で取引先の口座情報を更新するアクションを設定する際に、更新対象となる事業所のIDを任意で設定してください
- kintoneから取得した情報のうち、どのデータをfreee会計のどの項目に反映させるかを設定画面でマッピングしてください。例えば、kintoneの「銀行名」フィールドをfreee会計の「銀行名」に紐づける、といった設定が可能です
■注意事項
- freee会計、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneでステータスが更新されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
kintoneで管理している案件やタスクのステータス更新時、関係者への連絡を都度手作業で行うことに手間を感じていませんか？
手動でのメール作成は時間がかかるだけでなく、連絡漏れや宛先間違いなどのミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用することで、kintoneのステータス更新をトリガーとしたOutlookでのメール送信が自動化され、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのステータス更新を、手作業でOutlookからメール通知している方
- kintoneを中心とした業務フローの自動化によって、連絡漏れなどのミスを防ぎたい方
- 案件やタスクの進捗共有を効率化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスが更新されると自動でメールが送信されるため、これまで手動での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 手作業による宛先間違いや本文の記載ミス、連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したレコード情報を基にメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのレコードを取得するアクションでは、トリガーで受け取ったレコードIDなどを変数として設定し、対象のレコード情報を取得するように設定してください
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文などを任意で設定できます。kintoneから取得した顧客名や案件情報などを変数としてメールの件名や本文に差し込むことで、より実用的な通知が可能です
■注意事項
- kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Trelloにカードが作成されたら、kintoneのデータベースにレコードを追加する
試してみる
■概要
Trelloに新しくカードが作成されたら、自動的にkintoneのデータベースにレコードを追加するフローです。
Trelloに作成された内容をわざわざ確認しなくても、自動的にkintoneのデータベースにレコードが追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
kintoneのデータベースに追加する内容などは自由にカスタマイズすることができます。
■注意事項
・Trello、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
Outlookにメッセージが届いたら、kintoneにレコードを追加する
試してみる
■概要
Outlookに新しいメッセージが届いたら、kintoneにメッセージの内容をレコードに追加するフローです。
kintoneとOutlookを連携することで、新規メッセージの内容が自動的にkintoneのレコードに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Outlook、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Salesforceの商談情報が登録されたらkintoneのデータベースにレコードを追加する
試してみる
■概要
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、kintoneのデータベースにレコードを追加するフローです。
kintoneのデータベースに追加するレコード内容などは自由に設定することが可能です。
■注意事項
・Salesforce、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
名刺データをOCRで読み取りkintoneにレコード追加してChatworkに通知する
試してみる
■概要
名刺データをYoomの入力フォームで送信すると、AIが自動で名刺情報を読み取りkintoneにレコード追加してChatworkに通知するフローです。
■注意事項
・kintone、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
kintoneのステータス一括更新を自動化することで、これまで手作業で一つひとつ更新していた膨大な作業時間を削減し、更新漏れや設定ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は単純な繰り返し作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：ステータス以外の項目も同時に更新できますか？
A：
はい、可能です。
例えば、最後のアクション下にある「＋」を押しkintoneの「レコードを更新する」アクションを追加することで、ステータス以外の項目も更新できます。
データベース操作の詳細設定で、下記のように設定することでステータスを更新したレコードと同じレコードを更新することが可能です。
Q：更新対象がない場合、フローはどうなりますか？
A：
対象がなければ、フローの途中でエラーとなります。
また、通知設定をしておけばチャットツールなどに自動通知されるため、エラー通知を受け取りたい方は、下記リンクをご確認ください。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：レコード番号以外で更新対象を特定できますか？
A：
はい、可能です。
例えば、Google スプレッドシートとkintoneで共通の「顧客コード」や「案件ID」などで紐付けたい場合も、それぞれのアプリに対象項目が設定されていればOKです。
運用内容に合わせて、お好きにカスタマイズしてみてくださいね。
