HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信する
試してみる
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信するフローです。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHubSpotに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信するなどのテンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてさっそくスタートしましょう！
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信する
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HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信するフローです。
「HubSpotとOutlook、両方使っているけど、データの行き来が手作業で面倒…」
「HubSpotで管理しているコンタクト情報と、Outlookでのメールのやり取りを紐付けて管理したいけど、手間がかかりすぎる…」
このように、日常的に利用するHubSpotとOutlookのデータ連携において、非効率な手作業や入力ミスに悩まされていませんか？
そこで活用したいのが、HubSpotとOutlook間で発生する定型的な作業を自動化する仕組み！これにより、日々の煩わしい業務から解放され、より戦略的な顧客対応や営業活動といったコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくても驚くほど簡単に設定できるので、ぜひこの機会に日々の業務を効率化させ、作業をもっと楽にしましょう！
HubSpotとOutlookを連携してできること
HubSpotとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた多くの定型業務を自動化し、業務効率を大幅に向上させることが可能になるでしょう。
具体的にどのような自動化が実現できるのか、Yoomに用意されているテンプレートの中からいくつかご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてくださいね！
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信する
HubSpotに登録されたコンタクト情報をもとに、自動でOutlookから定型メールを送信することができることで、リードへの迅速なアプローチを可能にし、効率的な営業活動をサポートします。
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信する
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HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信するフローです。
HubSpotでコンタクトが作成されたら、Outlookに自動で通知する
HubSpotで新規コンタクトが作成されると、その情報がタイムリーにOutlookに通知されるため、チーム内の情報共有が迅速化され、対応漏れのリスクを大幅に削減できるでしょう。
HubSpotでコンタクトが作成されたら、Outlookに自動で通知する
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■概要
「HubSpotでコンタクトが作成されたら、Outlookに自動で通知する」ワークフローは、営業やマーケティング担当者の業務効率を高める業務ワークフローです。HubSpotで新しいコンタクトが登録された際に、自動的にOutlookに通知が届くため、重要な情報を見逃すことなく迅速に対応できます。これにより、手動での確認作業を減らし、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを活用して顧客管理を行っている営業担当者の方
・新しいコンタクト情報を迅速に把握したいマーケティングチームの方
・HubSpotとOutlookを連携させて業務効率化を図りたいビジネスオーナーの方
・手動での通知作業に時間を取られている営業サポートスタッフの方
■注意事項
・HubSpot、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
HubSpotとOutlookの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にHubSpotとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでHubSpotとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- HubSpotとOutlookをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- Chrome拡張機能トリガー、Outlookのメール送信設定
- トリガーをONにしてフローの動作確認
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信する
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HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信するフローです。
ステップ1：HubSpotとOutlookをマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【HubSpotのマイアプリ登録】
検索窓にHubSpotと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in to your HubSpot account」をクリックしてください。
Yoomと連携するアカウントを選択したら連携完了です！
【Outlookのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓にOutlookと入力し、表示された候補からOutlookを選択します。
Yoomと連携するMicrosoftアカウント情報を入力すると、自動的にYoomとの連携が完了しますよ！
※Microsoft 365（旧称：Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合にはYoomとの連携が失敗する可能性があるので、ご注意ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際に、フローを作成していきます。
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用しましょう！以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信する
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HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信するフローです。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
ステップ3：Chrome拡張機能トリガーの設定
最初の設定です！
まずは、Chrome拡張機能を使って、HubSpotの画面上からワンクリックでフローを起動できるように設定を行います。
Chrome拡張機能によるトリガーを使えば、アプリページに戻らなくても簡単に操作できるので、よりスムーズに業務を進めることができそうですね！
コピーしたテンプレートの、「コンタクト詳細ページから起動」をクリックしてください。
※Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
今回はトリガーにChrome拡張機能を使用するので、あらかじめChrome拡張機能をこちらからインストールしておいてくださいね！
タイトルは自由に編集できるので、必要に応じて変更しましょう。
連携するアカウント情報は、フローで使用するアカウントであることを確認します。基本的には、ステップ1で入力した情報が反映されていますよ！
拡張機能から起動する際のアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、「起動ページのURLサンプル」欄に、フローボットを起動する起点となるページURLを設定します。
今回は、コンタクトページに新しくコンタクトが作成された際にフローボットを起動させたいので、HubSpotに登録されているコンタクトのうち、任意の1件の詳細ページURLをサンプルとして設定しました！
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストが成功するとHubSpotに登録されているコンタクト情報が、「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
ステップ4：Outlookのメール送信設定
続いて、ステップ3で取得したHubSpotのコンタクト情報を使って、Outlookからメールを送信する設定です。
「メールを送る」をクリックしてください。
タイトルは任意で編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するアカウントであるかを確認しましょう。
次に、メール送信の詳細設定です。
「To」にメール送信先のアドレスを設定しましょう。
例えば、社内共有用として活用する場合は、社内共有用のメールアドレスを設定します。
新規コンタクトへのフォローアップメールの自動送信として活用する場合は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから、下図のように「メールアドレス」を選択して設定してくださいね！
「CC」「BCC」を必要に応じて設定し、「件名」を活用する業務シーンに合わせて設定しましょう。
今回は新規コンタクトへのフォローアップメールに活用することを想定して、「【イベントのご案内】」と設定してみました！
「メッセージ」には、メールを送信する内容を設定していきます。
「お世話になっております。」など、定型的な文章は直接入力し、「会社名」や「氏名」など、HubSpotに登録されたコンタクト情報を引用したい部分はアウトプットを用いて設定しましょう！
設定が完了したら「次へ」をクリックし、設定したメールの内容を確認します。
内容に問題がなければ「テスト」をクリックして、動作チェックを行いましょう。
この際、実際に「To」に設定したメールアドレス宛にメールが送信されるため、テスト用のメールを送信しても差し支えのないメールアドレスに一旦変更しておいてくださいね！
「テスト成功」と表示されると、「To」に設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみてくださいね！
HubSpotのコンタクト情報が反映された状態で、設定したメッセージの通りにメールが届いていましたよ！
確認後はYoomの画面に戻って「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：トリガーをONにしてフローの動作確認
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が、「HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信する」フローの作成手順でした！
OutlookのデータをHubSpotに連携したい場合
今回はHubSpotからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからHubSpotへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する
Outlookで受信したメールの署名部分をAIが自動で解析・抽出し、HubSpotに新しいコンタクトとして登録することができます。
これにより、手作業での面倒なデータ入力から解放され、正確な顧客情報をスピーディに蓄積できるようになるでしょう。
Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する
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Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録するフローです。
Outlookのメール内容をもとにHubSpotにメモを追加する
Outlookで受信した顧客からの重要なメール内容をAIが自動で要約し、HubSpotの該当コンタクトにメモとして追加することも可能です。
やり取りの記録・共有が効率化され、顧客対応の質を向上を期待できます。
Outlookのメール内容をもとにHubSpotにメモを追加する
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■概要
「Outlookのメール内容をもとにHubSpotにメモを追加する」ワークフローは、Outlookで受信したメール情報を自動的にHubSpotに反映させる業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信するメールをHubSpotに手動で追加している営業担当者の方
・顧客とのコミュニケーションを効率的に管理したいマーケティングやカスタマーサポートの担当者の方
・OutlookとHubSpotの連携を強化し、業務を自動化したいIT担当者の方
・手動入力によるミスを減らし、正確なデータ管理を目指す方
■注意事項
・Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotやOutlookのAPIを使ったその他の自動化例
HubSpotとOutlookの連携だけでなく、チャットツールやデータベース、プロジェクト管理システム、労務管理クラウドなど多様なサービスとの組み合わせも可能です。
Yoomには連携例が数多く用意されているため、既存のワークフローに合ったものを探して新たな業務効率化を発見してみてください！
HubSpotを使った便利な自動化例
新たな顧客情報が登録された時にメール通知を送ったり、外部フォームやデータベースと柔軟に連携させることで入力作業の省力化を図れます。
また、営業管理システムやメールサービスとの双方向の連携によって、情報伝達や記録作成を自動化することも可能です。日常的な業務負担をぐっと減らせるでしょう。
Googleフォームの情報をもとにHubspotのコンタクトを作成する
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Googleフォームの情報をもとにHubspotのコンタクトを作成するフローです。
Hubspotのフォームから送信された情報をkintoneに格納する
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Hubspotのフォームから送信された情報をkintoneのデータベースに格納するフローです。
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信する
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HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信するフローです。
Salesforceにリードが作成されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
Salesforceにリードオブジェクトにレコードが登録されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。
Outlookを使った便利な自動化例
受信したメールをもとに必要な情報をデータベースに記録したり、チャットツールやタスク管理システムにスムーズにタスクを生成する自動化フローです。
オンラインストアの商品登録や各種フォームと連動したタスク管理も自動化できるため、手作業の手間が大幅に削減され、ミスの防止にもつながります。
Outlookの内容からTogglでTaskを作成する
試してみる
■概要
「Outlookの内容からTogglでTaskを作成する」ワークフローは、メールの情報を自動的にタスクとしてTogglに登録する業務ワークフローです。
このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメールの内容を自動的にTogglにTaskとして登録でき、効率的なタスク管理が可能になります。
これにより、業務のスピードアップとミスの防止に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に利用し、メールからのタスク管理に課題を感じているビジネスパーソン
・TogglのTaskを活用してプロジェクト管理を行っているが、手動でのタスク登録に時間を取られている方
・メール内容を効率的にタスク化し、業務フローを自動化したいと考えているチームリーダーやマネージャー
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信したメールをもとに、Notionでテンプレートページを作成する
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■概要
「Outlookで受信したメールをもとに、Notionでテンプレートページを作成する」ワークフローは、メール管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
Outlookで受信したメールの内容を使ってNotionに自動でテンプレートページを作成することで、情報の一元管理が可能になります。
Yoomを活用したAPI連携やAI機能により、手間なくスムーズにデータを移行・整理できるため、業務の効率化と情報の見やすさを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで多くのメールを管理しており、情報整理に時間を取られているビジネスパーソンの方
・Notionを利用して情報管理を行っており、Outlookとの連携を強化したい方
・手動でOutlookの情報をNotionに入力する作業を自動化し、業務効率を向上させたいチームリーダーや管理者の方
・Yoomを活用して業務ワークフローを最適化し、API連携やAI機能を活かしたスマートな情報管理を目指している企業の方
■注意事項
・Outlook、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookの受信内容をもとに数式を生成し、Google スプレッドシートで行を挿入する
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■概要
このワークフローでは、Outlookの受信内容をもとに数式を生成し、Google スプレッドシートで行を挿入することが可能です。これにより、データ管理の精度とスピードが向上します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookでのメール管理に時間を取られているビジネスパーソン
・Google シートでのデータ入力作業を自動化したい方
・数式を用いたデータ分析を効率化したいデータ管理担当者
・複数のアプリを連携させて業務をスマートに進めたいチームリーダー
・業務フローの自動化を検討している経営者やマネージャー
■注意事項
・Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookの投稿内容をもとに、BASEに商品を作成する
試してみる
■概要
「Outlookの投稿内容をもとに、BASEに商品を作成する」業務ワークフローは、Outlookに届いた案内メールから商品名や価格などを自動で抽出し、BASEのAPIとつないで商品登録までを一気に行います。BaseとOutlookの連携で入力ミスや手間を減らし、メール配信後のEC化をスムーズにサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで新商品情報を社内・顧客向けに配信し、そのたびにBASEへ手作業で登録しているショップ運営者
・BaseとOutlookの流れを確立して、メール配信とECサイト運営をより効率化したい方
・小規模で開発リソースを確保できず、業務ワークフロー自動化で作業負荷を減らしたい方
■注意事項
・BASE、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Typeformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する
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■概要
「Typeformの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する」フローは、Typeformで収集したデータを自動的にOutlookのタスクとして登録する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、フォーム入力からタスク管理までのプロセスをスムーズに連携させ、手動でのデータ入力や管理の手間を削減できます。
これにより、効率的な業務運営が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformで顧客アンケートやフィードバックを収集している方
・Outlookを使用してタスク管理を行っているビジネスプロフェッショナルの方
・データ入力の自動化を通じて業務効率を向上させたいチームリーダーの方
・フォームから直接タスクを生成し、管理業務をシンプルにしたいと考えている方
■注意事項
・Typeform、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
いかがでしたか？HubSpotとOutlookの連携を自動化することで、これまで日常的に発生していたアプリケーション間のデータ転記作業をなくし、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。これにより、担当者は常に最新の正確な情報に基づいて行動でき、顧客対応や営業活動など、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずですよ！
今回ご紹介したような業務自動化の実現は、ノーコードツールYoomを使うことで、プログラミングの知識がなくても、まるでブロックを組み合わせるように直感的な操作で簡単にできます。
「本当に設定は簡単なの？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
関連記事：【簡単設定】Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotに登録する方法
よくあるご質問
Q：連携に必要なMicrosoft 365のプランは何ですか？
A：Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Q：記事で紹介されたYoomの機能は無料で使い続けられますか？
Yoomには、無料で利用できるフリープランをはじめ、有料プランのミニプラン・チームプラン・サクセスプランがあります。
ご紹介したHubSpotとOutlookの連携は無料プランで利用できます。
ただし、無料プランでは毎月100タスクまでの利用に限られるため、ご紹介した連携では毎月50件のキャンペーン作成が上限です。
100件より多くのキャンペーンを作成する場合は、有料プランの利用がおすすめです。
Yoomのプランの詳細
Q：連携が失敗した時にエラーに気づけますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
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フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無数に広がります。自社の業務に合った最適なフローを、ぜひ構築してみてください。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に。業務効率の改善は小さな改善の積み重ねです。まずは本記事を参考に、HubSpotとOutlookの連携からぜひスタートしてみてくださいね！
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