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「HubSpotとOutlook、両方使っているけど、データの行き来が手作業で面倒…」
「HubSpotで管理しているコンタクト情報と、Outlookでのメールのやり取りを紐付けて管理したいけど、手間がかかりすぎる…」
このように、日常的に利用するHubSpotとOutlookのデータ連携において、非効率な手作業や入力ミスに悩まされていませんか？
そこで活用したいのが、<span class="mark-yellow">HubSpotとOutlook間で発生する定型的な作業を自動化する仕組み</span>！これにより、日々の煩わしい業務から解放され、より戦略的な顧客対応や営業活動といったコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくても驚くほど簡単に設定できるので、ぜひこの機会に日々の業務を効率化させ、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">HubSpotとOutlookを連携して様々な業務を自動する</span>テンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてさっそくスタートしましょう！
HubSpotとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた多くの定型業務を自動化し、業務効率を大幅に向上させることが可能になるでしょう。
具体的にどのような自動化が実現できるのか、Yoomに用意されているテンプレートの中からいくつかご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてくださいね！
HubSpotに登録されたコンタクト情報をもとに、自動でOutlookから定型メールを送信することができることで、<span class="mark-yellow">リードへの迅速なアプローチを可能にし、効率的な営業活動をサポートします。</span>
HubSpotで新規コンタクトが作成されると、その情報がタイムリーにOutlookに通知されるため、<span class="mark-yellow">チーム内の情報共有が迅速化され、対応漏れのリスクを大幅に削減</span>できるでしょう。
それでは、実際にHubSpotとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでHubSpotとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【HubSpotのマイアプリ登録】
検索窓にHubSpotと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in to your HubSpot account」をクリックしてください。
Yoomと連携するアカウントを選択したら連携完了です！
【Outlookのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓にOutlookと入力し、表示された候補からOutlookを選択します。
Yoomと連携するMicrosoftアカウント情報を入力すると、自動的にYoomとの連携が完了しますよ！
※Microsoft 365（旧称：Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合にはYoomとの連携が失敗する可能性があるので、ご注意ください。
ここから実際に、フローを作成していきます。
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用しましょう！以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Chrome拡張機能を使って、HubSpotの画面上からワンクリックでフローを起動できるように設定を行います。
Chrome拡張機能によるトリガーを使えば、アプリページに戻らなくても簡単に操作できるので、よりスムーズに業務を進めることができそうですね！
コピーしたテンプレートの、「コンタクト詳細ページから起動」をクリックしてください。
※Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
今回はトリガーにChrome拡張機能を使用するので、あらかじめChrome拡張機能をこちらからインストールしておいてくださいね！
タイトルは自由に編集できるので、必要に応じて変更しましょう。
連携するアカウント情報は、フローで使用するアカウントであることを確認します。基本的には、ステップ1で入力した情報が反映されていますよ！
拡張機能から起動する際のアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、「起動ページのURLサンプル」欄に、フローボットを起動する起点となるページURLを設定します。
今回は、コンタクトページに新しくコンタクトが作成された際にフローボットを起動させたいので、HubSpotに登録されているコンタクトのうち、任意の1件の詳細ページURLをサンプルとして設定しました！
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストが成功するとHubSpotに登録されているコンタクト情報が、「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、ステップ3で取得したHubSpotのコンタクト情報を使って、Outlookからメールを送信する設定です。
「メールを送る」をクリックしてください。
タイトルは任意で編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するアカウントであるかを確認しましょう。
次に、メール送信の詳細設定です。
「To」にメール送信先のアドレスを設定しましょう。
例えば、社内共有用として活用する場合は、社内共有用のメールアドレスを設定します。
新規コンタクトへのフォローアップメールの自動送信として活用する場合は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから、下図のように「メールアドレス」を選択して設定してくださいね！
「CC」「BCC」を必要に応じて設定し、「件名」を活用する業務シーンに合わせて設定しましょう。
今回は新規コンタクトへのフォローアップメールに活用することを想定して、「【イベントのご案内】」と設定してみました！
「メッセージ」には、メールを送信する内容を設定していきます。
「お世話になっております。」など、定型的な文章は直接入力し、「会社名」や「氏名」など、HubSpotに登録されたコンタクト情報を引用したい部分はアウトプットを用いて設定しましょう！
設定が完了したら「次へ」をクリックし、設定したメールの内容を確認します。
内容に問題がなければ「テスト」をクリックして、動作チェックを行いましょう。
この際、実際に「To」に設定したメールアドレス宛にメールが送信されるため、テスト用のメールを送信しても差し支えのないメールアドレスに一旦変更しておいてくださいね！
「テスト成功」と表示されると、「To」に設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみてくださいね！
HubSpotのコンタクト情報が反映された状態で、設定したメッセージの通りにメールが届いていましたよ！
確認後はYoomの画面に戻って「保存する」をクリックしましょう。
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が、「HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信する」フローの作成手順でした！
今回はHubSpotからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからHubSpotへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookで受信したメールの署名部分をAIが自動で解析・抽出し、HubSpotに新しいコンタクトとして登録することができます。
これにより、<span class="mark-yellow">手作業での面倒なデータ入力から解放され、正確な顧客情報をスピーディに蓄積</span>できるようになるでしょう。
Outlookで受信した顧客からの重要なメール内容をAIが自動で要約し、HubSpotの該当コンタクトにメモとして追加することも可能です。
<span class="mark-yellow">やり取りの記録・共有が効率化され、顧客対応の質を向上</span>を期待できます。
HubSpotとOutlookの連携だけでなく、チャットツールやデータベース、プロジェクト管理システム、労務管理クラウドなど多様なサービスとの組み合わせも可能です。
Yoomには連携例が数多く用意されているため、既存のワークフローに合ったものを探して新たな業務効率化を発見してみてください！
新たな顧客情報が登録された時にメール通知を送ったり、外部フォームやデータベースと柔軟に連携させることで入力作業の省力化を図れます。
また、営業管理システムやメールサービスとの双方向の連携によって、情報伝達や記録作成を自動化することも可能です。日常的な業務負担をぐっと減らせるでしょう。
受信したメールをもとに必要な情報をデータベースに記録したり、チャットツールやタスク管理システムにスムーズにタスクを生成する自動化フローです。
オンラインストアの商品登録や各種フォームと連動したタスク管理も自動化できるため、手作業の手間が大幅に削減され、ミスの防止にもつながります。
いかがでしたか？HubSpotとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで日常的に発生していたアプリケーション間のデータ転記作業をなくし、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。</span>これにより、担当者は常に最新の正確な情報に基づいて行動でき、顧客対応や営業活動など、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずですよ！
今回ご紹介したような業務自動化の実現は、ノーコードツールYoomを使うことで、プログラミングの知識がなくても、まるでブロックを組み合わせるように直感的な操作で簡単にできます。
「本当に設定は簡単なの？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無数に広がります。自社の業務に合った最適なフローを、ぜひ構築してみてください。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。業務効率の改善は小さな改善の積み重ねです。まずは本記事を参考に、HubSpotとOutlookの連携からぜひスタートしてみてくださいね！
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