HubSpotとDiscordを連携して、HubSpotで新しい取引が作成されたらDiscordのチャンネルにメッセージを通知する方法

・HubSpotとDiscordをマイアプリ連携

(1)まずはHubSpotをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からHubSpotを検索してください。

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HubSpotのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(2)アプリアイコンをクリックすると、上記のような画面に移動するので、アカウントをすでに持っている方は［HubSpotアカウントにサインイン］をクリックしましょう。
（アカウントを新規作成する必要がある方は［新しいHubSpotアカウントを作成する］を選択し、アカウントを作成してください）

(3)［HubSpotアカウントにサインイン］をクリックし、次画面でメールアドレス→パスワードを入力する画面に移行していきます。
パスワードの入力が完了した後に認証コードが届くので、認証を完了させましょう。

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(4)認証後、上記のような画面に移行するので、該当するアカウントを選択します。
赤枠で示しているように青丸でアカウントを選び、［アカウントを選択］をクリックしましょう。
まずは1つ目のHubSpotの接続が完了しました。

(5)次にDiscordのアプリ連携を行います。
HubSpotのマイアプリ登録と同様に、Discord(v2)を選択します。

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(6)「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
アクセストークンにはDiscord Developer Portalから取得したBotトークンを設定します。
Discordの設定方法はこちらの記事をご確認ください。

クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは2つです。

・HubSpotの起動設定

(1)まず、HubSpotのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】HubSpotで新しい取引が作成されたら、Discordに連携してチャンネルにメッセージを通知する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)1つ目のステップ「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。

(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を選択しましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

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(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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・チャンネルにメッセージを通知するDiscordの設定

(1)最後に、2つ目のアクション「テキストチャンネルにメッセージを送信」をクリックします。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面の「チャンネルID」の項目は、注釈に沿って情報を入力します。

(4)「メッセージ内容」には、通知したい内容を入力していきます。
以下の画像のように、前ステップから取得したアウトプットも引用可能です。

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通知の際、ユーザーをメンションするには、<@USER_ID>などの形式で設定する必要があります。
DiscordのユーザーIDを取得する方法は、こちらのページをご確認ください。

(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

HubSpotやDiscordを使ったその他の自動化例

他にもHubSpotやDiscordを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

HubSpotでフォームが送信されたらDiscordに通知する

HubSpotを使ってリード情報管理や顧客対応を行っている方におすすめのフローボットです。
自動通知によって転記が不要となるため、入力ミスや連絡漏れを防ぐことにつながります。

HubSpotでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してDiscordに通知する

お問い合わせ内容と回答案がセットで通知されるため、対応スピードの向上が期待できます。  
自動通知により、対応の遅れをなくせるかもしれません。

HubSpotのフォームで送信されたユーザー情報をSendGridのコンタクトリストに追加する

HubSpotのフォームで送信されたユーザー情報をSendGridのコンタクトリストに追加することで、メールマーケティングの効率化が図れます。
手動でのデータ入力作業が削減されるため、作業負担の軽減につながります。

HubSpotとDiscordの連携メリットと具体例

1.意思決定の迅速化を実現できる

取引の進捗状況を把握し、対応方針を素早く固めることで、その後の活動に良い影響を与えるケースは多々あります。
HubSpotとDiscordを連携することで、チームメンバーに新しい取引やその進捗を素早く共有でき、それにより後続対応の質を上げられる可能性があります。
例えば、これまでの運用では取引が追加された際、各メンバーはHubSpotに都度アクセスしてから取引先に関する情報を確認する必要があり、状況把握や営業戦略を決定するまで時間をかけていました。
自動化により、Discordのチャンネルに登録されているメンバー全員が取引先のデータを素早く確認しやすくなるので、このような時間を減らせるはずです。
もしも通知先のチャンネルにマネージャーが在籍していれば、対応の判断を仰ぎやすくなるので、チーム連携の強化と意思決定の迅速化にもつながるでしょう。

2.手作業で起こりがちなエラーを回避できる

HubSpotで作成された取引情報をもとにDiscordでメッセージが自動で通知されるため、従来の手作業で起こりがちな共有漏れや通知先の誤りをなくせるかもしれません。
例えば、取引先追加時に作業が立て込んで他チームへの共有を忘れてしまったり、別の取引先情報を転記してしまうようなトラブルを回避できる可能性があります。
この自動化の導入は、扱うデータの正確性向上にも寄与します。
スタッフは安心して業務を進められるようになるかもしれません。

3.作業負担を軽減する

HubSpotの取引先の情報を共有する際に、複数のツールを開いて作業を行っていませんか。
HubSpotとDiscordの連携で、一つのアプリの操作だけで作業を完結できるかもしれません。
例えば、新規の取引先情報を営業メンバーへ周知する際、Discordにアクセスすることなく、共有チャンネルに必要な取引先情報を送れるようになるはずです。
作業工程が減り、担当スタッフの作業負担の軽減にもつながります。

まとめ

今回紹介したHubSpotとDiscordのアプリ連携を日常業務に取り入れることで、新しい取引先を登録する際のチームメンバーへの情報共有がスムーズに進められるようになるはずです。
逐一Discordにアクセスしなくても、HubSpotの操作だけで特定のチャンネルに通知を送れるので、共有時の作業行程を削減できるかもしれません。
この連携は、チーム間の素早い意思決定と連携強化を後押しします。
ノーコードで簡単に設定できるため、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。