HubSpotとJira Softwareを連携してHubSpotフォームで回答された内容でJira Softwareに課題を自動作成する方法

HubSpotとJira Softwareの連携フローの作り方

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

・HubSpotとJira Softwareをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・HubSpotのトリガー設定とJira Softwareの設定
・トリガーをONにし、実際の起動を確認

それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。

・HubSpotとJira Softwareをマイアプリ連携

(1)まずはHubSpotをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からHubSpotを検索してください。

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HubSpotのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(2)アプリアイコンをクリックすると、上記のような画面に移動するので、アカウントをすでに持っている方は［HubSpotアカウントにサインイン］をクリックしましょう。
（アカウントを新規作成する必要がある方は［新しいHubSpotアカウントを作成する］を選択し、アカウントを作成してください）

(3)［HubSpotアカウントにサインイン］をクリックし、次画面でメールアドレス→パスワードを入力する画面に移行していきます。
パスワードの入力が完了した後に認証コードが届くので、認証を完了させましょう。

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(4)認証後、上記のような画面に移行するので、該当するアカウントを選択します。
赤枠で示しているように青丸でアカウントを選び、［アカウントを選択］をクリックしましょう。
まずは1つ目のHubSpotの接続が完了しました。

(5)次はJira Softwareを接続しましょう。
HubSpotの新規接続と同じようにJira Softwareのアプリを検索します。

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(6)「アカウント名」と「メールアドレス」、「APIトークン」を入力後に「追加」をクリックします。
Jira Softwareのマイアプリ登録方法については、こちらのページも確認してください。

クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」のボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは2つです。

・HubSpotのトリガー設定

(1)まず、HubSpotのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】HubSpotで回答された内容を用いてJira Softwareに課題を作成する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)まずはトリガーとなる「フォームが送信されたら」をクリックします。

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(3)連携するHubspotのアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

(4)次画面で「トリガーの起動間隔」と「フォームID」を入力していきましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

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(5)「フォームID」は、以下の画像のように『候補』から情報を引用できます。

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(6)情報入力後［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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・Jira Softwareの設定

(1)最後に、2つ目のアクション「課題を追加」をクリックしましょう。

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(2)連携したいJira Softwareのアカウント情報を追加し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面の「サブドメイン」や「プロジェクトキー」などの項目では、注釈に沿い、情報を入力していきます。
入力した内容から情報を取得し、『候補』から参照できるので、こちらも活用しましょう。

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以下の画面のように、項目によっては前ステップで取得したアウトプットも活用できます。

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(4)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

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Jira Softwareを使ったその他の自動化例

他にもJira Softwareを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Jira Softwareで課題が作成されたらGitHubにIssueを登録しGoogle Chatに通知する

Jira SoftwareとGitHubを併用している方におすすめのフローです。
Jira SoftwareとGitHubの課題情報を同期する際に活用できます。
Issueが登録されたことをGoogle Chatに通知するので、迅速にタスクに取り組むことができるでしょう。

Jira Softwareで課題が作成されたらTrelloに追加する

Jira Softwareに課題が追加されると自動でTrelloに追加できるため、Trelloへの情報の連携プロセスの迅速化につながります。
また、手動によるTrelloへの課題追加が自動化されるため、Jira Software上の最新情報をもとに業務を進めることが可能となります。

Jira Softwareで課題が作成されたらBacklogに課題を追加する

Jira SoftwareとBacklogの課題情報を同期する際に活用できるフローです。
Jira Softwareの課題作成時に、Backlog側でも同じ内容で、課題を自動的に追加することができます。
転記ミスのエラーを未然に防止できるので、安心して課題に取り組むことができるかもしれません。

まとめ

今回紹介したHubSpotとJira Softwareの連携により、サポートチームや開発担当者はタスク管理のプロセスを効率化させることができるでしょう。
自動化されたフローにより、情報の入力ミスを防ぎ、迅速な対応が可能となるので、チーム全体の生産性も向上するかもしれません。

ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。