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【ノーコード】HubSpotとJiraを連携してフォーム回答から課題を自動作成する方法
Jiraでプロジェクト管理を行っている方は、問い合わせ内容の正確で迅速な情報反映を重要視していることでしょう。
Yoomを活用したHubSpotとJiraの連携を取り入れることで、お問い合わせ内容がHubSpotからJiraに自動的に課題として作成され、入力ミスなどのエラー防止が期待できます。
自動化による情報反映で、作業時間が短縮されるので、企業のタスク管理をより効率化するための強力な手段となるでしょう。
この記事では、自動化の活用によるメリットと具体的な連携方法について詳しく紹介します。
こんな方におすすめ
・HubSpotとJiraをそれぞれ活用しているが、情報共有に手間を感じている方
・HubSpotで記録された問い合わせ内容を迅速に開発チームへ共有したいと考えている方
・手動入力によるエラーを削減する目的に、業務プロセスを自動化したい企業担当者
・顧客対応の記録からタスク完了までのフローを一元管理したいチーム責任者
・HubSpotとJiraのAPI連携を活用して、チーム間の連携を強化したい方
HubSpotとJiraの連携メリットと具体例
1. 対応時間の短縮
HubSpotで記録された顧客からのお問い合わせが、Jiraに自動的に課題として作成されることで、対応プロセスのスピード向上が期待できます。
例えば、顧客から製品の問い合わせがあれば、HubSpotでその詳細が記録され、自動的にJiraまで内容が共有されます。
担当者が手入力でJiraに記載する時間が削減されるので、開発チームは問い合わせ内容に対し、迅速に回答することができるでしょう。
結果として、チーム間の情報共有や確認にかかる作業負担が軽減され、対応時間の短縮につながります。
2. 入力ミスなどのエラー削減
HubSpotからJiraに課題を自動作成することで、正確な情報を保ったまま課題に着手することができます。
手動でタスクを作成する場合に比べて、情報の入力ミスや重要なデータ漏れが発生するリスクが軽減されます。
例えば、顧客から寄せられた詳細な要望がHubSpotで記録された場合、内容がそのままJiraに課題として反映されるため、顧客サポートチームはマーケティングチームに対し、正確なタスク指示を行うことが可能になるでしょう。
3. プロセスの一元化
HubSpotとJiraを連携させることで、問い合わせの記録からタスクの完了までを一元的に管理できます。
例えば、キャンペーン中に収集されたデータがHubSpotに記録された後、改善案としてJiraに課題が自動作成されるような流れを構築するといった仕組みを構築することも可能です。
プロセスの一元化により、情報の分散や見落としが最小限になり、すべてのタスクが統一されたプロセスで処理されるため、チーム全体の作業効率の向上が期待できます。
[Yoomとは]
では、「HubSpotで回答された内容を用いてJiraに課題を作成する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
■概要 HubSpotで回答された内容を用いてJira Softwareに課題を作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. HubSpotのフォーム機能を利用することが多い方 ・HubSpotの情報をもとに、Jira Softwareで効率的に課題管理を行いたいと考えている方 2. Jira Softwareでプロジェクト管理を行っている方 ・Jira Softwareを使ってプロジェクト管理をしているが、他のツールと連携するのに手間を感じている方 ・タスクの進捗状況を一元管理し、プロジェクトの透明性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット HubSpotとJira Softwareを連携させることで、顧客対応の情報管理が一元化されるというメリットがあります。 また、チーム間の情報共有がスムーズになるため、対応の抜け漏れがなくなり、顧客満足度の向上が期待できます。 ■注意事項 ・HubSpotとJira SoftwareのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
このフローを活用することで、HubSpotで回答された内容が自動的にJira Softwareの課題として作成されるため、手動での入力作業が不要になります。
これにより、業務効率が大幅に向上し、重要な情報の見落としが防げます。
さらに、繰り返しの業務が自動化されることで、スタッフはより創造的な業務に集中できるようになります。
HubSpotとJiraの連携フローの作り方
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
- HubSpotとJiraをマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- HubSpotのトリガー設定とJiraの設定
- トリガーをONにし、実際の起動を確認
それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。
ステップ1：HubSpotとJiraをマイアプリ接続（アカウント連携）
はじめに、HubSpotとJiraをマイアプリ接続します。
それぞれの連携手順は以下のビデオをご確認ください。
※Jiraは、ミニプラン以上をご利用の方向けのアプリです。フリープランやパーソナルプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
※有料プラン（パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているJiraも問題なくお試しいただけます。詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
【HubSpotの連携方法】
【Jiraの連携方法】
※「APIトークン」は、Atlassianアカウントのセキュリティ設定画面から簡単に作成・取得できます。詳しい発行手順は、「Jira Softwareのマイアプリ登録方法」をご確認ください。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要 HubSpotで回答された内容を用いてJira Softwareに課題を作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. HubSpotのフォーム機能を利用することが多い方 ・HubSpotの情報をもとに、Jira Softwareで効率的に課題管理を行いたいと考えている方 2. Jira Softwareでプロジェクト管理を行っている方 ・Jira Softwareを使ってプロジェクト管理をしているが、他のツールと連携するのに手間を感じている方 ・タスクの進捗状況を一元管理し、プロジェクトの透明性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット HubSpotとJira Softwareを連携させることで、顧客対応の情報管理が一元化されるというメリットがあります。 また、チーム間の情報共有がスムーズになるため、対応の抜け漏れがなくなり、顧客満足度の向上が期待できます。 ■注意事項 ・HubSpotとJira SoftwareのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
このフローを活用することで、HubSpotで回答された内容が自動的にJira Softwareの課題として作成されるため、手動での入力作業が不要になります。
これにより、業務効率が大幅に向上し、重要な情報の見落としが防げます。
さらに、繰り返しの業務が自動化されることで、スタッフはより創造的な業務に集中できるようになります。
テンプレートがコピーされるので、「OK」のボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
ステップ3：HubSpotのトリガー設定
(1)トリガーとなる「フォームが送信されたら」をクリックします。
(3)連携するHubspotのアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次画面で「トリガーの起動間隔」と「フォームID」を入力していきましょう。
・トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
・ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
・なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
(5)「フォームID」は、以下の画像のように『候補』から情報を引用できます。
(6)情報入力後［テスト］をクリックし、問題がなければ［完了］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報を取得することが可能です。
取得した値は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
ステップ4：Jiraの設定
(1)最後に、2つ目のアクション「課題を追加」をクリックしましょう。
(2)連携したいJiraのアカウント情報を追加し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面の「サブドメイン」や「プロジェクトキー」などの項目では、注釈に沿い、情報を入力していきます。
入力した内容から情報を取得し、『候補』から参照できるので、こちらも活用しましょう。
以下の画面のように、項目によっては前ステップで取得したアウトプットも活用できます。
(4)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［完了］をクリックします。
これで設定は完了です。
▼Jiraの画面例
ステップ5：トリガーをON
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要 HubSpotで回答された内容を用いてJira Softwareに課題を作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. HubSpotのフォーム機能を利用することが多い方 ・HubSpotの情報をもとに、Jira Softwareで効率的に課題管理を行いたいと考えている方 2. Jira Softwareでプロジェクト管理を行っている方 ・Jira Softwareを使ってプロジェクト管理をしているが、他のツールと連携するのに手間を感じている方 ・タスクの進捗状況を一元管理し、プロジェクトの透明性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット HubSpotとJira Softwareを連携させることで、顧客対応の情報管理が一元化されるというメリットがあります。 また、チーム間の情報共有がスムーズになるため、対応の抜け漏れがなくなり、顧客満足度の向上が期待できます。 ■注意事項 ・HubSpotとJira SoftwareのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
このフローを活用することで、HubSpotで回答された内容が自動的にJira Softwareの課題として作成されるため、手動での入力作業が不要になります。
これにより、業務効率が大幅に向上し、重要な情報の見落としが防げます。
さらに、繰り返しの業務が自動化されることで、スタッフはより創造的な業務に集中できるようになります。
Jiraを使ったその他の自動化例
他にもJiraを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Jiraで課題が作成されたらGitHubにIssueを登録しGoogle Chatに通知する
JiraとGitHubを併用している方におすすめのフローです。
JiraとGitHubの課題情報を同期する際に活用できます。
Issueが登録されたことをGoogle Chatに通知するので、迅速にタスクに取り組むことができるでしょう。
■概要 Jira Softwareで課題が作成されたら、GitHubにIssueを登録してGoogle Chatに通知するフローです。 Jira SoftwareとGitHubの課題情報を同期する際などにご利用ください。 Google Chatに追加するタスクの内容などは自由に設定することが可能です。 ■注意事項 ・GitHub、Jira Software、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。 ・Jira Softwareにタスクが追加されてから5~15分後にGithubにも情報が同期されます。 ・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
Jiraで課題が作成されたらTrelloに追加する
Jiraに課題が追加されると自動でTrelloに追加できるため、Trelloへの情報の連携プロセスの迅速化につながります。
また、手動によるTrelloへの課題追加が自動化されるため、Jira上の最新情報をもとに業務を進めることが可能となります。
■概要 Jira Softwareで課題が作成されたらTrelloに追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.業務でJira Softwareを活用している方 ・プロジェクト管理でJira Softwareを使用しているプロジェクトマネージャー ・Jira Softwareで課題管理をしている開発チーム 2.Trelloでタスク管理をしている方 ・Jira Softwareで作成された課題をTrelloにも追加したい方 ・Trelloによる課題追加を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット Jira Softwareはプロジェクト管理に適したツールですが、課題管理をTrelloでも行う場合、情報連携を手間だと感じているかもしれません。。 このテンプレートは、Jira Softwareに課題が追加されると自動でTrelloに追加できるため、Trelloへの情報連携をスピーディーに行うことができます。 フローの後にチャットツールと連携することで、Trelloに追加された課題を速やかに把握することができ、チーム内の情報共有が容易になります。 ■注意事項 ・Jira Software、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
また、Trelloへの課題追加が遅れたり、漏れが発生した場合、プロジェクトのスケジュールに影響が出る可能性があります。
手動によるTrelloへの課題追加が自動化されるため、常に最新の情報で業務を進めることが可能です。
Jiraで課題が作成されたらBacklogに課題を追加する
JiraとBacklogの課題情報を同期する際に活用できるフローです。
Jiraの課題作成時に、Backlog側でも同じ内容で、課題を自動的に追加することができます。
転記ミスのエラーを未然に防止できるので、安心して課題に取り組むことができるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まとめ
今回紹介したHubSpotとJiraの連携により、サポートチームや開発担当者はタスク管理のプロセスを効率化させることができるでしょう。
自動化されたフローにより、情報の入力ミスを防ぎ、迅速な対応が可能となるので、チーム全体の生産性向上に期待できます。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
よくあるご質問
Q：Jiraで課題が解決されたらHubSpot側へ自動通知できますか？
A：
はい、可能です。たとえばJira側で開発チームが課題ステータスを「完了」にした際、HubSpot側のチケット更新や顧客サポート担当への自動通知を行えます。対応完了時の逆方向ステータス連携を行うことで、顧客への完了報告漏れを防ぐことが可能です。
例として、以下のようなフローボット構成で実現できます。
1. Jira課題が作成または更新されたら
2. 分岐する（ステータスが完了と等しい）
3. HubSpot チケットにメモを追加
Q：フォーム送信後の自動応答メールにJira課題IDを載せられますか？
A：
はい、可能です。Jira課題が作成された後、発行されたJiraの課題IDをHubSpot経由で送信者に自動返信メールとして知らせることができます。問い合わせユーザーに対して「受付番号（Jira課題ID）」を伝えることで、その後の進捗確認や問い合わせ追跡をスムーズにしたいというカスタマーサポート上の要望に対応できます。
手順は以下の通りです。
1. HubSpotのフォームにメールアドレスを回答する必須項目を追加し、フォーム送信を行います。
2. Jiraで課題を追加し、課題IDを取得します。
3. 後続のアクションでYoomやその他メールアプリを設定し、課題IDを記載したメールを送信します。
Q：複数フォームを単一のJiraプロジェクトへ集約できますか？
A：
はい、可能です。複数の異なるHubSpotフォームからの回答を、一つのJiraプロジェクト内に一括で起票・集約する設定ができます。製品別や用途別に複数のWebフォームを用意している場合でも、Jiraの「課題を追加」アクションで同一のサブドメインとプロジェクトキーを設定することで、一つのプロジェクトに効率的に集約管理することが可能です。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
