「HubSpotに登録した新しい商品情報を、毎回Microsoft Excelに手作業で転記するのが面倒…」
「商品情報の更新が多く、関連部署への共有漏れや入力ミスが発生してしまっている…」
このように、HubSpotの商品情報を手作業で管理・連携する業務に手間や限界を感じていませんか？
もし、 HubSpotで取引が作成されたタイミングで、関連する商品情報の詳細を自動的にMicrosoft Excelなどの別ツールに記録できる仕組み があれば、これらの面倒な作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぎつつ、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、商品情報管理の業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ YoomにはHubSpotの商品情報を自動で連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
HubSpotで取引が作成されたら、商品情報の詳細を取得しMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
HubSpotで新しい取引が発生するたびに、関連する商品情報を手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は手間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用することで、HubSpotの商品情報の管理を自動化し、取引の作成をきっかけに、関連する商品詳細を自動でMicrosoft Excelへ追加することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotの取引情報と商品情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している営業担当者の方 HubSpotの商品情報の管理を自動化し、チームのデータ入力業務の効率化を検討しているマネージャーの方 手作業によるデータ転記作業から解放され、より生産性の高いコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotで取引が作成されると、関連する商品情報の取得からMicrosoft Excelへの追加までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます 手動でのデータ転記が不要になるため、商品情報の入力漏れや記載ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性を保つことができます ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとMicrosoft ExcelをYoomと連携します 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでHubSpotの「取引の商品項目を取得」アクションを設定します 続いて、オペレーションでHubSpotの「商品項目の詳細情報を取得」アクションを設定します 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を指定のファイルに行として追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
HubSpotのトリガー設定では、新しい取引を検知するポーリング（起動）間隔を任意で設定することが可能です Microsoft Excelにレコードを追加する際、HubSpotから取得した商品名や価格、数量などの値を、どの列に追加するかを自由に設定できます ■注意事項
HubSpot、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください HubSpotの「商品項目の詳細情報を取得」アクションで商品項目プロパティを取得する際は「取得する値を追加する方法 」をご参照ください Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して 」をご参照ください
HubSpotの商品情報をExcelに自動連携するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、HubSpotで取引が作成されたら、関連する商品情報の詳細を取得し、Microsoft Excelに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしもまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot Microsoft Excel
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
HubSpotとMicrosoft Excelのマイアプリ連携 テンプレートをコピー HubSpotのトリガー設定と各アクション設定 フローをONにし、正常に起動するかを確認
HubSpotで取引が作成されたら、商品情報の詳細を取得しMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
HubSpotで新しい取引が発生するたびに、関連する商品情報を手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は手間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用することで、HubSpotの商品情報の管理を自動化し、取引の作成をきっかけに、関連する商品詳細を自動でMicrosoft Excelへ追加することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotの取引情報と商品情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している営業担当者の方 HubSpotの商品情報の管理を自動化し、チームのデータ入力業務の効率化を検討しているマネージャーの方 手作業によるデータ転記作業から解放され、より生産性の高いコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotで取引が作成されると、関連する商品情報の取得からMicrosoft Excelへの追加までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます 手動でのデータ転記が不要になるため、商品情報の入力漏れや記載ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性を保つことができます ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとMicrosoft ExcelをYoomと連携します 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでHubSpotの「取引の商品項目を取得」アクションを設定します 続いて、オペレーションでHubSpotの「商品項目の詳細情報を取得」アクションを設定します 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を指定のファイルに行として追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
HubSpotのトリガー設定では、新しい取引を検知するポーリング（起動）間隔を任意で設定することが可能です Microsoft Excelにレコードを追加する際、HubSpotから取得した商品名や価格、数量などの値を、どの列に追加するかを自由に設定できます ■注意事項
HubSpot、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください HubSpotの「商品項目の詳細情報を取得」アクションで商品項目プロパティを取得する際は「取得する値を追加する方法 」をご参照ください Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して 」をご参照ください
ステップ1：HubSpotとMicrosoft Excelをマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。HubSpotとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Microsoft ExcelとYoomのマイアプリ連携
【注意】 「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。
HubSpotで取引が作成されたら、商品情報の詳細を取得しMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
HubSpotで新しい取引が発生するたびに、関連する商品情報を手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は手間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用することで、HubSpotの商品情報の管理を自動化し、取引の作成をきっかけに、関連する商品詳細を自動でMicrosoft Excelへ追加することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotの取引情報と商品情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している営業担当者の方 HubSpotの商品情報の管理を自動化し、チームのデータ入力業務の効率化を検討しているマネージャーの方 手作業によるデータ転記作業から解放され、より生産性の高いコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotで取引が作成されると、関連する商品情報の取得からMicrosoft Excelへの追加までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます 手動でのデータ転記が不要になるため、商品情報の入力漏れや記載ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性を保つことができます ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとMicrosoft ExcelをYoomと連携します 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでHubSpotの「取引の商品項目を取得」アクションを設定します 続いて、オペレーションでHubSpotの「商品項目の詳細情報を取得」アクションを設定します 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を指定のファイルに行として追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
HubSpotのトリガー設定では、新しい取引を検知するポーリング（起動）間隔を任意で設定することが可能です Microsoft Excelにレコードを追加する際、HubSpotから取得した商品名や価格、数量などの値を、どの列に追加するかを自由に設定できます ■注意事項
HubSpot、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください HubSpotの「商品項目の詳細情報を取得」アクションで商品項目プロパティを取得する際は「取得する値を追加する方法 」をご参照ください Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して 」をご参照ください
テンプレートがコピーされたら「OK」を選択します。
ステップ3：HubSpotに新しい取引が作成されたら 「新しい取引が作成されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「トリガーの起動間隔」を設定します。
※5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン
HubSpotにテスト用に新しい取引を作成しましょう。
設定できたらテストを行いましょう。
完了を選択しましょう。取得した値
ステップ4：HubSpotの取引の商品項目を取得する 「取引の商品項目を取得」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
取引IDに取得した値を設定しましょう。
【Tips】 取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動した値となります。
設定できたらテストを行いましょう。
ステップ5：HubSpotの商品項目の詳細情報を取得 「商品項目の詳細情報を取得」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
商品項目IDに「取引の商品項目を取得」アクションで取得した値を設定しましょう。
設定できたらテストを行いましょう。
ステップ6：Microsoft Excelにレコードを追加する 「レコードを追加する」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
今回のフローで使用したいMicrosoft Excelのファイルの作成がまだの方は作成しておきましょう。
データベースの連携設定を行いましょう。【注意事項】 【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して
使用したいファイルが格納されているOneDriveのドライブID・使用したいファイルのアイテムID・シート名を候補から選択しましょう。
設定できたら次に進みます。
追加するレコードの値を設定しましょう。
【Tips】 編集欄をクリックして、取得した値を引用できます。変動した値 となります。
設定できたらテストを行いましょう。
ステップ7：トリガーをONにする 設定完了です！
HubSpotを使った自動化例 コンタクトの作成や取引ステージの更新をトリガーに、AIによるメール作成や請求書の自動発行、外部ツールへのIssue作成までを自動化します。
期限間近な見積もりのアラート通知や、複数アプリ間のデータ同期をシームレスに完結。
煩雑な事務作業を最小限に抑え、顧客との関係構築に集中できる環境を実現します。
Bitrix24で特定条件のNew Dealが作成されたら、HubSpotに取引を作成する
試してみる
■概要
Bitrix24で新しい案件（Deal）が発生した際、HubSpotにも手動で情報を入力するのは手間がかかるのではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
Bitrix24とHubSpotを併用し、手作業での案件情報登録に課題を感じている方 HubSpotとBitrix24の連携を自動化して、営業活動の効率を上げたいと考えている方 二重入力によるヒューマンエラーを防ぎ、データの整合性を保ちたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Bitrix24でDealが作成されるとHubSpotへ自動で取引が作成されるため、データ転記にかかっていた時間を短縮できます 手作業によるデータ入力が不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
はじめに、Bitrix24とHubSpotをYoomと連携します 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「新しいDealが作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します 最後に、オペレーションでHubSpotの「取引の作成」アクションを設定し、Bitrix24から取得した情報を連携します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、特定のパイプラインや担当者など、連携対象としたいDealの条件を任意で設定してください HubSpotに取引を作成する際、連携先のパイプラインや取引ステージなどを任意で設定してください
■注意事項
Bitrix24、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
FrontでNew Conversation MessageされたらHubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Frontで受信した新規の問い合わせメッセージを、手作業でHubSpotに登録していませんか？この定型的な作業は、対応の遅れや入力ミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Frontでのメッセージ受信をトリガーにAIが内容を解析し、HubSpotへ自動でコンタクトを作成できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Frontで受けた問い合わせ情報をHubSpotへ手作業で登録している方 顧客対応の初動を迅速化し、リード管理を効率化したい営業・CS担当者の方 手作業によるコンタクト情報の入力ミスや登録漏れをなくしたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Frontに新しいメッセージが届くと、HubSpotに自動でコンタクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、FrontとHubSpotをYoomと連携します。 次に、トリガーでFrontを選択し「New Conversation Message」というトリガーアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能を選択し「テキストからデータを抽出する」アクションでメッセージ本文から氏名や会社名などの情報を抽出します。 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、AIで抽出した情報をマッピングしてコンタクトを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能で「テキストからデータを抽出する」アクションを設定する際、抽出したい内容に合わせてプロンプト（指示文）を自由に編集してください。 HubSpotで「コンタクトの作成」アクションを設定する際に、登録したい情報を任意でマッピングできます。 ■注意事項
Front、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotで取引が成立したら、Canvaでダウンロードリンクを取得して通知する
試してみる
■概要
HubSpotで取引が成立した後に、顧客へ送付する関連資料のダウンロードリンクを、Canvaから自動で取得してメール送付する作業に手間を感じていませんか？資料の探し出しやファイル共有のプロセスは、意外と時間を要するものです。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotでの取引成立後、Canvaでの資料のダウンロードリンク取得や送付を手作業で行っている営業担当者の方 資料の共有プロセスを効率化したいと考えているマーケティングチームの方 Canvaの自動化に関心があり、顧客への情報提供を迅速化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotの取引更新を起点にCanvaからデザインの共有可能なダウンロードリンクを取得し、メール送信までが自動化され、手作業の時間を削減できます 手動での資料探しや送付時に起こりうる、資料の探し出し漏れや送付ミスといったヒューマンエラーを防止します ■フローボットの流れ
はじめに、CanvaとHubSpotをYoomと連携します 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでCanvaの「デザインを検索」アクションを設定します 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」アクションを設定し、検索されたデザイン情報から特定のデザイン情報を抽出します 次に、オペレーションでCanvaの「デザインをエクスポートするジョブを作成」アクションを設定します 続けて、Canvaの「デザインのダウンロードリンクを取得」アクションで、作成されたデザインのリンクを取得します 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、取得したダウンロードリンクを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
Canvaから取得したダウンロードリンクをメールで送付する際、宛先や本文は前段で取得した情報を使って自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
HubSpot、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotで新しい取引が作成されたら、GitHubにIssueを作成する
試してみる
■概要
HubSpotで新しい取引が作成された際、開発チームへの連携としてGitHubに手動でIssueを作成するのは手間がかかり、転記ミスや対応漏れの原因になりがちではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、HubSpotでの取引作成をトリガーに、GitHubへのIssue作成を自動化できるため、営業と開発の連携をスムーズにし、自動化による効率的なプロジェクト管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotとGitHubを連携させ、営業と開発のやり取りを効率化したいと考えている方 手作業でのIssue作成に時間がかかり、自動化に関心のあるプロジェクトマネージャーの方 取引情報と開発タスクの連携漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotで取引が作成されるとGitHubにIssueが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた情報連携の時間を短縮できます 手動での情報転記が不要になることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます ■フローボットの流れ
はじめに、GitHubとHubSpotをYoomと連携します 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」アクションを設定し、トリガーで検知した取引の詳細情報を取得します 最後に、オペレーションでGitHubの「Issueを作成」アクションを設定し、取得した取引情報を基にIssueを作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
GitHubでIssueを作成するアクションを設定する際に、通知対象としたいオーナー名とリポジトリ名を任意で設定してください。これにより、特定のプロジェクトやチームに関連するIssueを自動で作成できます ■注意事項
HubSpot、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotで取引が指定ステージに更新されたら、Googleドキュメントで請求書を作成する
試してみる
■概要
HubSpotで取引が指定のステージが更新されるたびに、手作業で請求書を作成する業務は手間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引が特定のステージに更新されたことをきっかけに、取引情報を自動で取得し、Googleドキュメントで請求書を発行できます。手作業で行っていた請求書作成プロセスを自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotをメインのCRMとして利用しており、請求書作成業務を効率化したい営業担当者の方 Googleドキュメントの雛形を用いて請求書を自動生成し、請求業務から手作業を削減したい方 営業プロセスと請求書発行プロセスを連携させ、ヒューマンエラーを防止したいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotの指定ステージ更新をトリガーに請求書が自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 HubSpotから最新の取引情報や商品情報を直接取得して書類を作成するため、金額や宛名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」や「会社情報の取得」などを設定し、請求書作成に必要な情報を集めます。 最後に、オペレーションで書類発行機能の「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
HubSpotのトリガー設定では、請求書作成のきっかけとしたいパイプラインや取引ステージを任意で設定できます。 書類発行のオペレーションでは、事前に用意したGoogleドキュメントの雛形に、HubSpotから取得した取引情報や商品情報を変数として埋め込むことが可能です。 発行する請求書のファイル名や、保存先のフォルダも自由に設定できます。 ■注意事項
HubSpot、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法 」をご参照ください。 HubSpotの「商品項目の詳細情報を取得」アクションのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法 」をご参照ください。
指定のスケジュールになったらHubSpotでコンタクトを取得して、Gmailでメールを送信する
試してみる
■概要
定期的なメールマガジンや案内など、メールマーケティングの運用において、都度リストを作成しGmailから手動でメールを送信する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定したスケジュールでHubSpotから対象のコンタクトリストを自動で取得し、Gmailでのメール送信を自動化できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotで管理するリストをもとに、Gmailで定期的なメールマーケティングを実施している方 手作業による一斉メール配信に時間がかかり、自動化したいと考えているマーケティング担当者の方 HubSpotとGmailを連携させ、メルマガ配信などの業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
指定したスケジュールで自動的にメールが送信されるため、都度リストを作成し手動で配信する手間を省き、時間を有効活用できます。 HubSpotから直接コンタクト情報を取得するため、宛先リストのコピー＆ペーストによる入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「複数のコンタクトを検索」アクションで配信対象のコンタクト情報を取得します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したコンタクト宛にメールを自動送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、メールを配信したい日時（毎日、毎週、毎月など）を任意で設定してください。 HubSpotでコンタクトを検索する際に、特定の条件（プロパティ、リストなど）で対象者を絞り込むための検索フィルタを任意で設定してください。
■注意事項
HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
HubSpotで取引が成約したら、JustDBで請求番号を自動採番し請求書をメールで送付する
試してみる
■概要
HubSpot上で取引が成約した後の、請求書発行や送付といった一連の業務を手作業で行っていませんか。 特に請求番号の採番や管理には手間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引ステージ更新をきっかけに、JUST.DBでの請求番号の自動採番から、請求書の作成、メール送付までを自動化し、これらの課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotとJUST.DBを連携させ、請求番号の採番を自動化したいと考えている方 手作業による請求書発行業務の工数を削減し、コア業務に集中したい営業担当者の方 請求管理におけるヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を高めたい経理担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotで取引が成約すると、JUST.DBでの自動採番や請求書の送付までが実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。 手作業による請求番号の二重採番や転記ミス、送付先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpot、JUST.DB、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」と「コンタクトの取得」を設定し、請求書作成に必要な情報を取得します。 次に、オペレーションでJUST.DBの「レコードの挿入（採番形式）」を設定し、請求番号を自動で採番します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」を設定し、取得した情報をもとに請求書を作成します。 最後に、オペレーションの「メールを送る」で、作成した請求書を添付し、取引先の担当者へ自動でメールを送付します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
HubSpotのトリガー設定では、フローボットの起動対象としたい取引のパイプラインやステージを任意で設定できます。 JUST.DBでレコードを挿入するアクションを設定する際に、採番した請求番号を格納するテーブルを任意で設定してください。 メールを送るオペレーションでは、送付先の宛先（To, CC, BCC）や件名、本文の内容を任意で設定することが可能です。 ■注意事項
HubSpotとJUST.DB、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotで新規コンタクトが作成されたら、Perplexityでウェルカムメールを作成して送信する
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが追加されるたび、手作業でウェルカムメールを作成・送信するのは手間のかかる業務です。このワークフローは、HubSpotへのコンタクト登録をきっかけに、Perplexityが最適なメール文面を自動で生成し、送信までを完結させます。Perplexityを活用した自動化によって、迅速な顧客対応と業務効率化を両立できます。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotを活用し、新規コンタクトへの手動メール送信を効率化したいと考えている方 Perplexityを用いた自動化で、顧客対応の質とスピードを向上させたい方 定型的なメール作成業務から解放され、より戦略的な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotへのコンタクト登録をトリガーにメール送信までが自動化され、これまで手作業でのメール作成に費やしていた時間を短縮できます 手作業でのメール作成や送信で発生しがちな、送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、PerplexityとHubSpotをYoomと連携します 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでPerplexityを選択し、「テキストを生成」アクションでウェルカムメールの文面を作成するよう設定します 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、生成されたテキストを本文として送信するように設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Perplexityでテキストを生成するオペレーションでは、目的に応じて任意のモデル名を設定することが可能です。例えば、最新の情報を反映させたい場合や、より創造的な文章を生成したい場合など、用途に合わせて最適なモデルを選択してください ■注意事項
HubSpot、PerplexityのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
フォームに回答されたら、HubSpotで見積もりを作成する
試してみる
■概要
フォームからの問い合わせ後、HubSpotで見積もりを手作業で作成する業務に手間を感じていませんか？入力ミスや対応の遅れは、ビジネスチャンスの損失に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングをトリガーに、HubSpotの見積もり作成を自動で行うことが可能です。一連のプロセスを効率化し、迅速かつ正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotで見積もりを発行しており、このプロセスを自動化したいと考えている営業担当者の方 フォームからのリードに対し、迅速な見積もり提出で機会損失を防ぎたいと考えている方 手作業による見積もり作成の時間を削減し、コア業務に集中したいと考えているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からHubSpotでの見積もり作成までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減し、顧客対応の迅速化に繋がります。 手動でのデータ転記や見積もり作成時の入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでHubSpotの「取引を検索」を設定し、フォーム回答された取引名から取引を検索します。 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」アクションを設定し、取得した取引IDから取引情報を取得します。 次に、オペレーションでHubSpotの「取引の商品項目を取得」アクションを設定し、取得した取引IDから取引商品を取得します 最後に、オペレーションでHubSpotの「見積もりを作成」アクションを設定し、取得した情報を反映させた見積もりを自動で作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
HubSpotの「見積もりテンプレートを検索」アクションでは、フォームの回答内容などに応じた任意のフィルタ条件を設定し、使用するテンプレートを動的に変更することが可能です。
■注意事項
毎日、HubSpotの期限間近な見積もりをSlackで通知する
試してみる
■概要
HubSpotで見積もりを作成しているものの、有効期限の管理が煩雑になっていませんか？毎日手動で期限の近い見積もりを検索し、確認するのは手間がかかるうえ、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にHubSpot内の期限間近な見積もり情報を自動で検索し、Slackへ通知できるため、見積もりの管理業務を効率化し、失注リスクの低減に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotで見積もりを作成・管理しており、期限の確認を手作業で行っている営業担当者の方 チームの見積もり状況を正確に把握し、失注防止の仕組みを構築したい営業マネージャーの方 手動での見積もり検索やリマインド業務の工数を削減し、営業活動を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
毎日自動でHubSpot内の見積もりを検索して通知するため、これまで確認作業に費やしていた時間を短縮し、より重要なコア業務に集中できます。 手動での確認作業による見落としや、更新対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、機会損失のリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとSlackをYoomと連携します。 トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎日午前9時」など、定期実行したいスケジュールを設定します。 オペレーションでHubSpotを選択し、「見積もりを検索する」アクションで有効期限が近いものを抽出する条件を設定します 次に、オペレーションで「テキスト生成機能」を設定し、取得したデータを整形し、通知文を生成します。 最後に、オペレーションでSlackを選択し「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成した通知文を送ります。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
このワークフローで設定されているSlackへの通知は、投稿先のチャンネルを任意で設定できます。例えば、営業チーム全体のチャンネルを指定して情報共有を促したり、マネージャーのダイレクトメッセージに通知して個別確認を依頼するなど、運用に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
HubSpot、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ HubSpotの商品情報連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ転記の手間をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、正確な商品情報を関係者間で共有でき、販売戦略の立案や在庫管理といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォーム
よくあるご質問
Q：特定の条件時のみ連携を絞れますか？
A：
はい、可能です！「分岐」の設定方法
Q：Microsoft Excel以外のツールにも連携できる？
A：
はい、可能です！
Q：自動連携が失敗した際の通知は？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
