「顧客とのメールのやり取りを、一件一件HubSpotに手作業で記録するのが面倒…」
「チーム内で顧客情報が共有されず、対応に漏れや重複が発生してしまう…」
このように、HubSpotへのメールログの追加作業に手間を感じ、顧客管理の属人化に課題を抱えていませんか？
もし、Gmailなどで受信した特定のメールを、HubSpotのコンタクトアクティビティに自動で記録・追加できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、顧客情報をチーム全体で共有し、より質の高い営業活動を展開できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHubSpot CRMにメールのログを自動で追加する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで既存コンタクトからのメールをHubSpotの活動に自動ログする
試してみる
■概要
顧客とのメールのやり取りは重要ですが、その内容を一件ずつHubSpotに手動で記録するのは手間ではないでしょうか。重要な連絡の記録漏れや、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、該当するHubSpotコンタクトの活動履歴として自動で記録できます。顧客管理の精度を高め、手作業の手間を省くことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとHubSpotを連携させて、顧客対応の履歴管理を徹底したい営業担当者の方
- 手作業でのCRMへの情報入力に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
- 顧客とのやり取りを正確に記録し、チーム内での情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信をきっかけにHubSpotへ自動で活動記録が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業による活動の記録漏れや、情報の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客情報管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付いたメールの受信を検知します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトを検索（キーワード検索）」を設定し、メールの送信元アドレスをもとに既存コンタクトを特定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトにメモを追加」を設定し、特定したコンタクトに対して整形した情報を活動履歴として記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのメールを自動記録の対象とするか、任意のラベルを指定していただく必要があります。例えば「HubSpot連携」といった専用ラベルなどを作成し、設定してください。
- HubSpotのコンタクトにメモを追加するオペレーションでは、記録する内容を自由にカスタマイズできます。トリガーで取得したメールの件名や本文、受信日時などを変数として引用し、必要な情報を組み合わせて設定してください。
■注意事項
- Gmail、HubSpotとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailからHubSpot CRMにメールログを追加するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで既存コンタクトからのメールを受信した際に、その内容をHubSpotの活動履歴に自動でログとして追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとHubSpotのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とHubSpotのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで既存コンタクトからのメールをHubSpotの活動に自動ログする
試してみる
■概要
顧客とのメールのやり取りは重要ですが、その内容を一件ずつHubSpotに手動で記録するのは手間ではないでしょうか。重要な連絡の記録漏れや、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、該当するHubSpotコンタクトの活動履歴として自動で記録できます。顧客管理の精度を高め、手作業の手間を省くことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとHubSpotを連携させて、顧客対応の履歴管理を徹底したい営業担当者の方
- 手作業でのCRMへの情報入力に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
- 顧客とのやり取りを正確に記録し、チーム内での情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信をきっかけにHubSpotへ自動で活動記録が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業による活動の記録漏れや、情報の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客情報管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付いたメールの受信を検知します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトを検索（キーワード検索）」を設定し、メールの送信元アドレスをもとに既存コンタクトを特定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトにメモを追加」を設定し、特定したコンタクトに対して整形した情報を活動履歴として記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのメールを自動記録の対象とするか、任意のラベルを指定していただく必要があります。例えば「HubSpot連携」といった専用ラベルなどを作成し、設定してください。
- HubSpotのコンタクトにメモを追加するオペレーションでは、記録する内容を自由にカスタマイズできます。トリガーで取得したメールの件名や本文、受信日時などを変数として引用し、必要な情報を組み合わせて設定してください。
■注意事項
- Gmail、HubSpotとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとHubSpotをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます！
ナビを参照して、マイアプリ連携を行ってください。
【Gmailのマイアプリ連携】
【HubSpotのマイアプリ連携】
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Gmailで既存コンタクトからのメールをHubSpotの活動に自動ログする
試してみる
■概要
顧客とのメールのやり取りは重要ですが、その内容を一件ずつHubSpotに手動で記録するのは手間ではないでしょうか。重要な連絡の記録漏れや、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、該当するHubSpotコンタクトの活動履歴として自動で記録できます。顧客管理の精度を高め、手作業の手間を省くことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとHubSpotを連携させて、顧客対応の履歴管理を徹底したい営業担当者の方
- 手作業でのCRMへの情報入力に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
- 顧客とのやり取りを正確に記録し、チーム内での情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信をきっかけにHubSpotへ自動で活動記録が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業による活動の記録漏れや、情報の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客情報管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付いたメールの受信を検知します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトを検索（キーワード検索）」を設定し、メールの送信元アドレスをもとに既存コンタクトを特定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトにメモを追加」を設定し、特定したコンタクトに対して整形した情報を活動履歴として記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのメールを自動記録の対象とするか、任意のラベルを指定していただく必要があります。例えば「HubSpot連携」といった専用ラベルなどを作成し、設定してください。
- HubSpotのコンタクトにメモを追加するオペレーションでは、記録する内容を自由にカスタマイズできます。トリガーで取得したメールの件名や本文、受信日時などを変数として引用し、必要な情報を組み合わせて設定してください。
■注意事項
- Gmail、HubSpotとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここから「Gmailで特定メールを受信したら、HubSpotでユーザーを検索して転送する」フローを設定していきます。
まずは赤枠部分をクリックしてください！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
ここで、Gmailの画面に移り、メールを検知するために準備をします。
今回は、特定のラベルが付いたメールがトリガーになるため、ラベルの付いたメールをテスト送信してください！
ラベルの作成方法は以下のリンクをご参照ください。
Yoomの画面に戻り、「トリガーの起動時間」を設定します！
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。
続いて、「ラベル」を設定します。
先ほど作成したラベルを候補から選択してください。
設定したら、テストをクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」をクリックしましょう！
ステップ4：HubSpotのアクション設定
ここでは、HubSpotのコンタクトを検索する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
