「顧客とのメールのやり取りを、一件一件HubSpotに手作業で記録するのが面倒…」
「チーム内で顧客情報が共有されず、対応に漏れや重複が発生してしまう…」
このように、HubSpotへのメールログの追加作業に手間を感じ、顧客管理の属人化に課題を抱えていませんか？
もし、Gmailなどで受信した特定のメールを、HubSpotのコンタクトアクティビティに自動で記録・追加できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、顧客情報をチーム全体で共有し、より質の高い営業活動を展開できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHubSpot CRMにメールのログを自動で追加する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで既存コンタクトからのメールをHubSpotの活動に自動ログする
試してみる
■概要
顧客とのメールのやり取りは重要ですが、その内容を一件ずつHubSpotに手動で記録するのは手間ではないでしょうか。重要な連絡の記録漏れや、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、該当するHubSpotコンタクトの活動履歴として自動で記録できます。顧客管理の精度を高め、手作業の手間を省くことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとHubSpotを連携させて、顧客対応の履歴管理を徹底したい営業担当者の方
- 手作業でのCRMへの情報入力に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
- 顧客とのやり取りを正確に記録し、チーム内での情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信をきっかけにHubSpotへ自動で活動記録が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業による活動の記録漏れや、情報の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客情報管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付いたメールの受信を検知します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトを検索（キーワード検索）」を設定し、メールの送信元アドレスをもとに既存コンタクトを特定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトにメモを追加」を設定し、特定したコンタクトに対して整形した情報を活動履歴として記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのメールを自動記録の対象とするか、任意のラベルを指定していただく必要があります。例えば「HubSpot連携」といった専用ラベルなどを作成し、設定してください。
- HubSpotのコンタクトにメモを追加するオペレーションでは、記録する内容を自由にカスタマイズできます。トリガーで取得したメールの件名や本文、受信日時などを変数として引用し、必要な情報を組み合わせて設定してください。
■注意事項
- Gmail、HubSpotとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailからHubSpot CRMにメールログを追加するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで既存コンタクトからのメールを受信した際に、その内容をHubSpotの活動履歴に自動でログとして追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとHubSpotのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とHubSpotのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで既存コンタクトからのメールをHubSpotの活動に自動ログする
試してみる
■概要
顧客とのメールのやり取りは重要ですが、その内容を一件ずつHubSpotに手動で記録するのは手間ではないでしょうか。重要な連絡の記録漏れや、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、該当するHubSpotコンタクトの活動履歴として自動で記録できます。顧客管理の精度を高め、手作業の手間を省くことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとHubSpotを連携させて、顧客対応の履歴管理を徹底したい営業担当者の方
- 手作業でのCRMへの情報入力に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
- 顧客とのやり取りを正確に記録し、チーム内での情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信をきっかけにHubSpotへ自動で活動記録が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業による活動の記録漏れや、情報の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客情報管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付いたメールの受信を検知します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトを検索（キーワード検索）」を設定し、メールの送信元アドレスをもとに既存コンタクトを特定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトにメモを追加」を設定し、特定したコンタクトに対して整形した情報を活動履歴として記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのメールを自動記録の対象とするか、任意のラベルを指定していただく必要があります。例えば「HubSpot連携」といった専用ラベルなどを作成し、設定してください。
- HubSpotのコンタクトにメモを追加するオペレーションでは、記録する内容を自由にカスタマイズできます。トリガーで取得したメールの件名や本文、受信日時などを変数として引用し、必要な情報を組み合わせて設定してください。
■注意事項
- Gmail、HubSpotとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとHubSpotをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます！
ナビを参照して、マイアプリ連携を行ってください。
【Gmailのマイアプリ連携】
【HubSpotのマイアプリ連携】
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Gmailで既存コンタクトからのメールをHubSpotの活動に自動ログする
試してみる
■概要
顧客とのメールのやり取りは重要ですが、その内容を一件ずつHubSpotに手動で記録するのは手間ではないでしょうか。重要な連絡の記録漏れや、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、該当するHubSpotコンタクトの活動履歴として自動で記録できます。顧客管理の精度を高め、手作業の手間を省くことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとHubSpotを連携させて、顧客対応の履歴管理を徹底したい営業担当者の方
- 手作業でのCRMへの情報入力に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
- 顧客とのやり取りを正確に記録し、チーム内での情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信をきっかけにHubSpotへ自動で活動記録が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業による活動の記録漏れや、情報の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客情報管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付いたメールの受信を検知します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトを検索（キーワード検索）」を設定し、メールの送信元アドレスをもとに既存コンタクトを特定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトにメモを追加」を設定し、特定したコンタクトに対して整形した情報を活動履歴として記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのメールを自動記録の対象とするか、任意のラベルを指定していただく必要があります。例えば「HubSpot連携」といった専用ラベルなどを作成し、設定してください。
- HubSpotのコンタクトにメモを追加するオペレーションでは、記録する内容を自由にカスタマイズできます。トリガーで取得したメールの件名や本文、受信日時などを変数として引用し、必要な情報を組み合わせて設定してください。
■注意事項
- Gmail、HubSpotとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここから「Gmailで特定メールを受信したら、HubSpotでユーザーを検索して転送する」フローを設定していきます。
まずは赤枠部分をクリックしてください！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
ここで、Gmailの画面に移り、メールを検知するために準備をします。
今回は、特定のラベルが付いたメールがトリガーになるため、ラベルの付いたメールをテスト送信してください！
ラベルの作成方法は以下のリンクをご参照ください。
Yoomの画面に戻り、「トリガーの起動時間」を設定します！
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。
続いて、「ラベル」を設定します。
先ほど作成したラベルを候補から選択してください。
設定したら、テストをクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」をクリックしましょう！
ステップ4：HubSpotのアクション設定
ここでは、HubSpotのコンタクトを検索する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で注意事項を確認したら、必須項目を設定しましょう。
「検索キーワード」は、Gmailのトリガー設定で取得した値を引用してください。
取得した値は、入力欄をクリックすると表示されます。
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値として反映されます。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！
「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功し、問題なければ「完了」を押してください。
ステップ5：HubSpotのアクション設定
いよいよ最後の設定です！
ここでは、既存コンタクトから受信したメール内容をHubSpotのメモに追加する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
必須項目を入力していきます！
「コンタクトID」は、「ステップ4：HubSpotの設定」で取得した値から選択してください。
※デフォルトで設定されている「←取得したアウトプットを設定してください」は削除してくださいね。
「本文」は、該当コンタクトのメモに追加する内容を設定します。
以下のように、任意の文章と取得した値を組み合わせて自由に設定しましょう！
「日時」は、入力欄をクリックして「基本情報」→「フローボット起動日時」をクリックして選択してください。
ここでは、ISO 8601形式（「2023-01-01T12:30」など）でない場合は、エラーになる可能性がありますのでご注意ください。
「テスト」をクリックしましょう！
テスト成功の表示を確認できたら「完了」を押してください。
HubSpotの該当のコンタクトにメモが追加されましたね！
以上で、フローボットの完成です！
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
HubSpotのAPIを使ったその他の自動化例
HubSpotやGmailのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
HubSpotを使った自動化例
HubSpotのAPIを活用することで、CRM内の顧客データに基づいた高度な自動化が可能になります。
HubSpotのコンタクトが特定のステータスになった際にGoogleドキュメントで書類を発行したり、Hunterで登録されたリード情報の同期したりできます。
また、スマレジの会員情報をHubSpotへ自動登録したり、クラウドサインでの締結完了に合わせて取引ステージを更新したりするなど、外部サービスとのデータ連携を円滑に行うことが可能です。
HubSpotのコンタクト情報からGoogleカレンダーに予定を登録する
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■概要
HubSpotで管理している顧客情報をもとに、Googleカレンダーへ手動で予定を登録する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されており、HubSpotのコンタクトページからワンクリックでGoogleカレンダーに予定を自動登録できます。日々の煩雑な入力作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとGoogleカレンダーを連携させ、予定登録を効率化したい営業担当者の方
- 手作業による顧客情報や日時の転記ミスをなくし、正確なスケジュール管理を実現したい方
- 定型的な入力業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotのコンタクトページから直接予定を作成できるため、アプリ間の画面往復や手入力の時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になるため、名前や日時の入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、「コンタクト詳細ページから起動」アクションを設定します。これにより、HubSpotのコンタクトページからフローボットを起動できるようになります。
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「コンタクトのカスタムプロパティを取得」アクションを設定し、予定作成に必要な顧客情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、取得した情報をもとにカレンダーへ予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローを利用するには、YoomのChrome拡張機能のインストールが必要です。トリガー設定の際に、対象となるHubSpotのページURLなどを指定して、拡張機能が正しく動作するように設定してください。
HubSpotの情報を使って、マネーフォワード クラウド請求書に取引先を追加する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している顧客情報を、請求書発行の都度マネーフォワード クラウド請求書へ手入力していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、HubSpotの会社詳細ページからマネーフォワード クラウド請求書へ取引先情報を自動で追加できるため、登録時の二度手間の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとマネーフォワード クラウド請求書を利用しており、手作業でのデータ入力に手間を感じている方
- 顧客情報の転記ミスをなくし、請求業務の正確性を向上させたい方
- CRMと会計ソフト間のデータ連携を自動化し、業務効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの画面から直接マネーフォワード クラウド請求書に取引先を作成でき、データ転記の手間と時間を短縮します。
- 手作業による情報の入力ミスや転記漏れを防ぎ、請求情報などの正確性を担保し、ヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとマネーフォワード クラウド請求書をYoomと連携します。
- 次に、「Chrome拡張機能トリガー」を選択し、HubSpotの会社詳細ページからフローボットを起動できるように設定します。
- 最後に、オペレーションでマネーフォワード クラウド請求書の「取引先を作成する」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Chrome拡張機能トリガーの設定では、フローボットを起動する対象のページURLを指定できます。
- 「取引先を作成する」では、HubSpotから取得した会社名や住所などの情報をどの項目に反映させるかを任意で設定できます。
■注意事項
- HubSpotとマネーフォワード クラウド請求書をYoomと連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
Hubspotにフォームが送信されたら、Google Chatに通知する
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■概要
Hubspotにフォームが送信されたら、Google Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用しているマーケティング担当者
・フォーム送信をリアルタイムで把握し、迅速なリード対応をしたい方
・フォーム送信情報をチームで共有し、連携を強化したい方
・Google Chatを日常的に利用しており、通知をGoogle Chatで受け取りたい方
2.HubSpotを利用している営業担当者
・見込み客からの問い合わせに迅速に対応したい方
・フォーム送信情報を基に、商談機会を創出したい方
・Google Chatでチームと連携し、効率的にリード対応を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
・手作業での通知や情報共有が不要になるため、業務効率が向上し、他の業務に時間を割くことができます。
・Google Chatのチャットやスレッド機能を活用して、リードに関する議論や情報共有をスムーズに行えます。
■注意事項
・Hubspot、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Hubspotのコンタクトが特定のステータスになったらGoogleドキュメントで書類を発行する
試してみる
■概要
HubSpotで管理しているコンタクト情報をもとに、手作業で見積書や申込書などの書類を作成していませんか。この作業は、顧客情報や取引内容を正確に転記する必要があるため手間がかかる上、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務です。このワークフローを活用すれば、HubSpotでコンタैक्टのステータスが更新されると、Googleドキュメントで自動的に書類が発行されるため、書類作成業務を効率化し、ミスなく迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとGoogleドキュメントを利用し、手作業で書類を作成している営業担当者の方
- 顧客管理から書類発行までのプロセスに多くの時間を要しており、課題を感じている方
- 手作業による転記ミスをなくし、より正確な書類作成の仕組みを構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotでコンタクトのステータスが更新されると、自動で書類が生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で情報を転記するため、手作業による入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでHubSpotを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定のライフサイクルステージやプロパティの値になったコンタクトのみ、後続の処理に進むよう条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、HubSpotから取得したコンタクト情報を差し込んで書類を発行します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、トリガーで取得したHubSpotのコンタクト情報（ライフサイクルステージなど）をもとに、書類発行を実行する条件を任意でカスタマイズしてください。
- Googleドキュメントで書類を発行する際、テンプレートとして使用する書類や、HubSpotのどの情報をどの箇所に差し込むかを任意で設定可能です。
■注意事項
- HubSpotとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ecforceで受注情報が登録されたらHubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
ecforceで受注が発生するたびに、HubSpotへ手作業で顧客情報を登録していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、ecforceで受注情報が登録されると、自動でHubSpotにコンタクトが作成されるため、手作業による顧客管理の手間を省き、より迅速なマーケティング活動に繋げられます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ecforceの受注情報をHubSpotに手入力しており、手間を感じているEC担当者の方
- HubSpotを活用した顧客管理を効率化し、データ入力の自動化を検討している方
- 手作業による転記ミスをなくし、顧客データ管理の精度を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ecforceで受注が発生すると自動でHubSpotにコンタクトが作成されるため、これまでデータ入力に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、氏名や連絡先の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ecforceとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてecforceを選択し、「受注情報が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトの作成」アクションを設定し、ecforceから取得した顧客情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotでコンタクトを作成する際、ecforceから取得したお客様の氏名やメールアドレス、住所といった動的なデータを、HubSpotの各プロパティに自由に紐付けることができます。
- また、コンタクトのプロパティに対して、特定のキャンペーン名など任意のテキストを固定値として入力することも可能です。
■注意事項
- ecforceとHubSpotをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、HubSpotの取引ステージを更新
試してみる
◼️概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、指定のHubSpotの取引ステージを自動的に更新します。
更新される取引ステージは、任意の値に変更することが可能です。
◼️設定方法
1.HubSpot、クラウドサインそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というトリガーで連携アカウント情報を設定してください。
3.「書類のタイトルからHubspotの取引IDを抽出」というオペレーションで、取引IDを取得します。
4.そのため、クラウドサインで書類を送る際に事前にHubspotの取引IDを書類名などに含んでおく必要がありますのでご注意ください。
5.HubSpotの「取引ステージを更新」というオペレーションで、クラウドサインから取得した情報をもとに対象の取引を検索し、ステージを更新します。
6.必要に応じて、取引に関連するその他の情報を更新することもできます。
7.設定が完了したら最後にトリガーをONに変更してください。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・HubSpotの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・クラウドサインの書類情報からHubspotの取引IDなどを抽出する必要があるため、クラウドサインでの書類送付時にこれらの情報を含んでください。
スマレジで会員が登録されたら会員情報をHubSpotに登録する
試してみる
■概要
スマレジで会員が登録されたら会員情報をHubSpotに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.会計ツールとしてスマレジを導入している店舗運営者
・スマレジに登録された会員情報を別のツールに転記して利用している方
・情報の転記作業を自動化して、情報管理を効率化したい方
2.CRMツールとしてHubSpotを導入している企業
・HubSpotに情報を集約させて会員情報を一元管理したい方
・他部署への情報共有用としてHubSpotに会員情報を登録している方
■このテンプレートを使うメリット
毎回手作業でスマレジからHubSpotへ情報転記していると大変だと思います。
特に管理している情報が多いと、その分負担も大きくなります。
人間の手で行う業務が多いと、ヒューマンエラーのリスクも高くなり、正確なデータ管理ができなくなってしまいます。
そこでこのテンプレートを活用すると、上記のような課題解決に貢献します。
手作業で行う業務が自動化されるため、作業負担が軽減されると同時にヒューマンエラーのリスクも低減します。
その結果、正確なデータ管理を実現することができます。
データの不備による機会損失を未然に防止できるため、売上の向上につながります。
■注意事項
・スマレジとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください
・スマレジのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
フォームの問い合わせをDifyで翻訳し、HubSpotにチケット登録する
試してみる
■概要
海外からの問い合わせに対し、翻訳ツールでの翻訳とHubSpotへの手入力に手間や時間を要していませんか。
手作業による対応は、コミュニケーションの遅延や入力ミスを招く原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Yoomのフォームで受け付けた問い合わせをDifyが自動で翻訳します。
さらに、HubSpotにチケットとして自動で登録するため、多言語での顧客対応プロセスを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外からの問い合わせ対応で、翻訳とHubSpotへの入力作業に課題を感じている方
- DifyとHubSpotを活用し、顧客対応の初動を迅速化したいと考えている方
- 多言語での顧客サポート体制を、人的リソースを増やさずに強化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム受信から翻訳、HubSpotへのチケット作成までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手動での翻訳やデータ転記が不要になるため、翻訳ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DifyとHubSpotをYoomと連携します。
- フォームトリガーを選択し、問い合わせを受け付けるフォームの項目を設定します。
- 次に、オペレーションでDifyの「チャットメッセージを送信」アクションを選択し、フォームで受け付けた問い合わせ内容を翻訳するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを作成」アクションを選択し、Difyで翻訳されたテキスト情報をもとにチケットを作成するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで取得した問い合わせ内容や顧客情報といった値を後続のDifyやHubSpotのアクション内で変数として埋め込み、動的な処理を実現できます。
- HubSpotでチケットを作成する際に、翻訳結果やフォームから取得した顧客情報などを引用できます。
■注意事項
- Dify、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
Hunterで登録されたLead情報をHubSpotに同期する
試してみる
■概要
Hunterで見つけた有望なリード情報を、手作業でHubSpotに転記する作業に時間や手間を感じていませんか。この単純な作業は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Hunterに新しいリードが登録されるとその情報が自動でHubSpotのコンタクトに同期されるため、こうした課題を円滑に解消し、迅速なアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Hunterで獲得したリード情報をHubSpotで管理している営業・マーケティング担当者
- リード情報の転記作業を自動化し、入力ミスや対応の遅れをなくしたい方
- 営業活動における定型業務を効率化し、より戦略的な活動に時間を充てたいチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
- Hunterにリードが追加されると自動でHubSpotにコンタクトが作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業での転記が不要になることで、情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ精度の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HunterとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHunterを選択し、「Created Lead」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、トリガーで取得したリード情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotでコンタクトを作成する際、同期する項目は自由にカスタマイズが可能です。
Hunterから取得した氏名や会社名、メールアドレスといった情報を、HubSpotの各項目に変数として埋め込むことができます。 - また、特定の値を常に設定したい場合は、固定値を入力したり、HubSpot側で用意されている選択肢から選んだりすることも可能です。
■注意事項
- Hunter、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
指定のスケジュールになったらGoogle Adsのキャンペーンレポートを取得し、HubSpotのカスタムオブジェクトにレコードを追加する
試してみる
■概要
指定のスケジュールになったらGoogle Adsのキャンペーンレポートを取得して、HubSpotのカスタムオブジェクトにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティングチーム
・Google広告のキャンペーンを運用し、その成果を定期的に確認しているチーム
・HubSpotで顧客データを管理し、広告キャンペーンの成果を管理したいチーム
2.営業チーム
・広告キャンペーンの成果を元に、ターゲット顧客に対するアプローチを最適化したいチーム
・HubSpotで顧客データを管理し、広告成果に基づく営業戦略を構築したいチーム
3.分析・レポーティングチーム
広告キャンペーンのパフォーマンスを定期的にレポートし、その結果をHubSpotで管理する顧客データと連携したいチーム
データドリブンなマーケティング戦略を実現したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・業務の効率化とデータ管理の最適化が実現でき、広告キャンペーンの成果を効果的に活用したマーケティング戦略が可能になります。
・迅速な情報共有とチームの連携強化により、効果的な業務進行が期待できます。
■注意事項
・HubSpot、Google AdsのそれぞれとYoomを連携させてください。
まとめ
HubSpot CRMへのメールログ追加を自動化することで、これまで手作業で行っていた顧客とのやり取りの記録業務から解放され、ヒューマンエラーによる記録漏れや情報の不整合を防ぐことができます。
これにより、営業担当者は正確な顧客情報をチームで共有できるため、対応の重複や漏れがなくなり、より戦略的な営業活動に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携が失敗した場合のエラー通知はありますか？
A：
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：OutlookなどGmail以外でも連携可能ですか？
A：
はい、Yoomでは様々なアプリと連携可能です。
連携できるアプリについて、詳しくは以下をご覧ください。
Q：特定の差出人からのメールのみを自動化の対象にできますか？
A：
はい、可能です。
トリガーを「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」に設定して、 検索演算子を含んだキーワードを設定することで実現できます。
