Garoonの予定情報をkintoneに自動反映して業務を効率化！

Garoonとkintoneを連携するメリット

早速、Garoonとkintoneを連携するメリットを紹介していきましょう！

まず、データ管理の一元化ができます。
複数のプラットフォームで管理されているデータをまとめて管理できちゃうので、情報の重複やズレを防ぎ、正確で最新のデータをもとに判断できます。

2つのアプリを行き来してデータ更新する必要がなくなるので、人的ミスによるデータの二重入力を防ぎ、業務の効率化が図れます。

さらに、チームメンバー間のスムーズなコミュニケーションが可能になります。
連携するとリアルタイムでの情報共有が可能になり、プロジェクトの進捗状況を把握しやすくなるからです。

例えば、Garoonの掲示板機能やメッセージ機能を活用して、kintoneで管理しているプロジェクトやタスクに関するディスカッションが行えます。
これにより、情報共有が簡単になり、全員が同じ方向に向かって協力することができます。

また、業務プロセスの自動化も可能です！

手作業で行っていた業務プロセスが自動化できるので、業務効率が向上し、人的ミスも減らすことができます。
例えば、kintoneに新しいデータが追加された際に、Garoonで自動的に通知を送るフローを設定することができます。

Garoonとkintoneを連携するとできる業務自動化例

では実際に自動化できる業務はなんでしょうか。

まず、タスクの自動通知です。
Garoonで作成されたタスクが更新された際に、自動でkintoneに通知が送信される設定が可能です。
これにより、チーム全員が最新のタスク状況を把握できるため、作業の抜け漏れを防げます。

例えば、Garoonで作成されたタスクが更新された際に、自動でkintoneに通知が送信されるので、タスクの漏れや遅延を防ぎ、チーム全体の進捗管理がしやすくなります。

また、データの自動同期が可能になります。
Garoonに入力されたデータを自動的にkintoneのデータベースと同期できるので、情報の一元管理が可能になります。

例えば、Garoonのスケジュール情報が自動でkintoneのデータベースに反映されるように設定すれば、全社共通のスケジュールと各部門のスケジュールをあわせて確認できます。
データの一元管理は確認漏れやスケジュールのバッティングなどが防げます。

加えて、進捗報告の自動化も可能です。

プロジェクトの進捗状況を定期的に自動でkintoneに報告することができます。
手動での報告作業がいらないので、報告漏れを防ぐことができます。
例えば、今週の進捗報告を忘れてた！なんてことがなくなり、チーム全体で共通した確認作業ができます。

Garoonとkintoneの連携フローの作り方

では実際に、Garoonとkintoneの連携設定を行っていきましょう！
今回はYoomを使って連携を行っていきます。

Yoomは視覚的にもわかりやすいツールなので、専門的な知識がなくても、簡単に連携設定が行えます。
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを取得してくださいね。
すぐに始められます！

なお、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参考にしてください。

Yoomのアカウントにログインができたら、
1.「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。

2.登録したいアプリ(今回はGaroonとkintone)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。
Garoonの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、kintoneの登録をするというような流れです。

3.登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。　　　　　　　　
Garoonとkintoneのアイコンが登録されたか確認をしてください。

それではここから、2つのアプリの連携設定を行いましょう！

【Garoonに予定が登録されたら、kintoneにその情報を追加する】というフローを作成していきます。

1.「マイプロジェクト」から「新規作成」をクリック、「はじめからの作成」を選択します。

2.表題はわかりやすくフローの内容を入力して、「特定のアプリイベントが発生したとき」を選択し、Garoonを選択します。

3.トリガーアクションは「予定が登録されてたら」を選択し、「次へ」をクリックします。

4.トリガーの起動間隔を選択します。

GaroonのURL内「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の「●●●●●●●」部分がサブドメインとなります。

「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」します。

‍

5.Garoonの連携で保存したフローの「+」をクリックし、オペレーションタイプの選択から「データベースを操作する」を選択し、kintoneをクリックします。

6.実行アクションは「レコードを追加する」を選択し、アプリIDを入力して「次へ」をクリックします。

アプリIDはアプリ登録がされていれば、候補から選択することが可能になります。

7.追加するレコードの値は先に連携したGaroonで取得したアウトプット情報を使用できるので、アウトプットから選択して入力します。

「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」します。

‍

これで【Garoonに予定が登録されたら、kintoneにその情報を追加する】というフローの完成です。

10.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。