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とにかく早く試したい方へ
YoomにはGaroonとKintoneを連携して、新規の予定情報を新しいレコードとして自動登録するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
「複雑化する予定管理のために、SFAツールとデータベースツールを併用して運用している」
「いくつもビジネスツールを使っているけれど、それぞれの画面上での転記作業って面倒...」
GaroonとKintoneを日常的に利用している方にとって、同じサービス内のツールであっても、情報連携のプロセスはこのような課題が埋まりがちです。
もし、Garoonに入力されたデータを自動的にkintoneのデータベースと同期する仕組みがあれば、情報の一元管理が可能になります。
転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生抑止にもつながり、コア業務に集中できる時間を生み出すことができそうです！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Garoonとkintoneで予定情報を連携する一般的な方法
サイボウズのツールを日常的に使用している方にとって、Garoonスケジュール連携のプラグインの活用方法は基本的な連携方法でしょう。
シームレスにデータが同期されるので、正確性を保ったまま情報を管理できます。
ただ、さらなる効率化を目指す場合に、追加で自動化ツールの導入を検討されている方もいるはず。
ノーコード自動化ツールYoomを取り入れれば、複雑な業務フローを簡単に普段の業務に取り入れることができるようになります。
Garoonとkintoneを連携してできること
データ管理の一元化が実現するため、複数のプラットフォームで管理されているデータをまとめて管理できるようになるでしょう。
これにより、情報の重複やズレを防ぎ、関係者は正確で最新のデータをもとに判断できるようになるはずです。
また、2つのアプリを行き来してデータ更新する必要がなくなるので、人的ミスによるデータの二重入力を防ぎ、業務の効率化が図れます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGaroonとkintoneの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Garoonで予定データを新規登録したらkintoneに予定情報を自動で追加する自動化フローボットです。
手作業で行っていた業務プロセスが自動化できるので、業務効率が向上し、人的ミスも減らすことができます。
Garoonでワークフローが承認されたらkintoneにレコードを格納するフローです。
手動での承認ステータスの確認や情報共有を減らせるため、申請後の後続作業への移行がスムーズになるはずです。
では実際に、Garoonとkintoneの連携設定を行っていきましょう！
なお、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参考にしてください。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は、大きく以下のプロセスで作成していきます。
ステップ1：Garoonとkintoneをマイアプリに連携する
ここでは、YoomとGaroon・kintoneを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
すでに、各アプリのマイアプリ連携が済んでいる方は、次のステップにお進みください！
【Garoonのマイアプリ連携】
Garoonを検索し、アプリアイコンをクリックすると以下のように表示されます。
「アカウント名」と「ログイン名」、「パスワード」を注釈に沿って確認して情報を入力してください。「追加」を押下すると、登録が完了します。
まずは、Garoonの登録が完了しました！
【kintoneのマイアプリ連携】
以下のナビを参考に操作を進めましょう。
連携が完了すると、YoomのマイアプリにGaroonとkintoneが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートの『試してみる』をクリックしましょう。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。OKを押して設定を進めていきましょう！
ステップ3：アプリトリガーの設定
アプリトリガーの「予定が登録・変更されたら」をクリックします。
連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、「次へ」を押しましょう。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
起動間隔とは、トリガーとなるアクションの何分後にフローボットを起動するか、というものです。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「サブドメイン」は注釈に沿って、該当する情報を入力します。この際、Garoon側でトリガーとなるアクション（今回は新規予定の登録）を行いましょう。
入力後は「テスト」を押して、登録した予定情報が以下のように表示されるかを確認してください。
テストに成功すると、『取得した値』の項目に情報が表示されます。この値は後続のオペレーションで変数として活用できます。
つまり、ここで得た情報がそのままkintoneに反映されるようになる、というわけです！取得した値に問題がなければ、「保存する」を押してください。
ステップ4：kintoneのレコードを追加する
最後に「レコードを追加する」をクリックします。
連携するアカウント情報が入力されていることを確認しましょう。
『データベースの連携』では、入力バーをクリックするとアカウントに基づいたアプリIDが表示されます。
フローボットの対象とするIDをここから選択するか、直接入力してください。
入力した後、「次へ」を押して進みます。
次の画面で、「追加するレコードの値」に情報を入力していきます。
今回のフローでは、Garoon側で登録した情報をkintoneに反映させたいので、前ステップで取得した値を入力・設定していきます。
入力バーをクリックすると、『取得した値』が以下のように表示されるので、該当する箇所にどんどん引用していきましょう。（情報を反映しない箇所は空欄にしてください。）
このように取得した値を用いることで、フローボット起動ごとに異なる値を反映できるようになります。
固定値を設定すると、毎回同じ情報が反映されるのでご注意ください。
設定後、「テスト」を押して実際にkintoneに情報が反映されるか確認します。（テスト成功は以下のように表示されます。）
kintone側でも情報がしっかりと反映されていました！
設定した通りに情報が反映されていたら、「保存する」を押します。
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
kintoneのデータをGaroonに連携したい場合
今回はGaroonからkintoneへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にkintoneからGaroonへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
kintoneの情報が更新や修正されたら、Garoonの予定に登録したり、修正するフローです。
kintoneでのスケジュール変更がGaroonに反映されるため、時間のズレや重複を避けることができます。
GaroonやkintoneのAPIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、GaroonやkintoneのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Garoonを使った便利な自動化例
ワークフローの承認を自動通知したり、フォームの回答内容をもとに予定を自動追加することができます。
他にも、特定の条件に合致したイベントのみを新規予定として追加するといったフローも実現可能です。
kintoneを使った便利な自動化例
ステータスの更新を検知してその情報を別ツールに自動で反映したり、予定更新後に関連するkintoneのレコードも自動更新することもできます。転記作業を自動化することで、更新漏れや登録ミスといったヒューマンエラーを未然に防止できるようになるでしょう。
まとめ
Garoonとkintoneの連携をすることで、業務プロセスが大幅に効率化されました！
データの一元化やタスクの自動通知、進捗報告の自動化など、さまざまな業務を効率化することで、チーム全体の生産性が向上するだけでなく、報告忘れや入力の重複など人的ミスも防げます。
Yoomを使って連携すればノーコードで簡単に連携ができちゃいます！視覚的にもわかりやすいので、初心者でもすぐに、効率的な業務運営ができますよ！
Yoomは今回ご紹介したアプリ以外にもたくさんのアプリに対応しているので、ぜひいろんな業務に活用してみてください！
関連記事：cybozu.com共通管理と連携したフローを紹介した記事
Q：Garoonとkintoneで双方向のデータ同期は可能ですか？
A：
はい、可能です。下記ページで連携テンプレートや実行可能なアクションについて紹介されているので、ご参照ください。
Q：「特定の会議室」かつ「特定の参加者」が含まれる予定だけを連携できますか？
A：
『分岐アクション』を追加で組み込むことで実現可能です。条件に合致しない場合、フローボットを終了させることもできます。
Q：連携が失敗した場合の通知や再実行は可能ですか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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