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とにかく早く試したい方へ
YoomにはGaroonとKintoneを連携して、新規の予定情報を新しいレコードとして自動登録するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Garoonに予定が登録されたら、kintoneの指定のアプリにその情報をレコード追加します。
Garoonに予定が登録された場合、その情報をkintoneの指定のアプリにレコードとして追加します。
■注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。
「複雑化する予定管理のために、SFAツールとデータベースツールを併用して運用している」
「いくつもビジネスツールを使っているけれど、それぞれの画面上での転記作業って面倒...」
GaroonとKintoneを日常的に利用している方にとって、同じサービス内のツールであっても、情報連携のプロセスはこのような課題が埋まりがちです。
もし、Garoonに入力されたデータを自動的にkintoneのデータベースと同期する仕組みがあれば、情報の一元管理が可能になります。
転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生抑止にもつながり、コア業務に集中できる時間を生み出すことができそうです！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Garoonとkintoneで予定情報を連携する一般的な方法
サイボウズのツールを日常的に使用している方にとって、Garoonスケジュール連携のプラグインの活用方法は基本的な連携方法でしょう。
シームレスにデータが同期されるので、正確性を保ったまま情報を管理できます。
ただ、さらなる効率化を目指す場合に、追加で自動化ツールの導入を検討されている方もいるはず。
ノーコード自動化ツールYoomを取り入れれば、複雑な業務フローを簡単に普段の業務に取り入れることができるようになります。
Garoonとkintoneを連携してできること
データ管理の一元化が実現するため、複数のプラットフォームで管理されているデータをまとめて管理できるようになるでしょう。
これにより、情報の重複やズレを防ぎ、関係者は正確で最新のデータをもとに判断できるようになるはずです。
また、2つのアプリを行き来してデータ更新する必要がなくなるので、人的ミスによるデータの二重入力を防ぎ、業務の効率化が図れます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGaroonとkintoneの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Garoonで予定データを新規登録したらkintoneに予定情報を自動で追加する自動化フローボットです。
手作業で行っていた業務プロセスが自動化できるので、業務効率が向上し、人的ミスも減らすことができます。
■概要
Garoonに予定が登録されたら、kintoneの指定のアプリにその情報をレコード追加します。
Garoonに予定が登録された場合、その情報をkintoneの指定のアプリにレコードとして追加します。
■注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。
Garoonでワークフローが承認されたらkintoneにレコードを格納するフローです。
手動での承認ステータスの確認や情報共有を減らせるため、申請後の後続作業への移行がスムーズになるはずです。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらkintoneにレコードを格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.承認フローのステータスを迅速に共有する必要がある方
2.手動での承認ステータスの確認や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
3.Garoonとkintoneを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・kintoneは柔軟なカスタマイズが可能なプラットフォームであり、承認された情報を基にしたワークフローや業務プロセスの自動化が実現できます。
・特定の業務ルールや要件に応じたデータ管理やレポート作成が容易になります。
■注意事項
・Garoon、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
では実際に、Garoonとkintoneの連携設定を行っていきましょう！
なお、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参考にしてください。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は、大きく以下のプロセスで作成していきます。
■概要
Garoonに予定が登録されたら、kintoneの指定のアプリにその情報をレコード追加します。
Garoonに予定が登録された場合、その情報をkintoneの指定のアプリにレコードとして追加します。
■注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。
ステップ1：Garoonとkintoneをマイアプリに連携する
ここでは、YoomとGaroon・kintoneを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
すでに、各アプリのマイアプリ連携が済んでいる方は、次のステップにお進みください！
【Garoonのマイアプリ連携】
Garoonを検索し、アプリアイコンをクリックすると以下のように表示されます。
「アカウント名」と「ログイン名」、「パスワード」を注釈に沿って確認して情報を入力してください。「追加」を押下すると、登録が完了します。
まずは、Garoonの登録が完了しました！
【kintoneのマイアプリ連携】
以下のナビを参考に操作を進めましょう。
連携が完了すると、YoomのマイアプリにGaroonとkintoneが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートの『試してみる』をクリックしましょう。
■概要
Garoonに予定が登録されたら、kintoneの指定のアプリにその情報をレコード追加します。
Garoonに予定が登録された場合、その情報をkintoneの指定のアプリにレコードとして追加します。
■注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。OKを押して設定を進めていきましょう！
ステップ3：アプリトリガーの設定
アプリトリガーの「予定が登録・変更されたら」をクリックします。
連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、「次へ」を押しましょう。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
起動間隔とは、トリガーとなるアクションの何分後にフローボットを起動するか、というものです。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「サブドメイン」は注釈に沿って、該当する情報を入力します。この際、Garoon側でトリガーとなるアクション（今回は新規予定の登録）を行いましょう。
入力後は「テスト」を押して、登録した予定情報が以下のように表示されるかを確認してください。
テストに成功すると、『取得した値』の項目に情報が表示されます。この値は後続のオペレーションで変数として活用できます。
つまり、ここで得た情報がそのままkintoneに反映されるようになる、というわけです！取得した値に問題がなければ、「保存する」を押してください。
ステップ4：kintoneのレコードを追加する
最後に「レコードを追加する」をクリックします。
連携するアカウント情報が入力されていることを確認しましょう。
『データベースの連携』では、入力バーをクリックするとアカウントに基づいたアプリIDが表示されます。
フローボットの対象とするIDをここから選択するか、直接入力してください。
入力した後、「次へ」を押して進みます。
次の画面で、「追加するレコードの値」に情報を入力していきます。
今回のフローでは、Garoon側で登録した情報をkintoneに反映させたいので、前ステップで取得した値を入力・設定していきます。
入力バーをクリックすると、『取得した値』が以下のように表示されるので、該当する箇所にどんどん引用していきましょう。（情報を反映しない箇所は空欄にしてください。）
このように取得した値を用いることで、フローボット起動ごとに異なる値を反映できるようになります。
固定値を設定すると、毎回同じ情報が反映されるのでご注意ください。
設定後、「テスト」を押して実際にkintoneに情報が反映されるか確認します。（テスト成功は以下のように表示されます。）
kintone側でも情報がしっかりと反映されていました！
設定した通りに情報が反映されていたら、「保存する」を押します。
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
kintoneのデータをGaroonに連携したい場合
今回はGaroonからkintoneへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にkintoneからGaroonへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
kintoneの情報が更新や修正されたら、Garoonの予定に登録したり、修正するフローです。
kintoneでのスケジュール変更がGaroonに反映されるため、時間のズレや重複を避けることができます。
■概要
kintoneでレコードが編集された際に、Garoonの予定を自動的に更新するフローです。
kintoneで編集された情報がGaroonに自動的に反映されることで、手動での作業や情報管理の漏れを防ぐことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 日々のスケジュール管理を効率化したい方
・チームリーダー
・プロジェクトマネージャー
・フロントオフィスのスタッフ
2. スケジュール変更に迅速に対応し、全体の時間管理を改善したい方
・部署管理者
・営業担当者
■このテンプレートを使うメリット
・kintoneでのスケジュール変更がGaroonに反映されるため、時間のズレや重複を避けることができます。
・チーム全体のスケジュールを一元管理し、ミスコミュニケーションを減らします。
■注意事項
・kintone、GaroonそれぞれとYoomを連携してください。
・このフローは、kintoneにレコードが追加された後にGaroonに予定を登録するアクション後に利用することを前提としています。
・kintoneにレコードが追加されたらGaroonに予定を登録する方法は下記のテンプレートを参照ください。
GaroonやkintoneのAPIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、GaroonやkintoneのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Garoonを使った便利な自動化例
ワークフローの承認を自動通知したり、フォームの回答内容をもとに予定を自動追加することができます。
他にも、特定の条件に合致したイベントのみを新規予定として追加するといったフローも実現可能です。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.承認フローのステータスを迅速に共有する必要がある方
2.手動での承認ステータスの確認や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
3.GaroonとSlackを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・Slackを通じて承認情報が共有されることで、チーム内でのコミュニケーションと連携が強化されます。
・Slackの機能を活用してタスクのアサインやスケジュール管理などを効果的に行うことが可能です。
■注意事項
・Garoon、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GaroonとZoomの両方を利用している営業担当者
・Garoonで登録した予定をZoomにも自動で反映させたい方
・スケジュール管理の手間を減らし、ダブルブッキングを防ぎたい方
2.GaroonとZoomの連携による業務効率化を検討している企業
・複数のスケジュール管理ツールを利用していることによる非効率を解消したい方
・情報共有を促進し、チーム全体の連携を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Garoonに予定が登録されたら、その予定を元に自動的にZoomでミーティングを作成するため、業務の効率化を図ることができます。
・Garoonで登録した予定から、Zoomでミーティングを作成する手間が省けるため、業務効率が向上します。
■注意事項
・Garoon、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Googleフォームの回答が送信されたら、Garoonに予定を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GoogleフォームとGaroonを併用しているチーム
・Googleフォームでイベント参加申し込みや面談予約を受け付けており、その情報をGaroonのスケジュールに自動で登録したい方
・手作業でのスケジュール登録の手間を省きたい方
・GoogleフォームとGaroonの情報を連携させ、スケジュール管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Googleフォームの回答内容をGaroonのスケジュールに手動で転記する手間を省くことができ、大幅な作業時間の短縮に繋がります。
・回答内容に基づいて自動でGaroonに予定が登録されるため、ダブルブッキングすることを防ぎスケジュール管理を効率化することができます。
・Googleフォームの回答内容がGaroonに自動で登録されるため、チームメンバー間での情報共有がスムーズになります。
・予約受付からスケジュール登録までを自動化することで、顧客への対応時間を軽減して顧客満足度の向上に貢献します。
■注意事項
・Googleフォーム、GaroonのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Notionで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを業務に活用している方
・カレンダー機能を活用し、チームの予定を可視化している方
・登録情報に関連したスケジュール管理をしている方
2.Notionを情報の一元管理場所として使用している企業
・プロジェクトのタスク管理を行う業務担当
・データベースを活用して情報の可視化を行う総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Garoonはチーム全体のスケジュールの可視化に有効的なツールです。
Notionで管理するタスクをさらにGaroonに予定登録することで、チーム全体がタスクの期限を認識し業務を進行できます。
しかし、Notionで登録されたタスクの期日をGaroonに毎回手作業で追加するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
チームに共有する情報の正確性を保ちたい方にこのフローは適しています。
このフローを使うことで、Notionで追加されたタスク情報をGaroonに自動登録するため、手入力によるミスや漏れを未然に防ぐことができます。
また手作業の時間を省きタスク解決に時間を充てることで、スピーディーな業務進行につながります。
■注意事項
・Garoon、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
OutlookのカレンダーとGaroonのスケジュール、両方に予定を手入力していませんか。重要な会議や顧客とのアポイントなど、特定の予定を二重に入力するのは手間であり、入力漏れや誤りの原因にもなりえます。このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーに特定条件のイベントが登録された際に、自動でGaroonにも予定が追加され、こうした予定管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
kintoneを使った便利な自動化例
ステータスの更新を検知してその情報を別ツールに自動で反映したり、予定更新後に関連するkintoneのレコードも自動更新することもできます。転記作業を自動化することで、更新漏れや登録ミスといったヒューマンエラーを未然に防止できるようになるでしょう。
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を、都度kintoneへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした単純作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでkintoneへのレコード登録が自動で実行されるため、データ連携の課題を解消し、業務の正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleカレンダーで管理しているアポイントなどの予定情報を、別途kintoneにも手入力していませんか？この二重入力は手間がかかるだけでなく、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定を更新するだけでkintoneにレコードが自動で更新され、情報連携の正確性を保ちながら業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
WordPressで投稿が公開されたらkintoneのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.WordPressでブログやニュースサイトを運営している方
・WordPressで公開した記事をkintoneのデータベースにも自動で登録したい方
・記事情報をWordPressとkintone間で手動で同期する手間を削減したい方
・kintone上で記事情報を一元管理して検索や分析に活用したい方
2.kintoneを活用して情報管理を行っている方
・WordPressの記事情報をkintoneに取り込んで他の情報と連携させたい方
・kintoneのワークフロー機能を活用して記事公開後の承認プロセスなどを自動化したい方
3.WordPressとkintoneを連携させて業務効率化を図りたい方
・記事公開の情報をkintone上で受け取り関連業務をスムーズに進めたい方
・WordPressの記事情報をkintoneで分析してコンテンツ戦略の改善に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
WordPressはブログやウェブサイト運営のツールですが、公開された投稿をkintoneのデータベースに手入力で転記するのは、非常に手間がかかり情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することによって、WordPressで投稿が公開されたら自動的にkintoneのデータベースに必要な情報が追加されて、コンテンツ管理者はWordPressとkintoneの両方を確認する必要がなくなり、最新の情報を効率的に共有することができます。
また、手入力作業による転記作業が不要になることにより、業務効率が向上してヒューマンエラーを防ぐこともできます。
■注意事項
・WordPress、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneに新しくレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
kintoneとMicrosoft Teamsを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にMicrosoft Teamsに通知されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・kintone、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
kintoneのステータスが更新されたら、boardに更新された内容を案件として登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1. kintoneとboardを利用している企業やチーム
2.プロジェクト管理やタスク管理を効率化したい方
3.チーム間の情報共有やコミュニケーションを強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのデータ入力やステータス更新の手間を省き、リアルタイムで正確なプロジェクト管理が可能になり業務の効率を大幅に向上させることができます。
・チーム間の情報共有がスムーズになり、プロジェクトやタスクの進捗管理が強化されます。
■注意事項
・kintone、boardそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
Garoonとkintoneの連携をすることで、業務プロセスが大幅に効率化されました！
データの一元化やタスクの自動通知、進捗報告の自動化など、さまざまな業務を効率化することで、チーム全体の生産性が向上するだけでなく、報告忘れや入力の重複など人的ミスも防げます。
Yoomを使って連携すればノーコードで簡単に連携ができちゃいます！視覚的にもわかりやすいので、初心者でもすぐに、効率的な業務運営ができますよ！
Yoomは今回ご紹介したアプリ以外にもたくさんのアプリに対応しているので、ぜひいろんな業務に活用してみてください！
関連記事：cybozu.com共通管理と連携したフローを紹介した記事
Q：Garoonとkintoneで双方向のデータ同期は可能ですか？
A：
はい、可能です。下記ページで連携テンプレートや実行可能なアクションについて紹介されているので、ご参照ください。
Q：「特定の会議室」かつ「特定の参加者」が含まれる予定だけを連携できますか？
A：
『分岐アクション』を追加で組み込むことで実現可能です。条件に合致しない場合、フローボットを終了させることもできます。
Q：連携が失敗した場合の通知や再実行は可能ですか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
