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Outlookで受信した請求書の登録番号を適格請求書発行事業者公表システムで確認しGoogle Chatに通知する方法
請求書の登録番号を適格請求書発行事業者公表システムで毎回確認する作業を、手間に感じる方も多いのではないでしょうか。
手動での作業だと、時間がかかるうえ、確認漏れが生じるリスクもあります。
さらに、請求書業務が特定の担当者に依存しやすくなります。
これらの課題は、Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Google Chatを連携し、登録番号の確認作業を自動化することで解決できるでしょう。
これにより、業務の効率化や税務リスクの回避、属人化の回避が期待できます。
本記事では、Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Google Chatをノーコードで連携する方法を紹介するので、参考にしてみてください。
こんな方におすすめ
- OutlookとGoogle Chatを利用している方
- Outlookを利用して請求書を受信し、手作業で適格請求書発行事業者を確認している方
- Google Chatと連携して請求書の確認作業を効率化したい方
- 自動化を導入して経理業務の属人化を回避したい方
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しGoogle Chatに通知する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しGoogle Chatに通知する方法
この方法は、Outlookで請求書を受信したことをOutlookのAPIを利用して受け取り、適格請求書発行事業者公表システムが提供するAPIを利用して登録番号を確認することで実現可能です。
さらに、Google Chatが提供するAPIを利用することで、Outlookや適格請求書発行事業者公表システムから取得した情報を指定のスペースに通知できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Google Chatをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるOutlookのトリガー設定、その後に続く適格請求書発行事業者公表システムとGoogle Chatの設定
- トリガーボタンをONにして、連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
■概要
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 請求書の確認作業を担当している方
・受領した請求書の内容を元に適格請求事業者の登録有無を手動で確認している方
・適格請求事業者の登録有無の確認作業を効率化し生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
受信した請求書に対し、個別で適格請求書発行事業者の登録有無の確認を行うのは1つの手間です。
また、適格請求書発行事業者公表システムで確認する際、コピー＆ペーストの作業も必要となり煩わしいと感じているかもしれません。
このフローでは、Outlookで受信した請求書の情報を元に適格請求書発行事業者公表システムによる確認作業を自動化します。
確認した結果はGoogle Chatに通知されるため、適格請求書発行事業者の登録有無をシームレスに確認することが可能です。
手動作業におけるヒューマンエラーも防止できるため、経理作業の正確性を高めることができます。
■概要
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 請求書の確認作業を担当している方
・受領した請求書の内容を元に適格請求事業者の登録有無を手動で確認している方
・適格請求事業者の登録有無の確認作業を効率化し生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
受信した請求書に対し、個別で適格請求書発行事業者の登録有無の確認を行うのは1つの手間です。
また、適格請求書発行事業者公表システムで確認する際、コピー＆ペーストの作業も必要となり煩わしいと感じているかもしれません。
このフローでは、Outlookで受信した請求書の情報を元に適格請求書発行事業者公表システムによる確認作業を自動化します。
確認した結果はGoogle Chatに通知されるため、適格請求書発行事業者の登録有無をシームレスに確認することが可能です。
手動作業におけるヒューマンエラーも防止できるため、経理作業の正確性を高めることができます。
ステップ1:Outlook・適格請求書発行事業者公表システム・Google Chatをマイアプリ連携
まずOutlook、適格請求書発行事業者公表システム、Google ChatをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Google Chat（OAuth）を検索して選択し、次の画面に進みます。
＜Outlookの場合＞
・アカウントにサインインすると、マイアプリに登録が完了します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
＜適格請求書発行事業者公表システムの場合＞
・アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Google Chat（OAuth）の場合＞
・「Sign in with Google」をクリックします。続く画面でClient IDとClient Secretを入力して「登録する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※Client IDとClient Secretの取得方法は、こちらのヘルプページを確認してください。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
3.Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Google Chatを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のリンクを開きます。
■概要
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 請求書の確認作業を担当している方
・受領した請求書の内容を元に適格請求事業者の登録有無を手動で確認している方
・適格請求事業者の登録有無の確認作業を効率化し生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
受信した請求書に対し、個別で適格請求書発行事業者の登録有無の確認を行うのは1つの手間です。
また、適格請求書発行事業者公表システムで確認する際、コピー＆ペーストの作業も必要となり煩わしいと感じているかもしれません。
このフローでは、Outlookで受信した請求書の情報を元に適格請求書発行事業者公表システムによる確認作業を自動化します。
確認した結果はGoogle Chatに通知されるため、適格請求書発行事業者の登録有無をシームレスに確認することが可能です。
手動作業におけるヒューマンエラーも防止できるため、経理作業の正確性を高めることができます。
■概要
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 請求書の確認作業を担当している方
・受領した請求書の内容を元に適格請求事業者の登録有無を手動で確認している方
・適格請求事業者の登録有無の確認作業を効率化し生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
受信した請求書に対し、個別で適格請求書発行事業者の登録有無の確認を行うのは1つの手間です。
また、適格請求書発行事業者公表システムで確認する際、コピー＆ペーストの作業も必要となり煩わしいと感じているかもしれません。
このフローでは、Outlookで受信した請求書の情報を元に適格請求書発行事業者公表システムによる確認作業を自動化します。
確認した結果はGoogle Chatに通知されるため、適格請求書発行事業者の登録有無をシームレスに確認することが可能です。
手動作業におけるヒューマンエラーも防止できるため、経理作業の正確性を高めることができます。
・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。
ステップ2:トリガーとなるOutlookの設定
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではOutlookでメールを受信するとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しGoogle Chatに通知する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 特定の件名のメールを受信したら」をクリックします。
3.Outlookと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔、メールフォルダID、キーワードを設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、アクションが実行されるとフローボットが起動します。登録番号の確認をすぐ行いたいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※メールフォルダIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
5.テストが成功したら保存します。
6.「アプリと連携する メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックします。
7.Outlookと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
8.メールIDを設定し、テストを行います。
※メールIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「メールを受信したら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
9.テストが成功したら保存します。
10.「アプリと連携する メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックします。
11.Outlookと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
12.メールIDとファイルIDを設定してテストを行います。
※メールIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「特定の件名のメールを受信したら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※ファイルIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「メールの添付ファイルの情報を取得する」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
13.テストが成功したら保存します。
ステップ3:適格請求書発行事業者公表システムで登録番号を確認する設定
次に、請求書の登録番号を取得し、適格請求書発行事業者公表システムで確認する設定を行います。
1.「画像・PDFから文字を読み取る 画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
2.タイトルとアクションが下記のようになっていることを確認し、「次へ」をクリックします。
※請求書の文字数が4,000文字を超えることがある場合は、アクションを変更してください。
3.ファイルの添付方法、抽出したい項目を設定してテストを行います。
※ファイルの添付方法の右枠には、Outlookから取得した請求書を設定します。
※抽出したい項目には、登録番号が記載された項目を入力します。
4.テストが成功すると、アウトプットに請求書から取得した登録番号が表示されます。
問題がなければ保存します。
5.「アプリと連携する 登録番号から公表情報を取得」をクリックします。
6.適格請求書発行事業者公表システムと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
7.登録番号を設定してテストを行います。
※登録番号は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「画像・PDFから文字を読み取る」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
8.テストが成功すると、登録番号に紐づけられた情報がアウトプットに表示されます。
問題がなければ保存します。
9.「分岐 コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。ミニプランも有料ですが、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
10.分岐対象のアウトプットと分岐条件を下記のように設定して保存します。
この設定により、登録番号が実在するかを判別します。
※分岐条件の右枠の登録番号は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「登録番号から公表情報を取得」から設定できます。
ステップ4:Google Chatの設定
最後に、Google Chatに通知する設定を行います。
1.右側の「アプリと連携する メッセージを送信」をクリックします。
※ここでは、登録番号が存在した場合に送信するメッセージを設定します。
2.Google Chatと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.スペースのリソース名とメッセージ内容を設定してテストを行います。
※スペースのリソース名は、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※メッセージ内容には、定型文を直接入力できます。また、請求書の登録番号やOutlook、適格請求書発行事業者公表システムの情報を反映させる場合は、アウトプットの「画像・PDFから文字を読み取る」や「特定の件名のメールを受信したら」や「登録番号から公表情報を取得」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
4.テストが成功すると、Google Chatにメッセージが通知されます。
問題がなければ保存します。
5.左側の「アプリと連携する メッセージを送信」をクリックします。
※ここでは、登録番号が存在しない場合に送信するメッセージを設定します。
6.Google Chatと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
7.スペースのリソース名とメッセージ内容を設定し、テストを行います。
※スペースのリソース名は、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※メッセージ内容には、定型文を直接入力できます。また、Outlookの情報や請求書の登録番号を反映させる場合は、アウトプットの「特定の件名のメールを受信したら」や「画像・PDFから文字を読み取る」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
8.テストが成功すると、Google Chatにメッセージが通知されます。
問題がなければ保存します。
9.トリガーをONにすると、Outlookで請求書を受信するたび、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を自動で確認し、Google Chatに通知されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してください。
■概要
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 請求書の確認作業を担当している方
・受領した請求書の内容を元に適格請求事業者の登録有無を手動で確認している方
・適格請求事業者の登録有無の確認作業を効率化し生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
受信した請求書に対し、個別で適格請求書発行事業者の登録有無の確認を行うのは1つの手間です。
また、適格請求書発行事業者公表システムで確認する際、コピー＆ペーストの作業も必要となり煩わしいと感じているかもしれません。
このフローでは、Outlookで受信した請求書の情報を元に適格請求書発行事業者公表システムによる確認作業を自動化します。
確認した結果はGoogle Chatに通知されるため、適格請求書発行事業者の登録有無をシームレスに確認することが可能です。
手動作業におけるヒューマンエラーも防止できるため、経理作業の正確性を高めることができます。
■概要
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 請求書の確認作業を担当している方
・受領した請求書の内容を元に適格請求事業者の登録有無を手動で確認している方
・適格請求事業者の登録有無の確認作業を効率化し生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
受信した請求書に対し、個別で適格請求書発行事業者の登録有無の確認を行うのは1つの手間です。
また、適格請求書発行事業者公表システムで確認する際、コピー＆ペーストの作業も必要となり煩わしいと感じているかもしれません。
このフローでは、Outlookで受信した請求書の情報を元に適格請求書発行事業者公表システムによる確認作業を自動化します。
確認した結果はGoogle Chatに通知されるため、適格請求書発行事業者の登録有無をシームレスに確認することが可能です。
手動作業におけるヒューマンエラーも防止できるため、経理作業の正確性を高めることができます。
適格請求書発行事業者公表システムを使ったその他の自動化例
他にも適格請求書発行事業者公表システムを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Notionで取引先が登録されたら適格請求書発行事業者公表システムで登録有無を確認する
Notionで取引先が登録されると、適格請求書発行事業者公表システムで登録の有無を自動で確認するテンプレートです。
この連携により、取引先の登録番号を手動で確認する手間が削減され、業務効率の向上が期待できます。
■概要Notionで取引先を管理する際、インボイス制度に対応するために適格請求書発行事業者の登録状況を都度確認する作業は、手間がかかり入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Notionに新しい取引先情報が登録されると、自動で適格請求書発行事業者公表システムを照会し、登録の有無を確認できます。手作業による確認業務から解放され、正確な情報管理を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Notionで取引先情報を管理しており、経理処理も行っているバックオフィス担当者の方
- 適格請求書発行事業者の登録確認を手作業で行い、非効率だと感じている方
- 取引開始時の確認業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Notionへの登録だけで事業者登録の照会が自動で行われるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による登録番号の確認漏れや、Notionへの転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Notionと適格請求書発行事業者公表システムをYoomと連携します。
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションの分岐機能で、特定の条件（例：登録番号が入力済み）の場合に後続の処理へ進むよう設定します。
- Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションで、トリガーとなったページの情報を取得します。
- 適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションで、登録情報を照会します。
- 再度、分岐機能を設定し、照会結果に応じて処理を分岐させます。
- 最後に、Notionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションで、照会結果を元のページに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- ワークフロー内の分岐機能では、Notionから取得した情報や適格請求書発行事業者公表システムでの照会結果をもとに、後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます。例えば、登録があった場合のみNotionの特定の項目を更新する、といったカスタマイズが可能です。
■注意事項- Notionと適格請求書発行事業者公表システムのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Notionで取引先情報を管理しており、経理処理も行っているバックオフィス担当者の方
- 適格請求書発行事業者の登録確認を手作業で行い、非効率だと感じている方
- 取引開始時の確認業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
- Notionへの登録だけで事業者登録の照会が自動で行われるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による登録番号の確認漏れや、Notionへの転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報管理に繋がります。
- はじめに、Notionと適格請求書発行事業者公表システムをYoomと連携します。
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションの分岐機能で、特定の条件（例：登録番号が入力済み）の場合に後続の処理へ進むよう設定します。
- Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションで、トリガーとなったページの情報を取得します。
- 適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションで、登録情報を照会します。
- 再度、分岐機能を設定し、照会結果に応じて処理を分岐させます。
- 最後に、Notionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションで、照会結果を元のページに反映させます。
- ワークフロー内の分岐機能では、Notionから取得した情報や適格請求書発行事業者公表システムでの照会結果をもとに、後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます。例えば、登録があった場合のみNotionの特定の項目を更新する、といったカスタマイズが可能です。
- Notionと適格請求書発行事業者公表システムのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
2.Airtableで取引先が登録されたら適格請求書発行事業者公表システムで登録有無を確認する
Airtableで取引先が登録されたら適格請求書発行事業者公表システムで登録有無を自動で確認するテンプレートです。
この連携により、取引先の登録番号の確認漏れを防ぎ、正確な取引先データの管理が可能になるでしょう。
■概要
取引先が増えるたびに、手作業で適格請求書発行事業者の登録状況を確認する業務は、手間がかかる上に確認漏れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しい取引先情報が登録されると、適格請求書発行事業者公表システムと自動で連携し、登録状況の確認からAirtableへの情報更新までを完結できます。これにより、面倒な手作業をなくし、正確な取引先管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで取引先を管理しており、インボイス制度への対応を効率化したい経理担当者の方
- 取引先の登録から請求書発行までを担当し、手作業での事業者番号確認を自動化したい方
- データベースの情報を常に最新かつ正確な状態に保ち、業務全体の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録をきっかけに事業者情報の確認が自動で実行されるため、手作業での確認業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による登録番号の入力ミスや確認漏れを防ぎ、常に正確な取引先情報を維持することでヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Airtableと適格請求書発行事業者公表システムをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定して、監視対象のテーブルなどを指定します。
- 続いて、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムを選択し、「登録番号から公表情報を取得」アクションで、Airtableから取得した法人番号をもとに事業者情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、事業者情報が取得できたかどうかで、後続の処理を分けます。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、分岐の結果に応じて登録ステータスなどを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、「適格請求書発行事業者公表システム」で取得した公表情報の有無といった条件を設定し、後続のAirtableへの更新内容などを任意にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Airtableと適格請求書発行事業者公表システムのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
取引先が増えるたびに、手作業で適格請求書発行事業者の登録状況を確認する業務は、手間がかかる上に確認漏れなどのミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しい取引先情報が登録されると、適格請求書発行事業者公表システムと自動で連携し、登録状況の確認からAirtableへの情報更新までを完結できます。これにより、面倒な手作業をなくし、正確な取引先管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで取引先を管理しており、インボイス制度への対応を効率化したい経理担当者の方
- 取引先の登録から請求書発行までを担当し、手作業での事業者番号確認を自動化したい方
- データベースの情報を常に最新かつ正確な状態に保ち、業務全体の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録をきっかけに事業者情報の確認が自動で実行されるため、手作業での確認業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による登録番号の入力ミスや確認漏れを防ぎ、常に正確な取引先情報を維持することでヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Airtableと適格請求書発行事業者公表システムをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定して、監視対象のテーブルなどを指定します。
- 続いて、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムを選択し、「登録番号から公表情報を取得」アクションで、Airtableから取得した法人番号をもとに事業者情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、事業者情報が取得できたかどうかで、後続の処理を分けます。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、分岐の結果に応じて登録ステータスなどを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、「適格請求書発行事業者公表システム」で取得した公表情報の有無といった条件を設定し、後続のAirtableへの更新内容などを任意にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Airtableと適格請求書発行事業者公表システムのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
3.kintoneでステータスが更新されたら適格請求書発行事業者公表システムで登録有無を確認する
kintoneでステータスが更新されたら適格請求書発行事業者公表システムで登録有無を自動で確認するテンプレートです。
この連携により、ステータス更新時に手動の確認作業を削減し、業務を効率化できるでしょう。
■概要
kintoneで管理している取引先のステータスが更新されるたびに、適格請求書発行事業者公表システムを開いて登録番号を確認する作業は、手間がかかる上に確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認し、その結果をkintoneのレコードに自動で反映させることができ、確認業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで取引先情報を管理しており、インボイス制度への対応に追われている経理担当者の方
- 取引先の情報更新を手作業で行っており、確認漏れや作業負荷に課題を感じている方
- SaaS間の連携を自動化し、請求書発行や契約手続きの正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスが更新されると自動で情報照会が実行されるため、これまで手作業で行っていた確認業務の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、登録番号の確認漏れや入力内容の不備といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneと適格請求書発行事業者公表システムをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」のアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションを設定します。
- その後、オペレーションで「分岐機能」を使用し、取得した登録情報の有無によって後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、確認結果を該当のレコードに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、前段のオペレーションで適格請求書発行事業者公表システムから取得した情報を利用し、後続のオペレーションを分岐させるための条件を任意でカスタマイズできます。
■注意事項
- kintoneと適格請求書発行事業者公表システムのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
kintoneで管理している取引先のステータスが更新されるたびに、適格請求書発行事業者公表システムを開いて登録番号を確認する作業は、手間がかかる上に確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、適格請求書発行事業者の登録有無を自動で確認し、その結果をkintoneのレコードに自動で反映させることができ、確認業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで取引先情報を管理しており、インボイス制度への対応に追われている経理担当者の方
- 取引先の情報更新を手作業で行っており、確認漏れや作業負荷に課題を感じている方
- SaaS間の連携を自動化し、請求書発行や契約手続きの正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスが更新されると自動で情報照会が実行されるため、これまで手作業で行っていた確認業務の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、登録番号の確認漏れや入力内容の不備といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneと適格請求書発行事業者公表システムをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」のアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションを設定します。
- その後、オペレーションで「分岐機能」を使用し、取得した登録情報の有無によって後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、確認結果を該当のレコードに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、前段のオペレーションで適格請求書発行事業者公表システムから取得した情報を利用し、後続のオペレーションを分岐させるための条件を任意でカスタマイズできます。
■注意事項
- kintoneと適格請求書発行事業者公表システムのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlook・適格請求書発行事業者公表システム・Google Chatを連携するメリットと具体例
メリット1:請求書チェックの手間を削減し、業務効率を向上
請求書の処理はミスが許されないからこそ、確認作業が重要です。
しかし、確認作業を慎重に行うと時間がかかり、手動作業では効率化が難しくなります。
Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Google Chatを連携すれば、登録番号の確認作業が自動化され、業務が効率化するでしょう。
例えば、毎月数百件の請求書を確認する場合、登録番号の確認に多くの時間がかかります。
この連携を利用すれば、同じ時間でより多くの請求書を確認できるでしょう。
メリット2:確認漏れを防ぎ、税務リスクを回避
登録番号の確認が漏れてしまうと、会計処理を間違えてしまうことがあります。
会計処理のミスに気づかなければ、税務調査で問題になってしまいます。
Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Google Chatを連携し、登録番号の有無を自動通知すれば、確認漏れ防止につながり、会計処理の正確性が向上するでしょう。
例えば、複数のメンバーで請求書対応を行う場合、コミュニケーション不足で登録番号の確認が漏れてしまうことがあります。
この連携を利用すれば、確実に登録番号を確認して請求書を処理できるため、税務監査をスムーズに進められるでしょう。
メリット3:経理業務の属人化を回避
請求書関連の業務に特定の担当者を割り振ると、業務が属人化してしまうことがあります。
一部のメンバーしか業務に対応できない状況になると、担当者が休んだり、退職したりするときに業務を進められなくなってしまいます。
Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Google Chatを連携すれば、登録番号の確認が自動化することで属人化の抑制につながるでしょう。
例えば、中小企業では、請求書の処理に多くの人員を割けず、一人の担当者に任せがちです。
この連携を利用すれば、請求業務の一部を自動化することで、属人化を最小限に抑えられるでしょう。
まとめ
Outlookで受信した請求書の登録番号を、適格請求書発行事業者公表システムで確認する作業は大変です。
手動では時間がかかるうえ、確認漏れが生じるリスクがあります。
さらに、請求書関連の業務が属人化しやすくなります。
これらの課題は、Outlookと適格請求書発行事業者公表システム、Google Chatを連携することで解決が期待できます。
その結果、業務の効率化や税務リスクの回避、属人化の抑制につながるでしょう。
Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、Google Chatの連携は、Yoomを使うことでノーコードで簡単に実現できます。
この機会に、ぜひ自動化を試してみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
