ChatGPTでシフト作成は可能？効率化のメリットから実際の進め方まで

毎月のシフト作成に頭を悩ませていませんか。スタッフの希望休や連続勤務の制限、必要人数の調整など、考えるべき条件が多く、作業負担が大きくなりがちです。  

こうした業務では、ChatGPTを活用してシフト案のたたき台を作ることで、作業を効率化しやすくなります。本記事では、ChatGPTでできること、導入メリット、注意点、さらにYoomを活用した周辺業務の自動化までわかりやすく解説します。  

🤔ChatGPTでシフト作成はできる？

結論から言うと、ChatGPTでシフト案のたたき台を作ることは可能です。  

特に、条件を文章で整理しながら、表形式で案を出したい場面と相性があります。

たとえば、スタッフごとの勤務可能日、希望休、連勤上限、時間帯ごとの必要人数などを整理して指示すると、ChatGPTがベースとなる案を作成することがあります。  

そのため、ゼロから人が組み立てるよりも、初案づくりの負担を減らしやすくなります。

一方で、最終確定までを完全に任せる用途には注意が必要です。  

労働基準法への適合確認や、現場特有の事情、スタッフ間の相性、急な欠勤対応などは、人の判断が欠かせません。

そのため実務では、ChatGPTにたたき台を作らせて、人が最終確認・調整を行う進め方が現実的です。

☝️Yoomはシフト作成関連業務を自動化できます

Yoomとは？ノーコードで業務自動化につながる！
シフト作成では、表そのものを組む作業だけでなく、更新内容の転記や共有といった周辺業務も負担になりやすいものです。  

Yoomを活用すると、こうした定型作業をノーコードで自動化しやすくなります。

たとえばYoomには、Google スプレッドシートのシフト表に行が追加されたらMicrosoft Excelにも自動追加する、Google スプレッドシートのシフト表が更新されたらMicrosoft Excelも自動更新するといったテンプレートが用意されています。  

このような連携を使えば、シフト情報の二重入力を減らし、転記ミスや更新漏れの防止につなげやすくなります。

[Yoomとは]

また、YoomにはGoogle スプレッドシートやExcel、ChatGPTなどを組み合わせた自動化テンプレートもあり、業務フロー全体の効率化に役立てやすいのが特長です。  

シフト作成そのものだけでなく、関連する通知や記録の自動化もあわせて検討すると、運用負担の軽減につながるでしょう。

ぜひ以下のテンプレートも参考にしてみてください。  

 

👨‍💻ChatGPTをシフト作成に活用するメリットと限界

ChatGPTをシフト作成に活用するメリットは、条件整理とたたき台作成を素早く進めやすいことです。  

たとえば、「土日は必ずベテランを1名以上入れる」「5連勤を超えないようにする」「各時間帯で必要人数を満たす」といった条件をまとめて渡し、複数案を比較しながら検討できます。

また、  

• 希望休を優先した案  
• 人員バランスを重視した案  
• 特定スタッフへの偏りを抑えた案  

のように、方針を変えた複数パターンを作りやすい点も便利です。

ただし、限界もあります。  

ChatGPTはあくまで文章生成や表形式の整理を得意とするツールであり、法令順守の最終確認や現場固有の判断を自動で保証するものではありません。  

加えて、入力内容が曖昧だと、見た目はもっともらしくても実務では使いにくい案が出ることがあります。

そのため、ChatGPTはシフト確定ツールというより、シフト作成を補助するツールとして使うのが適切です。

😊【試してみた】実際にChatGPTとGoogle スプレッドシートを組み合わせてシフトを作成してみよう

ChatGPTを実務で活用するなら、ExcelやGoogle スプレッドシートと組み合わせる方法がわかりやすいでしょう。

今回は実際にGoogle スプレッドシートを使って試してみます。

目的

• ゼロから作成する場合と比較した作業時間の削減
• ルールの反映精度
• 実務でそのまま使えるレベルのたたき台が作れるかの確認

環境

• ChatGPT Freeプラン
• GPT 5.5 Instant

1. 条件を整理する

まずは、シフト作成に必要な情報を一覧化します。

• スタッフ名（必要に応じて匿名化）と条件
• 勤務可能日・希望休
• 連勤上限
• 勤務時間帯
• 各時間帯の必要人数
• 特定曜日の配置条件
• シフト表の出力イメージ

今回は以下のようなデモデータを用意しました。

条件が曖昧なままだと、使いにくい出力になりやすいため、この準備が重要です。

2. ChatGPTに指示する

次に、整理した条件をもとにChatGPTへ依頼します。  

このときは、出力形式まで明確に伝えるのがポイントです。

• 表形式で出力する
• 日付を横軸にする
• スタッフ名を縦軸にする
• 条件を満たしていない箇所があれば注記する

指示が具体的なほど、修正しやすいたたき台になりやすくなります。

今回は「以下を参照しながら2026年4月1日～7日のシフトを考えてください。」と入力し、その下に1.で用意したデモデータを全て入力しました。

ChatGPTからの返答は以下の通りです。

3. ExcelやGoogle スプレッドシートで整え、最終確認を行う

出力結果は、そのまま完成版として使うのではなく、Excelやスプレッドシートに移して確認するのがおすすめです。  

見た目を整えたり、色分けしたり、現場ルールに合わせて微調整したりすることで、実務で扱いやすい形に仕上げられます。

最後に、管理者が以下を確認します。

• 希望休が反映されているか
• 連勤制限を超えていないか
• 必要人数を満たしているか
• 休憩や勤務時間の扱いに問題がないか
• 現場運用上の偏りがないか

この工程を省かないことが、実務利用では非常に重要です。

実際にシフトを作成してみて

結果として、今回の検証では約10分でたたき台を作成でき、大きな条件逸脱は見当たりませんでした。

ただし、最終的な微調整としてGoogle スプレッドシートでカラーを変更したり、人の目で確認をする必要があります。

手直しゼロとはいかないものの、実務のたたき台としては十分に機能するという印象を持ちました。

応用編：シフト作成に特化した「GPTs」も作れる

ChatGPTを有料プランで利用している場合、「GPTs（GPT Builder）」機能を活用することで、シフト作成をさらに自動化・高度化することが可能です。GPTsとは、特定の用途に合わせてChatGPTをカスタマイズできる機能のことを指します。

通常のチャットでは、毎回「就業規則・各時間帯に必要な人数・スタッフのスキルレベル」といった長文の前提条件をプロンプトとして入力しなければなりません。

しかし、GPTsを使えば、これらの自社独自のルールやマニュアルをあらかじめファイルとして読み込ませておくことができます。

毎月似た条件でシフトを作るなら、以下のようにGPTsにルールを登録しておく使い方もあるので、是非ご活用ください。

毎月スタッフの希望休データを送信するだけで、ルールに沿ったシフト案を即座に出力させることができます。

❗ChatGPTでシフト作成する際の注意点

実務でAIを活用するにあたり、押さえておきたいポイントがあります。

条件はできるだけ具体的に伝える

「なるべく公平に」「適度に休憩を入れる」といった曖昧な指示では、期待とずれた結果になることがあります。  

たとえば、休憩については6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上といった形で、具体的に条件を書くほうが安全です。

個人情報の入力に注意する

スタッフの氏名や個人情報、機微な人事情報をそのまま入力するのは避けたほうが安心です。  

実務で使う際は、「スタッフA」「スタッフB」のように匿名化したうえで扱う方法も検討しましょう。

出力結果をそのまま確定しない

ChatGPTの出力は便利ですが、内容の正確性や実務適合性を自動で保証するものではありません。  法令、社内ルール、現場事情に照らして、必ず人が最終確認を行う運用が必要です。

📝まとめ

ChatGPTは、シフト作成のたたき台づくりや条件整理を効率化しやすい便利なツールです。  

特に、ゼロから案を組み立てる負担を減らしたいときや、複数パターンを比較したいときに役立ちます。

ただし、法令対応や最終判断まで任せるのは適切ではありません。  

重要なのは、AIに下書きや整理を任せ、人が最終調整と確認を行うことです。

この役割分担ができると、作業時間を抑えながら、実務に耐えるシフト作成に近づけます。  

自社ルールに合わせてプロンプトや運用方法を改善しながら、無理のない形で活用していきましょう。

💪Yoomでできること

Yoomの登録はこちら。30秒で簡単に登録できます！
Yoomを導入することで、シフト作成そのものに加え、関連する周辺業務の自動化も進めやすくなります。  

たとえば、Google スプレッドシートで管理しているシフト情報をMicrosoft Excelへ自動反映したり、更新内容を別ツールへ連携したりといった運用が可能です。

こうした仕組みを整えることで、手作業の転記や共有の手間を減らし、情報の一貫性を保ちやすくなります。  

プログラミングの知識がなくても設定しやすいため、現場主導で自動化を進めやすいのも魅力です。

以下のテンプレートも参考に、業務効率化の第一歩を踏み出してみてください。  

 

出典：https://note.com / https://rshift.com / https://task-hub.jp / https://4dl.tech