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Googleカレンダーは、チームでの共有スケジュール管理に便利なツールです。複数人で予定を共有することで、会議やイベントの調整がスムーズに行えます。
しかし、Jira Softwareにタスクを登録した後、それをGoogleカレンダーにも反映させたい場合、情報を手動で転記する必要があり、この作業は担当者にとって負担になる可能性があります。
本記事では、Jira SoftwareとGoogleカレンダーを連携する際のメリットや、設定方法について解説します。
今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！
Jira Softwareで登録されたタスクの期日確認は、担当者が都度Jira Softwareにアクセスする必要がありました。
特に、複数のプロジェクトを掛け持ち、多種多様なタスクを担当するプロジェクトマネージャーやエンジニアにとって、各タスクの期日を個別に確認する作業は、時間と労力を要するものになり得ます。
例えば、マーケティングチームのメンバーが、Jira Software上でキャンペーン施策に関するタスクを管理している場合、個々のメンバーは、日々多くのタスクを抱え、その全てをJira Softwareで確認し続けることは非効率的です。
自動化により、Googleカレンダー上でタスク期日を確認できるようになるため、Jira Softwareを常に開いていなくとも、自身のタスクの締め切りを意識することができるようになるでしょう。
結果として、タスクの進行状況を把握しやすくなり、作業効率の向上が期待できます。
Jira Softwareに登録されたタスク情報を手動でGoogleカレンダーに転記する場合、入力ミスや登録漏れといったリスクがつきものです。
しかし、自動化を導入することで、人為的なミスを減らし、正確な情報をカレンダーに反映させることが可能になります。
例えば、プロジェクトマネージャーが開発チームのタスク期日をGoogleカレンダーで管理するケースでは、Jira Softwareに登録された数多くのタスク情報をGoogleカレンダーに転記する必要が生じることがあります。この転記作業は時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーによる転記ミスや登録漏れのリスクが伴います。
自動でタスクが登録されるようになることで、タスク期日に関する不一致や混乱が減少し、関係者全員がスケジュールを安心して確認できる環境が整うでしょう。
また、ヒューマンエラーが削減されるだけでなく、プロジェクト全体の管理精度が高まり、業務効率も高まることが期待できます。
複数のメンバーが関わるプロジェクトでは、タスクの進捗状況や期日などの情報をチーム内で共有することは重要です。
Jira SoftwareとGoogleカレンダーを連携することで、チーム内での情報共有をよりスムーズに行えるようになります。
例えば、営業チームがJira Softwareで案件の進捗管理を行っている場合、各営業担当者が自身の担当案件の情報をJira Softwareで管理しており、チーム全体で案件の進捗状況を把握するには、個別に確認する必要がありました。
アプリ連携により、タスクの期日が自動的にGoogleカレンダーに反映されるため、チームメンバーはGoogleカレンダーを見るだけで期日を確認できるようになります。
マネージャーやプロジェクトリーダーにとっても、各メンバーが関わるタスクの期日を迅速に把握できるようになり、スケジュール調整などが迅速に行えるようになるでしょう。
情報共有がスムーズになることで、タスクに関する全員の認識が揃いやすくなり、コミュニケーションの向上が期待できます。
本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、【Jira Softwareで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する】方法を説明します。
[Yoomとは]
Jira Softwareでタスクが登録されたことをJira SoftwareのAPIを利用して受け取り、Googleカレンダーの提供するAPIを用いてGoogleカレンダーにJira Softwareで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
■概要
Jira Softwareで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理を行っている方
・タスク管理をJira Softwareで行うプロジェクトリーダー
・メンバーのスケジュール管理でJira Softwareを利用している方
2. Googleカレンダーを利用している方
・プロジェクトのタスクをGoogleカレンダーで可視化している方
・タスクの追加を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
タスク管理ツールに登録したタスク情報をGoogleカレンダーにも連携している場合、登録作業が二重となり手間がかかります。
また、Googleカレンダーへの登録を手動で行う場合、入力ミスや登録漏れが発生する可能性があり、プロジェクトの進行に支障をきたす恐れがあります。
このフローでは、Jira Softwareにタスクが追加されると、タスクの情報と期日をGoogleカレンダーに自動で追加できるため、手動による登録作業を効率化します。
タスクの期日をタイムリーにチームメンバーと共有できるため、プロジェクト運営を円滑にすることが可能です。
また、入力ミスや登録漏れを防止できるため、管理工数を削減することができます。
■注意事項
・Jira Software、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はJira SoftwareとGoogleカレンダーをそれぞれ検索して、登録していきます。
まず、Jira Softwareから登録していきましょう。入力欄にJira Softwareと入力するとJira Softwareのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が表示されます。
連携したいアカウント名、メールアドレス、APIトークンを入力してください。
入力が終わったら「追加」をクリックすると、Jira Softwareのマイアプリ登録は完了です。
Googleカレンダーも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.以下の画面が表示されます。
連携したいアカウントを選択してください。
3.以下の画面が表示されます。
「次へ」をクリックしてください。
4.以下のような画面が表示されます。
「すべて選択」にチェックを入れた後、「続行」をクリックしてください。
以上で、Jira SoftwareとGoogleカレンダーのマイアプリ登録は終了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にJira SoftwareとGoogleカレンダーのアイコンが表示されているか確認してください。
その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Jira Softwareで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理を行っている方
・タスク管理をJira Softwareで行うプロジェクトリーダー
・メンバーのスケジュール管理でJira Softwareを利用している方
2. Googleカレンダーを利用している方
・プロジェクトのタスクをGoogleカレンダーで可視化している方
・タスクの追加を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
タスク管理ツールに登録したタスク情報をGoogleカレンダーにも連携している場合、登録作業が二重となり手間がかかります。
また、Googleカレンダーへの登録を手動で行う場合、入力ミスや登録漏れが発生する可能性があり、プロジェクトの進行に支障をきたす恐れがあります。
このフローでは、Jira Softwareにタスクが追加されると、タスクの情報と期日をGoogleカレンダーに自動で追加できるため、手動による登録作業を効率化します。
タスクの期日をタイムリーにチームメンバーと共有できるため、プロジェクト運営を円滑にすることが可能です。
また、入力ミスや登録漏れを防止できるため、管理工数を削減することができます。
■注意事項
・Jira Software、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
1.まず、一番上の「課題が作成されたら」をクリックします。
2.タイトルは自由に設定してください。
Jira Softwareと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「課題が作成されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.トリガーの起動間隔、サブドメイン、プロジェクトキーを入力してください。
プロジェクトキーは入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「次へ」をクリックしてください。
1.最後に、「予定を作成」のアイコンをクリックしてください。
2.Googleカレンダーと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「予定を作成」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.各項目を設定していきます。
必須項目は必ず設定してください。
各項目の入力すると、候補やアウトプットが表示されます。
カレンダーIDは入力欄をクリックすると表示される候補の中から選択してください。例えば、以下の画面だとJira Softwareの情報を引用してGoogleカレンダーの予定のタイトルに課題タイトルを挿入しています。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
4.これで、【Jira Softwareで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する】というフローが完成しました。
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
Yoomならプログラミング不要で設定が完了します。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。
■概要
Jira Softwareで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理を行っている方
・タスク管理をJira Softwareで行うプロジェクトリーダー
・メンバーのスケジュール管理でJira Softwareを利用している方
2. Googleカレンダーを利用している方
・プロジェクトのタスクをGoogleカレンダーで可視化している方
・タスクの追加を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
タスク管理ツールに登録したタスク情報をGoogleカレンダーにも連携している場合、登録作業が二重となり手間がかかります。
また、Googleカレンダーへの登録を手動で行う場合、入力ミスや登録漏れが発生する可能性があり、プロジェクトの進行に支障をきたす恐れがあります。
このフローでは、Jira Softwareにタスクが追加されると、タスクの情報と期日をGoogleカレンダーに自動で追加できるため、手動による登録作業を効率化します。
タスクの期日をタイムリーにチームメンバーと共有できるため、プロジェクト運営を円滑にすることが可能です。
また、入力ミスや登録漏れを防止できるため、管理工数を削減することができます。
■注意事項
・Jira Software、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
他にもGoogleカレンダーを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.毎朝Googleカレンダーの予定をSlackに通知するフローです。
このテンプレートを活用することで、Googleカレンダーから取得した予定のタイトルと開始時間の情報を基に、ChatGPTがSlackに通知のメッセージを自動で作成します。
これにより、日々のスケジュールを事前に把握できるだけでなく、朝の忙しい時間に予定を一つひとつ確認する手間を省けるようになるでしょう。
■概要
毎朝、指定の時間にGoogleカレンダーで登録されている本日の予定を取得し、Slackに通知するフローボットです。
Googleカレンダーから取得した予定のタイトルと開始時間の一覧情報をもとに、ChatGPTで送信用のメッセージを作成し、Slackに通知します。
通知先のチャンネルや連携するカレンダーの情報は自由に変更してご利用ください。
自分だけのDMに送信する事も可能です。
■注意事項
・Googleカレンダー、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・GPTでテキストを生成しているため、多少テキストの内容が変動する場合があります。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2.Googleフォームに面接の予約情報が回答されたら、Googleカレンダーに予約を作成しGoogle Chatに通知するフローです。
このテンプレートを活用することで、Googleフォームに入力された面接予約情報を自動的にGoogleカレンダーへ登録し、Google Chatで自動通知することができます。
これにより、手動でカレンダーを更新する手間を省き、チームメンバーとスムーズに情報共有ができるようになるでしょう。
■概要
Googleフォームに新しく面接予約の情報が送信されたら、Googleカレンダーに予約を作成しGoogle Chatに通知するフローです。
Googleフォームの回答情報をわざわざ確認しなくても、自動的にGoogleカレンダーに面接の予約とGoogle Chatに通知がされるので、予定作成の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、Googleカレンダー、Google ChatそれぞれとYoomの連携が必要です。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
3.kintoneに情報が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成するフローです。
このテンプレートを活用することで、kintoneに登録された情報を基に、Googleカレンダーに自動的に予定が追加されます。
特に多くの予定を効率的に管理したい場合や、会議や打ち合わせが多い業務環境において役立つでしょう。
Jira SoftwareとGoogleカレンダーを連携することで、Jira Software上で設定されたタスクの期日をGoogleカレンダーに自動的に反映させることが可能になりました。
これにより、タスク管理が効率化され、プロジェクトの進捗状況や重要な締切をより簡単に把握できるようになるでしょう。
自動化に挑戦してみたいと思っても、「何から始めればいいのかわからない」「専門的な知識が必要なのでは？」と不安に感じる方もいるでしょう。
Yoomは初心者でも簡単に使えるよう設計されたツールです。
テンプレートを活用すれば、プログラミングの知識がなくてもすぐに始められます。
Yoomを活用して、自動化を取り入れた新しい働き方を始めてみませんか？
